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某某公司文书人事管理知识规定公司文书管理规定电子文件编码GLZD223页码8-1第一章总则第一条本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各类帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条务必严格保守文书的机密。第五条文书按下列要点处置或者办理：1 .凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都务必以“准确”与“迅速”为原则，务必明确责任。2 .须请示审批即使在紧急状况下，以口头或者电话形式处置的事项，事后也务必以文书形式记录下来。第六条文书的主管原则规定如下：1.文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务电子文件编码GLZD223页码8-2第三章文书的处理第九条文书按机密程度可分为下列几类。1 .须请示审批绝密。指极为重要同时不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。2 .须请示审批秘密。指次重要同时所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。3 .外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4 .普通。指非机密文书。假如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。5 .传阅。指在本公司内广为传阅或者传达的文书。第十条普通文书的处理原则如下。1 .由科长以上级别的主管，负责对文书进行批阅、回答、照会与其他必要的处理；或者者指定下属对文书进行具体处理。2 .假如遇到重要或者特殊事项，务必及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。3 .假如与各部门、科室有关联的事项，务必经与各部门、科室的会议后方能予以处理。第十一条机密文书的处理原则如下。1 .机密文书原则上由责任者或者当事者自行处理。2 .指名或者亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。电子文件编码GLZD223页码8-3第十二条文书的阅览原则如下。1 .某文书被阅览后，阅览者务必签字划押，表示已经阅览完毕。有必要的情况下，在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或者交还文书的主管。2 .有必要在各部门、科室传阅的文书，务必附上“传阅登记簿”，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。第十三条与各部门、科室有关的文书，在处理意见上假如存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商；假如不能协商一致，上报或者请示高一级领导，由上级裁决。第四章请示审批第十四条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都务必经请示，获得董事会、总裁、专务董事与常务董事审查、裁决与下文批复之后，方能实行或者行事。第十五条须请示审批事项如下。1 .职务及重要人事安排。2 .各类制度性规定的变更。3 .重要契约的缔结、解除与变更。4 .诉讼行为。5 .与官方机构有关的、各类重要的请求、回执、申制度名公司文书管理规定电子文件编码GLZD223页码8-4第十六条须请示审批者为分公司主管、分店主管，与以此基准确定的主管领导。第十七条须请示审批的提案文书，务必进行认真斟酌，以便能顺利地予以实施。第十八条请示审批的事项，务必以提案文书的方式，经主管呈交总部。假如情况紧急，同意直接以非文书形式请示，但事后务必尽快撰写请示提案文书上报。第十九条请示提案文书的内容与顺序，包含标题、正文、理由、说明与附录。提案文书一式多份，分送有关部门如业务部门、印刷部门、总务部门与财务部门等等。第二十条请示提案文书务必编号，并注明起草或者请示者，所属分支机构及部门、科室，并及签名盖章。第二十一条请示审批内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提案书（副本）替代批复返回请示部门执行。电子文件编码GLZD223页码8-53 .须请示审批务必明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。4 .须请示审批对请示提案文书进行修改时，修改者务必认真批阅原件，修改后务必署名。第二十四条文书的起草务必征得主管同意，同时在主管有了明确的决定之后进行，文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案务必予以储存。第二十五条重要文书或者契约书案，务必通过公证，同时在正式文书形成之日前，务必掌握且附上具有价值的证据或者证明文件。第二十六条文书的署名按下列规定进行。1 .公司内文书，假如是通常往来文书，只需主管署名即可；假如只是单纯的上报文书，或者者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；假如是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事，或者者有关部门的主管姓名与职务。2 .对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。假如总裁委托事项，可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或者分支机构主管职务与姓名。电子文件编码GLZD223页码8-63 .须请示审批以部门或者公司名义起草的文书，在旁侧加盖有关责任者印章。第二十八条总裁与公司印章按下列原则使用：1 .在有必要加盖总裁或者公司印章时，务必填写委托申请书，经所属部门主管认可，同时加盖印章之后，向总部总务部门提出。2 .总务部主管经审核，签名盖章，批准申请。假如有必要则需请示总裁。在情况紧急情况下，能够口头申请与批准，但事后务必补填申请书。3 .在需要总裁签字的情况下，手续同前。4 .须请示审批经总务部批准后，去印章保管员处加盖总裁或者公司印章。5 .一些带有公司字样或者总裁职务字样的其他印章，须经主管同意，直接向印章保管员申请加盖。第六章文书的送发第二十九条一些需要邮寄或者专人递交的文书，按下列要点进行。必要时给文秘处以回复或者回执。调查报告不受本条规定限制。1 .文书封面务必明确写清发送或者接收单位与地址、收件人姓名。同时注明"快递”、"邮寄”、“面呈”或者“转交”。2 .公司内部文书原则上不作封缄。制度名公司文书管理规定电子文件编码GLZD223页码8-7第七章电报的处理第三十一条一切电报都由庶务科受理。第三十二条有关责任者在接到电报并阅读后，把电报要点记下，送有关部门、科室传阅。假如不涉及各部门、科室，只是通常查询、确认或者联络性电报，主管科室或者部门全权负责予以处理。第三十三条向外部发电报时，务必用邮电部门的电报用纸起草电文，呈主管上司或者领导审核。1 .须请示审批尽量使电文简明扼要，使用标准的邮政省略符号与简称。2 .须请示审批注明发电者姓名、日期与具体指示，特殊情况下如何处置的办法与手段。第三十四条须请示审批电报发出后务必给庶务科以回执；并告诉庶务科有无必要催促对方回电。第三十五条须请示审批与调查、询问、联系等无关的电报，或者者一些无关紧要的电报，由庶务科全权处置。第八章文书的整理与储存第三十六条文书按内容进行整理，并区分两类文书分别保管，一类是尚未完结的文书，另一类是能够归档的文书。第三十七条全部完结的文书，分别按所属部门、科室、文制度名公司文书管理规定电子文件编码GLZD223页码8-8第三十九条分公司或者分支机构的文书，分为两类，一类特别重要文书，直接归主管领导储存；另一类通常文书，留存各部门或者科室保管。第四十条文书的储存年限如下：1 .永久储存文书，包含章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书、股票关系书类；重要的诉讼关系文书；重要的官方许可证书；有关公司历史的文书；决算书与其他重要的文书。2 .储存5年文书，指不需要储存10年的次重要文书。3 .储存1年文书，指无关紧要的，或者者临时性文书。假如是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定储存年限。本条规定以外的文书储存年限，依法律或者部门主管指示。第四十一条须请示审批全部重要的机密文书，一律存放在保险金库或者带锁的文件柜之中。第四十二条储存期届满的文书，与没必要继续储存的文书，经主管决定，填写登记废止理由与日期之后，能够予以销毁。机要文书一律以火焚的方式销毁。第四十三条假如职务或者部门划分发生变更，文书存档归