业务费管控办法.docx
业务费用管控办法一、目的为完善业务费支出标准，加强各职能部门及各项目接待费用管理,减少重复花费，等里使用,明确使用目的，严格控制业务费开支，特制定业务费管控办法。二.使用范围本办法所称业务费用是指在对外交流交往过程中，为拓展业务、沟通合作、关系协调等目的而产生的费用，原则上适用于物业集团职能及综合物业事业部，其装饰装修事业部、高端物业事业部按照原有业务逻辑及方式进行管控。三.使用原则（一）各单位应根据实际业务开展情况，在年初进行年度业务费规划，并分解到月度进行执行，各单位应该严格遵照当月业务费用定额标准；偶发特殊业务及事项,报相关领导审批同意后另行处理。（二）各职能部门、各项目需合理计划安排月度费用包使用，综合考虑期间特殊事项或节点的费用，以避免费用安排不合理导致费用使用进度超前；各单位需严格把关业务真实性，禁止一笔业务拆分为多笔业务。（三）在月度定额的基础下，每项业务费的使用需先事前审批后使用的原则，员工对外接待必须履行事前审批程序，事前审批内容描述可简化，以流程附件内容为审批依据，附件需上传业务费申请（业务费审批单包括接待对象的单位、预计费用、类别以及接待陪同人员情况等详细内容），并由相关授权负责人审批后实施。切忌事后补流程，特殊紧急情况可通过电话、微信等形式进行汇报，后续需在流程中说明并附上相关证明文件。（四）礼品赠送，在满足赠送标准的情况下，优先采购公司内部产品进行赠礼。四.管理职责（一）各区域BP负责各单位年度费用额度以及因工作变化等带来的费用额度的申请、调整、管理；综合管理部负责监督检查业务费的合规使用。（二）各职能部门负责人、事业部/区域/项目负责人应本着必要、合规、节约的原则,以及业务费目标管控,加强对本部门、本项目业务工作的管理。（三）业务费管理按事前审批和事后登记、不趣抽查的方式进行。1 .事前审批：每笔业务费的发生，需事前发起OA审批申请，经审批通过后方能执行。事业部总、区域负责人在权责及预算额度范围内，对业务费的有使用决定权。若涉及现金业务往来，需报明细由事业部总审批，职能由物业集团副总经理审批。2 .事后登记：每月由各区域BP统一汇总费用使用台账，在次月10日前提交至综合管理部行政条线进行备案。3 .不定期抽查：对有疑问的项目，综合管壬里部将采取不定期抽查的形式对业务费用进行检查,检查内容包括各类票据、清单、水单、付款记录水明细。（四）如因流程节点审批人把关不到位导致费用包中申请未按本制度要求执行或重复申请费用，则各环节负责人按比例承担费用损失。五.审批流程（一）事前审批涉及非敏感性业务费由经办人发起线上审批流程，并填制业务费申请表作为附件审批依据，涉及敏感性业务由经办人线下填制业务费申请表，审批通过后即可开展。费用类型金额审批人区域5000元区域负责人5000<X10000元事业部负责人>1万元物业集团总经理事业部1万元事业部负责人>1万元物业集团总经理物业集团1万元物业集团副总经理>1万元物业集团总经理（二）报销审批事前审批单、业务费申请表需作为报销附件。六、费用使用（一）费用预算费用预算采取定额标准，以年度各单位按公司预算报批流程进行费用报批，月度分解，月末未使用金额可结转至下季度。严禁超前使用预算，各部门/项目不得超额度报销。（二）费用使用标准1.商务宴请标准以下标准规定为规定的上线标准，实际发生时可根据实际情况略作调整，接待餐食应体现当地特色,不得铺装浪费，住宿应注重安全、舒适、得体，不得追求奢华。宴请级别酒水使用标准餐饮标准住宿标准参与接待级别A类白酒1300元以下红酒600元以下不超过600元/人四星级酒店高级房物业集团副总经理B类白酒1000元以下红酒300元以下不超过500元/人三/四星级酒店标准双人房事业部负责人（或授权分管领导）C类白酒500元以下红酒200元以下不超过300元/人商务型酒店区域负责人（或授权分管领导）D类白酒200元以下红酒150元以下不超过200元/人商务快捷酒店项目/部门负责人非标准范围内接待报物业集团副总经理批准，由综合管理部进行接待准备。2 .业务费支出业务费支出，原则上由业务费经办人两人共同前往，据发生时情形两人商定后支出。大额充值卡/现金支出需报明细由物业集团副总经理/分管领导审批同意后发生。3 .礼品赠送赠送送客人伴手礼务必坚持有益公务、符合礼仪的原则，礼品选择应尽量展示公司企业文化，宣传公司企业形象或体现地或特色的礼品，礼品的价格由搦e梆门根据客人职及对公司的重要程稣确定，赠送的!戚应大方得体，同时兼顾地方特色和客人喜好。七、报销原则（一）谁主责，谁承担费用，多部门共同主导则按部门数平摊费甩（二）业务费中严禁业务接待人员假公济私，一经发现从严处理，包括不限于取消职能部门倾目全年报销额度，对责任人进行经济处罚或降职等。（三）发生业务费用，实行一事一结，经办人应及时办理财务报销手续，不得一次预存分次接待、合并报销，不得将一次接待费用拆分报销。为有效管控业务费用使用进度，当月发生费用需当月完成报销，当月25日以后发生费用，不晚于次月10日前报销，避免费用积压造成的费用管理失控。（四）报销时需提供业务费发票、水单、支付凭证（单笔超500元以上需提供PoS机刷卡记录、微信/支付宝转账记录）,对票据不全的业务费用，财务有权拒绝报销。（五）若从公司领用酒水，则需将未开封的酒水退回公司行政部门后，据实进行报销。八、附件(-)业务费申请表(二)费用使用登记表
