质量及环境管理体系认证：程序文件（2022版）.docx

质量环境管序文件编号：版本：编制：审核：批准：受控号：2022年3月15日发布2022年4月1日实施目录文件控制程序HT.QE/CX-01-20224记录控制程序HT.QE/CX-02-20228环境因素识别评价程序HT.QE/CX-03-202211法律法规与其他要求获取识别程序HT.QE/CX-04-202216信息交流控制程序HT.QE/CX-05-202219管理评审控制程序HT.QE/CX-06-202223教育培训控制程序HT.QE/CX-07-202225产品要求评审控制程序HT.QE/CX-08-202229产品出口控制程序HT.QE/CX-09-202232服务控制程序HT.QECX-IO-202235设计开发控制程序HT.QE/CX-11-202238物资采购控制程序HT.QE/CX-12-202241进口物资采购控制程序HT.QE/CX-13-202247工艺控制程序HT.QECX14202254测量和监控设备控制程序HT.QE/CX-15-202258节约能源、资源控制程序HT.QE/CX-16-202263节约原辅材料控制程序HT.QE/CX-17-202266水污染控制程序HT.QE/CX-18-202269废气及粉尘控制程序HT.QE/CX-19-202272噪声控制程序HT.QE/CX-20-202274固体废弃物控制程序HT.QE/CX-21-202276化学品控制程序HT.QE/CX-22-202279油品控制程序HT.QE/CX-23-202282设备管理控制程序HT.QE/CX-24-202285新改扩建项目环境保护控制程序HT.QE/CX-25-202289相关方控制程序HT.QE/CX-26-202294应急准备和响应控制程序HT.QE/CX-27-202297内部审核控制程序HT.QE/CX-28-2022100产品检验和试验控制程序HT.QE/CX-29-2022104监视和测量控制程序HT.QE/CX-30-2022108合规性评价控制程序HT.QE/CX-31-2022Ill不合格品控制程序HT.QE/CX-32-2022113不符合、纠正措施和预防措施控制程序HT.QE/CX-33-2022116数据分析管理程序HT.QE/CX-34-2022119组织的环境、相关方分析及风险管理程序HT.QE/CX-35-2022123知识管理控制程序HT.QE/CX-36-2022127变更管理程序HT.QE/CX-37-2022131文件控制程序HT.QE/CX-01-20221、目的通过规定管理体系文件的编制、修改和批准程序，确保各部门与管理体系有关的人员均能及时得到并使用有效的版本文件。2适用范围本程序适用于所有与管理体系有关文件的控制，包括有关国家行业标准和顾客提供的标样等外来文件以及微机中贮存的文件及软盘文件的控制。3、职责分工3.1 最高管理者负责审批管理手册；3.2 管理者代表负责审批质量环境管理程序文件；3.3 部门分管总经理负责审批部门作业指导书；3.4 生产中心负责组织质量环境管理手册和程序文件的编制、发放、修订、回收等的控制和管理；3.5 各相关部门负责编制、修订、更改、控制和管理本部门的作业指导书及其它外来文件的管理。4、工作程序4.1 文件的分类和编码4.1.1 文件的分类质量环境管理体系文件分为质量环境管理手册、程序文件、作业指导书三级文件。4.1.2 文件的编码公司一级、二级、三级文件由生产中心统一编号，部门作业指导书由各部门按照文件记录编码规则自行编号。4.2 文件的编制4.2.1 管理手册、程序文件由生产中心负责牵头组织，各相关部门参与编制。4.2.2 各部门内部作业指导书由部门自己负责编制。4.3 文件的审批4.3.1 管理手册由最高管理者审批；4.3.2 管理程序文件由管理者代表审批；4.3.3 部门作业指导书由部门分管总经理审批；4.4 文件的生效未特别注明时，文件自批准之日起生效，文件上注明生效日期的，按标注日期生效。4.5 文件的发放4.5.1 发放范围a.管理手册、程序文件在最高管理者、管理者代表、各职能科室负责人、各分公司董事长、分公司经理、车间主任和科室长范围内发放。b.作业指导书在车间各工段、特殊、重要岗位发放；4.5.2 文件的发放分“受控”和“非受控”两种，对于所有受控文件发放之前，由生产中心统一加盖“受控”章和受控号，文件领用人在文件发放记录上签字，并建立文件接收记录。4.6 文件的评审修订4.6.1 生产中心负责组织相关部门根据管理体系的运行情况在每年内审后对管理手册和程序文件的使用情况和充分性进行评审，并在下列情况下进行不定期评审。a.方针发生变更时；b.组织机构发生变更时；4.6.2 各子公司和职能部门根据本部门体系的运行情况，每年内审后对作业指导书的适用性进行定期评审。4.6.3 文件需要更改时，由原编写部门填写文件修改记录，说明更改原因，经原审批部门领导批准后，进行更改。4.6.4 文件更改后，文件的发放由原发放部门负责，同时收回相应作废文件，并在文件发放登记表备注栏内注明，对需要留存备查的原文件，应在原文件上加盖“作废”章，并与现行文件分开。4.7 文件的管理4.7.1 生产中心负责建立公司文件清单，各子公司及职能部门建立相应的文件清单，各部门按照文件管理范围建立文件接收记录，由专人负责妥善保管，以便于查阅。4.7.2 若文件丢失或严重破损影响使用时，文件使用人应提出书面申请，并到生产中心办理重新领用手续，对外发的文件生产中心应重新编制受控号,原文件受控号作废。4.7.3 公司所有受控文件不得私自涂改，复印和外借，确保文件清晰、整洁和完好。4.7.4 文件持有者因工作变换或从事与文件无关的工作时，应主动上交文件。5、相关文件HT.QE/III-01-20224.7.5 文件的销毁：作废文件由生产中心负责统一收回，加盖作废章后及时销毁并做好文件销毁记录。文件记录编码规则6、相关记录文件发放记录HT/R21-01文件接收记录HT/R21-03文件销毁记录HT/R21-05文件修改记录HT/R21-31文件清单HT/R21-19记录控制程序HT.QE/CX-02-20221、目的通过对记录进行控制，以便提供符合要求和管理体系有效运行的依据，为实现追溯性和采取纠正预防措施提供证据。2、适用范围本程序适用于管理体系建立、实施和保持中所形成的所有记录。3、职责分工3.1 各子公司技术部是记录表格的归口管理部门，负责对记录表格设置印刷进行控制。统计科负责记录表格的发放和记录的数据分析。生产中心是全公司记录的管理部门，负责对记录表格进行监督、备案和管理。3.2 各部门是记录的管理部门，负责填写本部门分管范围内的记录并妥善保存。4、工作程序4.1 记录表格的建立4.1.1 记录表格的设置，先由使用部门负责设计表样。4.1.2 子公司生产技术部审核修改后，按文件记录编码规则统一编号，同时报生产中心备案。4.2 记录表格的印刷记录表样经子公司生产办编号登记、子公司生产老总审核批准后，交付印刷。4.3 记录的填写4.3.1 记录填写要专人负责，能胜任者方可填写；不能胜任者，不得上任。4.3.2 记录的填写一律用钢笔或圆珠笔，字体要工整，清晰。4.3.3 涂改要求：记录中确系笔误的数据，需修改时，涂改人必须在数据上斜划两下，并将正确数据填写一旁，不得直接将原始记录涂改。4.4 记录表样的修订记录表样可根据生产的发展、工艺的改进及统计核算工作的需要进行修订，正常情况下，每年修订一次，如遇特殊情况可提前或延缓Q当记录表样的修订内容较大需要报废时，由使用部门提出申请，经部门总经理批准后，由生产中心登记核销。4.5 记录的管理4.5.1 生产中心负责建立公司记录清单，各子公司及职能部门建立本部门记录清单。4.5.2 空白记录各部门自行管理，部门使用记录由统计员发放使用。4.5.3 各部门填写后的记录，由分管统计员每天收取一次，汇总、整理。4.5.4 各部门记录由各部门负责保存，提供查阅，一般情况下，记录不外借，如合同要求时，经子公司总经理或管理者代表批准，方可将记录提供给顾客或其代表评价时查阅。4.5.5 与管理体系有关的记录有永久保存价值的，应归档保存；法规有要求时,按法规规定；具体保存期限执行记录清单中规定的保存期限。4.5.6 超过保存期限的记录，由使用部门填写文件作废申请单，报子公司生产办经子公司总经理或管理者代表批准后处置。5、相关文件文件记录编码规则HT.QE/III-01-20226、相关记录记录清单记录领用登记台帐HT/R21-20HT/R21-08HT/R21-24记录印刷登记台帐环境因素识别评价程序HT.QE/CX-03-20221、目的识别本公司活动、产品或服务中的全部环境因素及可望施加影响的环境因素，确定重要环境因素并依据实际情况及时调整和更新其内容。2、适用范围本程序适用于本公司活动、产品或服务所覆盖范围内的环境因素的识别与评价。3、职责分工3.1 各部门负责识别本部门的环境因素。3.2 生杰环境科负责汇总各部门环境因素并识别评价出公司重要环境因素。3.3 环境管理者代表负责审批公司重要环境因素。4、工作程序1.1.1.1 的识别4.1.1 环境因素的识别范围4.1.1.1 公司的活动、产品或服务中的环境因素。4.1.1.2 相关方提供的产品和服务中可标识的环境因素。4.1.1.3 已纳入计划的新扩改项目中的环境因素。4.1.2 环境因素识别方法按工艺流程进行投入和产出的污染物排放的分析，以及按活动内容现场观察，同有关人员面谈并查阅相关文件和记录。4.1.2.1 在环境因素的识别过程中应注重现在、过去、将来三种时态和正常、异常、紧急三种状态下存在的问题。4.1.2.2 三种时态：a.过去时：过去曾发生的环境影响或事故。b.现在时：正在产生环境影响的环境因素。c.将来时：存在可能但尚未产生环境影响的环境因素。4.1.2.3 三种状态：a.正常状态：日常生产过程中经常发生的环境因素。b.异常状态：生产过程中开机、停机、检修等情况下产生的环境因素。c.紧急状态：不可预见的意外或紧急情况下产生的环境因素，如火灾、各类事故等。4.1.2.4 九种类型：a.有关大气污染方面的问题；b.有关水体污染方面的问题；c.有关噪音污染方面的问题；d.有关固体废物方面的问题；e.有关土地污染方面的问题；f.有关能源与资源消耗方面的问题；g.有关健康影响方面的问题；h.有关放射性辐射、热辐射、热污染方面的问题；1 .其他区域性环境问题。4.1.3 环境因素的识别步骤4.1.3.1 生态环境科将环境因素排查登记表分发到各部门。4.1.3.2 各部门根据本部门的实际情况确定环境因素并填写环境因素排查登记表，反馈生态环境科。4.1.3.3 生态环境科对各部门填写的环境因素排查登记表进行复核，对遗漏的环境因素进行补充，编成环境因素清单并分发到各部门。1.1.1.2 因素的评价4.2.1 重要环境因素的评价依据1.1.1.3 本公司的环境特性，对环境因素作如下分类：第一类：违反法律、法规及标准要求。第二类：大量污染物排放及资源消耗，重大健康及安全隐患，影响生态环境。第三类：一般性污染物排放及资源消耗，一般性的健康及安全隐患。第四类：少量的污染物排放及资源消耗，对环境具有轻度影响。第五类：对环境有改善或促进作用的。4.2.1.2 按照环境因素的控制难易程度，分为三级：第一级：投资及技术支持，通过加强管理可持续改进。第二级：无投资或低费投资，加强管理可明显改善或控制。第三级：目前改进有一定难度或暂不可行，列为未来改进因素。4.2.1.3 重要环境因素的评价方法4.2.1.4 根据以上评价依据采用矩阵评价法识别重要环境因素。4.2.1.5 重要环境因素的判定准则4.2.1.6 违反法律、法规及标准要求的。4.2.1.7 不违法，但当地政府高度关注或强制监测的。4.2.1.8 大量污染物排放及资源消耗，重大健康及安全隐患，影响生态环境，通过投资、技术支持、加强管理可持续改进的为重要环境因素。4.2.2重要环境因素的评价步骤4.2.2.1 生态环境科负责按照重要环境因素判定准则评价公司重要环境因素，评价过程中，填写重要环境因素评价矩阵表。4.2.2.2 生态环境科对评价结果确认后，填写重要环境因素清单，报环境管理者代表批准。4.2.2.3 生态环境科负责把重要环境因素清单传递到各相关部门，作为建立目标、指标和方案的依据。4.2.2.4 各部门依据公司重要环境因素清单制定本部门的重要环境因素清单，报部门领导批准。4.3 环境因素的更新出现下列情况时，各部门对部门环境因素进行确认，生态环境科对本公司环境因素和重要环境因素进行重新确认，具体按本程序4.1.3、4.2.4进行。4.3.1 管理评审要求；4.3.2 相关环境法律、法规及其他要求变化时（新的法规出台，旧的法律法规废止时）；4.3.3 集团公司的组织机构发生较大变化时；4.3.4 相关方有严重的信访投诉时；4.3.5 审核中发现环境因素识别有遗漏时；4.3.6 新改扩建项目时；4.3.7 重大事故发生时。4.4 环境因素的识别、环境影响评价过程中的相关记录、由生态环境科及各相关单位保存，保存期限三年。5、相关文件环境因素清单HT/R32-37重要环境因素清单HT/R32-386、相关记录环境因素排查登记表HT/R32-24HT/R32-25重要环境因素评价矩阵表法律法规与其他要求获取识别程序HT.QE/CX-04-2022K目的明确本公司与环境相关的生产、管理活动应遵循的法律、法规及其他要求,并提供获取途径，为体系的运行提供依据。2、适用范围适用于与公司有关的环境法律法规及其他要求的获取、识别及传达工作。3、职责分工3.1 生杰环境科负责获取适用于本公司的环境法律法规和其他要求，会同相关部门对其适用性进行确认，并将其传达到有关部门。3.2 各部门负责贯彻实施相关法律法规及其它要求，并将从上级部门接收到的环境法律法规及其它要求及时向生态环境科传达。4、工作程序4.1 适用于公司的法律法规和其他要求包括4.1.1 宪法、刑法、环境保护法和单行法；4.1.2 全国人大和省人大颁布的有关条例和实施细则；4.1.3 国务院、各部委、局颁布的环境质量标准和污染物排放标准、产品标准等;国家和地方颁布的标准；4.1.4 关于环境保护及相关的国际公约；4.1.5 其他要求包括各级政府有关与环境保护相关的规范性文件、地方有关要求、相关行业要求、非法规性文件和通知等。4.2 法律法规与其他要求的获取途径4.2.1 国家环保法律、法规要求和标准从中国环境报、国家生态环境部、Internet网站、专业出版社、有关部门等渠道获取。4.2.2 从XX省环保局或网站获取XX省的环境法律法规、标准和要求。4.2.3 从市、XX县环保局或网站获取市、XX县的法律法规和标准要求。4.3 法律法规与其他要求的识别4.3.1 生态环境科接收到与本公司活动、产品和服务中存在的环境因素，有关环境法律法规信息后，会同相关部门逐一进行识别，确定适用于公司活动、产品或服务的法律法规和其他要求。4.3.2 生态环境科对识别出的适用于公司的环境法律法规及其他要求进行整理分类，登录形成法律法规和其他要求清单，对重要环境因素相关的法律法规及其它要求应识别到具体条款、环境标准到限值。4.4 法律及其他要求的传达、实施4.4.1 生态环境科将适用于公司环境管理的法律法规和其他要求清单报环境管理者代表批准后下发。4.4.2 法律法规及其他要求清单通过OA办公系统发放，各部门相关人员通过个人办公账户登录查阅，微机暂时未联网的部门可随时通过已联网微机查阅。4.4.3 各部门根据XX法律法规和其他要求清单，识别评价出适用于本部门的法律法规和其他要求清单，并将有关内容向部门员工传达。4.5 法律法规及其他要求的更新4.5.1 生态环境科每年对法律法规及其他要求进行一次更新。452更新的XX法律法规和其他要求清单，生态环境科负责按照前述4.4的相关要求更新、传达到各相关部门，具体执行文件控制程序。5、相关文件文件控制程序法律法规和其他要求清单6、相关记录法律法规和其他要求适用性评价表HT.QE/CX-01-2022HT/R32-39HT/R32-40HT/R32-22法律法规和其他要求合规性评价表信息交流控制程序HT.QE/CX-05-2022K目的建立公司内外部信息交流沟通的渠道，明确信息交流的要求和方式，确保公司内外部信息能够及时、准确地接收、传递、处理和反馈。2、适用范围本程序适用于公司内部的信息交流，以及与外部相关方的信息沟通。3、职责分工3.1 环境管理者代表负责与政府或上级主管部门、认证机构的联络，并通报公司环境管理方针、目标、指标和方案的有关内容；负责批转处理外部相关方的投诉；负责将体系运行情况、内审结果、纠正和预防措施执行情况、管理评审情况向最高管理者汇报。3.2 生态环境科负责处理与环境管理相关的政府、组织的相关信息；负责公司内部各业务部门获取的外部重点环境信息的研究、处置。3.3 生产中心具体负责与认证、咨询部门的信息交流，负责相关方及公司内部对体系要求信息的处理。3.4 供应贸易公司负责与原辅材料、化学品、油品供货商等部门其他相关方的信息交流，并具体处理外部相关方的投诉。3.5 治安安全管理公司负责与公安、消防及部门其他相关方的信息交流，并具体处理外部相关方的投诉。3.6 建设工程管理公司负责与工程承包方等相关方的信息交流，具体处理各相关方的投诉。3.7 总裁办负责与各电视台等新闻媒体及公司内部的信息交流，并具体处理外部相关方的投诉。4、工作程序4.1 外部信息交流4.1.1 交流的内容4.1.1.1 委托外部机构监测的结果及来自其它外部的信息；4.1.1.2 来自于环境法律、法规和其他要求等方面的信息；4.1.1.3 来自相关方的要求和抱怨；4.1.1.4 对相关方的调查和沟通信息；4.1.1.5 公司环境方针的对外宣传。4.1.2 交流的方式4.1.2.1 有关法律法规获取、识别、传达见法律法规获取识别程序o4.1.2.2 各有关部门接收的外部环境信息由接收部门做好记录并与生态环境科进行交流。4.1.2.3 生态环境科对接收的外部环境信息及各部门业务联系渠道获取的外部环境信息（包括相关方的要求、期望）应进行研究处理并及时反馈接收部门，由接收根据实际情况做出处置，必要时应制订相应的改善措施并验证效果。若发现较大、重大问题应向管理者代表报告并做好记录。管理者代表对接收的报告可直接批复处理意见。4.1.2.4 生态环境科对上述批复意见要迅速向各有关部门（职能）传达，并要求各有关部门制订纠正（改善）方案，立即实施并对效果验证。4.1.2.5 按原信息来源尽快将公司制订的解决方案、计划、实施效果，以书面或口头形式给外部相关方答复。41.2.6对外宣传由宣传科负责，编写需要的宣传材料，材料可以是书面、电子媒介、宣传广告等各种形式。4.2内部信息交流4.2.1 交流的内容4.2.1.1 环境方针的传达；4.2.1.2 环境因素和重要环境因素的识别、评价与更新信息；4.2.1.3 环境法律法规及其它要求的识别、更新和符合性评价信息；4.2.1.4 环境目标、指标、管理方案的传达及完成情况的信息4.2.1.5 机构、职责变动的信息；4.2.1.6 培训计划和实施情况信息；4.2.1.7 文件评审和修订的信息；4.2.1.8 运行控制情况信息；4.2.1.9 应急准备与响应信息；4.2.1.10 监测、测量信息，不符合与纠正情况信息；4.2.1.11 内审、管理评审、外部审核信息；4.2.2 交流的方式4.2.2.1 最高管理者、管理者代表有关环境管理工作的指示、决定、要求等由部门领导负责传达。4.2.2.2 生产中心将环境管理体系总体运行情况与管理者代表进行交流。管理者代表与最高管理者进行信息交流。4.2.2.3 各部门（职能）之间环境管理信息交流、联络、答复等应详细记录。4.2.2.4 对于紧急状态下产生的信息由产生部门直接传递到公司领导。4.2.2.5 不符合、纠正和预防措施的实施部门必须在整改过程中将信息传递到生产部。4.2.2.6 对重要信息的处理方案交管理者代表组织讨论，生产部记录其决定，整理后送最高管理者决策审批，并下达给相应的责任部门。5、相关文件法律法规和其他要求的获取识别程序HT.QE/CX-04-20226、相关记录环境信息交流台帐HT/R21-35管理评审控制程序HT.QE/CX-06-20221、目的通过管理体系和方针目标的评价，确保管理体系的适宜性、充分性和有效性，以实现管理体系的持续改进。2、适用范围本程序适用于本公司管理体系、方针、目标的适宜性、充分性和有效性的评审。3、职责分工3.1 公司最高管理者主持管理评审。3.2 管理者代表组织有关部门进行具体的准备工作。3.3 生产中心是管理评审具体的操作部门。4、工作程序4.1 评审的时机和频率4.1.1 管理评审一般安排在每年的年底进行。4.1.2 特殊情况下应安排的评审：a.市场环境发生重大变化时；b.公司的经营方针发生重大变化时；c.第三方审核发现重大问题或产品质量、环境管理发生重大问题时。4.2 评审程序4.2.1 管理者代表组织有关部门进行具体的准备工作。评审输入主要包括：a.内部和外部管理体系审核结果；b.顾客反馈，外部相关方交流。C.过程的业绩和产品、环境绩效的符合性。d.目标、指标的实现情况。e.预防和纠正措施的状况。£以往管理评审的跟踪措施。g.可能影响管理体系的变更。包括环境因素有关的法律法规和其他要求的发展变化。h.对管理体系改进的建议。4.2.2 管理者代表提出管理评审的草案。4.2.3 管理者代表安排好具体的评审日程和评审日期。4.2.4 管理者代表确定参加评审人员，主要是各分公司总经理及主要部门负责人。4.2.5 各项准备工作完成后，由最高管理者主持管理评审会议，听取各项汇报，讨论评审草案。4.2.6 会议完成后，由生产中心整理会议纪要。评审的输出内容主要包括：a.管理体系及其过程有效性的改进。b.与顾客要求有关产品的改进以及与方针、目标、指标以及其他环境管理体系要素的修改有关。c.资源需求。4.2.7 管理评审报告分发到分公司总经理和主要部门。4.2.8 管理者代表负责评审输出执行情况的跟踪验证，并向最高管理者报告实施情况。5、相关记录管理评审计划管理评审报告教育培训控制程序HT.QE/CX-07-20221、目的确保所有从事影响产品符合性和对环境有重大影响的工作人员具备相应岗位要求能力，以保证管理体系的有效运行和保证产品质量符合规定要求，环境影响满足法律法规和其他要求。2、适用范围本程序适用于本公司所有员工（包括代为公司工作的人员）的岗前、在职、外出教育和培训。3、工作职责3.1 各部门负责提出本部门培训需求并实施部门内部培训计划。3.2 各子公司办公室是公司在职员工培训工作的归口管理部门，人事科为公司新入职员工培训工作的归口管理部门及各子公司培训工作的督查考核部门，子公司负责编制本公司年度培训计划，由人事科汇总审查报分管总经理或副总经理批准后实施。3.3 人事科负责重要岗位人员的培训。4、工作程序4.1 培训需求4.1.1 最高管理者（管理者代表）：提高对质量、环境管理战略重要性的认识。4.1.2 各管理层：提高管理能力。4.1.3 重要质量控制、环境影响岗位员工：公司通过会议、培训等方式对员工和代表公司工作的人员进行教育，使他们认识到实现方针、目标、符合程序和环境管理体系要求的重要性，明确他们工作中的重要质量特性、环境因素及实际的或潜在的重大质量环境影响，清楚在管理体系要求方面的作用与职责，以及违背规定的运行程序和要求的潜在后果和个人工作的改进所能带来的质量环境效益。4.2 培训内容4.2.1 最高管理者（管理者代表）：质量环境管理体系的概念、体系建立的意义、有关的法律法规、质量环保基本知识、管理手册和相关文件。4.2.2 中层以上管理者重点培训ISo9001、ISol4001知识、方针、目标、指标和方案、管理手册、程序文件、法律法规及重要环境因素。4.2.3 重要质量、环境岗位员工：方针、目标、指标和方案、程序文件、作业指导书、关键岗位质量控制要求、重要环境因素、相关的法律法规、应急预案等。4.2.4 一般员工：方针、目标、指标、部门质量控制要求及环境因素、岗位职责。4.2.5 内审员重点培训质量环境知识、方针、目标、指标和方案、程序文件、法律法规、审核知识与技巧、IS09001与ISO14001标准、关键质量控制点、重要环境因素。4.2.6 新员工培训：人事科负责组织新员工入厂的培训，提供相关培训资料并组织实施。4.2.7 相关方的培训：相关的环境责任。相关方的培训由各相关部门提出环境需求，传达至相关方。4.3 培训计划的编制4.3.1 各部门根据体系运行的需要，确定本部门的培训需求，并提出本部门的年度培训计划报人事科。计划内容包括：培训内容、培训方式、培训时间、培训地点、实施培训的责任部门、达到的培训效果等。4.3.2 人事科对各部门提供的培训计划进行审核汇总，编制形成公司的年度培训计划，报分管副总批准后分发至各部门。4.3.3 外出培训根据上级有关通知，由相关部门提出培训人员名单，报分管副总批准后执行。4.4 培训计划的实施4.4.1 培训实施4.4.1.1 人事科负责实施的各类培训，由人事科负责安排培训场所，备齐培训设施，负责培训班的管理，各部门负责组织人员参加。4.4.1.2 各部门负责实施的培训，培训的组织及管理都由各部门负责，培训场所可由人事科协助安排。4.5 培训的考核4.5.1 人事科组织的培训，培训结束后，由人事科负责组织考核。4.5.2 各部门组织的培训，由各部门领导负责组织考核；人事科对各部门培训实施情况进行监督。4.5.3 各类培训的考试考核要严肃认真，真正反映出培训的效果和学习的真实水平。4.5.4 内审员经培训合格，自动拥有内审员资格。需要时，可参加管理体系内审。4.6 培训记录4.6.1 人事科负责组织的培训，由人事科负责建立培训实施记录并保存。4.6.2 各部门负责组织的培训，由各部门负责建立培训实施记录并保存，只将考试成绩登记表报人事科存档。4.6.3 外出培训人员回公司后，持本人培训合格有关证明到人事科填写员工外出培训登记台帐，并将学习总结、培训书籍教材及其他有关资料移交人事科归档。4.6.4 人事科建立专业技术人员及重要岗位人员培训档案，将其内外部培训考核情况记录在案，作为聘用、评优、晋级的依据。5、相关文件员工培训需求大纲6、相关记录培训计划HT/R22-08考试成绩登记表HT/R22-07员工外出培训登记台帐HT/R22-03产品要求评审控制程序HT.QE/CX-08-20221、目的通过对顾客提出的与产品有关的要求进行评审，使顾客的要求得到规定并都能在有关部门得到准确传递、理解和确认，确保顾客的要求得到满足。2、适用范围本程序适用于所有与产品有关的要求的评审，包括顾客规定的要求、虽没有明示，但规定的用途或已知的预期用途所必须的要求、与产品有关的法律法规要求及其他任何附加要求。3、职责分工3.1 销售公司是产品要求评审的主要负责部门，负责对顾客提出的特殊质量要求或其它特殊的要求的合同评审的协调、产品计划下达、发运计划申报。3.2 分公司及其技术、质检部门是产品特殊要求评审的配合部门，主要对能否完成合同，提出生产、技术方面的意见。3.3 统计科是产品特殊要求评审的配合部门，主要对特殊要求的品种进行成本核算分析，提供利润参考。4、工作程序4.1 评审的时机在向顾客做出提供产品承诺之前（接受合同或订单前）进行评审，以确保组织和顾客要求的实现。4.2 评审要求4.2.1 订单方式对于批量小、无特殊质量要求且有库存的产品，允许社会带款自提用户以电话咨询的形式确定订单；对于欠款发货、无库存的产品，销售公司必须以传真或其他方式与顾客达成一致意见，按“产品计划控制程序”执行。4.2.2 产品常规要求的评审对于产品的常规要求，由销售公司进行部门内部评审。产品常规要求包括：质量方面要求：a.执行国家标准或企业标准的。b.按照公司提供的样品生产的。c.对方提供确定的书面质量标准（技术参数），但标准在国家标准或企业标准范围之内的。d.包装要求：正常包装要求。e.价格要求：不低于公司最低限价的。f.产品环境影响的要求。4.2.3 产品特殊要求的评审顾客对产品的技术指标、包装、环境影响等提出特殊要求或要求按照提供的样品生产的，由销售办公室根据顾客的特殊要求填写“客户产品订单综合效益评审表”，由分公司组织质检、技术、统计等相关部门共同评审，评审完成后，报XX分管销售副总审批。4.2.4 若属特殊要求的合同，需要供应采购特殊规格包装材料的，由销售公司及时申报急用物资采购计划。需要供应采购原材料的，由生产部门所属分公司及时申报急用物资采购计划；4.2.5 对新开辟用户的订单非带款提货的新开辟用户订单，必须由业务员、分公司总经理对客户的民事资格、价格情况、回款期限、经营信誉等进行全面考察，并如实汇报，确定具有回款能力后，经XX分管副总或总经理批示后执行。4.2.6 订单需形成合同文件的，由业务员形成合同草案，销售办公室汇总形成“产品销售合同签订审批表“，经分公司、销售总公司批准后，由合同管理部门加盖合同专用章生效履行。4.3 合同的修订4.3.1 客户在数量、交货时间、交货方式等方面提出变更要求，但对合同履行影响不大的情况下，由销售公司内部评审，按客户书面要求直接变更，并对客户订通知单存档。4.3.2 若客户在价格、包装、产品指标等方面提出较大变更时，结合综合效益评审表按上述控制程序执行，以生产订单形式下达、传递到生产、技术、质检等相关部门。4.3.3 若因我公司生产能力变动或市场出现变化等情况需对产品要求变更的，销售公司以电话、传真等方式与客户进行协商，同时再次进行评审，并将修改信息传递到各相关部门。4.4 产品要求评审记录、产品要求修改记录等由销售公司建档保存，产品销售合同原件由法律事务科存档。5、相关文件产品计划控制程序6、相关记录产品要求修改记录产品要求评审记录产品出口控制程序HT.QE/CX-09-20221、目的通过对产品出口相关的程序进行控制，确保顾客的要求能在相关部门得到准确传递、理解和确认，顾客的要求得到满足。2、适用范围本程序适用于所有与出口产品有关的要求的评审，包括顾客规定的要求、虽没有明示，但规定的用途或已知的预期用途所必须的要求、与产品有关的法律法规要求及其他任何附加要求。3、职责分工3.1 贸易公司是出口产品要求评审的主要负责部门，负责对顾客提出的特殊质量要求或其它特殊的要求的合同评审的协调、产品计划下达、发运计划申报。3.2 分公司及其技术质检部门是产品特殊要求评审的配合部门，主要对能否完成合同提出生产、技术方面的意见。3.3 统计科、财务部是产品特殊要求评审的配合部门，主要是对特殊要求的品种进行成本核算，提供利润参考。4、工作程序4.1 交易前的磋商阶段：（包括询盘、发盘、还盘、再还盘、接受）由出口业务人员负责与客户联系，充分了解客户信誉，并就所需的品种、规格、物理指标、包装要求等方面后进行初步磋商。在达成定货意向后，按照出口产品要求的评审程序进行评审。4.2 出口产品要求评审4.2.1 生产技术质检部门评审：出口业务人员填写客户产品订单综合效益评审表，生产分公司召集生产、技术、质检部门从现有生产能力、产品规格、原料配比等方面综合考虑，由分公司总经理签署意见，初步安排生产计划，生产车间出具料耗表，交统计科。4.2.2 统计科根据生产计划、料耗表等，半日内出具成本分析，并递交财务部进行利润分析。4.2.3 财务部在按照成本分析，半日内根据有关政策准确核算出出口利润及出口与内销利润比较，并反馈回贸易公司。4.2.4 评审表的签字：出口产品经过评审后，出口科汇总形成客户产品订单综合效益评审表，形成子公司意见后上报销售总公司，销售总公司结合国内销售情况汇总上报XX,形成集体意见后报总裁审批。4.3 合同签订合同评审通过后，业务员准备合同。合同必须保证各项条款叙述严谨、无漏洞，并用中英文两种语言文字叙述。经审查无误，分管领导签字后，与客户进行传真或现场签字，在合同签字后，必须交办公室一份存档。4.4 催证、审证、改证、展证及备货4.4.1 催证、审证、改证及展证工作：合同签订以后，根据合同规定付款方式，出口业务员及时协调客户付款。以信用证付款的，业务员负责收到信用证后的审证、改证工作（如果由于审证不仔细，造成任何经济损失，由责任人按公司法规规定条款承担）。如果由于某种客观原因，致使无法按信用证规定时间装船、发货，必须及时联系国外客户进行展证（即延长信用证有效期的最迟装运期）。4.4.2 安排生产和包装:催证、审证、改证、展证工作后，出口业务人员及时把“出口合同评审表”、出口销售合同交给销售计划室，由计划室负责安排生产。同时，按照评审表要求及时协调购进包装材料，进行包装、刷咬工作。如果因为生产、包装不及时，而造成退船、更改信用证等损失，由计划室承担。4.4.3 产品的验收每一批出口产品生产完毕，质检部门严格按照评审表各项指标要求进行验收。若生产产品各项指标没