办公室实务（第2版） 案例 项目六 安全管理.docx

项目六安全管理任务一值班工作一、阅读以下案例，并谈谈这位值班员的看法。有一天，X省委办公厅来电话通知：中央某部某领导，在X省的视察工作告一段落，定于次日乘飞机到N市，请接机，并请告知你省王书记，因某领导是他的老熟人，希望能在N市见面。接到通知后，值班员立即向机场问讯处查询航班时刻，问讯处答：正点是明天上午9时着陆，但可能停航。值班员接着即向王书记汇报。书记指示：明天我去接机。其他接待安排，请接待部门安排好，并把情况告诉我。结果王书记按时到机场接站，未接到客人，回来即查问怎么回事。经再次查询后方知：最近因故民航暂停。当天下午4时有一架军用飞机在N市机场着陆，某领导是乘军用飞机来的。王书记第二次到机场才接到客人。答案电话值班员不能只做简单的传声简。不但要听清对方说什么事，还要用心思考有什么问题，查询清楚后，才能向有关部门和领导报告。如果该值班员接到X省委办公厅电话时，及时间清乘什么飞机、何时到达N市，或听到问讯处说可能停航时，提出疑问并追问清楚，就不会出现这次差错。二、阅读以下案例，说说值班人员犯了什么错误。某领导同志出差，秘书从外省给本单位值班室打来电话：某月某日将乘坐某车次回去，请与铁路部门联系，留一包厢。值班员只顾记下日期、车次，却少问一句：有事如何联系。值班人员与铁路部门联系后，得到的答复是所拟乘的车次包厢已经客满，只能改乘别的车次；此时再想向领导反馈请示，却到处寻不着领导的行踪。他绞尽脑汁，对所有能想到的去处，一一去电查问，结果全部落空，无人知晓。一番折腾，不仅值班员落忙得又急又累，而且浪费不少电话费，最后还是误了领导的行程。答案作为值班人员，接到电话，应该问明情况，做好详细周全记录。本案例中的值班员在记录中没有把情况考虑全面，结果耽误了领导行程。三、请分析以下案例某年11月，某市一家棉花仓库大火足足烧了35个小时，经过500名消防战士的力救，大火才被扑灭，成了该市触目惊心的大新闻。火为什么会烧得这么大？火灾当天凌晨0：45,在离仓库不远的码头值班的孔某，最先发现仓库冒烟，孔某立即赶到仓库，告诉另一个值班人员陆某，两人随后到仓库察看，发现确有火情，便向值班干部吴某报告。1：08,孔某打电话至科长家，称棉花仓库发现冒烟，问是否需要打119报警。科长表示要报警，同时，吴某打电话给书记,汇报灾情。宝贵的24分钟就在这样东请示西汇报的过程中悄悄溜走。1：09,消防部门接到报警，火速赶来，然而，星星之火已经燎原。待大火被扑灭，棉花仓库已经片瓦无存，给国家造成了巨额的损失。答案首先每一个值班人员应具有强烈的责任心，无论什么时间值班，都要保持饱满的工作状态；其次，值班人员应该有一定消防救灾等常识知识，遇火灾应首先报警，然后告知同事和领导，尽可能想办法扑火，降低损失。此次火灾损失严重，是因为值班人员没有及时报警，延误了最佳救援时机。（改编自复旦大学出版社孙荣等编著的秘书工作案例）四、请阅读案例后设想一下，如果你是李秘书，你会怎么处理此事？某建材有限公司李秘书接到报告：下午两点多，五六个工作人员正在立窖前操作，可能是水泥把出口堵住了，窖内的一氧化碳过多引起了爆炸。五人当场受伤，其中两人伤情非常严重。答案如果我是李秘书，我会第一时间通知领导，然后根据领导的意见指示再做下一步安排。尽量把事情的严重性告之领导，努力安抚工作人员，暂时不要把事情外传，以防事故影响扩大化等。五、请帮助谢秘书分析一下遭到批评的原因，并帮他提出具体的解决办法。某县工商局办公室谢秘书是一名刚毕业的大学生，星期天值班。谢秘书一早就来到了办公室，并查看了前一天的值班记录。上午9点左右，业务部李明利的一位外地同学张强来局里找李明利，谢秘书问明事由后，头也没抬就对张强说，今天休息，你明天再来吧。说罢就忙自己的事了。下午2点，他接到县委秘书处的一个会议通知，通知局长当天下午3：30到县里开会。谢秘书赶紧打电话告诉局长开会。局长问，哪个会议室？谢秘书一时语塞，他也不知道。局长不太满意。临近下班，快5点时，他又接到一个紧急电话。电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理。谢秘书听后急了，他一时不知道该怎么办，人命关天。他先是去隔壁办公室找同事老王说了这事，老王告诉他快请示领导，他才拿起电话向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理就这样，延误了十多分钟。星期一上班后，谢秘书遭到局长点名批评。答案案例中谢秘书作为一名值班人员，能够按时到岗，及时查看前一天的值班记录，做得很好。但是在后来的接待来访者和接听电话过程中做得很不好。对于接待来访和来电，谢秘书可以这样进行处理：1 .接待业务部李明利的外地同学张强时：谢秘书应态度热情，尽可能地给来访者提供帮助；同时应及时做好接待记录，把外来人员张强的姓名、来访日期、证件、联系事由等登记清楚。2 .在接听县委秘书处的电话时：谢秘书应在接听电话的同时，拿出值班电话记录本进行记录。要问明情况，对来电通知的会议地点、会议内容、会议类型等内容尽可能作细致了解，并认真做好记录，然后及时通知局长。3 .当接到局里面包车发生事故的紧急电话时：谢秘书应尽快作出合理的反应，否则会延误救援时机。在当时紧急的情况下，谢秘书可以这样处理：首先给出事现场附近的直属单位工商所打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；给县医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部做好抢救伤员的准备；同时给交警队打电话，请他们立即派人去现场处理事故；最后，打电话给局领导，汇报事故情况及自己处理的情况。此外，尽管下班时间已到，谢秘书在这紧急时刻应自觉留守单位，坚守岗位，随时关注事态的发展，以协助领导做一些联络事务。任务二保密工作一、请阅读案例，分析秘书小张的行为。某机关秘书小张，在临时负责本局办公室工作期间，出于个人好奇心，查看了所有人的人事档案。然后发现一位平时喜欢“秀恩爱”的女同事李某，已经离婚一年了。随后，在一次办公室的饭局中，小张随口跟一位哥们说出了李某的离婚事实。不久李某离职。答案人事档案属于单位的保密文件，未经许可不得向任何人任何单位，泄露、调阅、复制公司内部人员、在职与离职人员的资料信息。小张身为一个秘书，缺乏基本的职业素养，缺少保密意识，行为失当。二、请阅读以下案例，并回答问题。艾丽丝是一家大型外资企业的办公室秘书，一天午饭后，艾丽丝就被人力资源部部长叫去了。回来的时候，艾丽丝的脸色显得更加苍白，妆也花了，有明显哭过的痕迹。到底出什么事了？当我正在疑惑，想安慰艾丽丝的时候，珍妮悄悄拉了一下我的衣角，让我跟她到第一接待室来。“艾丽丝的事你还不知道吧？”珍妮低声说，“事情是这样的，前几天公司开人事会，说是在新加坡办事处的洪刚病了，那边要求公司尽快派人去顶替，所以当时就定了出口部的雷鸣过去。九月一日正式发调令。”“那这与艾丽丝有什么关系？”我还是不明白。“你听我说。那天开会正巧是艾丽丝负责送水沏茶，她听见了调雷鸣去新加坡的事。”见我还是不明白，珍妮笑了起来：“艾丽丝和雷鸣原来是打算今年国庆节期间结婚的！”“这样啊？”“可能是他俩昨晚约会时，艾丽丝把雷鸣要派到新加坡去的事说了出来。"我终于明白了。“如果艾丽丝只对雷鸣说了，事情到此为止，也就没什么大事。可偏偏今天上午雷鸣不知是有意还是无意之间，把这事在办公室里说了出来。你想想，大家都是工薪阶层，谁有个升迁调动，特别是外派新加坡这样的美差，能不敏感吗？所以，没过几分钟，这件事就传到人力资源部部长的耳朵里去了。人力资源部部长马上找到雷鸣，问他是听谁说的，雷鸣只好说是听艾丽丝说的。人事问题是公司机密中的秘中之秘，调令还没有正式公布，就已经满城风雨，人力资源部部长当然不能容忍这种事情发生，所以，他刚才把艾丽丝叫去，狠狠地批评了一顿。这事怎么处理还没最后定。”“是吗？”虽然我有预感,但没想到事态这么严重。“刚才，人力资源部部长又把科长也叫去了。估计科长也会挨批。”珍妮说。（改编自：谭一平.外企女秘书职场日记.北京：华夏出版，2005）你怎样评价艾丽丝的做法？答案人事调动属于单位的保密事项，对各级干部的任免、调动，在正式文件未下发前，任何人不得泄露和传播。艾丽丝过于感情用事，所以招致批评也在所难免。具备保密意识是秘书的基本职业素养。三、请阅读以下案例，并回答问题。张强是滨州市某公安分局指挥中心副主任兼机要员。星期六上午，正在家休息的张强接到市公安局的电话，立即驱车前往，领取一份近期准备在全市开展专项检查行动的机密级文件。领取文件后，张强并没有将其送回办公室，而是将其装在一个公文包里放在了私家车上，想着周一的时候就直接带去单位了。结果当天晚上，他的车被小偷技术开锁，装有机密文件的公文包也被偷走。张强先是将此事告知自己的几个朋友，私下寻找，半天无果，遂向上级领导汇报。滨州市公安局成立调查小组，最终也只找到了被扔在垃圾箱里的空公文包，文件不知去向。鉴于张强错误的严重性，为了严肃纪律，滨州市公安局依据中华人民共和国警察法第22条、第48条的规定，给予张强行政记过处分。答案纵观这起丢失涉密文件的事件全过程，张强犯了两个错误：一是违反规定，擅自将涉密文件放在没有足够保密措施的私家车里；二是在明知文件丢失的情况下，抱着侥幸心理自己找，没有及时上报情况，错失寻找文件的最佳时机。四、请阅读下面的案例，谈谈可口可乐公司严守商业机密带来的好处是什么。可口可乐保护商业机密可口可乐公司成立于1892年，总部设在美国佐治亚州亚特兰大，是全球最大的饮料公司，拥有全球48%市场占有率以及全球前三大饮料的二项（可口可乐排名第一，百事可乐第二，低热量可口可乐第三）。而可口可乐之所以有如此大的成就和竞争力，很大程度上在于它的产品“秘方”，法国一家报纸曾打趣道，世界上有三个秘密是为世人所不知的，那就是英国女王的财富、巴西球星罗纳尔多的体重和可口可乐的秘方。可口可乐的配方自1886年在美国亚特兰大诞生以来，己保密达120多年之久。它的配方对世人来说一直是个谜，就是可口可乐公司内部也没有几个人知道。为了保住这一秘方,可口可乐公司的元老罗伯特伍德拉夫在1923年成为公司领导人时,就把保护秘方作为首要任务。当时,可口可乐公司将这一饮料的发明者约翰.潘伯顿的手书藏进了银行保险库，并声明如果谁要查询这一-秘方必须先提出申请,经由公司董事会批准,才能在有官员到场的情况下，在指定的时间打开。如今,只有极少的几个人知道此配方,而他们不允许乘坐同一架飞机旅行。可口可乐这样做的目的,就是保住秘密。可口可乐公司在技术合作或经济贸易中，只提供用最关键技术制出的半成品给对方,而不告知生产半成品的技术诀窍。被许可生产“可口可乐”的厂家，只能获得将浓缩的原浆（半成品）配成可口可乐成品的技术和方法,而不能得知原浆生产的配方及技术。这就是可口可乐百年不倒,基业常青的“定海神针”。可口可乐如何保密的呢？其配方的保密措施如下：1 .保密意识，深入人心。为了保住这一秘方，可口可乐公司从1923年就把保护秘方作为首要任务。2 .单本留世，严密封存。原始的配方只有单本留存于世，它被锁存在一家信托公司的地下保险库中。3 .关键配料，三人分管。事实上，可口可乐的主要配料是公开的，包括糖、碳酸水、焦糖、磷酸、咖啡因、“失效”的古柯叶等，但是，其核心技术是在可口可乐中占不到1%的神秘配料“7X100”。这种配料由三种关键成分组成，这三种成分分别由公司总部的3个高级职员掌握，而且这三个人的身份被绝对保密。这三个人，除了自己知道的那部分，都不知道另外两种成分是什么。4 .保密协议，严格遵守。三个分管关键成分的高级职员皆与可口可乐公司签署了“决不泄密”的协议。5 .查询程序，极端繁琐。如果有人提出查询这一秘方，必须先提出书面申请，经公司董事会正式投票同意，才能在有官员在场的情况下，在指定的时间内打开。6 .对外交易，同样保密。在与合作伙伴的贸易中，可口可乐公司只向合作伙伴提供半成品，获得其生产许可的厂家只能得到浓缩的原浆，以及从将原浆配成可口可乐成品的技术和方法，却得不到原浆的配方以及技术。答案因为采取了这样多元化的管理措施，严守可口可乐的秘密，使得可口可乐的配方始终让人感到神秘，而正是这种神秘以及美味的口感吸引了更多的消费者喜欢上这种饮料，从而给可口可乐公司创造了巨大的财富。这种积极防范的保密措施值得中国企业借鉴。五、你怎样评价小王的做法一天，宏达公司的秘书小王接到一个电话，是要找市场部的刘经理，而刘经理不在公司。小刘不假思索地回答对方：“对不起，刘经理不在，正在忙着准备28日的新产品发布会。”几天后，宏达公司的竞争对手杰瑞公司在27日召开了同一类型的新产品发布会，抢占了市场。答案小王的保密意识不够，一不小心就把公司的重要机密泄露了给陌生人。秘书工作具有很强的机密性，秘书常常接触到高层领导的工作，能在第一时间了解公司的发展动向、人事变动等重大秘密，所以嘴巴把关要牢。六、请阅读下面的案例，谈谈吴明错在何处？星期五上午，县里一位领导打电话给秘书吴明，说会议室空调坏了，下周一上午有座谈会要在这里召开，让吴明赶紧找人把空调修好。当时，吴明正忙着撰写一份上报县政府的材料，因材料上报时间截止到下班前，吴明准备先将材料写好，再去安排维修空调的事。谁知这份材料一直写到下午三点多才结束，吴明赶紧将材料打印好送到县政府文秘室，将维修的事忘到九霄云外。星期一上班时，领导看会议室空调不转，就找到吴明，这时他才发现自己的失误，急忙通知有关人员前来维修,但时间已经来不及了。当天天气十分炎热，与会人员个个汗流狭背，吴明羞愧得无地自容。答案抓落实是办公室的一项基本职责。秘书吴明由于个人责任心不强，处理事情不分轻重缓急，对经办事项没有及时落实到位，最终造成了工作失误。作为秘书，工作中要分清轻重缓急，对重要事项、紧急突发情况应在第一时间抓好落实，即使自己当时没有时间做，也应安排办公室其他工作人员抓好相关工作的落实，尽可能避免发生类似失误。七、阅读以下案例，思考一下如果你是小李，怎样安排领导的值班工作？和往常一样，国庆放假前办公室要安排好领导的假期值班工作。单位有正副两位经理，秘书小李需要逐个请示。小李知道，汇报工作一般先征求副职领导的意见，而安排值班应该先征求正职领导的意见。小李来到总经理办公室。“总经理，国庆节放假期间要安排值班，您看您值哪几天？”总经理正在电脑上阅读着什么，随口答道：“我随便哪天都行。”看总经理忙着，小李不好多问，便退出了总经理办公室。来到副总办公室，小李又向副总说明了情况。副总同样告诉小李：“我哪天都行，你看着安排就是。”走出副总办公室，小李心想，既然两位经理都表示哪天都行，那就自己做主安排吧：总经理值前三天，副总经理值后四天。安排妥当，小李按流程报送上级管理部门并分发各部门，同时也抄报给两位经理。放假归来，总经理找小李的第一件事便是批评他值班安排不周到。按照计划，总经理在假期的前几天要去外地,可是小李的安排打乱了他的行程。答案小李的失误在于将领导的“随便”当了真，真的“随便”为领导作了值班安排。很多时候，领导或因忙于手头工作，或因考虑其他更重要的事情，会随口回答“随便”“都行之类的话。遇到这种情况，秘书不能当真“随便”，而要坚持严肃认真、谨慎负责的态度。正确的做法是，迅速改变与领导的沟通方式，比如将开放式的问答题改为封闭式的选择题，即提出几种方窠让领导选择和确认，用这种办法“迫使”领导重新认真考虑，给秘书一个明确的指示。所以虽然总经理说：“我随便哪天都行，没关系”，小李却不能自作主张，而应该接着请示：“那您值前三天，副总值后四天；或者副总值前四天，您值后三天。您看哪种安排更好些？”这样，总经理肯定会重新考虑，根据自己的情况做出选择。总经理的值班时间确定了，副总的值班时间也就容易安排了。秘书为领导的工作服务，细致周到的办事作风十分重要。只有凡事考虑周到、细致，秘书才能有效地为领导排忧解难，提供优质服务，最终才能让领导满意，得到领导的赏识。秘书应该时时刻刻保持严谨认真的处事态度，对待事情不能用“随便”的心态，应从多角度考虑，做到心细如发，滴水不漏。参考文献：李利利.别拿“随便"当真J.秘书,2015(07):22.