商务接待流程及标准.docx

XXXX公司商务接待流程及标准一、目的接待也是生产力。为树立公司良好形象，扩大对外联系和交流，做好政务接待，本着“热情礼貌、服务周到、安排有序、规范接待、标准管理”的原则制定本标准。二、范围本标准适用于公司日常工作中，为开展各类经营业务需要而产生的接待，如参观考察、来访交流、业务洽谈等。三、接待类别为了规范接待分类，按照以下分类标准确定接待的重要性。贵宾级别：具有一定影响力，对公司经营发展有重大推进作用的领导来访接待；由董事长主导、公司分管领导、行政人事部配合，各相关部门协同完成。嘉宾级别：由公司分管领导主导完成，行政人事部协同资源。常规级别：对口单位主导接待，行政人事部配合协同资源。四、职责行政人事部为公司接待工作的管理执行部门。负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，做好后续重要信息的传递和存档工作，同时做好媒体宣传和文字报道。公司各部门在接到重要来访预约后，应第一时间填写接待日程安排表（见附件），制定接待计划并同步反馈至行政人事部。需公司领导出面、相关部门协调的重要接待，应提前1天告知，接待发起部门应协助拟定、完成接待计划。五、计划与准备1 .接待前期筹划1. 1、在接到公司领导通知或需求部门的宾客来访预约时，行政人事部应根据来宾基本情况（来宾职务、来访具体时间、人数、结束日期、目的和要求等信息）拟定接待计划，发布接待日程安排表及接待标准。1. 2、应按计划，根据实际情况确定会议时间及接待场所，并通知参会领导、陪同人员。1.3、 应提前按接待标准，按需预定用餐酒店。酌情安排用餐标准（酒水、水果等）；按照是否需要住宿，提前预约酒店。接待事项可根据实际情况灵活调整。2.接待准备2.1、 确定接待行程表，确定来宾到达时间，是否需要接机，如有需要，安排接机车辆及人员；确定接待过程各时间节点，并做好相应的安排工作。2.2、 确定接待人员名单、展厅讲解人、摄影/摄像师（相机提前充电）、会议服务人员、会议记录人员、课件讲解人（准备好相应课件）。2. 3、来宾来访前1小时，技术人员调试好各设备和演示视频。2. 4、接待当日，行政人事部安排好卫生清理工作，尤其是接待会议室的卫生。2.3、 根据会议接待情况提前准备横幅、白板、白板笔、桌牌、水果、茶水（矿泉水）、白纸、笔、宣传资料以及其他材料（汇报材料尽量胶装），并按要求摆放整齐。1.1、 6、根据会议需要最少提前半小时调试完所需设备，包括笔记本电脑、投影仪、激光笔。2.7、 根据实际情况确定是否开空调，如有需要，应提前30分钟将空调打开，保持室内温度适宜。2.8、 应急预案。在特殊或者未预约情况下，如遇到突发接待或者事项，由信息对接人第一时间上报行政人事部，行政人事部收知信息后按接待级别统一协调资源配置，统一安排，各部门、人员需无条件配合。六、会后服务准备1 .礼品：确定是否需要准备礼品给来访嘉宾，在来宾离开前，按需将礼品送达。2 .预支：接待过程中需要支出费用的，各项目负责人可制定费用预算，发起借款审批申请，审批通过后，到财务部预支借款。七、注意事项接待中涉及公司机要事务、秘密文件、重要会议等，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄像的场合，应向参观人员提前说明或礼貌制止。八、接待总结与信息记录接待人员应及时记录重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交由部门领导。行政人事部应统一建立接待台账，对于嘉宾级定期（节假日）以公司名义问候，形成紧密的关系网。各部门每月上报行政人事部接待汇总表，形成公司级别外部关系网络。行政人事部附件:客户接待日程安排表接待部门接待人员接待时间客户姓名职务嘉宾单位来访意向需出面领导行程表时间行程安排时间行程安排接待申请行政人事部安排明细项目要求住宿酒店标准口五星口四星口三星口普通酒店名称房间标准大床间/标间间/其他间房间号费用口公司口自理费用入住时间退房时间经办人用餐用餐时间酒店标准费用标准酒水酒店名称地址房间号预定姓名会议室准备物料口条幅口桌牌口资料口笔记本电脑口白板口水果口矿泉水口其他总负责人讲解人嘉宾人数人（名单及职位发送行政人事部）摄影/摄像师会议服务公司人数_人（名单发送行政人事部）会议记录课件讲解交通是否接送口不需要接口送口全程陪同驾装人车辆票务口需要购买车/机票口不需要负责人礼品口需要口不需要备注：负费人其他要求1、2、3、费用预算费用结算接待意见反馈申请人部门主管分管领导行政人事部财务部董事长