商场物资仓库管理方案物资台账、进出库、库存管理规定.docx

关于长沙岳麓商场仓库管理规范各部门：为强化各部门之间的有效协作，规范商场出入库管理工作，办公室制定推行仓库管理工作方案，具体如下：一、物资的分类为规范管理，现将仓管管理的物资分为五大类：1、办公室选购内部物资：主要是由办公室选购物品、业务款待烟酒、办公用品耗材、员工福利等物料，分类登记台账。2、各部门选购物资：主要是由各部门选购的日常所需物资。3、企划物料：包含选购月结的日常物料，也包含选购第三方的活动物料。4、活动礼品：活动发放的礼品。5、物业物料：主要是针对物业部选购的物业物料，以及平安部部分物料。二、出入库台账管理将台账和入库单相结合，登记出入库台账：1、办公室选购：主要是由办公室选购的物资，分办公室选购等,重要部分单独设置分类台账。(1)分类台账-日常办公室选购，包含茶歇、员工福利等选购发生的费用台账，按月登记，按年度归档。(2)分类台账-员工福利台账，含有瓶装水和工号牌、领带丝巾等的领用台账。(3)分类台账-业务款待烟酒：实时登记的领用台账，按月登记,按年度归档。(4)分类台账-员工食堂餐卡：包括员工领用餐卡台账和与食堂对账两个部分。按月统计领用和统计费用发生状况。(5)分类台账-固定资产管理：每季度盘点。(6)分类台账-办公用品和耗材：包括线上和线下办公用品选购,以及耗材三个部分。办公用品分线上选购和线下选购两个部分。(应商单独立项管理，比如从澜源选购的有涉及各部门的选购，再划分到各部门选购、办公用品选购和耗材中，避开混乱。)(7)分类台账-工装台账：包含工装的制作和领用。2、各部门选购：主要是按月登记各部门选购物资所发生费用和领用状况。3、企划物料：包含选购月结的日常物料，也包含选购活动发生的物料的费用和领用状况。4、活动礼品：包含礼品的入库和出库两个部分，分别登记入库、出库和退库等状况。5、物业物料：主要是针对物业部选购的物业物料，含平安部部分物资等。三、入库管理1、库管员与财务人员、需求部门三方联合验收(核对物资品牌、规格、质量、数量，必需确保入库单与实际入库物资全都)后，入库单(多联)上三方签字；用法统一的入库单，供货商的送货单作为入库单的附件;2、选购需求部门供应选购订单给至库管员，库管员依据选购订单发起物资线上收货申请流程，应付督导审核通过流程后，库管员打印线上入库单归档；3、收货流程中附件上传三方签字的入库单；假如选购订单多个和入库单无法一一匹配，需PDF上传这一批次的入库单作为附件；4、需求部门供应选购订单后，库管员依据联合签字的入库单8小时内完成OA收货申请流程动作，应付督导在24小时（月末账期关闭期间除外）内复核验收单上的明细完成OA系统内的审核动作。5、拍照存档：选购物资需以照片存档，尤其是企划的日常物料和活动物料、还有项目和工程性验收。电子档存档名称应有标注时间、活动名称或供应商名称等信息存档备查。这项工作在管理中，由于涉及金额大、入库难度大，常常被要求供应审批依据。6、活动物料管理：每次活动物料入库要求对方供应盖章的物料清单、核对后经需求部门、库管员和财务部三方验收入库Q7、礼品管理：以实际发生为基础入库，需求部门供应选购订单,现场确认礼品名牌、质量、数量是否符合要求，经需求部门、库管员和财务部三方确认验收后入库，库管员以入库单为依据发起入库流程。8、物业物料：以实际发生为基础入库，需求部门供应选购订单,现场确认物料名牌、质量、数量是否符合要求，经需求部门、库管员和财务部三方确认验收后入库，库管员以入库单为依据发起入库流程9、项目和工程验收：依据项目特点验收，物业部供应验收依据和验收方案，由物业部、施工方、财务部和库管员四方验收入库。要求依据是可量化的数据，验收后保留签字的验收单等电子档存档备查。10、紧急选购：有紧急需求要求选购的，要求需求部门提交签批完成的紧急选购申请单，需求部门、库管员和财务三方验收入库。四、出库管理1、需求部门需按要求提交领用申请表：包含业务款待烟酒申请表、临时餐卡领用申请表等，超限度申请需提交的财务经理和商总的签批的文字说明。2、入库即领用说明：针对无需库存的物料。包含办公室和各部门选购的办公耗材、会务茶歇、物业物料和企划物料等。涉及到线上领用的，需自行补充线上领用流程。3、礼品出库：需求部门按要求走物资领用流程后领用出库。促销活动前无法确定实际领用的出库处理：填写线下物料出库单，经需求部门负责人、财务经理、总经理三方确认签字，将所需物料线下出库。（待活动结束后依据实际用法物资数量发起领用流程，剩余物资办理退库手续。）4、业务款待烟酒管理：业务款待烟有日常配额，超出部分的业务款待烟和酒须有签批完整的领用申请表才能领用。5、员工食堂：按要求发放员工餐卡，按每周五个工作日发放,遇到加班和临时领用的，需提交签批完整的餐卡领用申请表领用。6、库管员依据OA物资领用申请流程单出库，确保实际出库物资与该流程全都；7、库管员打印已通过的物资领用申请流程单归档，作为物资出库支持文件；8、库管员在物资发生变动后的12小时内完成相关物资登记的动态登记工作；9、其它：瓶装水、工号牌等物料依据实际需要不定时选购，并登记领用表。五、退库管理1、促销活动结束后，库管员、物资领用负责人和财务人员一起对实际用法物资与物资台账核对，清点剩余物资，确保无误后，依据实际剩余数量填写物资退库申请单、经三方确认，签字，作为退库支持文件；2、仓管发起OA退货申请流程：退库部门提交退库申请单，说明退库缘由，库管员凭退库申请单发起退库申请。3、应付督导审批通过后，库管员打印线上退库申请流程单归档;六、库存管理1、库存物资管理：仓库管理登记的物资数量、余额必需确保与OA系统库存数量、余额相符。2、物资动态管理：库存物资的实际出入库须于OA系统出入库操作金额数量全都；七、固定资产管理1、财务部和库管员依据集团文件要求每季度盘点固定资产。2、对于损坏的资产要求用法部门说明缘由和提交报损单、经商总签批后报损，库管员汇总后报相关部门申请资产清理。长沙岳麓商场办公室二。一七年三月二十三日主题词：行政微课堂试行方案主送：总经办、各部门发文形式：电子版2017年3月23日发