体系文件管理程序.docx

体系文件管理程序依据GB/T19001-2008idtIS09001：2008标准建立文件编号：发放号：编制：审核：批准：批准日期:XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门集团办公室体系文件管理程序版本/修改：1/01目的规定质管理体系文件的控制方法和要求，确保集团公司总部各层次体系文件得到有效的控制和使用。2适用范围本程序适用于集团公司总部质量体系内所有文件的控制。3职责3.1 董事长（总经理）负责质量手册及相关体系文件的批准。3.2 管理者代表负责质量手册的审核，以及管理体系运转有关文件的审批。3.3 分管领导负责职责范围内有关体系文件的审核、批准。3.4 集团办公室3.4.1 是本文件主管部门，负责本文件的编制、解释、指导与监督检查。3.4.2 负责集团公司总部质量体系文件的审稿、送审、送签、发放、归档等管理控制，以及发放、变更、作废和换版工作的管理控制。3.4.3 负责外来文件的接收、传递、评审、发放控制。3.5 经营管理部负责确定体系文件编写要求，参与相关部门文件编写，对体系文件进行标审。3.6 集团公司各部室、宣教中心、信息中心、安保中心负责其管辖范围内的各类支持性文件的编写、变更、作废和换版的管理控制。3.7 信息中心档案馆负责集团公司体系文件的存档、借阅工作。XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门集团办公室体系文件管理程序版本/修改：1/04工作程序4.1文件控制工作流程图4.1.1收文流程XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门集团办公室体系文件管理程序版本/修改：1/04.1.2发文流程发文流程文件归档签发一签发审核办文单位组织会签文件传阅文件审核批准文件编写）文件发布传阅文件更改作废文件归档）检查与改进文件编写*JX1.呈送外部单位集团领导会签档案馆信息中心其他文件和资料管理XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门集团办公室体系文件管理程序版本/修改：1/04.2文件基本类型：a）管理手册，包括管理方针、承诺和目标；b）程序文件；c）相关支持性文件。包括集团公司总部各类规范、规章、制度、办法等；d）管理体系运行所形成的记录。包括工作日志、会议记录、运行和维修记录、各类报表等；e）外来文件。包括国家标准、行业标准、海事公约、有关法律法规等。4.3 文件的控制类型4. 3.1体系文件分为“受控文件”和“非受控文件”两种。集团公司总部管理体系使用的以及发放给相关方要求其执行的文件属“受控文件”，其他文件属“非受控文件:5. 3.2书面的受控文件采用分发流水号及发放接收记录进行控制，受控电子文件通过确定具体的发放范围进行控制°4.4 文件编写1.1.1 4.1质量手册由经营管理部按照GB/T19001-2008标准要求和集团公司总部实际情况组织编写。1.1.2 程序文件以及支持性文件由文件责任部门组织编写。1.1.3 各部门管辖范围内的技术性文件和作业指导性文件由部门负责编写。1.1.4 所有管理体系文件应有明确的标识，包括版本编号、发布和实施日期等。1.1.5 各部门内部管理和使用的文件自行编号、标识。4.5文件的审核、审定、批准4.5.1文件发布前得到批准，以确保文件的充分性、适宜性、有效性。4.5.2经营管理部负责对质量体系文件编写和修订内容符合性进行审核，XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门集团办公室体系文件管理程序版本/修改：1/0确保文件内容与其他体系要求不冲突。4.5.3集团办公室负责对以集团公司名义下发的支持性文件发文内容符合性进行审核，确保发文内容与体系要求不冲突。4.5.4质量体系管理手册由管理者代表审定，董事长批准和发布。4.5.5集团公司支持性文件的审核、审定、批准执行xx集团有限公司规章制度制定管理规定的要求。4.6文件的发放和归档4. 6.1集团办公室负责发放质量体系文件，并填写文件发放登记薄。5. 6.2各部门负责发放其管辖范围内的各类支持性文件。6. 6.4凡发放与管理体系有关且按档案管理规定需存档的文件，发放部门须同时负责年度体系文件的归档。7. 6.5发放文件的范围须确保文件使用处获得有效版本。5.7文件的更改、作废和换版4.7.1在下列情况下，应对管理体系文件进行更改：a）组织机构发生变化时；b）文件不符合实际情况或不适合管理改进时，或文件经评审认为需要修改时；c）外部环境及法律法规变化时。4.7.2文件需修改时，其归口管理部门须填写文件更改申请单说明更改原因及内容，并执行原文件发布审批程序。4.7.3管理手册由经营管理部负责组织更改，程序文件、各类支持性文件由编制部门负责更改。4.7.4不需修改而直接作废的文件应由文件主管部门组织相关部门评审会签，每年评审一次，经相关领导审核批准后，文件原发放部门按原发放范围发布作废通知并回收原文件。作废文件审批程序参照原发文程序。4.7.5通过协同信息管理系统发放的电子公文，更改后仍在办公自动化上XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门集团办公室体系文件管理程序版本/修改：1/0发布，修改后的体系文件应在“修改状态栏”内进行次数标识，同时删除更改前的文件。负责文件更改的部门应以书面形式保留相应的文件更改通知单。4. 7.6当集团公司总部体制或管理形式发生重大变化，原质量体系文件不适用时，集团经营管理部组织对质量体系文件进行换版。4.8 质量体系文件的存档和销毁4. 8.1发放的文件和每次更改后的文件内容应及时标识存档，编目登记在集团公司归档文件目录及各部门体系文件清单上，专门保存。5. 8.2换版后，集团办公室应按发放范围回收原文件，在作废文件目录上登记文件名称、编号，统一销毁后予以标识。各部门应在体系文件清单上予以标识。6. 8.3存档的文件在有效期后，档案馆登记作废文件目录，统一销毁后予以标识。4.9 其它文件和资料的管理4. 9.1集团公司总部公文和有关资料的管理按照行政公文处理办法、档案工作管理规定、办公自动化系统应用管理制度等执行。5. 9.2各部门应及时处理通过协同信息管理系统办公自动化形式发放的公文，并将收到的办公自动化“公文管理”栏中的文件及时登记在电子版收发文登记簿上，需内部进行传达的要打印文件进行传达。4.10 各部门内部文件的管理4.10.1 各部门内部文件须经本部门负责人审核批准后，方可发布执行。4.10. 2内部文件发布执行应在收发文登记簿上登记文件名称、时间和发布范围，明确标识为内部文件，做好文件有效性及使用状态的控制管理。4.11 外来文件的控制4.11.1 集团公司总部需对外来文件（纸质文件）建立收文登记本，需传阅的应及时填写来文批办单，按照文件要求范围传阅，并及时存档。XX集团有限公司程序文件文件编号：XX主管部门集团办公室体系文件管理程序版本/修改：1/0电子版文件管理执行电子文件归档与电子档案管理规定Q4.11.2 外来文件在集团公司总部内使用时，同样受控，各部门传阅时应在收发文登记簿上相应登记，并保存复印件。4.12 检查与改进1.1. .1本文件执行情况由集团办公室每季度进行抽查和考核。4.12. 2各部门对本文件执行过程中存在的问题及改进建议，及时向集团办公室反馈。集团办公室对反馈意见及时进行考查和改进。4.13. 3每年年终，根据文件执行情况、本管理程序的运行情况，集团办公室对本程序审核、调整、更新与改进。5支持性文件XX集团有限公司规章制度制定管理规定XX（集团）有限公司行政公文处理办法XX（集团）有限公司有限公司办公自动化系统运行管理暂行规定XX（集团）有限公司档案工作管理规定XX（集团）有限公司电子文件归档与电子档案管理规定6记录文件发放登记簿收文登记本文件批办单收发文登记簿文件更改申请单文件更改通知单归档文件目录作废文件目录档案借阅登记簿体系文件清单