企业工厂通用邮件书写及规范制度范文模板.docx

邮件书写及规范制度1.目的为统一邮件文化，提高办公效率，提升内外形象。2、适用人群金山办公软件有限公司全体员工。3、标题规范邮件标题采用请*接收+主题”的格式，包括请回复"、请转达"、请反馈等；4、背景规范邮件背景为默认的白色，不使用信纸。5.发送规范5.1 发送邮件时，主送人为必须知悉邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。5.2 员工代表本部门与其他部门联系工作时，应得到本部门负责人授权，发送邮件时抄送本部门负责人；员工根据岗位职责与其他部门相关责任人联系重要工作时，应同时抄送对方直接上级。5.3 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容部分；对于同一收件人不同主题的邮件，应新建邮件，而不是直接回复。6、附件规范6.1 正文提示：邮件如带有附件，应在邮件正文提示收件人查看附件内容；如有多个附件,应对附件内容做简要说明。6.2 容量控制：附件数不宜超过5个,数目较多时应打包压缩成一个文件；为保证邮件的流通顺利，传送附件应不超过5Mo7.其他规范所有工作邮件应及时回复，紧急重要的邮件应立即回复，其他邮件一般不要超过24小时。8、下载要求所有人员均需在手机上下载某某邮箱或微信关注某某企业邮箱并绑定邮箱账号，保证邮件的送达以及回复。9、监督检查9.1 邮件抽查：邮件规范由综合管理部负责监督检查，将会在与各部门员工的往来邮件中进行检查，如有必要将随机抽杳，请收到抽查邮件的同事尽快回复。9.2 入职培训：入职人员将在第一时间开通邮件并在入职培训会上进行统一培训。10.邮件回复10.1 收件人需在要求时间回复邮件，如发现未及时回复邮件，如下奖励套餐二选一：10.2 负心情，负激励：第一次未在规定时间内回复，负激励10元/次；第二次未在规定时间内回复，负激励20元/次；三次未在规定时间内回复，负激励50元/次；第四次未在规定时间内回复，书面批评1次；10.3 爱工作，爱运动：第一次未在规定时间内回复，女生深蹲20个，男生俯卧撑20个；依次累加。书面批评制度详见员工违规行为处理制度11、执行时间：本制度自下发之日起执行。