北京万科物业管理有限公司物业资料控制办法.docx

匕京万科物业管理有限公司作业指导书编号BVKWY-PZ-03名称物业资料控制办法版本A/0第1页共3页编制高鹏更改审核杨征批准王岫华生效期2001年7月1日1.目的为工程资料、小区物业资料、住户档案等重要资料的收集、保管、存档等提供指引。2 .范围适用于公司各管理处重要物业资料的管理。3 .职责3.1 公司总经理办公室负责收集保管各部门的季度管理报告。3. 2各部门负责收集和保管工程档案资料、设备技术资料、本物业基本资料、住户资料和季度管理报告，各部门经理对工作现场使用和保存的标准、法规和其它重要资料的有效性、完好性全权负责。4 .方法和过程控制4.1 定义物业资料包括：工程档案资料、设备技术资料、小区物业基本资料、住户档案和管理报告等。4.2 工程档案资料的管理4.2.1 工程档案资料指由发展商提供的住宅区规划图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备竣工图、地下管网竣工图及其它必要资料。4.2.2 由发展商提供的小区（大厦）各类工程技术图纸、资料，各部门应指定专人保管并核对，如资料不全，应及时向发展商索取。4.2.3 2.3工程档案资料须妥善保管，避免潮湿、污损。借阅应填写借阅登记表，经部门经理同意后方可借阅，并及时收回存档。4.3 设备资料的管理4.4 .1供配电系统图纸资料：包括发电机、高压环网柜、变压器、配电柜、动力柜、控制柜、公共照明、供电线路等资料。4.3.2 给排水系统图纸资料：包括管网图、二次电路控制图等资料。4.3.3 消防系统图纸资料：包括烟雾、湿度探测器、报警装置、消防控制主机、联动柜、消防水泵、消火栓、喷淋管网、防排烟系统、自动灭火系统匕京万科物业管理有限公司作业指导书编号BVKWY-PZ-03名称物业资料控制办法版本A/0第2页共3页编制高鹏更改审核杨征批准王岫华生效期2001年7月1日等资料。4.3.4 电梯图纸资料4.3.5空调系统图纸资料：包括冷水机组、空调泵类、冷却塔、空气处理机、新风机、风机盘管、自控箱等资料。4.3.6电讯系统图纸资料：包括内线电话、闭路监控系统、对讲系统、公用天线及卫星电视系统、紧急广播系统等资料。4.3.7其它设备图纸资料：立体车库、防雷系统、娱乐场所及设备、泳池设备、桑拿房及设备、燃气管道、停车场设备等资料。4.3.8由发展商提供的小区（大厦）各类设备资料，各部门应指定专人保管并仔细核对，如资料不全，应及时向发展商索取。4.3.9各部门应将各类设备供应商地址、联系人及电话编制成表，以便维修保养之用。4.3 .10借阅设备资料应填写借阅登记表，经部门经理同意后方可借阅，并及时收回存档。4.4 物业资料的管理4 .4.1物业资料包括：用地批准文件、项目批准文件、施工许可证、建筑执照、用水指标批文、用电指标批文、管理用房资料、商业用房资料、住宅区基本资料、住宅区分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料、公用设施资料及园林绿化设施资料等。5 .4.2各部门负责在小区（大厦）入伙后三个月内，收集整理以上物业资料，并妥善保管和培训到相关人员。4.4 .3以上资料如有变更，须及时更新。4.5 住户资料的管理4.5.1住户资料包括：入伙通知书、业主委托书、业主公约、住户资料卡、委托银行代收款协议书、停车场管理协议书、停车场车位租用协议书、房屋交付验收表等。4.5.2住户资料属保密文件，未经部门经理许可不得借阅。因工作需要借阅，须在借阅登记表上登记。4.5.3如政府执法机关因公需查询住户资料，在出示合法证件并核对无误后方可提供查询，并在值班记录表上登记查阅时间、查阅单位、姓名、北京万科物业管理有限公司作业指导书编号BVKWY-PZ-03名称物业资料控制办法版本A/0第3页共3页编制高鹏更改审核杨征批准王岫华生效期2001年7月1日有交证件名称、编号及其它证明材料等内容。4.6季度管理报告的管理4.6.1各管理处负责在每季度的首20日前，将上季度的管理报告向业主公布，并挂到公司内部信息网上，管理报告在向业主公布十天后收回存档。4.6.2各管理处负责保存本部门的季度管理报告。4.6.3公司资料室负责将各管理处的季度管理报告装订成册，并妥善保管。4.6.4查阅、借阅管理报告须经部门经理批准，并在借阅登记表上登记。5.质量记录表格BVKWY-CX-01-F6借阅登记表BVKWY-ZB-F16文件资料存储清单