基于SAP系统环境的企业内部控制研究.docx

S?SAP碘不境的企业内点3空制W究SAP系统和内部控制相结合的局面，两者“你中有我，我中有你”，容易让人产生错觉，完善的SAP系统等于完善的内部控制体系，这种错觉使得很多企业在建立SAP系统后，忽略内部控制体系建设，对其中SAP系统无法发挥作用的环节缺乏关注，这导致企业内控风险缺乏全面管控。如风险评估体系不完整、内控细则没有落到实处等。建立完善的内控制度，是企业发展阶段需要解决的焦点问题。管理人员需要结合经营领域、公司规模、实际战略发展情况，创新挖掘SAP系统利用方式，减少内部成本消耗，提升综合竞争力、资产能力。基于此，合理利用SAP系统，有助于提升管理效能，并完善SAP财务模块功能的开发,并对内部控制管理模式进行优化调整，实现企业健康稳定长效发展目标。一、企业内部控制及其相关要素从开展内控活动、风险识别及管控角度入手，可大幅度提升企业信息传递效率，打造更为高效的信息共享渠道，从而推动内控监督机制进一步优化。内控管理开展过程中，良好的内控环境是关键，只有形成完善、灵活的内控管理监督环境，才能提升综合管理水平与效率。另外，企业面临许多风险，风险管理便是针对企业存在的风险问题而开展的管理活动，而促进内部管理活动深化落实，对加强风险管理有积极作用。这些活动除了落实内控制度以外，还需要尽快出台配套的内控管理方案3。信息沟通就是领导人员、各个部门进行信息交流，相关部门接受领导层颁布的内控指令，领导人员也能接受更多的信息，了解内控工作开展情况、运营发展情况等，部门能通过这一过程进行协调处理。在接受更多信息的基础上，及时地反馈相关信息，编制合理调整方案，确保经营活动与内控活动的合理性。若存在问题，则能根据信息反馈结果，调整企业发展方向。二、SAP环境下的企业内部控制目标(一)助推企业经济效益结合企业当前的运营管理体系，出具完善的财务报告，做好各项内容的分析工作，确保经营活动的真实性以及完整性。还需要提出软件、硬件配合的策略，助推企业形成良好的战略发展局势，创造较高的经济效益与社会效益。（二）保证数据处理的准确性和高效性SAP系统运作过程就是对内部业务流程进行优化处理再造的过程，因此想要保证数据处理效果和质量，加强SAP系统与组织结构设计融合，平衡规范化数据输入的环节，确保权责分配到位。此外，还需要提升传统数据处理能力，做好全面优化审查的工作，真正尽早弥补存在的缺失。在强化预算管控力度的同时，深化内部监督责任体系。（三）增强系统的时效性和可操作性企业需要通过对系统开发环节进行管理与持续改造，有效地提升系统的时效性、可操作性,传递关键的信息与数据,使得管理人员可以开展公平的评价工作。在计算机系统输入、输出环节，提出有效的管控方案4。如在SAP总账管理系统中，设置明确条款,实现数据库统一目标,并为后续数据审查提供相应的参考。三、基于SAP系统的企业内部控制（一）SAP系统下总账管理的内部控制1 .设置权限企业应建立健全SAP系统权限管理制度，基于企业人员岗位设置情况、组织结构及权责划分等信息，设置各员工的系统操作权限及信息查询范围。2 .防止虚假账表的内部控制内部凭证审核完成后，在缺乏充足理由情况下，其中的任何一项信息数据，任何人都不能随意进行修改。在审核过程中，会计人员是主力，其需要充分结合会计制度及法律法规体系，科学规范对凭证进行审核。审核之后，所有经手的审核人员需要签字盖章，这可为后续追责提供有效依据，无形中约束相关人员贯彻责任意识，可最大限度保证虚假报账问题出现。3 .保证数据准确，开展会计报表内控管理工作要想保证会计报表数据输出没有偏差，就需要对财务初始数据进行审核。相关会计管理人员需要对会计报表的输出情况进行观察，还需要做好准确性分析工作、数据登记工作5。为其他部门输送财务报表，要确保会计信息处理与控制到位。对于会计档案输出来说，则需要遵循档案管理制度，做好保存工作。（二）基于SAP环境的采购及付款的内控管理1 .供应商选择的内部控制企业应当对供应商的选择建立严格的内控审批制度，应在SAP系统建立供应商档案库，档案包括供应商名片、供应商调查表、供应商审批表、供应商资信档案、供应商所提供的合同证明、价格表等相关资料，每批材料供货结束，采购人员需要结合质量检验的标准，检查原材料质量，评估合作伙伴的退货条件、供应水平，将供应商的实绩转记“供应商资信档窠”，作为供应商业绩的资料。从而合理保证企业选择正确供应商，避免供应商选择不当，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。2 .采购流程的内部控制公司应对采购流程存在的风险进行分析，根据内部控制的原则和制度，针对性地建立采购流程的内部控制点，从而设计好SAP系统的请购流程和采购流程。设置相应的专业审批人员，确保采购计划合理，市场变化趋势预测准确，确保价格合理，促进成本管控工作顺利开展，避免造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费。3 .付款环节的内部控制付款环节审核不严格，可能导致采购物资、资金损失或信用受损，因此付款是内部控制中需要加强管理的环节。企业需要根据采购业务类型和付款金额审批权限，设定好SAP系统的预付款、进度款审批流程，审批节点人员需对采购业务的原始凭证进行审核，复核单据和凭证是否齐全，内容是否真实、审批流程是否完整，根据核对后的发票、验收单或验收报告、入库单、合同等相关凭证填写审批意见。对于已付款的采购项目，要确保系统录入及时性，避免重复付款现象出现，对企业造成经济损失。（三）SAP环境下库存管理的内部控制1 .入库环节内部控制物资入库之前，需要对材料质量检验情况及结果进行核查，结合检验报告、订单等与实物进行对比，从而全方位保障质量，只有质量及数量一一对应，才能正式入库。2 .库存定期盘点企业需要定期做好物资盘点工作，对所有资源的质量情况、缺损情况进行整理综合。在库存盘点工作进行时，企业相关部门应坚持账实相符原则，以细心、耐心态度整理库存数据，这是避免企业出现库存积压或者短缺问题的有效策略。3 .出库环节内部控制为有效规避员工“中饱私囊”，利用自身权限挪用物资，加强对定期盘点工作的监督管控力度极为重要。除此之外，加强对库存货品与物质出库情况进行监督深刻也可发挥作用。规范物资出库流程,构建完整、系统化的物资出库规范体系，可大幅度提升管控质量。出库时利用SAP系统，构建必填的出库信息表，这是保证账实相符的有效手段。（四）SAP环境下销售与收款的内部控制1 .销售订单的内部控制销售的第一道工序是接受客户订单，需要从源头做好内控工作，相应审批节点人员应根据公司销售政策进行订单审核，审核客户信用、销售价格、折扣权限、结算方式、回款周期、订单利润、订单合法性、库存是否满足订单需求等，流程审批结束后，录入到SAP系统中生成销售订单。2 .销售合同的内部控制在订单生效以后，根据合同会签流程审批，针对部分影响重大或者涉及法律知识复杂的合同文本重点关注，组织多部门对其开展多次审核，同时在审核过程中要求各部门充分履行职责，责任意识贯彻始终。另外利用SAP系统生成销售合同时，需要对合同进行仔细审核，且在甲乙双方签署合同时，需要按照要求规定加盖相关印章，且由具有代表性的人员负责合同签订工作。如果是授权签署合同，需要按照规定签署书面委托书，并严格落实相关印章使用及管理制度，合同签署完成后，必须再次查验其印章加盖情况及签署规范性情况，这是加强内部控制的有效策略。3 .账款回收的内部控制为了尽量避免坏账风险问题的发生，企业应加强信用管理，加大催收力度，利用SAP对客户设定最高赊销额和最长赊销期限，对赊销订单设置口期提示功能，动态化编报账龄分析表，对超过账龄的应收账款及时反馈信息，重点管理。对于应收账款的管理要明确经济责任，明确划分责任范围和责任监督部门，指定监督人员对应收账款内控制度执行情况进行监督检查评价，监督人员应不隶属于业务流程中的任何部门，且不隶属分管业务的领导，防止责任管理流于形式。（五）关于SAP系统主要内控风险的管理对策1 .科学规避风险隐患在企业发展过程中，运营风险是难以避免的风险，SAP系统在长期运行过程中，加强对运营风险的管控有重要作用，应当从以下方面入手，加强风险防控。第一是对系统查缺补漏，重点分析哪些方面存在漏洞，所建设的SAP系统规划不完善，内部细节存在不合理地方。尤其是可能导致系统难以充分发挥功能或者部分功能存在故障的部分，并及时加以处理。第二是系统运行维护及安全措施方面，如果系统的维护和安全保障体系建设不够完善，就可能导致系统存在信息泄漏或者泄密的风险，所以必须制定配套的信息维护及安全保障制度，比如每天工作完成后做好信息录入的校对工作，以及定期病毒查杀和系统维护等。2 .落实风险监督管控工作SAP系统是“企业管理解决方案”的软件名称，其在企业信息化发展管理中发挥了重要作用。SAP系统在企业日常发展中展现难以替代的作用，综合实际情况来看，可通过以下三点进行管控，加强监督效果。第一是加强风险管控机制建设，充分利用SAP系统的优势提升风险抵御能力。第二是积极保证SAP系统风险管理体系持续化建设，以企业实时信息数据为基础，做好系统优化及对接工作,对涉及的各项工作流程进行全面优化，使得SAP系统的各个模块信息共享更为流畅,保持创新优化活力，从而最大限度地降低风险发生概率及造成的危害程度。第三是基于SAP系统中的财务管理部分，可进一步提高内部控制管控力度，本质上SAP系统是一个业务集成系统，其通过对各部门进行全面的财务分析，着重关注企业财务管理监督、控制等环节，这种以财务管理、运营风险为线索的模式是保证企业的内部控制管理工作更加科学的有效途径。3 .加强基础工作建设基础性工作的开展情况对SAP系统的整体效果呈现有重要影响，基于此加强基础工作建设，可进一步加强内部风险管理效果。第一加强操作人员风险意识培训。SAP系统本质上基于信息技术构建的管理平台，其主要功能呈现仍无法脱离工作人员的操作，基于此，加强人员意识培训有重要意义，内部控制理念培训不应只停留在企业高管身上，而是应该实现全员培训，将内部控制及风险管理意识落实到公司各层级，各单位基于内部实际，切实提出可行建议，提升内部管理制度效率。同时公司内部应充分利用网络资源优势，完善员工线上、线下培训体系，这可有效提高风险管理质量及管理效率。第二优化流程关注细节。SAP系统内部主要风险管理过程中，做好系统实际运营监测，保证企业管理者可全面了解公司内部风险隐患情况及经营情况，然后便于相关领导层综合分析具体情况为企业的发展制定决策。为更好地加强风险管理效果，除了提高操作人员风险意识、专业技能水平外，从SAP系统细节处入手，优化系统也是降低风险的有效对策。第三坚守法律法规体系，优化完善SAP系统。严格遵照国家统一的会计准则制度进行，以其为基础设计内部控制体系流程及方案等，并以相关法律法规体系为基础，加强对会计基础工作的管理。在国家法律法规约束下，企业内部的会计工作日益规范，财务管理更为科学高效，而高效科学的财务管理、会计管理都可加强SAP系统运行过程中内控风险的管理效率和管理质量，确保企业在经济全球化背景下占据更大优势，在市场竞争中抢占有利地位。四、结束语总而言之，合理使用SAP系统，可以促进财务、销售、采购等多个环节相互融合，有助于提升综合运营效率。企业需要改进内部控制模式，并将SAP系统的优势凸显出来，实现动态化监督与控制，将SAP系统技术优势发挥出来。在利用SAP系统进行内控管理之前，需要了解员工数量、自身生产规模、审批业务流程等，遵循成本效益原则，避免被企业带来额外的经济负担。通过搭建完善的SAP平台，顺利践行战略发展计划，对内部资源进行统筹规划，做好内部监督管理工作，提升企业内控管理水平。