小额贷款公司信贷档案管理实施细则.docx

小额贷款公司信贷档案管理实施细则为加强信贷档案管理，重要档案做到妥善归卷、资料完整，调阅方便，查找快捷，每笔贷款都能有据可查，使信贷档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上完全保证信贷资产的安全性，经公司研究，特制定本办法。第一节信贷档案的概念信贷档案是指所经办的全部贷款和已归还的贷款资料或信用结束全过程的信贷管理行为所有记录的总和。信贷业务档案管理流程图系统影像资料扫形成信贷业 务档案文本档案资 料管理归档销毁移交信贷业务 授权、授信调 查 审 查 审 批 贷后管理提取权证类档案立卷和保管第二节档案管理责任制一、工作职责1、负责公司种类档案的整理、编号、保管。2、归档范围：1）公司业务经营资料、财务、信贷资料；2）公司的规划、年度计划、统计资料；3）科学技术、财务审计资料；4）劳动工资、人事档案；5）会议记录、决议、决定、委任书；3、保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。4、档案的借阅与索取：1）总经理副，经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2）公司其他人员需借阅档案时，要经副经理批准，并办理借阅手续；3）司法部门、上级管理部门、外单位，调阅档案，必须先经总经理签批同意，档案管理员在场陪同，查阅相关档案。对被查阅的档案，可摘录和复制，但不得外带。5、档案的销毁：1）、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2）、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经风险管理部批准后方可销毁。3）、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。二、系统影像资料处理(一)人员运行管理员、信贷业务相关人员、系统影像资料扫描人员。(一)职责1、运行管理员负责在系统的人员设置中预定义扫描人员。2、信贷业务相关人员负责在系统中对需扫描影像资料进行预定义。3、系统影像资料扫描人员负责在系统中扫描、删除或作废影像资料。三、文本档案资料管理(一)移交1、人员信贷业务相关人员、档案管理员(可由信贷管理部门相关人员担任，也可由其他部门相关人员担任)。2、职责(1)信贷业务相关人员负责按时移交信贷档案，并对所移交档案资料的完整性和规范性。3、流程(1)业务发生后或贷后监测检查完成后，信贷业务有关人员在5个工作日内整理好业务原始资料，登记信贷管理系统，编织信贷员档案移交清单，列清楚所有信贷资料。如确因客观原因暂时无法收集齐全的，要在清单中注明情况。（2）档案管理员按照清单所列内容与信贷资料逐一进行核对，审查档案资料是否完整、规范。对内容不全的，应督促信贷业务有关人员补齐资料或在移交清单上注明情况。（3）交接双方在信贷档案移交清单上签字确认后，信贷业务有关人员将全部资料移交给档案管理员。信贷业务有关人员可对业务资料复印保存。（4）对移交的抵押、质押等所有权证明文件，档案管理员应填写收据，一式二份，一份给抵押或质押人；一份存档留底，待信贷业务完结后，凭此收据将有关文件资料退还客户。（二）立卷和保管1、人员档案管理员。2、职责在规定时间内完成信贷业务档案的整理、立卷工作；定期对档案的保管情况进行检查，并书面记录检查结果；监督、指导信贷业务相关人员及时更新、调查信贷业务立卷资料,确保档案内容的连续性、完整性和有效性。（三）归档1、人员档案管理员2、职责按规定将信贷业务档案归档。3、流程(1)凭会计部门的收回贷款本息通知单或其他能够表明信贷业务终结的证明，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案盒中抽出，相应修改抽出档案卷内的文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将档案转入该客户的归档区保管。(2)填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应年度的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。(四)提取权证类档案1、人员信贷业务机关人员、档案管理员、总经理。2、职责(1)信贷业务相关人员负责填制出库单。(2)档案管理人员负责办理相关手续。(五)销毁1、人员档案管理员、监销人(一般由信贷部门和档案管理部门相关人员担任)、总经理。2、职责(I)档案管理员负责编制信贷业务档案销毁清册、提出销毁意见并实施销毁。(2)监销人负责清点核对需销毁的信贷业务档案，销毁后在销毁清单上签名盖章，并将监销报告总经理。(3)总经理负责对档案管理员提交的资料进行审查并签署意见；了解档案销毁情况。3、流程(1)对规定保管期满后可销毁的信贷业务档案，档案管理员应编制信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，提出销毁意见，总经理。(2)总经理在信贷业务档案销毁清册上签署意见。(3)对同意销毁的，由档案管理部门和信贷部门共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，按照销毁清册上所列内容清点核对。(4)销毁后，监销人应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。附件1信贷业务档案调阅单调阅单位调阅人调阅日期调阅内容调阅用途总经理或分管主任签字年月日档案管理员签字年月日附件2信贷业务档案销毁清册档案类别归档号内容档案形成日期页数应保管年数已保管年限监销人签章监销人签章总经理签章监销日期：