销售和收款循环内部控制制度和流程.docx

销售和收款周期的部门控制1.销售和收款周期文件类工作项编辑不页第二次评价一、流程图销售和收款周期操作流程图1-2二、销售和收款周期控销售计划操作流程1-3制程序客户授信操作流程1-4订单处理作业程序1-5预付款和签证计费程序1-6交货程序1-78开具销售发票的程序1-9应收账款工作计划1-10客户投诉处理和销售退货操作1-11处理客户投诉和销售折扣1-12收集程序1-13-销售和收款周期操作流程图【部控系统】文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格销售策划工作1 .受控操作程序1 .配合年度预算，预测下一季度甚至两三年的销售变化。2、事业单位在设定销售目标前，应从以下几个方面入手：(1)往年的销售额。(2)市场份额和竞争对手的地位。(3)国外经济状况。(4)行业现状。(5)产品开发计划。(6)价格政策和促销计划。(7)其他可能影响销售预测的因素。3.基于上述基本认识，制定未来方向。4、确定未来方向后，综合考虑自身资源和经营战略，提出销售预测目标。5、每月的业务会议应定期审查销售原因和预测差异。二、控制重点：1.预测是否考虑到政治、文化、经济、市场动态和竞争对手进入等因素。2、预测是否包括短期、中期和长期预测，并适时更正。3、预测是否考虑了各种历史和未来变量的数据。4、公司是否按规定定期召开业务会议并做好会议记录。一、参考资料：一、预算管理措施2.商务会议纪要【部控系统】文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格客户授信操作流程一、操作程序：1 .当新客户申请信用交易时，销售人员会收集客户资料和银行账户资料，然后填写客户基本信息表（营业部），估算客户每月交易金额后，信用交易金额拟定申请书，报业务部负责人审批。2 .财务部门进行征信调查。部门）”，请负责的主管批准其信用交易金额。3 .权责主管批准授信交易金额后，征信人员进入ERP“业务管理周期系统”，建立客户的授信交易额度。4 .如果信用评价不好，仍需接受订单，由总经理决定是否要求担保、抵押或担保，或要求现金支付。5 .（营业部）”需补齐，按照信用管理办法办理。6 .客户基础资料表（业务部）、客户基础资料表（财务部）、超额授信申请表由财务部征信员留存，定期审核客户授信额度.7 .征信调查员收到退款通知或得知客户陷入财务危机时，经初步调查确认后，应立即通知业务部门停止授信交易，待财务状况好转后可重新申请授信；客户应了解并决定相应的对策。二、控制重点：1、是否建立客户信用数据并随时更新。2、客户授信总额是否得到妥善批复。3.客户信用额度或信用政策的修改是否获得适当批准。4、如果快件超过信用额度，是否填写快件超过信用额度申请表报主管主管审批。5、对于信用不好的客户，是否考虑改变交易类型。、参考文件：一、信用管理措施。二、使用形式：1 、客户基本资料表（业务部）。2 .客户基本信息表（财务部）。3.申请超出信用额度发货。【部控系统】文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格订单处理作业程序一、操作程序：1.订购：(1)当业务人员收到客户的订单或询价时，如果客户的价格在合理的价格范围内，则可以接受订单。如果客户的询价或订单不在合理的价格范围内，主管会确认报价。(2)业务部门在接到客户订单或签订合同后，首先应检查各项交易条件是否齐全，订单或合同是否写明，变更是否得到批准并加盖相应印章。(3)业务人员接到客户订单后，需要进入ERP“库存管理库存系统”查看库存数量。(4)与客户确认销售交易条件后，在ERP订单系统中输入客户的订单名称、数量、交货日期等数据，打印“部门订单”报主管主管审批。2.订单变更：(1)在订单发货之前，我们不接受更改。(2)如果“部门订单”有变更，经负责主管确认后，业务助理进入ERP“业务管理系统”制作“订单变更单”，并打印“部门订单”通知厂家的变化。二、控制重点：1、订单的接受、变更、变更是否得到适当批准。2、对于需要签订合同的，加工是否符合公司相关规定。3、业务人员在接受订单后，订单是否得到妥善处理和批准。4、业务人员是否与客户协商交易是否经客户确认，交货日期是否纳入控制。1.使用表格：1.部令2,订单变更单【部控系统】文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格预付款和签证计费工作一、操作程序：1.电汇方式：(I)TzT付款，财务部出纳通知会计人员和业务助理按照CS-5发货程序办理发货相关操作。(2)向客户退还预付款A.业务助理填写预付款(多付)退还申请表，提交给会计人员核对退回金额，连同预付款的收据冲销单，转回至业务助理，并报主管主管审批。B.经权责主管批准后，业务助理将上述文件移交给会计人员，会计人员在ERP财务管理通函系统中制作收款冲销单进行冲销原始收据条目。C.收银员核对上述A.所附证据后，将“收款抵销单”转至ERP“财务管理通函系统”中的传票并提交主管审批，然后处理退款向客户多付的预付款。2预付信用证：(1)业务助理收到信用证后，会先审核其内容，如有不符，通知客户修改信用证，然后按CS5交货程序准备相关单证发货.(2)与信用证开票有关的相关单证(包括发票、汇票、承兑申请、保险单、提单、invoice、PackingliST等)由业务助理编制并转交出纳处理。经银行审核无误后，银行将资金转入公司存款账户。(3)收银员确认入账后，通知会计和业务助理进行会计和发货相关操作。二、控制重点：1.真正注意付款条件，在收到客户的T"或信用证时，详细核对金额和条款是否与订单相符。2、核对出口单证是否与信用证内容、条款一致。3、记录客户汇款和开票金额后，金额是否与销售(发货)单一致。1.使用表格：1.退回预付款(多付)申请。【部控系统】文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格交货程序一、操作程序：1.出货管理（一）业务助理每天以客户订单或ERP“业务管理循环系统”的“客户订单状态明细表”作为出货控制基准。（2）发货时，业务助理进入ERP“业务管理周期系统”制作“发货申请表”，并转换为“销售（交货）表”和“销售成品（仓库）表”，上述表格ERP系统会自动编号并列出客户名称、产品名称、数量和交货日期。（三）业务助理打印销售（交货）单一式四份，报负责主管审批。批准后制作麦头和标签。（4）业务助理出具由负责主管签字的销售（交货）单一式四份给会计师开具发票。（5）会计师开具发票后，销售（交货）单第一页（绿页）和第四页（蓝页），发票（三联页第二页和第三页）和发票一起打印“销售订单”（一式三份）交给仓库工作人员。（6）仓库人员根据销售（出）单准备出库物料，并打印出成品（出）单，交仓库主管审批，确保入库地点和库存数量的正确性。（7）销售订单应由客户签字或从发货人的收据上取得，并妥善保管。（8）应收账款和销售收入传票由会计师根据商品销售（交付）说明进行结转。2.出货时间表办理见CO4销售入库流程。3、样品采集：（1）客户提出申请时，销售人员会先检查库存，然后填写内部样品申请表。经主管批准后，按上述程序发货，但不开具发票。（2）如果库存不足，由业务人员决定是调货给同行还是向原厂申请。1 .使用表格：1 .客户订单当前状态的详细列表。2 .销售（交货）订单。3 .销售成品（出库）单。4 .内部样品申请表【部控系统】文件类销售和收款周期页第二次评价工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格交货程序二、控制重点：1.订单是否受客户订单状态列表控制，发货是否准时。逾期提交的，应审查原因并提出改进措施。2'仓库人员核对发货种类、数量是否与销售（发货）单及发票内容一致。3.只有批准的“销售（交货）订单”才能发货。4、仓库工作人员是否将当天未及时发货的货物通知业务人员。5、客户订单、销售（交货）单和销售成品出库单是否更新备案。6、样品“销售（交货单）”是否与“内部样品申请表”一起准备并得到负责主管的批准。【部控系统】文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格开具销售发票的程序一、操作程序：1、发票开具：（1）发货前，业务助理进入ERP“业务管理流转系统”下达“销售（发货）订单”，并提交主管主管审批。（2）销售（交货）单经主管签字批准后，转入会计进入ERP“业务管理周期系统”，按“时间”规定的时限开具发票业务人员出具销售证明的限额表二（3）客户签收的发票和“销售单”一式三份，“销售单”打印发票时，会与发票一起打印出来，并附有序列号。发票为第一至第三页，第一页为财务部留存的存根页，第二、第三页为扣款页和客户收据页与货物，”销售订单”第四个到第六个，第四个是给客户预留的，第五个是给客户签收的，第六个是仓库查的，一共六个。2.发票作废：（一）发票作废的，填写单证修改通知书。申请条件限于：A.发票可以容错。B、发票所含数量与客户签收数量不符。C.以任何理由退货。检索原始发票。如果是当月的发票，直接钉在存根上，盖上作废的印章，才可以重新开具。（3）如为已申报营业税的发票，或因故无法收回原发票的收据，客户应取得营业人销售退货、采购退货或折扣证明”由客户出具，并向税务机关申请。销售税扣除。3、由不同的人员负责发货、开具发票和记录应收账款。4、会计师定期编制营业收入对账表和统一发票。二、控制重点：1、销售发票的开具是否按照营业税法的规定办理，发票内容与销售（交货）单内容必须一致，是否存在不符之处需查明。2、是否由不同人员负责发货、开具发票、记录应收账款。3、是否注明漏票、作废的原因并妥善保管。4、是否已及时查明并批准退货原因，并调回统一发票原件或取得证明文件入库。一、参考文件：销售税法和相关法规。二、使用形式：1 .销售（交货）订单。2 .文件修改通知。【部控系统】文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格应收账款工作计划一、操作程序：1、会计人员每天对留存的红黄“销售（发货）单”和单张发票进行审核，并进入ERP“业务管理周期系统”作为“销售（发货）单”和“应收票据”的“确认”，然后转至即时传票确认，上述文件必须提交负责主管签字。2、柜台接待员收到客户的付款支票后，先在“支票收据单”中填写客户姓名、登记号码、支票号码和金额，连同收据一起交给会计人员以及支票、会计人员根据核对内容登录ERP“应收票据管理系统”，进行冲销操作。收银员核对金额并将其存入银行进行托收和兑现。3、会计人员应定期将逾期应收账款数据通知业务单位，相关业务人员跟踪催收。4、逾期应收账款的催收按应收账款管理规定办理。业务人员必须提交一份“异常情况报告”，详细说明债务人、金额及原因，报主管主管审批后转交催收人员。收款人将跟进“异常情况报告”，在异常情况结案或处理时填写“异常情况结案报告书”，报负责人审批结案。.5、财务部定期审核计提的坏账准备是否适当、充足，确认的坏账是否计入损失。6、因销售退换货而减少的应收账款，须经主管主管批准。二、控制重点：1、检查应收账款/票据明细账是否与客户发货人一致，并定期与总账对账。2、业务单位是否定期跟踪逾期应收账款。3、每期评估呆账准备的适当性和充分性，批准呆账核销。4、因销售退货和折扣调整的应收账款是否已适当批准。5.是否不时核对或过帐应收账款余额给客户。一、参考文件：1、应收账款管理办法。二、使用形式：1 .销售（交货）订单。2 .应收凭证。3 .检查收据4 .异常情况报告。5 、异常处理结案报告。【部控系统】文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格客户投诉处理和销售退货操作一、工作程序：1、业务部门收到客户的借记单后，应查明原因并立即处理。如果是产品问题，填写原"ClaimReportw处理产品异常，并将原处理结果的“PQA”返回给客户。.如确定为原厂责任，业务部应通知原厂及客户办理退换货。2、采用退货处理方式，收到客户退回的商品、销售证明、所购商品退货、出口或折扣证明及相关证明文件时，业务单位应填写申请通知书非采购仓储”并授权。经主管主管批准后，转入仓库。3、仓库人员清点客户退回产品的名称和数量，进入ERP“库存管理库存系统”进行库存调整，生成“销售退回库存”和“销售退回（折扣）通知书”。4、销售人员将销售退货（折扣）通知书提交负责主管审批后，致给财务部会计人员进入ERP业务管理周期系统确认应收凭证。二、控制重点：1、客户投诉案件的业务人员是否确实查明了客户的回应情况，并与相关部门进行了及时、妥善处理的沟通。2、是否记录和分析客户的反馈，作为以后改进的参考。发生索赔时，相关责任是否明确，金额是否合理，手续是否完备。3、退回的产品是否及时处理，好坏不能混用。4、是否已取得客户为退货出具的销售、购买、退出或折扣证明及相关证明文件。每次退货是否按规定交财务部会计人员登记，并注意是否有特定客户。退货金额和退货数量都很高。1 .使用表格：1 .理赔报告2 .质量保证3、销售人员的销售退货、进货、退出或折扣凭证4 .非采购入库申请通知。5、货物退回仓单。6、销售退货（折扣）通知。文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格客户投诉处理及折扣操作流程一、操作程序：1、销售款如有折扣，根据客户出具的销售退货、购买、取款或折扣凭证（国外客户可在信中注明折扣内容及金额），说明原因折扣，业务助理进入ERP“业务管理循环系统”制作“销售退货（折扣）通知书”，并在“销售退货（折扣）通知书”上记录客户的折扣金额和原因，并提交交负责的主管审核。2、销售退货（折扣）通知书审核通过后，连同客户出具的销售退货、购买、退出或折扣证明一并转发至财务部。3、根据业务助理发来的上述文件，财务部会计人员进入ERP财务管理通函系统，对应收账款进行冲销，确认应收凭证。二、控制重点：一、销售折扣金额是否合理，并经主管机关核准。2、是否取得客户出具的销售、退货、购买、退出或折扣证明，并申请营业税扣除。1.使用表格：1、销售人员的销售退货、进货、退出或折扣凭证2.销售退货（折扣）通知。文件类销售和收款周期工作项做行业程序序列和控制系统重的观点参考文件/使用表格收集程序一、操作程序：1会计师在收到账单支付时，应先核对票据数据与账户数据是否一致。如不符，通知业务单位填写取票申请表取回并返还给客户。如果正确，进入ERP“财务管理”。周转系统，对应收账款进行冲销，将“收款冲销单”连同票据一起打印出来转发给收银员。2、出纳核实票据与“应收票据”一致，然后转交负责主管审批。签收后，收银员将票据存入银行进行兑现或托收。3、如客户以汇款方式将货款汇入公司账户，出纳应立即通知会计人员，会计人员进入ERP财务管理流转系统冲销应收账款。4、应收票据进入ERP“财务管理流转系统”确认后，由会计师作为传票结转。5、票据到期入账后，出纳进入ERP“财务管理流转系统”将应收票据结转入银行存款。6.已退回的票据由会计人员转入ERP“财务管理流转系统”对应收账款进行回复，业务人员填写票据领取申请书，票据经主管主管批准后，方可检索处理。7、每个月末，出纳应核对应收账款明细表和应收票据未清明细表中的金额是否一致。二、控制重点：1、确认销售后是否按时收到货款。2、收到客户的钱或账单时是否按公司规定办理。3、收据抵销单是否有编号，如作废，是否收回并加盖作废印章。4、是否及时查明坏账的发生及增减原因，并及时采取必要措施予以改善。5、收到的现金是否在当天（或次日）存入银行。一、参考文件：发票销售程序。二、使用形式：1.申请收取票据。2.票据抵销收据3、从当期对象应收票据的详细清单。4、未到期应收票据明细。