供应链采购管理制度.docx

供应链采购管理制度为规范公司及供应链采购部门工作，提高采购工作效率，设立该制度，作为供应链采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效的运行，从而圆满地完成公司的采购任务，实现其他部门的采购需求。一、采购管理制度原则：第一条文字化原则：所有采购需求及采购过程，均以文件形式记录与呈现，并由相关管理人员签字确认，建立完善的产品明细档案、工作文档，作为采购部门的标准化要求及工作依据；第二条严肃性原则：采购部门的行为关系到公司的整体利益，因此所有采购人员必须严格遵守采购管理制度，不折不扣的执行，同时，对违反制度的采购人员及其他部门人员，均会采取严厉的制裁措施，包括但不限于经济处罚、辞退、送交公安机关等；第三条工作界限原则：我公司的采购行为，涉及多部门参与，采购部门须严守工作边界，同时与各部门相互协作，有机协调，以实现采购任务的顺利完成；第四条采购集中制原则：我公司的采购权集中在总公司供应链采购部，其他分公司、部门无权直接采购，但部分小金额采购或紧急采购，在得到总公司或总经理授权后可以执行，但必须接受供应链采购部全程监督；二、采购范围界定第五条除行政采购、非经营性固定资产采购及其他（总经理授权）的采购外，供应链采购为公司唯一采购通道，任何其他部门不得超越工作边界，参与、影响、阻碍正常采购过程，一经发现，上报总经理严肃处理。第六条供应链部门的采购范围包括但不限于厨房生产原材料、厨房设备、厨房用品、餐厨用具、易耗品、店内用品（含座椅等）、服装、软件、电子硬件及总经理授权的其他经营性、非经营性采购项目；以下所有条款所称“采购”均为以上条款所界定的采购范围；三、采购的发起第七条公司新产品、非常规商品、特殊商品、紧急采购商品等采购指令均由供应链总监直接向采购部门经理下达，其他部门或人员如有采购需求，须填写采购申请单（或钉钉）并打印，由总经理签批后交供应链总监签字执行；第八条公司常规商品（月结）采购由采购部门直接根据库存规划及消耗频率进行采购，采购经理负责监督管理，无需通过供应链总监签字，库房根据实际库存情况进行记录，对异常到货进行呈报；第九条采购部门不得执行除总经理、供应链总监以外的任何采购命令，违者按严重渎职，辞退处理，如给公司造成损失，应承担赔偿责任；第十条需求部门发出采购需求时，须同时附商品细节、厂商资质要求、时间节点，由采购经理确认采购难度及优先级、编制采购预算，报供应链总监审核后执行；第十一条测试品采购，由发起部门按照测试产品流程，及采购发起流程执行；四、采购的执行第十二条采购部门在采购经理的领导下，按工作分工对公司所需的物料进行采购，并保证所采购商品的质量符合需求部门要求，同时符合公司及国家法律法规要求，价格符合最优原则；第十三条接到清晰的采购需求后，采购经理应按优先级安排采购工作，进入采购流程的商品，应在一周内找到3家或以上供应商进行询价，并在至少两家供应商递交样品，进行筛选，筛选通过的供应商还应通过采购与品控的双重验厂；第十四条常规采购商品，采购部门按库存预警、消耗频率编制采购计划，随时监控库存，执行采购任务，并随时监控产品品质，管理供应商，保证采购工作顺利、平稳、高效、最优；第十五条战略性产品，或公司认为应该特殊重视的产品，采用招标方式进行，招标委员会负责制定招标原则，由采购部制定招标方案并发标，采购部需保证在15日内有至少三家无任何关联关系，且具备相关资质的供应商参与投标；第十六条常规性现金采购商品需签订单次采购合同，并由供应链总监签字确认执行（或钉钉），由财务按照合同向供应商付款，采购应随时追踪货物到仓情况，并及时核销；第十七条招标委员会由总经理发起，委员会成员由总经理指定，分为常务委员与临时成员，常务委员应不少于5人，临时委员不限。每次招标活动应不少于3位委员会成员参与，其中常务委员不少于2人；第十八条共性商品，原则上集中采购，同等条件下，优先选择与正在发生业务关系或已确认的供应商处进行合作，以便于降低成本，有效管理供应商。第十九条选择供应商，应对供应商的供应能力、专业化程度、原材料来源、原材料价格、加工成本、交货时间、产品质量检验标准、产品质量、服务质量进行考察。对合格供应商的供货价格进行评估、分析，邀请报价、送样。第二十条根据品类类别，食品类供应商送样商品应通过品牌及公司口味测试，其他品类进行门店测试，测试合格后，评定并确认供应商，开始门店试运行，直至签约。五、供应商签约第二十一条原则上，所有供应商均必须与公司签订供应商合同，部分品类如暂时无法签订供应商合同的，须签订订货协议，以保证公司利益；第二十二条供应商标准版合同由采购部拟定，并由公司法务部审核签批，准许使用后方可使用。供应商签约均使用标准版合同，如有特殊情况需更改部分细节条款，应先与公司法务部沟通修改可行性，并以文字形式上报供应链总监、总经理，签批后执行签约；第二十三条供应商标准版合同内容包括但不限于价格条款、产品条款、质量条款、结款条款、物流条款、惩罚条款、保密条款、违约条款、竞业禁止条款、反商业贿赂条款等；第二十四条供应商签约前应对供应商资质进行审核，并联合品控对产品资质、包装进行审核；第二十五条供应商签约后，应严格按照供应商合同执行合作，要求品控部门随时抽查产品，以保证供应商提供的产品符合我公司品质要求，同时抽查供应商资质，保证供应商资质符合监管部门要求；第二十六条供应商合同签订后，在合同有效期内相关部门依据合同约定，按照资金审批程序办理款项支付手续；六、采购管理第二十七条采购部的所有采购行为均须建立档案，其中，招标采购档案包括但不限于采购计划及预算、招标文件，投标文件、评标文件、供应商评估报供、定标文件、评委评分表、质疑答复、投诉处理决定、确定供应商依据、供应商资质、合同原件、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、资料；第二十八条常规采购档案资料包括但不限于：采购计划及预算、供应商评价依据、供应商资质、供应商评价表、价格协商相关记录、合同文本、商品检验记录、验收证明、采购活动记录及其他相关文件、报表、资料；第二十九条采购物品到货检验并办理入库手续后，根据供应商合同，采购每月负责核对采购账目，准备各项资金申报材料，经主管采购经理签字确认后报财务部审核付款；第三十条按照进度付款的采购项目，必须确保质检合格方可付款；第三十一条已签订合同的采购项目由采购部订单员负责跟进，采购部负责人进行监督，如出现问题，应及时采取补救措施，并知会相关领导及部门；同时，采购部负责人应及时掌握供应商的变动，责任与义务的履行情况，监督供应商严格按合同执行，遇到未尽事宜应及时协商并签订补充合同；七、供应商管理第三十二条供应商合同原则上应以年度为单位签订，如合同无变更，可通知供应商继续履行合同；如变更较小，可以补充合同形式签订，合同签订后，原件交法务进行备案，复印件交财务作为价格备案，留存复印件本部门存档；第三十三条供应商应严格按照合同约定进行管理，分品类及重要程度制定供应商评价机制、验厂频率。第三十四条主要商品或有条件的商品必须采用二元化供应商管理模式，采用分配律制约方式，月别或季度统筹供应商整体情况并下发告知供应商，以此作为下一个时间节点的物量分配依据，实现供应商的彼此制约。第三十五条供应商价格监控，生鲜食品类每月不少于两次进行市场调查，以所在地实际供应情况及价格进行记录；非食品类每两个月不少于一次市场调查，以供应商所在地或品类集散地为依据，对商品质量、价格走势进行记录。调查结果作为日后同比及环比评价依据。价格调查渠道包括但不不限于实地调查、app、论坛、网站等；第三十六条供应商资质监控，供应商每年进行一次证照合规检验，随年度合同签订一同执行，如供应商有法人变更、证照变更、资质变更均需提前以书面形式通知采购，以便做出应对；第三十七条供应商价格变更，供应商进行价格变更时，应提前与采购进行沟通，说明价格变动原因，涨价应提供涨价证明，采购对涨价证明进行确认后，要求供应商出具价格变动函，采购填写涨价申请单（钉钉）附价格变动函，由采购经理、供应链总监、总经理进行签批后执行，并将价格变动函发财务备案，作为结算依据；第三十八条商品质量监控，食品类商品应根据商品属性，在到货时进行检验，包括重量抽检、质量检验、生产日期及有效期检验、外箱检验等，并对不同商品制定相应的抽检比例及通过标准，如不能通过，则应拒收处理。如产生食品安全问题或因此产生断货问题，则应根据合同规定追究供应商责任；第三十九条食品安全问题出现时，供应商必须承担全部责任与损失，并处以310倍的货值的罚款，如供应商不能改正或再次出现食品安全问题，则必须撤销其供货资格；八、冻肉采购第四十条冻肉采购作为公司最特殊的采购项目，九、反商业贿赂第四十一条此处所指商业贿赂，指供应商为销售商品而采用财物或其他手段贿赂本公司员工，以及本公司员工为收受或索取贿赂而采购供应商商品的行为；贿赂方式包括但不限于报销费用、赠送实物（按商业礼仪赠送的小额广告礼品行为不属于商业贿赂）和现金、回扣、提供各种名义的旅游、考察、会议、聚餐等，如有违反，视情节轻重处以降职、处罚、辞退、追究刑事责任等处罚；第四十二条若发现供应商以行贿手段销售商品，应立即停止其供货资格，并进行相关调查，情节严重者，三年内不得列入供应商目录。构成犯罪的，公司有权向司法机关举报，依法追究刑事责任；第四十三条采购人员收受贿赂或向供应商索取财务、报销费用的，无论是否为供应商谋取利益，皆予以辞退。情节严重者，交司法机关，依据相关法律处理。给公司造成损失的，应对公司损失进行赔偿；第四十四条对在被追诉前主动交代受贿行为、交出受贿钱物的，可酌情予以从轻处罚,情节严重者，赔偿公司损失后，可不移交司法部门追究刑事责任；总经理协助编制反馈把控测试结果结束