财务档案管理规定.docx

财务档案管理操作规范总体规定：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的保密制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵照中华人民共和国会计法、中华人民共和国档案法以及地产财务档案管理措施。为实现财务档案保管整顿工作的规范化，便于档案的管理和运用，根据集团、总部对规范财务基础工作的有关规定，制定本操作规范。一、财务档案的内容及分类1、凭证类。重要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类。重要有总账、明细账、日志账、各类辅助账簿、其他会计账簿。3、汇报类。重要有月度、季度、年度会计汇报、财务分析及管理汇报、专题汇报、其他汇报；4、银行资料；5、税务资料;6、各类协议；7、财务人事档案；8、企业制度文献；9、其他类：重要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调整表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他平常核算和财务管理过程中形成的档案材料。二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指导。2、附件原则、内容及粘贴次序参照报销付款操作规范。三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日志账、明细账和其他辅助性账簿。2、现金日志账和银行存款日志账不得用银行对账单或者其他措施替代。3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置B¾规定打印数量账、三栏账、多栏账、日志账，且必须打印到最明细级。应当按实际使用的账页次序编定持续页号，不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目。往来账有辅助核算时要打印客商辅助核算帐页。6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订,考虑的装订成本和装订厚度问题,可合适合并装订,每册内封后附账簿科目目录。7、分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“企业名称、企业LoG0、汇报名称、汇报年度”。8、会计账簿由封面、账页、封底三部分构成，装订应符合美观、牢固、易于保管的原则。每本厚度适中，以不超过3CM为宜。四、档案归档管理1、财务档案归档总体规定1.1 归档的会计档案应具有持续性、系统性、综合性和完整性，必须真实精确地反应财务活动B¾全过程和历史面目。归档分类及次序，参照总部的财务档案归档目录，详见附件。1.3归档时，多种会计档案都必须按规定装订成册，按统一规格，内容详细填写封面和端面，并将单位、年月、名称、卷号等所有写明，不得随意省略，填写时要用钢笔或签字笔，不得用圆珠笔，铅笔或红笔。1.4 会计档案的封面及档案文献盒侧封，详见附件，规定统一原则，严格执行。规定按照原则次序进行摆放。1. 5财务人员在接受各类档案前必须进过严格审查，审查各档案要输与否填写完整，有关签字与否齐全，审查合格后与送达方当面共同签收。1.6财务人员在接受到各类会计档案后，必须在当日进行登记归档。2、各类档案0归档规定举例2.1 每类档案规定资料齐全、完整，以打开该档案资料不用翻阅其他资料为原则，以纳税申报资料档案为例，所需档案资料阐明如下：1）封皮；2）目录（若资料较多）；3）纳税申报表；4）各税种税款计算清单（若有）；5）税票、完税证（若有）、拨款回单（若有）复印件；6）付款审批单、纳税OA审批（若有）复印件。2.2 装订规定分档案类别按月或按次整顿、按年装订。按月或按次整顿时，每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮，封皮打印上企业LOGOo分档案类别进行按年度汇总装订，用蓝色皮纹纸做封皮，左侧装订，封皮打印上“企业名称、企业LOGO、档案名称、档案年度”。此类档案平常进行整顿，归入档案盒，会计年度结束后统一进行装订。图片3、各类档案的存档方式根据财务档案的零碎程度以及查阅频度，可采用不一样的存档方式：3.1 订本式。零碎度高、查阅频度低的J文档，一般采用订本式存档，防止散失。合用类型一般有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等。3.2 活页式.零碎度高、查阅频度高B文档，一般采用活页式存档，装入、取出以便。合用类型一般有协议、公文、企业制度、台账等。3.3盒装式。零碎度低、查询频度低日勺文档，一般采用盒装式存档。合用类型一般有审计汇报、验资汇报、会计档案保管清册等。3.4袋装式。零碎度低、查询频度高的文档，一般采用袋装式存档，便于翻阅、查找、抽取。合用类型一般有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案。寄存同类档案的档案袋应装入档案盒中存档。4、经济协议档案管理4.1经济业务协议存档分类业务分类编号协议类型备注收入Ol物业管理协议02多种经营协议03广告位协议04租赁协议支出05物管部协议06工程部协议07企划部协议08行政部协议09保险协议10资本性支出协议其他11其他协议4.2协议接受前0审查D使用集团规定B¾文本，与否未经审批改动集团规范文本，不能使用集团规定文本的，与否通过有关审批；2）审查企业法律顾问出具的书面意见。3）经办人按协议审批意见完善协议文本，保证拟签文本同审批文本内容一致;4）协议文本（含附件）超过两页（含两页）B¾,必须“骑缝”盖章，保证每页均有印痕；5）协议签章页必须具有正文内容，不得单独成页；6）当事人主体名称与印章与否一致；7）如有授权代理人，则需查验与否有授权文献；8）协议内容与否完整；9）附件与否完整；10）签订时间与否填写等。4.3协议归档4.3.1财务部必须以协议原件归档；4.3.2按4.1协议类别分类归集、装订、保管协议档案，协议文本超过一种档案盒时，在档案的侧封上标注“一、二、三”进行分类；4.3.3协议补充条款或补充文献，必须同主协议一起保管；4. 3.4直接委托审批资料附在协议背面，招投标协议仅把协议审批OA附后，其他招标资料单独寄存。4.4 采购协议的档案规定符合制度0¾直接委托协议后附要件：2）符合制度0直接委托审批表（原件）；3）询价函（三方比价为所有供方反馈0¾询价函）（原件）；4）三方比价会签表（2万元以上直接委托业务）（原件）；5）价格及协议谈判会议纪要（原件）；6）拟委托单位的营业执照、资质证书（如有）等文献（复印件加盖单位公章）；7）外聘律师审核意见。不符合制度B¾直接委托协议后附要件：1）不符合制度的直接委托审批表（原件）；2）市场调研汇报（原件）；3）拟委托单位原始报价单（盖章）（原件）；4）价格及协议谈判会议纪要（原件）；5）拟委托单位B营业执照、资质证书（如有）等文献（复印件加盖单位公章）；6）外聘律师审核意见。招投标协议的后附要件：1）后附协议签订审批OA；2）协议谈判记要（原件）；3）协议审批表（原件）;4）中标单位调整报价（若有）；5）律师审核意见书（原件）。4.4.4续签协议后附要件：1）协议续签审批0A；2）履约评估表（原件）；3）价格及协议谈判会议纪要。4.5 招投标采购档案管理招投标资料分类单独存档：年度招标采购计划1）审批0A；2）年度招标（采购）计划审批表（各企业）（原件）；3）年度招标（采购）计划调整表。入围单位及招标文献审批资料无合格供方库入围单位及招标文献审批流程附件规定：1）入围单位及招标文献审批0A；2）招标小组组员审批表（原件）；3）单项招标计划倒排表；4）入围单位评估资料，包括：投标单位推荐表，拟入围单位基本信息评审原则，投标单位基本信息调查表（加盖投标单位公章），拟入围单位评审表,现场考察计划，现场考察评分表，拟入围单位现场考察评估表，投标承诺函，入围单位评估会签表；5）入围单位营业执照及资质证明（加盖对方印鉴的复印件）包括但不限于:有效的营业执照（复印件加盖单位公章），税务登记证（复印件加盖单位公章）,组织机构代码（复印件加盖单位公章），有效的企业资质等级证书（复印件加盖单位公章），企业近三年的财务报表（如有）（复印件加盖单位印章），企业安全生产许可证（如有）（复印件加盖单位公章），质量、环境及职业健康安全认证证书（如有）（复印件加盖单位公章），近三年内所承揽的类似项目业绩清单,并附重要项目协议复印件；6）招标文献会签表（原件）；7）招标文献。有合格供方库入围单位及招标文献审批流程附件规定：1）入围单位及招标文献审批0A；2）招标小组组员审批表（原件）；3）邀请投标的合格品牌库名目；4）邀请单位投标承诺函（原件）；5）招标文献会签表（原件）；6）招标文献。定标审批资料规定：1）定标审批0A；2）定标审批表（原件）；3）评标汇报（原件）包括：（包括封皮、回标登记表、开标识录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件）；4）各单位投标文献（包括技术标和商务标）（原件）；5）对招标过程的尤其阐明（会议签到表、会议纪要等）。五、电子档案的管理1、财务部须购置专用移动硬盘，用于电子财务档案0¾备份管理。2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案0¾存档。3、电子档案目录的建立参照附件：财务档案归档目录档案省理制度2012年财务电子档案存档VOl工商税务资料J02_税务申报资料J03_银行相关资料04_制度法规文件J05货算考核文件J06!务人员档案07_核篁附件档案J08_日常经营合同J09一台账档窠10_公司会计报告JIL公司会计账簿J12_培训资料文件13工地类资料JIL内控管理文档4、电子文档搜集需要编制电子版aJ电子文献登记表，该表与电子文献同步保留。重要书面文档需要进行扫描存档。5、电子文档归档前，档案管理员对电子文献0真实性、完整性和有效性进行鉴定检查，验收合格后存入有关档案目录。6、归档载体的保管。归档载体应由兼职档案管理人负责保管，防止丢失；寄存时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20；相对湿度选定范围：35%-45%o7、电子文档的运用。归档电子文献的封存载体不应外接；未经有关同意不得私自复制电子文献。六、档案室的管理1、档案室规定1. 1财务部争取设置部门独立的档案室。I 2档案室必须安装防盗门、防盗窗。窗户不易过大，保持通风。II 3档案室配置消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施。III 不得使用木质档案橱柜。IV 5环境温度选定范围：14.20；相对湿度选定范围：50%-60%o2、档案管理员的岗位职责2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员，出纳不得兼任档案管理员。2. 2按照本指导规定建立财务档案。2.3规定兼职档案管理员，理解一定B档案专业知识。负责对财务部形成0多种文献材料0搜集、整顿、立卷、归档工作进行监督和指导。2. 4集中统一管理本部门多种门类载体B¾档案，积极提供运用，为各项工作服务。3. 5按规定向企业档案室移交应有关档案。4. 6办理领导交办的其他档案业务工作。3、档案室安全规范3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一负责人。3. 2档案库房要保持干燥清洁，做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变，应配置降温、去湿、温湿度测试等设备。及时清理杂物，保持室内整洁卫生。3 .3严谨寄存和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品，严谨任何火种带入室内，严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具，不准使用蜡烛照明。室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。4 .4除财务装订机和室内空调外，严谨在档案时内使用其他任何电气设备，装订机使用完毕必须拔除电源。3. 5档案室是机密部位，非工作人员未经同意，不得随便进入室内。档案室门、箱柜门应结实防盗及时上锁，钥匙应制定专人负责保管，工作人员随手关窗锁门。非档案管理人员不得私自进入档案室。3. 6各类资料进入档案室，必须严格登记制度、偿还制度，机密资料、人事档案严防丢失，严防泄密事件B¾发生。3. 7档案工作人员每月应对所保留的档案进行一次检查，并做好检查记录,发现问题应及时汇报并采用对应0措施。5. 8下班前或工作结束时，做全面安全检查，切断电源、关好门窗、消除一切隐患。假期、节日要尤其加强看护、保证安全。七、档案的保密制度6. 档案管理人员必须树立高度的保密观念，遵守企业各项保密制度。7. 凡未经公布的记录数字，未作结论的事项，应作内部管理，不得私自扩散。3、凡作秘密和内部管理0¾档案，应严格履行查阅审批手续，严禁私自拍照和复制，运用者应严格遵守保密规定，不得泄露企业秘密。4、不得泄露所管理档案内容，不将档案借给无关人员，不准无关人员进入档案室。5、定期检查不安全原因，发现问题及时补救，保证保密档案的绝对安全。6、凡波及不适宜公开0档案资料和数据，应作秘密保管并严格控制查阅范围，需要查阅者，须经企业有关领导同意。7、严格档案借阅审批手续，因工作需要，须复印、摘抄有关保密档案时，必须经有关领导同意。八、档案0借阅1、企业内部借阅会计档案，需填写档案借阅审批表，经部门负责人签批后报财务负责人审批，审批通过后方可进行借阅;2、企业外部人员借阅会计档案需持正式简介信等有效证明，填写档案借阅审批表，经企业业务经办部门负责人、企业总经理及财务负责人同意同意后,方可借阅；3、借阅人员不得将会计档案携带外出，特殊状况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期偿还;档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续；4、应设置财务档案借阅登记簿，登记借阅档案名称、借阅时间、偿还时间、备注等内容，借阅人应在登记簿签字。5、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文献材料上划线、打钩、做记号、折角等，严禁涂改和拆、撕档案。九、档案的移交及销毁1、财务档案的移交1.1 会计档案归档应填写档案移交清册，一式两份，双方各留一份，以便备查。超过两年的会计档案，财务部每年统一移交到行政部企业档案室，移交时须填写好档案移交清册，双方应就移交档案进行查对，并在移交目录上签字确认。1.3部门员工调（离）职时，应交档案手续整顿好后填写财务工作交接单（含交接清册）进行移交。2、财务档案0销毁2.1 财务档案一般保管期限为23年，期满后可根据详细状况办理销毁手续。2.2 档案销毁首先须通过鉴定，确认已无查证和保留价值之后，列出清单，登记造册，由存档部门提出申请和分管领导审批同意后，同意销毁。2.3 对同意可销毁的档案，要填写好档案销毁清册再销毁。2.4 销毁工作应由鉴定小组监销，并在档案销毁清册签字。2.5 档案销毁后，要及时在对应0查询工具中予以注销，并保留好销毁记录。附表2-4财务档案归档目录编号档案名称存档内容存档方式（一）工商税务资料1、工商年检资料；2、验资汇报（原件）；3、税务登记证；4、税务登记及变更文献；5、发票领购薄；6、税收优惠批复文献；7、审计汇报盒装（二）税务申报资料1、地税税务申报资料；2、国税税务申报资料；月度盒装年末装订成册（三）银行有关资料1、开户许可证；2、申请开立、变更账户资料；3、银行印鉴卡、贷款卡；4、现金/转账支票领用登记薄；5、支票领购登记薄（指对银行）；6、银行余额调整表、对帐单7、现金盘点表盒装/保险柜（四）制度法规文献1、集团财务部下发有关制度及告知2、万达商管财务部下发有关制度及告知3、上报集团有关申请的批复文献月度盒装年末装订成册（五）预算考核文献1、月度预算执行分析资料2、资金类报表3、租金类报表4、筹办期专题资金使用状况资料5、上级考核汇报及整改汇报月度盒装年末装订成册（六）财务人员档案1、财务人员入职、转正、晋级、调薪等审批手续；2、财务人员考核资料3、财务人员交接资料月度盒装年末装订成册（七）核算附件档案1、每月工资报表；2、月度工资发放表；3、人员调薪有关文献4、业务招待费申请单月度盒装年末装订成册（八）平常经营协议1、各业主物业管理协议2、广告协议；3、停车场管理协议；4、工程协议（包括已交易企业资本性支出类协议）；5、保洁外包协议6、多种经营协议7、保险协议8、租赁协议9、其他类按协议类别/详细状况归档（九）台账档案1、停车场收费台帐；2、物业管理费台帐；3、多种经营收费台帐。4、纳税记录台帐5、租金台帐6、固定资产台帐7、专题资金使用台帐（开办费、招商费、庆典费、宣传推广费等）8、其他类月度盒装年末装订成册(+)企业会计汇报1、月度会计报表；2、季度会计报表、附注及审计明细表；3、年度会计决算报表4、清产核资汇报5、审计汇报月度盒装年末装订成册（H-一）企业会计账薄1、现金、银行日志账；2、科目余额表；3、总分类账、明细分类账；4、其他与会计凭证、会计账薄有关的档案资料月度盒装年末装订成册（十二）培训资料文献1、万达商管培训资料；2、各地方企业培训资料；月度盒装年末装订成册（十三）其他类资料1、其他财务应存档的资料月度盒装年末装订成册1、管理提议书（内部稽核汇报）2、停车场稽查汇报（十四）内部管理文档3、4、5、资金安全专题稽查汇报资产盘点汇报及盘点表多种经营巡场汇报及巡场表月度盒装年末装订成册6、收据发票稽核汇报7、库存材料盘点表附表2-5财务档案保管期限序号档案名称保管期限备注会计凭证类1原始凭证23年2记账凭证23年3汇总凭证23年二会计账簿类1总账23年2明细账23年3日志账23年现金和银行存款日志账保管25年4固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5辅助账簿23年三财务汇报类包括各级主管部门汇总财务汇报1月、季度财务汇报3年包括文字分析2年度财务汇报永久包括文字分析四其他类1会计移交清册23年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调整表5年5银行对账单5年6计算机备份软盘及磁带25年7计算机运行日志5年