保持的成文信息控制程序.docx

ZZZZ有限公司企业标准保持的成文信息控制程序Q/ZZZZ506-2020代替Q/ZZZZ506-20181目的H的是确保保持的成文信息在使用现场得到有关文件的适用版本，防止使用作废的成文信息。2适用范围本标准适用于成文信息的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程的活动的管理。3引用标准下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。Q/ZZZZ526质量/环境/职业健康安全管理手册Q/ZZZZ080.6产品图样及设计之件更改办法Q/ZZZZ436企业档案管理办法4职责1.1 管理者代表组织质量/环境/职业健康安全/能源管理体系文件的编制和评审并落实批准质量、环境/职业健康安全/能源管理体系程序文件和支持文件。1.2 2总裁批准发布质量/环境/职业健康安全/能源管理管理手册1.3 技术质量中心负责技术、质量性文件的编制和管理，同时负责质量/环境/职业健康安全/能源管理体系日常总体运行和监督管理工作。1.4 综合财务中心（人事质企管理部）负责质量/环境/职业健康安全/能源管理体系文件的编制控制。1.5 外来文件：涉及技术文件由技术质量中心（总师办）进行控制和管理；涉及管理性文件由综合财务中心（办公室）进行控制和管理。2020-02-28 实施2020-01-01批准QZZZZ506-20204. 5其他部门负责本部门制定的相关文件的控制和管理，并配合做好文件和记录的控制工作。5程序5.1文件的分类5.1 .2体系文件：质量/环境/职业健康安全/能源管理手册、程序文件（第三层次文件）、检验类文件等文件5.2 .3工作文件：管理制度、公司红头文件、会议记要等5. 1.4外来文件：a）国家及上级机关颁发的有关法律、法规、政策性等文件；b）行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等；C）顾客和合作方提供的图纸资料、技术文件、来函及传真件、电话记录等。5. 1.5记录5.2文件的编制、批准（见表1）5. 3文件的发放5.1.1 文件发放时，由发放部门拟定发放对象、受控状态，确认发放的部门或个人、版本状态、生效日期后于现行有效版本上编号加盖“受控”（受控文件）印章后方可发放，并在文件资料发放回收记录表上签收。表1文件的编制、批准HOl序号文件分类编制批准1技术性文件技术质量中心（各开发部）条线副总裁或总工程师2体系文件手册程序综合财务中心（人事质企管理部）总裁程序文件综合财务中心（人事质企管理部）管代/条线副总裁检验类文件技术质量中心（质量保证部）条线副总裁3工作文件职能部门条线副总裁/部门主管4外来文件涉及技术性技术质量中心（总师办）文件接受部门负责人或总工程师、涉及管理性综合财务中心（办公室）董事长/总裁QZZZZ506-20205.1.2 外来文件分发时，由发放部门确认版本状态、生效日期后加盖印章发放至相关部门或个人，并在文件资料发放回收记录表上签收。5.4 文件的更改、再批准5. 4.1图样、工艺文件更改时，由申请者填写文件更改通知单并按Q/ZZZZ080.6产品图样及设计之件更改办法进行更改，并按原审批程序批准。6. 4.2其它文件的更改可采用换页、局部修改、划改等方式，并经重新批准。更改的文件应设置更改标记，并配有更改文件汇总编号予以登录便于追溯。7. 4.3文件更改、更换时，应回收作废文件，以防误用。5.5 文件的管理、保存和销毁1 .5.1文件的原稿由发放部门归档保存，各使用部门负责保管“受控”文件，并有序保存便于查阅。5 .5.2所有文件保持清晰，不得随意涂改、沾污；文件分类编号、标识，易于识别和检索；文件案卷与分类次页设置文件一览表，以反映案卷全部内容和版本最新状况。其保存期限按Q/ZZZZ-2018企业档案管理办法的有关规定执行。6 .5.3有追溯价值而需保留的作废文件应加盖保留资料印章，存档一份；其他作废文件按档案管理的有关规定销毁处理。7 .5.4外来文件直接引用为采购、生产、检验、校准等文件时，需经主管负责人或总工程师批准。5. 6文件评审5.6. 1文件的评审可结合内部审核和管理评审时进行。6符合要求的相关证据提供文件控制的书面程序和全部与质量/环境/职业健康安全管理体系要求有关的文件的控制记录。附加说明：本标准由ZZZZ有限公司综合财务中心（人事质企管理部）提出。本标准主要起草人：ZZZZZ本标准所代替标准的历次版本发布情况：Q/ZZZZ506-2007、Q/ZZZZ506-2010、Q/ZZZZ506-2018