某机场饮食服务公司采购管理制度手册.docx

某机场饮食服务公司采购管理制度手册北京机场饮食服务有限公司采购管理手册北大纵横管理咨询公司修改记录页数修改后版本修改日期修改说明备注第一章总则1第二章组织职责分配2第三章采购模式及原则4第四章采购管理制度与标准6第一节供应商的引进与管理6第二节采购与验收10第三节价格管理13第四节采购招标管理15第五章采购管理流程20第一节原料采购申请流程图20第二节物料采购申请流程22第三节供应商引进流程24第四节采购验收管理流程26第五节价格变动程序28第六节采购招标管理流程30附则要紧表单321 .供应厂商调查表322 .供应商样品检验表333 .供应商业绩评价打分表344 .供应商评价因素表355 .供应商现场评审表366 .供应商清单377 .采购原料质量标准388 .原料采购申请单399 .提货单4110 .库存采购申请单4211 .物料采购申请单4312 .原料采价单44第一章总则第一条目的为了加强北京机场饮食服务有限公司（下列简称公司）采购活动的规范化，针对采购活动的各环节、各岗位管理，特制定本手册。第二条使用对象公司采购储运部、各分、子公司单店及有关作业人员的所有采购活动。第三条手册的管理（一）管理责任公司规划经营部负责手册的发放、借阅、回收与手册版本等的管理工作。采购储运部负责本手册的执行、修订与完善，对手册的内容拥有解释权。（二）发放管理规划经营部通过建立手册发放、借阅、回收的登记记录来实现对手册的管理。发放按照规定的范围执行，采购储运部、规划经营部发放完整手册，其他部门与人员根据业务需要提出申请经规划经营部经理审批，可领用与其作业有关的部分。（三）版本管理规划经营部负责本手册版本管理。版本号为：版次/修订号。手册初始公布版本为A/0版。以后年度内对手册有关内容每进行一次调整时，修订号递增，同时在手册的修改记录中加以记录。修改内容以补充文件的形式向有关部门公布。补充文件要求进行编号管理，发放范围及发放回收管理与手册管理相同。手册每年12月底，由规划经营部组织一次修订，届时将年内所有补充文件修改内容，分类归并到手册各章节。同时版次向上升一级（比如由A到B）。规划经营部负责收回所有发出的原版本文件，加盖作废印章，同时发放新版本文件。（四）保密要求手册的保管与使用应作好保密工作。严禁私自对手册进行拷贝与复印。如工作需要能够办理申请，由规划经营部审批后，进行借阅或者领用。第二章组织职责分配第四条组织结构第五条总经理职责1 .负责公司采购管理制度的审批；2 .负责公司采购工作计划、费用预算、采购合同等的审批；3 .负责各类供应商的最终审批确定；4 .负责各类高档原材料采购的审批。第六条采购管理委员会（下列简称采购委员会）为非常设机构，是由总经理、副总经理、规划经营部、采购储运部、厨政部、财务部与单店经理代表等人员构成。规划经营部经理作为采购委员会的牵头组织者，决定召集委员会会议还是使用联签形式，确定供应商与采购价格。采购委员会职责为：1 .负责审议与批准采购管理制度，并监督执行；2 .负责进行招标采购与议价采购中供应商的选择评审；3 .审议与批准采购储运部编制标准原材料清单；4 .负责审议确定采购工作中采购价格、合同特殊条款与其他重大采购事项等；第七条采购储运部职责（一）经理1 .负责组织制定与完善公司采购管理制度，监督制度执行情况；2 .负责组织质量管理体系中采购管理程序的实施、监控与改善；3 .监督各分、子公司采购管理，监控与指导其制度执行情况；4 .组织与参与供应商的选择、考核、评审等工作，管理与供应商的关系；5 .负责组织收集、整理供应商供货服务质量信息，为采购委员会定期考核评价供应商提供根据；6 .负责组织采购合同的谈判、审核与特殊条款提请采购委员会审议，与授权下的合同签订等工作；7 .负责组织对原材料市场信息的跟踪，协助采购委员会进行价格决策；8 .负责组织原料、物料申购计划的审核工作，组织日常采购工作；9 .负责组织仓储管理工作，降低仓储成本，提高服务质量；10 .负责组织采购工作中的食品原料安全管理。（二）采购管理员1 .负责组织公司所需原料、物料市场行情的调查分析；2 .根据单店采购申请与库存补充申请，编制采购计划，及时下单采购，组织采购实施；3 .负责公司质量管理体系中采购管理程序日常运行的检查监督职责,检查采购表单记录填报的规范性、完整性；4 .对供应商货物交期、质量与服务等进行监督操纵；5 .处理采购原料、物料品质与数量的特殊事项；6 .负责采购原料的食品安全管理；7 .协助储运主管对存货进行筹划与操纵，以保证正常的周转率与存货量。（三）采购员1.负责执行公司的采购工作制度、流程、标准，完成日常的采购任务；2 .按照采购申请定购有关原料，保证质量、规格、数量等正确无误；3 .负责联系供应商处理退换货与其他验收不合格等事宜；4 .负责采购工作中索证等工作；5 .负责按照公司质量管理体系要求进行日常采购、填报储存采购记录。第三章采购模式及原则第八条公司下属各单位的采购工作，都务必按照公司采购制度规定的原则、流程与标准进行。公司采购储运部作为公司采购职能的管理部门，负责管理与监督各单位采购制度流程的执行情况。第九条关键原材料、统一采购（一）关乎公司品牌形象的布草、瓷片类、餐座椅等物料，统一由公司采购;（二）适合集中采购的、通用性的原料（比如：酒水饮料等），统一由公司采购；（三）公司采购储运部负责建立统一采购物料、原料清单，根据各单位实际情况，对有条件的下属单位逐步实行统一配送。第十条本地统一采购、外埠批准备案（一）公司本部及本地直营单店所需的原料、物料、设备都由采购储运部统一采购。采购价格由公司确定。其它部门均无采购权。（二）外埠采购采取批准备窠制度，下属分公司除第九条关键原材料以外的材料，能够按照公司采购管理制度规定的程序与要求，自行确定供应商、商洽价格，上报公司批准备案后开始采购。分公司将有关供应商调查评审与定价的资料,上传公司采购储运部，由采购储运部检查、监督与指导其操作的规范性。（三）下属子公司在其董事会批准授权下，采购储运部对其行使指导、监督等管理职责。管理方式根据授权程度确定。第十一条分类采购、周期定价将采购的原料分为：果蔬鲜活类、干货冰冻、酒水烟茶等三大类（具体分类详见表41）。采购的物料是指公司经营所需的低值易耗品、办公用品、服装纺织品、固定资产等。根据原料、物料的性质不一致，其价格波动频率与幅度各自不一致，从而采取不一致的采购方式与变价机制。各自的订货价格在约定的周期内相对稳固，不再浮动变化。第十二条采购管理原则（一）优质优价。采购物品应本着“优质优价”的原则，对供应商务必通过“公平竞价、比质比价”的选择程序。优质优价是每一个采购人员务必严格遵守的工作准则，务必将这种意识渗透到每一种单品的采购中。（二）诚实守信。公司希望通过与供应商良好合作，实现真正的共赢。坚决杜绝采购人员、验收人员与供应商之间发生任何损害公司利益的行为。采购与验收人员都应恪守职业道德，为公司的共同利益而勤奋工作，诚实守信。（三）规范透明。公司致力于采购工作的规范化、透明化管理，最大限度的降低采购成本。采购不仅要仰仗于采购人员忠于职守，而且要依靠严格的制度、规范的程序来规范透明管理，将集中的权利分散化、隐蔽的权利公开化，保证企业的利益不受损害。（四）多家供货。原则上公司达到一定采购规模原材料的采购，都应有两家以上的合格供应商，保证供货的质量、价格的稳固性与良好的性价比。（五）信息通畅。公司发给各供应商的采购指令务必及时准确地传达，保质保量的完成供应任务，并及时将到货信息传达至公司。各分、子公司单店的采购信息,务必按照要求及时地、如实地向公司采购储运部传递，以保证公司及时准确地掌握管控信息。（六）合理库存。公司的采购配送针对不一致的原料、物料，适当保持一定的存货量，以保证机场突发事件与单店经营供应的稳固性。采购储运部组织确定原料物料的安全库存量与采购时机、批次采购量等，达到既能满足应对突发事件与营业的需要，又能尽量减少资金占用。（七）采购监督。公司及下属单位的所有采购活动实行全过程、全方位的监督制度。在原料申购、供应商选择、价格确定、质量验收、结算、付款等采购过程的每一环节都要有监督。监督方式由集体决策、财务审计、制度考核三管齐下，形成监督网。第四章采购管理制度与标准第一节供应商的引进与管理第十三条管理职责供应商的选择确定由公司采购委员会负责，采购储运部作为采购委员会的日常办事机构。负责对有供货意向的供应商进行初审，考察认定其资格，搜集、汇总、整理供应商的有关信息，提交采购委员会决策。负责在日常采购中记录供应商业绩，对供应商进行定期考核、评价与淘汰。第十四条成为公司的供应商务必满足下列基本条件：（一）持有要求的资质证书，是独立法人实体或者具有经营资格的个体经营者；（二）财务状况良好，公司资信良好；（三）具有严格的质量、安全管理措施，有良好安全记录，未发生重大质量与安全事故；（四）其经营的商品符合国家质量、卫生、食品安全、检验检疫等有关标准与规定，具有国家权威机构颁布的合格证书；（五）愿意为公司提供优良的商品与服务，实现采供双方共赢。供应商具备下列条件能够优先考虑：（一）承担过大型特级餐饮企业原料供应有关工作，具有良好工作业绩记录;（二）具备较强的质量、服务、价格与交付保障能力；（三）具有优质的农副产品、肉禽等原材料供应基地（合作也可）；（四）具有大型保鲜库房、运输车辆等设施；第十五条供应商引进的时机日常采购在现有供应商范围内进行。但出现下列情况就需要重新确定新的供应商。（一）原有供应商业绩考核不佳或者现场评审不合格马上被淘汰，需要增加新的供应商。（二）开发新产品与技术改造需用新物资。（三）新供应商的物资更适合公司的需求。（四）公司采购委员会认为需要引进新供应商的其他情形。第十六条新供应商引进的方式新供应商引进的方式分为招标采购与询价比价采购两种。满足下列条件使用招标采购形式选择供应商，达不到下列条件的使用询价比价方式确定。（一）一次采购金额超过O万元的设备设施。（二）公司统一采购的酒水、饮料与服装、布草等物料的定制。（三）一年内累计采购金额超过300万元的物料类别。（四）采购委员会认为需要招标确定的原料供应商时。招标采购引进供应商的程序详见第四节。第十七条询价比价引进供应商的程序为：（一）进行供应厂商调查，开发潜在供应商；采购储运部应密切关注餐饮原材料供应市场动态及产品质量，搜集市场信息,与符合公司要求的厂商进行接洽，考察与审查其资信情况与资格条件。调查内容填报供应厂商调查表（附件1）；关于上门推销的新品，由采购储运部评估其是否适合单店经营，决定是否引进，必要时征求单店与厨政部的意见。关于需要引进的，考察、接洽供应厂商，填报供应厂商调查表。（二）检验厂商提供的样品；申请成为公司的供应商，在通过资格审查后应提供样品以供评审。提供样品同时应附带完整的质量规格、等级说明、自检报告或者合格证明等资料。送检的样品应通过单店试用与厨政部的质量检验与评价认可。分别填写供应商样品检验表（附件2）中试用意见与检验情况有关内容，并由厨政部给出评价结论。（三）询价与比价1 .采购储运部应根据充分熟悉公司所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求。采购人员向供应商全面说明采购质量要求、采购批量、交货期、交货地点、付款方式等，要求对方按期提交合理的报价;2 .为了方便采购委员会确定供应商，采购储运部关于具有一定批量的同规格产品，至少应征得三家以上供应商的报价，或者者其他替代品的报价。3 .采购储运部应进行认确实市场价格调研，充分考虑市场供求、采购批量、采购质量要求等因素对价格的影响，进行全面的成本分析，设定议价目标，做好价格洽谈的准备工作。4 .采购储运部与各供应商进行商务洽谈，针对双方的交易条件进行议价，争取最佳交易条件。评审通过样品检验合格与询价比价后，由采购储运部提交有关记录、比价结论与选择建议，给公司采购委员会作为选择供应厂商的参考。5 .采购委员会审查采购储运部提交的供应商调查与询价比价有关资料,选择确定供应商。选择的根据包含：供货质量规格的适用性、商品性价比、资信实力、服务保障能力、付款方式等。（四）签订采供合同。1 .由采购储运部与确定的供应商起草采供合同。合同中明确双方的权力义务，明确约定采购的原料标准、双方议定事项、违约责任等条款。合同中的折扣、促销等特殊条款的确定需要提请采购委员会审议决定。2 .关于供货信誉好、资信度高的供应商，公司的采购储运部能够与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应商的稳固。3 .假如是代理商，须与其签署质量保证协议。4 .草拟好的采购合同应提交公司法律顾问审核后，报请总经理审批生效。总经理可授权采购储运部经理直接签订例常性采购合同。第十八条供应商的业绩考评（一）采购储运部根据采购验收记录，每季度对供应商进行一次业绩评价，组织采购人员、单店人员与储运库房人员等共同参加，按照供应的单品评价打分,填写供应商业绩评价打分表（附件3）,再计算出各供应商的平均分。供应商的考评标准因素参见.供应商评价因素表考寸件4）。（二）根据打分将供应商划分为“A、B、C、D”不一致等级，定期更新供应商质量档案，并对供应商实施分类管理:1 .得分在90100分者为A级，为优秀供应商，同样情况下可加大采购量。2 .得分在7089分者为B级，B级为合格供应商，可正常采购。3 .得分在5069分者为C级，C级为应辅导供应商需进行指导，减量采购或者暂停采购。4,得分在49分下列者为D级，D级为不合格供应商直接予以淘汰。（三）每年有三次以上评为A级的供应商，年终公司将授予“优秀供应商”的称号，同时给予一定的奖励。奖励方案由采购储运部经理提出专题报告，经总经理审批后实施。第十九条供应商现场评审（一）采购储运部定期组织对供应商进行全面现场评审，对供应商的质量、食品安全、服务管理等管理体系、保证能力等进行现场的考察评审。评审完成填写供应商现场评审表（附件5）。评审的周期通常一年一次，在下列情况时能够临时增加评审次数：1 .假如供应商在供应工作中多次出现差错，需要对其管理操纵体系及成效重新认证时；2 .在本地区内、有关行业内发生重大公共卫生事件，公司认为有必要对关联企业进行评审时；（二）对供应商的现场评审结束后，采购储运部将评审结果与典型事例通知供应商。评审得分不足70分时，采购储运部要给供应商提出改善要求与期限，在要求的时间内不能改善的采购储运部能够提出淘汰该供应商建议。第二十条供应商的淘汰与降级（一）假如供应商出现供货不合格或者供货不及时现象时，采购储运部通知其进行整改。出现两次质量波动或者供货不及时事故时，供应商等级降一级。整改不及时或者原C级供应商再次降级，视对单店经营影响情况对其处以1000-50000元的罚金或者直接取消其供货资格。（二）关于通过供应商现场评审中发现有下列问题的，予以淘汰。1 .评分70分下列需要整改的供应商，在要求的时间内仍不能对提出问题进行改善的；2 .得分不足50分时的供应商直接淘汰。第二十一条建立供应商档案（一）采购储运部负责建立供应商档案。对每个选定的供应商务必保持完整的供应商档案。关于每季度的考核评价在供应商清单（附件6）中记录其评价等级。（二）供应商档案包含：供应商调查表、供应商清单、供应商业绩评价打分表与供应现场评审表、供应商所提供的合格证明、报价表及有关资料。（三）供应商档案由采购管理员负责管理，其他人员未经采购储运部经理同意，不得随便查阅。第二节采购与验收第二十二条采购规范的建立公司的采购规范包含采购原料技术标准、标准物料清单等（一）采购原料技术标准：是对包含原料质量、规格、等级等原料参数的明确要求，由公司厨政部负责制定。厨政部应组织编制与定期修订公司厨政系统统一的技术手册，对所需各类原材料的技术要求给出明确的描述（格式参见附件7）,为采购工作的询价、订货、验收、退换货等提供明确的操作标准。（二）标准原材料清单（Bc）M）是对物料进行统一的归类，明确采购的品牌、质量、规格参数与单耗等，同一类物料的品种、质量等级、产地与生产厂家、包装应尽量统一，减少单品采购的品种规格数量，便于规模采购，降低成本。标准物料清单由采购储运部负责拟定，提交公司采购委员会讨论确定。（三）库房需要储存原料、物料的品种、数量，由储运主管提出，报部门经理审批决定。储运主管会同采购管理员、仓库管理员根据各单店经营消耗情况、各类库存原物料采购周期的历史数据情况，共同制定各类库存原料物料的安全库存量与采购点、单次采购量等，满足保证经营需要，达到库存最优。第二十三条采购申请与审批公司各部门所有的物资采购都务必填具采购申请单，办理审批手续。（一）采购申请的提出1 .单店每天需要采购果蔬鲜活类原料、与在库房不设库存的其他原料时，单店填报原料采购申请单（参见附件8）,经厨师长审批后，在16：（X）之前传报采购储运部。高档原料上报总经理审批。2 .单店需要的库存原料，直接填报提货单（参见附件9）,餐食类原料经厨师长审批，其他原料经单店经理审批后，交库房办理领用出库手续。3 .库管员对库房库存原料、物料的数量进行监控，保证安全库存，需要补充时由库管员提出库存采购申请单（参见附件10）。4 .物料采购由使用部门根据经营状况与需要，提出采购申请，填报物料采购申请单（参见附件11）,经店经理审核后上报规划经营部、总经理审批。（二）采购申请的审批1.在标准采购清单内，单店日常经营所需原料的采购申请，原料直接由采购管理员负责审核后，即行组织采购。5 .未列在标准清单中原料的采购申请，需要首先提交公司厨政部的审批后，报采购储运部经理审批，采购管理员组织采购。6 .各类物料与高档原料的采购申请应提早一周提出申请，提交公司总经理负责审批，为采供储运部预留采购周期。（三）采购申请的变更采购储运部如接到使用部门撤销或者调整采购申请单的变更通知时，应优先处理，及时通知供应商并在采购计划中予以调整。由于采购申请变更所造成的缺失与责任由使用部门负责。第二十四条订购（一）采购申请单审批无误后，采购人员即向供应商发送采购指令。全面说明采购原料、物料的要求。采购人员应要求供应商及时对所采购原料、物料能否保质保量供给予以确认；（二）关于无法保证按照质量、数量与期限的要求按时交货的原料、物料，采购部门应与供应商充分沟通，熟悉原因，督促其想方设法保证供应；确实由于客观原因无法保证时，采购储运部务必及时通知申购单位，同时采取相应的补救措施。（三）采购人员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。第二十五条紧急采购（一）当机场临时出现大面积飞机停飞、晚点延误等紧急状况造成客流激增时，采购部门需要紧急采购以满足单店经营需要，完成机场餐饮的服务任务；由单店确定紧急采购的品种数量，店经理通过电话通知采购储运部采购管理员，说明紧急情况，立即组织采购。需要审批的环节通过电话请示得到批准，事后办理采购申请单。（二）在当天提交的采购申请单中未申报的原料采购事项，假如确属紧急需求的，由单店经理电话通知采购管理员，经审查后先行采购，事后补办采购申请单。（三）采购管理员接到紧急采购请求时，即行安排采购。采购人员与供应商联系，按照单店要求的到货时间、数量，要求供应商备货送货。假如现有供应商不能保证及时供货，能够在现有供应商之外临时购买，采购管理人员能够参考现行价格，免经询价比价手续，但紧急采购的供应商也务必是符合公司有关要求，同时采购的货品也需具有检验检疫等合格证明。第二十六条验收入库（一）采购到货后务必通过验收合格签字，才能办理入库手续。（二）不设库存原料（果蔬鲜活类）的验收，由采购员、使用部门、库管员三方共同进行，现场确认，三方一致认定合格，签字后方可入库。假如验收中三方不能达成一致时，提交厨政部进行仲裁。（三）库存原料、物料务必通过验收才能入库。验收由采购员、库管员共同进行。一致同意合格，经双方签字入库。必要时由采购人员邀请使用部门参与验收。假如验收中出现分歧时，提交厨政部（原料）、或者规划经营部（物料）进行仲裁。（四）验收的要紧内容包含采购原料、物料的数量、质量、规格、价格等与采购订单、合同与约定的标准是否一致，票据与实物是否相符。（五）验收中假如出现来料质量与采购标准不符、被判定为不合格时，由使用部门决定是否降级使用，能够降级使用时由采购人员与供应商交涉，确定降价处理、换货或者者退回。假如出现来料分量不足时，由采购人员与供应商联系立即补齐。（六）关于不需要的超量进货、未经批准采购的（非紧急采购）、质量或者规格与采购要求不符的原料、物料，库管员有权拒收。关于价格与数量与采购单上不一致的及时进行纠正。（七）验货结束后库管员按照实际收货的重量、数量、单价与金额，填报采购申请单中验收栏目，验收人员在规定的地方签字。库管员办理入库手续，验收中如有不合格情况，应记录并汇总向上报告，作为供应商考核评价的根据。第二十七条付款结算（一）验收结束后库管员办理入库手续，录入员录入到货商品信息，储运结算员根据验收入库的数量汇总对帐，准确无误后每月25日前上报财务部；（二）到达约定的结算期后，供应商提交发票，由结算员审查发票台头、商品名称数量、金额及其它内容是否准确无误，是否需要扣款等。经储运主管与部门经理审批，到财务部办理结算手续。采购款项由财务部统一安排支付。第三节价格管理第二十八条价格管理职责（一）采购委员会负责确定与调整公司采购所有原料与物料的价格。（二）采购储运部跟踪市场价格变化，组织共同采价询价，及时准确提供价格变动的信息，提出价格调整建议。（三）厨政系统派人与采购人员共同市场采价，及时熟悉市场行情，保证原料价格的监督与透明。第二十九条定价机制（一）果蔬鲜活类原料使用每周为一个周期确定该类原料的供货价格。采购储运部根据市场行情的变化情况，向供应商发送报价通知。每周一采购委员会确定本周的供货价格，从周二至下周一执行。（二）干货冻品类原料每月重新确定一次价格。上月末最后一周周一确定下一月该原料价格，价格从1日至31日执行。（三）酒水类原料价格相对稳固，通常年度内保持价格不变，在采购合同中确定采供价格。但如遇市场不可预测因素价格发生较大的波动（通常上下10%之内）。本着双方共盈的宗旨，另行议定价格，重新签订合同。（四）物料类价格每半年重新确定一次。确定的程序方法同上。（五）临时采购的各类材料，采取议价采购方式，由采购储运部与供应商商议确定，确定后直接采购实施，后报采购委员会备案。表41原料分类种类价格特征定价周期果蔬鲜活类水果、蔬菜、海鲜肉禽等经常变化上下幅度大每周重新确定一次价格干货冰冻粮油调味品类冰冻、干货、粮油、调味品等价格变化缓慢每月确定一次价格酒水烟茶酒水饮料、咖啡烟酒、茶糖等价格基本稳固合同约定物料类厨具餐具、筷子纸巾、台布餐布、电器桌椅等价格基本稳固每半年确定一次价格临时需求各类材料议价采购第三十条价格的确定（一）采购人员要建立与跟踪自己的市场价格信息渠道（农业部信息中心、北京市大型农批市场、大型蔬菜生产基地等），掌握即时市场价格信息。（二）每周四需要定价的原料供应商提出下一周原料的报价。采购人员审查供应商的报价，选出价格较高的品种作为重点调查品种。（三）采购人员组织采价小组共同到市场采价。采价小组的人员由采购人员、厨政部人员与单店后厨人员共同构成，各单店轮番派人参与采价，便于单店及时熟悉原料市场行情。（四）采价小组设定一些原料品种，作为市场抽查采价品种，选择的原则为:1 .单店需要数量较大品种；2 .单店比较关心的品种；3 .市场价格较为敏感的品种；4 .供应商报价较高的品种设定采价的品种数量通常为所采购品种的20%30%。采价结束后，填制原料采价单（见附件12）,参与采价人员联合签字。（五）采购人员根据采价结果比价，分析抽查品种市场价与供应商报价之间差异比率，与供应商进行价格磋商，初步确定供货价格。确定的价格与采集到的价格最高不得超过%O（六）采购管理员将采价人员联签的采价单、原料供应商报价及价格磋商结果、市场价格跟踪信息、定价建议等，一并提交采购委员会审批，作为确定价格的参考。（七）规划经营部经理作为采购委员会的牵头组织者，决定召集委员会定价会议或者使用联签形式，确定采购价格。如其公事外出，提早委托其他人员主持。（八）例行的采购委员会会议安排在每周公司总经理办公会后进行。（九）假如采购储运部提供的价格信息、供应商报价之间存在较大差距，磋商无法达成意见时。采购委员会应分析价格差异原因，协助采价人重新确定采价渠道、采价方法。第四节采购招标管理第三十一条需要引进新的供应商时，又满足本章第一节第十六条条件，通常应通过招标确定供应商。有些情况不适合招标采购时，视实际情况由采购储运部征得公司总经理批准后，能够不经招标直接通过询价比价方式确定供应商。第三十二条招标的具体工作由采购储运部负责组织，采购委员会负责招标过程中的评标决策等。第三十三条招标程序（一）招标前，采购储运部组织做好招标准备工作，做好招标工作计划，向上级主管领导提交组织招标活动的申请，经批准后实施。招标申请包含：招标采购内容、招标方式、分标方案、招标计划安排、投标人资质（资格）条件、评标方法、与开标、评标的工作具体安排等；（二）编制招标文件，经公司总经理审批后生效；（三）公布招标信息（招标公告或者投标邀请书），同意与处理投标人对招标文件有关问题进行咨询；（四）接收招标报名，组织对欲投标人资格进行审核，向预审资格合格的发售招标文件；（五）采购储运部在规定时间与地点，接收符合招标文件要求的投标文件；（六）采购委员会举行开标评标会，确定中标单位；（七）采购储运部将中标结果通知所有投标人。（八）进行合同洽谈，确定合同细节，与中标人订立书面合同。第三十四条招标方式的选择招标采购分为公开招标采购、邀请招标采购。第三十五条招标文件的制作与发出（一）招标文件内容包含：1 .招标公告或者投标邀请书；2 .投标说明书，要紧包含如下内容：1）招标项目概况、名称、规格、型号、产地厂家、数量与批次、质量标准与技术要求、运输方式、包装方式、交货时间地点、验收方式等；2）有关招标文件的澄清、修改的规定;3）投标人须提供的有关资格与资信证明文件的格式、内容要求；4）投标样品及报价的要求、报价编制方式及须随报价单同时提供的资料；5）标底的确定方法，评标的标准、方法与中标原则；6）投标文件的编制要求、密封方式及报送份数，递交投标文件的方式、地点与截止时间；7）投标联系人员的姓名、地址、电话号码、电子邮件；8）投标保证金的金额及交付方式，履约担保；9）开标的时间安排、程序与地点，投标有效期限等。3 .合同条件（通用条款与专用条款）；4 .技术规定及规范（标准）；5 .货物量、采购及报价清单；6 .其他需要说明的事项。（二）招标文件的发出1 .公开招标时应当在有关媒介或者网上公布招标公告，公告应载明公司的名称、地址、招标项目的性质、数量、实施地点与时间及获取招标文件的办法等事宜。公布招标公告至发售资格预审文件或者招标文件的时间间隔通常很多于10日。招标公告不限制投标人的数量。采购储运部同意招标咨询，对投标人进行资格审查。合格者发售标书，不合格者不得参加投标。2 .使用邀请招标方式时，采购储运部应提交三个或者以上具有投标资格与项目能力的候选厂家名单，经采购委员会批准后，向其发出投标邀请书。3 .招标文件应当按其制作成本确定售价。第三十六条审查标书接收（一）按本制度规定务必进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短很多于十日。（二）投标人在递交投标文件的同时，应当递交履约保证金（采购储运部视情况而定）。公司与中标人签订合同后10个工作日内，应当退还投标保证金。（三）投标人应按照招标文件的要求编写投标文件，并在招标文件规定的投标截止时间之前密封送达招标人。在投标截止时间之前，投标人能够撤回已递交的投标文件或者进行更正与补充，但应当符合招标文件的要求。（四）采购储运部在同意投标人投标文件的同时，接收其样品，并委托厨政部进行样品质量检验。第三十七条开标（一）开标由采购储运部指定人员主持，开标人员至少由主持人、监标人、开标人、唱标人、记录人构成，上述人员对开标负责。开标应当按招标文件中确定的时间与地点进行。邀请所有投标人参加。（二）有下列情况之一的投标文件，能够拒绝或者按无效标处理：1 .投标文件密封不符合招标文件要求的；2 .逾期送达的；3 .投标人法定代表人或者授权代表人未参加开标会议的；4 .未按招标文件规定加盖单位公章与法定代表人（或者其授权人）的签字（或者印鉴）的；5 .招标文件规定不得标明投标人名称，但投标文件上标明投标人名称或者有任何可能透露投标人名称的标记的；6 .未按招标文件要求编写或者字迹模糊导致无法确认关键内容、关键质量保证措施、投标价格的；7 .未按规定交纳投标保证金的；8 .投标人提供虚假资料的。第三十八条评标（一）评标工作由采购委员会负责。招标中涉及技术性问题如有必要，可再邀请其他有关专家参加。（二）在一个项目中，对所有投标人评标标准与方法务必相同。评标标准通常包含下列内容：投标价格与评标价格、质量标准及质量管理措施、组织供应计划、售后服务、投标人的业绩与资信、财务状况。（三）假如采购委员会通过评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求时，能够否决所有投标。采购储运部重新组织招标。对己参加本次投标的单位，重新参加投标不应当再收取招标文件费。（四）采购委员会的成员不得泄露评审过程、中标候选人的推荐情况与与评标有关的其他情况。（五）采购委员会按招标文件确定的评标标准与方法，对投标文件进行评审，确定中标候选人推荐顺序。在评标过程中，采购委员会能够要求投标人对投标文件中含义不明确的内容采取书面方式作出必要的澄清或者说明,但不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。（六）采购委员会完成评标后，在采购委员会三分之二以上成员同意的情况下，通过评标结果，形成评标报告。采购委员会成员务必在评标报告上签字，若有不一致意见，应明确记载并由其本人签字作为评标报告附件。第三十九条中标（一）采购委员会通过评审，从合格的投标人中直接确定中标人与候补中标人。（二）中标人（供应商）的投标应当符合下列条件之一：1 .能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；2 .能够满足招标文件的实质性要求，同时经评审的投标价格最低。（三）中标人确定后，采购储运部应当在招标文件规定的有效期内以书面或者口头形式通知中标人，并将中标结果通知所有未中标的投标人。（四）中标通知发出之日起10日内，采购储运部与中标人应当按照招标文件与中标人的投标文件订立书面合同。（五）当确定的中标人拒绝签订合同时，经公司采购委员会讨论决定，可与确定的候补中标人签订合同。第五章采购管理流程第一节原料采购申请流程图流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出有关表单1单店每天需要采购果蔬鲜活类原料时，提出原料采购申请原料采购申请单原料采购申请单2高档原料报总经理审批高档原料采购申请批准采购申请单采购申请单3原料假如有库存，单店直接去领用采购申请提货单提货单4没有库存的原料（包含鲜活果蔬类与其他原料），报采购主管审核后采购采购申请订货通知5供应商接到订货通知后，组织货品并送货订货通知送货单第二节物料采购申请流程物料采购申请流程流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出有关表单1物料采购由使用部门根据经营状况与需要，提出采购申请物料采购申请单物料采购巾请单2物料采购申请报财务部、总经理审批采购申请单采购申请单采购申请单3有库存的物料到库房办理领用出库手续领用申请提货单提货单4库管员对库房库存原料的数量进行监控，保证安全库存安全库存5需要补充时，库管员提出库存采购申请领用申请库存采购申请库存采购申请单6提出库存采购申请，经储运主管审查后，由采购人员订货库存采购申请采购通知7供应商备货送货采购通知送货单供应商选择流程第三节供应商引进流程供应商采购储运部厨政部 采购委员会 总经理反应时间批准11接到申请后即行审查反馈接到样品后三个工作日内接到样品合格结论后一个工作日准备评审资料一个工作日三个工作日内完成评审总经理一个工作日内批准一个工作日内签订合同流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出有关表单1需要引进新的供应商时，采购储运部决定采购方式，是否需要招标2供应商希望为公司提供服务采购申请单采购申请单采购申请单3采购储运部对供应商进行资格审存供应商申请、提交资质证明等资格审咨结论供应商调查表4申请成为公司的供应商，在通过资格审查后应提供样品以供评审。初审合格结论提交样品5送检的样品应通过单店试用与厨政部的质量检验与评价认可。提交样品样品试用、检验结论供应商样品检验表6采购储运部进行供应商调查、市场行情调查与询价比价工作比价结论7采购储运部提交有关记录、建议，给公司采购委员会作为选择供应厂商的参考。调查结论、行情信息询价比价结论8采购委员会