现代企业进出口业务处理程序规定.docx

现代企业进出口业务处理程序规定1.目的作用为了规范公司进口、出口业务的管理，使公司在涉外经济活动中能有既定的业务处理程序，以避免因工作的失误，导致经济纠纷与经济损失，使合同的有效性、合理性，以及在款项处理的可靠性、安全性得到保障，特制定本制度。2 .管理职责公司对外业务运作部（以下简称运作部）是公司进口、出口业务的归口管理部门.应加强对进出口业务的管理工作和方法的研究，在具体业务操作过程，应对关键重要环节把好关，并应做好对下属业务人员的专业技能培训和工作指导，贯彻落实公司对涉外经营的各项政策和制度3 .出口业务管理程序3.1 交易洽谈3.1.1 对于每笔出口业务，业务员在与外商洽谈时，要确定出口商品品名、技术状态、规格、数量、包装方式、价格及价格术语、交货期、运输方式、款项支付方式、技术要求和检验方式等，同时还要注意合同条款及该出口产品是否违反国家有关政策法规。3.1.2 对于除即期信用证和T/T以外的其他款项支付方式，如远期信用证、付款交单、部分信用证部分付款交单、承兑交单、货到付款等，业务员在向外商确认前，必须呈报总经理批准.业务员不得擅自向外商承诺.3.2 制定销售合同3.2.1 在制定销售合同前，业务员应向合同处登记并索要合同号码、发票号，业务员不得擅自编号。322在制定销售合同时，为便于管理，原则上只能采用本公司印制的销售确认书(SALESCONFlRMATION)作为蓝本。如在特殊情况下，采用外商的合同，则业务员也应向合同处登记并索要合同号码3.2.3 销售合同应最少一式两份，其中的价格条款必须注明FOB值。3.2.4 业务员应在得到外商的订单后24小时内，根据洽谈的结果制定出销售合同，并填写成本核算表及销售合同审查表，一并交给部门经理进行初审。形式发票不在本文件规定之列，由业务员签订并负责其正确性325对于代理出口业务，业务员可不提交成本核算表，但必须在销售合同的右上角注明“代理”字样326业务员在参加交易会、国外展览会(博览会)或出国访问客户之前，应得到总经理的授权，以备其在外期间能独立销售合同.业务员应估算需要空白销售合同的份数，写出书面申请呈报总经理批准。合同处则据此发给业务员空白销售合同。业务员回公司后应将未用完的空白合同交回合同处注销。对于在外期间所签订的合同，业务员回到公司后仍应按以下程序进行审查。327对于外商的续订单，业务员都应每笔制定销售合同，并按以下程序进行审查。3.3 初审部门经理应立即着手审查销售合同及成本核算表，并在销售合同审查表中的“初审意见”一栏内，填写其审查结果。3.4 复审分管副总经理负责对销售合同及成本核算表进行复审，并在销售合同审查表中的“复审意见”一栏内，填写其审查结果。3.5 终审总经理将对销售合同及成本核算表进行终审，并在销售合同审查表中的“终审意见”一栏内，填写其审查结果。3.6 签订销售合同业务员应根据销售合同审查表的意见对销售合同进行修改,必要时，应与外商联系磋商，并将最终的修改结果填人销售合同审查表“结论”一栏内，然后随附原成本核算表及销售合同审查表呈报给总经理签字、盖章。对于销售合同的修改，应尽量做到所有问题一次性提出并解决3.7 外商签字或盖单业务员应将签字盖章后的销售合同邮寄或传真给外商签字盖章。3.8 销售合同签订后，若外商或本公司需变更合同相关内容，应与客户协调一致后重新签订合同，重新执行初审、复审、终审的规定，并填写合同变更通知单通知相关部门。3.9 存档业务员应交外商盖章后的合同复印一份随附成本核算表及合同变更通知单交给合同处存档。4 .进口业务管理程序为使本公司要货计划上描述的产品能完整体现其产品的价值，保证公司有对外履约的能力，满足客户的基本要求，特制定本程序（程序图见某某二）。1 .1签订合同4 .L1商务谈判及文件制作1.1.1 .1本公司业务员在收到进口产品（物资）需求的信息后，应核实该产品（物资）是否违反国家有关政策法规。随即应对所需产品进行核实:包括确定制造工厂、产品型号、技术状态、产品价格、产品包装、产品的验收方式及交货期等，如基本要求不能与外商的供货条件相符合，即应做好充分的准备，与外商进行商务谈判，直到要货条件和供货条件能达成一致。1.1.2 .2本公司业务员在履行要货计划和商务谈判的过程中，应完整地维护本公司利益，与外商在产品的数量、质量、价格、包装、验收及交货期、交货方式达成准确无误的书面条款1.1.3 .3本公司业务员应根据和外商洽谈的结果，清晰、准确、完整地制作合同文本，并填制业务核算表及销售合同/要货计划审查表。4.1.2 初审部门经理对业务员填制的文本进行核查，如有问题，应返回业务员重进行制作或重新洽商。如无问题，部门经理签署后，交主管副总经理复核。4.1.3 复审主管副总经理经复核后，有问题，可返回部门经理或业务员，如无问题，应予以签署。4.1.4 终审总经理最后对合同文本审定，并加盖合同专用章，返还业务员进行实施4.2执行合同4.2.1 要货计划的实施421.1 业务员对要货计划应完整、准确地根据文本所列内容实施。421.2 .2在要货计划的实施过程中，业务员如发现有可能导致合同不能完整、准确履行的情况，应立即向上级主管报告。421.3 部门经理应对合同的实施承担监察责任422要货计划的跟催由业务员对要货计划进行跟催（电话、传真、实地），并将跟催结果记录于要货计划上。423要货计划的验证如本公司需在供应商处验证产品时，应在要货计划上注明验证安排及产品放行的方式.424退货或换货424.1 业务员发现有不符合合同文本要求的产品，应向外商提出退货或换货的要求。424.2 如业务员不能独立解决退货产品的，应立即向上级主管汇报，直至总经理424.3431合同完成后，应将所有资料（制造公司、价格、产品、客户）整理，复制后交合同室存档。4.3.2对于因故未能执行的合同文件，业务员应书面说明并交部门经理及主管副总经理审查签字后，交公司合同处.5.信用证及托收审查程序为了明确业务员与运作部的职责，确保信用证干净、有效，并且为了合理控制、有效利用托收这一支付手段，促进出口业务的开展,特制定本程序.本程序适用于本公司所有出口业务的“定义”所列的支付方式(程序图见某某三)。5.1 定义5.1.1 信用证明(L/C)指国外银行应我公司客户的请求开给我司的保证付款的凭证，银行承担在信用证条款得到完全遵守的情况下，向我司付款的责任5.1.2 即期信用证(L/CATSIGHT):指规定公司凭即期汇票收取货款的信用证5.1.3 远期信用证(L/CAFTERSIGHT):指由开证银行或其指定的银行承兑后，在规定的期限内付款的信用证.5.1.4 托收(CoLLECTlc)N)指本公司开立汇票连同货运单据委托当地银行通过国外代收银行向客户收款的方式。托收可以用于预付、延付或凭单据付款.托收分为光票托收和跟单托收两种。公司规定:光票托收通常只用于收取货款尾数和佣金、样品费、代垫费用等，大宗货物的支付则用跟单托收.5.1.5 付款交单(D/P)指客户在付款后才能向代收银行取得货运单据的支付方式,付款交单分为即期交单和远期付款交单。5.1.6 即期付款交单(D/PATSIGHT):指本公司开具即期汇票通过银行向客户提出，客户见票后即需付款，货款付清后才能取得货运单据的支付方式。5.1.7 远期付款交单(D/PAFTERSIGHT):指山本公司开具远期汇票通过银行向客户提出，山客户承兑并于汇票到期日付款赎单的支付方式。到期前汇票和货运单据保留在代收银行。5.1.8 承兑交单(D/A):指客户承兑本公司的汇票后，即可从代收银行取得货运单据，客户在汇票到期日再向代收银行付款的支付方式.5.2 业务员支付方式洽谈对于支付方式，业务员在交易洽谈过程中，应力争达成即期信用证的支付方式。5.3 总经理审定5.3.1 对于远期信用证、付款交单或承兑交单的支付方式，业务员在向容户确认前，必须呈报总经理批准，业务员不得擅自向外商承诺。5.3.2 对于付款交单或承兑交单的支付方式。5.3.2.1 业务员在向总经理呈报时，应详细填写并提交托收审查表供总经理审查5.322经总经理批准后，业务员应将销售合同随附托收审查表按照销售合同审查程序进行审查。5.3.2,3业务员在发货交单时还应交运作部一份托收审查表以便制单和存档。5.3.3对于远期信用证的支付方式，经总经理批准后，仍应按以下程序进行。5.4业务员催证业务员在与外商签订销售合同后，应催促外商在合同规定限期内开出信用证。5.5业务员初审551运作部收到信用证后：55L1填写信用证登记表5.5,1.2将信用证复印件及时交给有关业务员。1.1.2 业务员收到信用证复印件后应以销售合同为依据，对信用证的内容逐段、逐句、逐字进行认真的审核，并填写信用证登记表1.1.3 业务员审核完毕后，应及时将信用证审查表交给运作部经理。5.6 运作部复审5.6.1 运作部经理收到业务员的信用证审查表后，应从专业角度，对信用证的内容逐段、逐句、逐字进行认真的审核，如有必要,可要求业务员提供销售合同供参考。运作部经理复审后也应填写信用证审查表5.6.2 如果业务员的初审和运作都的复审结果均认为信用证不需要修改，则运作部应通知业务员复审结果并存档.5.6.3 如果运作部的复审结果认为信用证有必要修改，则运作部及时通知业务员5.7 主管副总经理协调如业务员与运作部经理对信用证的某些条款看法不一致，或对信用证是否需要修改意见不一致，应将此案提交主管副总经理协调。5.8 业务员改证业务员应根据信用证审查表上的审查结果，书面通知外商对信用证进行修改。对于信用证的修改，应尽量做到所有问题一次性提出并解决5.9 改证审查5.9.1 运作部收到信用证的改证后，应对照信用证审查表进行审查。5.9.2 如所提出的问题全部得到解决，则通知有关业务员并存档.5.9.3 如所提出的问题部分没有得到解决，则应立即通知有关业务员提请客户再次修改，直到信用证符合要求为止。当信用证经修改符合要求，运作部经理应在信用证审查“处理结果”一栏写明处理情况并存档。5.9.4 只有信用证符合要求后，业务员才能交单发货，而运作部才能制单结汇，否则运作部有权拒绝制单，并将此案提交主管副总理处理。5.10 运作部存档运作部应将信用证复印件包括信用证的历次改证并随附信用证审查表存档备查.6,业务员交单审核程序为了明确业务员与运作部的职责，保证所制单据完整、正确、并避免因发运错误造成损失，以及减少重复制单，从而提高工作效率,特制定本程序。6.1 信用证业务交单要求6.1.1 交信用证审查表和信用证复印件.6.1.2 交外销合同。613交装箱明细，包括数量、包装类型、毛重、净重、尺码以及L/C规定的内容。614交发运通知单，提货单.6.1.3 由制造公司或有关人员应当提供的单据，如质检证书、验货单等。6.1.6 交商检放行单，FORMA调查单（AA需要）（由运作部办理与提供）。6.2 托收业务交单要求621交往来银行名址、客户账号.622交对托收单据的要求，如种类与份数。6.2.3交外销合同624交装箱明细，包括数量、包装类型、毛重、净重、尺码等。625特殊要求：625.1 对发票的具体要求.625.2 对B/L的具体要求。如:发货人、收货人、通知方等等625.3 .3其他要求。626交发运通知单、提货单.625.4 交商检放行单（由运作部提供）6.3业务的交单要求6.3.1 先T/T业务的交单要求：6.3.1.1 交T/T收汇款单复印件。1.1.1.1 对单据的要求，如种类及份数.6.3.1.3 交外销合同。6.3.1.4 箱明细，包括数量、包装类型、毛重、净重、尺码等.6.3.1.5 特殊要求（如有）6.3.1.6 交发运通知单、提货单。6.3.1.7 交商检放行单632后T/T业务的交单要求：6.3.2.1 主管副总经理同意发货的批准.6.3.2.2 其余同上6.4 自理业务的交单要求641交主管副总经理同意发货的批准，发给空白单据.642发运后的两周以内，应提供以下单据复印件。6.421发票6.5 .2.2装箱单6.4.3 发运后的两个月内，应退还以下单据。6.4.3.1 出口核销单6.4.3.2 出口报关单。6.4.4 业务员于发货前，包装时和发货时应对实物及装箱单进行核对，若不符，应修改装箱清单，并签字确认，同时交运作部处理。7 .制单工作程序为了加强制单员的工作责任心，防止囚单据原因造成损失，特制定本程序。7.1 制单准备7.1.1 制单员收到所分配的单据以后，应认真审核各项数据，并检查初始单据是否齐备，发现问题，报告运作部经理。7.1.2 根据业务种类，安排单据制作.7.2 报关单据7.2.1 全套报关单据应在接单以后两个工作日内编制完毕并备齐.722经制单员审核确认无误以后，用快件邮寄运输代理，并将凭据复印留底备查。7.3 结汇准备7.3.1 根据业务种类，完成信用证或业务员要求的产地证、各种检验证书及受益人证明等732信用证项下制单员应及时向客户传真装船（车）通知;T/T项下制单员应及时向业务员提供配船通知，以便业务员及时向容户传真装船（车）通知.7.3.3 如有规定，及时邮寄议付单据。7.3.4 取得海运提单（货物承运收据）后立即办理保险.7.3.5 根据“单证一致、单单一致”的原则和“及时、正确、完整、整洁”的要求，认真检查全套单据的各项数据。736全套单据自审，认定准确无误以后，交运作部经理复审.7.4 单据移交及归档7.4.1 单据送交银行或直寄客户以后的七个工作日以内，完成有关单据向财务、核算、核销的移交.7.4.2 单据送交银行或直寄客户的七个工作口以内，制单员应对每票留底的单据进行清理，然后按“A3”纸张的尺寸规格折叠整齐，用钉书机装订后归人档案卷宗。8 .单据审核程序为了保证公司各种业务的单据质量，保证安全收汇，特制定本程序。8.4 托收和先T/T单据的审核8.4.1 备单据业务员备齐所有单据。8.4.2 自审单据业务员按照业务种类，认真、仔细核对所备齐的全套单据，确认无误以后，连同原始单据交部门经理复审。8.4.3 部门经理复审全套单据经复审无误以后，对托收业务，交国内银行寄往国外往来银行;对先T/T业务，退业务员处，由业务员寄给国外客户8.5 后T/T单据的审核8.5.1 准备单据业务员备齐所有单据。8.5.2 自审单据业务员按照业务种类，认真、仔细核对所备齐的全套单据，确认无误以后，连同原始单据交部门经理复审。823全套单据复审无误，报主管副总经理批准.8.2 主管副总经理批准放单后，由部门经理退业务员，再寄给客户。8.3 1./C单据的审核831制单员根据L/C条款，备齐所有单据。832制单员根据“单证一致、单单一致”的原则，认真仔细地校核所有单据，确认无误后，送运作部经理复审.8.3.3 运作部经理审核无误以后，送国内银行议付;对发现问题的单据，退制单员修改8.3.4 经银行终审合格的单据，即认定为符合标准的单据。对银行提出的合理意见，由制单员进行修改.835对无法修改的有不符点的单据，一般情况由运作部经理批准，作为“内保处理”.凡有重要不符点的单据，需要“凭保议付”的,须报经主管副总经理批准后执行.