公司采购管理制度规定五篇.docx

公司采购管理制度规定公司采购管理制度规定1一、目的：为加强采购计划管理，规范采购，保证公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于与生产经营有关的经营性固定资产、材料和非经营性固定资产、办公用品和劳动保护用品（以下简称购进物品）的采购。三、职责和权限1、总经理负责批准采购管理制度；2、副总经理和财务总监负责审核采购管理制度；3、人力后勤部负责经营性固定资产、材料、配件等物品（材料）的采购，非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购。四、采购原则1、询价和比价原则对于货物的采购，必须有三家以上的供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货期、售后服务、信用、客户群等因素的基础上进行综合评价，并进一步与供应商协商最终价格，临时紧急采购货物除外。2、一致性原则：买方订购的物品必须符合采购申请中列出的要求、规格、型号和数量。如果市场条件不能满足请购部门的要求或成本过高，采购人员必须及时反馈信息，以便申请部门更改请购单或参与。因具体情况不能与请购单完全一致的，经审核，差额不超过请购单的5-10双3、低价搜索原则：采购人员应随时收集市场价格信息，建立供应商信息档案，了解最新的市场趋势和最低价格，实现最优采购。4、完整性原则：（1）自觉维护企业利益，努力提高进货质量，降低进货成本。（2）诚实自律，不收受礼品、贿赂、邀请，不主动联系供应商。（3）严格执行采购制度和程序，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备和市场信息。（5）工作认真细致，无失误，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则:所有大宗或经常使用的项目，应在企业管理、财务等相关部门的共同参与下，通过谈判或招标，确定一段时间（一年或半年）的供应商和价格，并签订供应协议，简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场快速变化的商品，除了缩短招标间隔外，还需要随时掌握市场情况，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员应自觉接受财务部门或公司领导对采购活动的监督和询问。采购人员在采购过程中违反诚信制度，公司有权对相关人员依照公司员工绩效考核制度等进行处罚直至追究其法律责任。五、采购流程1、请购单:根据生产或经营的实际需要，需要货物（材料）的部门在每个月25日前负责企业管理部的货物采购，人力资源物流部在每个季度最后一个月25日前负责货物采购。部门应填写采购请购单，请购单应注明产品名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等。涉及技术指标的，应注明相关参数和指标要求。根据采购申请流程,由相关部门审批后，经总经理批准后，提交人力资源及后勤部进行采购。各审核阶段对请购单提出异议的，应在2个工作日内将意见反馈到请购单部门。2、询价、比价、洽谈：（1）原则上每项（材料）需有两家以上供应商报价。（2）招标人收到报价单后，比价议价，填写询价记录表，按低价原则采购。（3）在下列情况下，不需要比价、议价：独家代理、独家制造、独家产品、原零配件无替代品，但仍需报价记录。3、样品的提供和确认：（1）如需提供和确认样品，必须确定样品发货周期，并由采购人员负责跟踪。收到样品后，必须第一时间送到需求部门进行确认,如有必要，必须与财务部等部门相关人员进行确认。（2）如果样品需要保存，必须密封以便将来比较。4、供应商选择：（1）具有法定经营主体的。（2）质量、交货期、价格、服务等条件良好。（3）有良好信誉的。（4）客户认可的供应商。采购方应建立供应商信息账户。5、合同签署：（1）供应商通过样本评审后，由人力资源与物流部与选定的供应商签订合同。（2）因交易发生的争议，按合同约定的条款处理。6、后续的进展（1）为保证按时交货，采购人员应提前通过电话、传真或亲自与供应商进行跟踪，以确保货物（材料）的及时供应。（2）如采购物品（材料）不能在规定时间内发货，采购人员必须提前通知请求部门寻求解决办法，并必须与供应商重新确定发货日期并通知请求部门。7、验收和仓储：采购的货物（材料）到达公司后，经营性固定资产、材料、配件、非经营性固定资产、大宗劳动防护用品等项目（材料）由需求部门验收。办公用品和其他常用用品经仓管员验收合格后，由仓管员出具入库表，并按入库程序办理入库手续。验收不合格的，由验收部门通知人力物流部，并在2天内办理换货（退换货）手续。8、对帐付款：采购货物（材料）入库后，采购人员凭入库单按合同约定或约定的付款方式办理付款手续。六、考核：凡违反本制度者，按公司相关管理制度进行处罚。公司采购管理制度规定2第一章总则第一条为加强对原材料采购业务的内部控制，规范采购行为，防止采购和支付过程中的错误和欺诈行为，根据国家有关法律、法规和集团公司的要求，制定本制度。第二条本制度所称采购，主要是指采购原材料和支付货款的行为。第三条采购业务内部控制的建立和实施，至少应加强以下关键方面或关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：1、权责划分明确，机构设置和人员配置科学合理；2、采购计划和批准程序明确；3、采购和验收管理过程相关的控制措施要明确，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、原材料的验收等都要明确规定；4、明确付款方式、程序、审批权限及与客户对账方式。第二章职责划分和授权审批第四条建立采购业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责和权限。采购业务的集中管理部门是集团公司的市场部，协调部门是销售部。他们各自的职责是：市场部：1、采购计划审批；2、询价及供应商确定；3、采购合同的审核和归档；4、付款审核。销售部门：5、采购和验收；第五条建立采购支付业务授权制度和审批制度，按照规定的权限和程序办理采购支付业务。逐步实行集中或相对集中采购，提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本费用。第六条购货、付款业务应当按照计划、审批、购货、验收、付款等程序办理，在购货、付款的各个环节建立相关记录并填写相应凭证，建立完善的购货登记制度，对购货合同、验收凭证、入库凭证、购货发票等单据和凭证应当加强。第三章采购计划和审批控制第七条建立计划采购制度，采购计划应当与公司生产经营计划相适应。在与公司充分沟通的基础上，明确采购品种、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。第八条加强采购业务的计划管理。对于有计划的采购项目，市场部要严格按照计划执行采购业务；计划采购项目应当有完备的批准程序。第九条原料的月度和年度供应计划必须报市场营销部批准。第四章采购与验收控制第十条建立采购和验收管理制度，对采购方式的确定、供应商选择、验收程序和计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明度。建立供应商评估体系。由市场部、销售部等相关部门共同对供应商进行评估，包括采购原材料的质量、价格、交货期、付款条件、供应商资质、经营状况等，并根据评估结果对供应商进行调整。第十一条采购方式应当根据原材料的性质和供应情况确定。大宗原材料可以通过订单或合同购买。第十二条充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等方面的信息。采购、使用等部门应参与质量和价格的比较，并按规定的授权和批准程序确定供应商。第十三条建立原材料验收制度。销售部门接受采购原材料的质量、计划、数量、质量等相关内容，并对该批材料负责。验收负责人在验收过程中发现异常情况，应立即报市场部备案。第五章支付控制第十四条市场部、财务部在办理支付业务时，应严格审核和记录购货合同约定的付款条件和购货发票、结算凭证、检验报告、计量报告、验收证明等相关凭证的真实性、完整性和合法性。第十五条严格执行预支账户、预支存款审批程序，加强预支账户、预支存款管理。加强预付款监测，定期跟踪核实。综合判断预付款的期限、占用金额的合理性、不可收回的风险；及时对可疑的提前支付采取措施，最大限度地降低提前支付的资金风险和损失的可能性。第十六条加强应付账款和应付票据的管理，按照约定的付款日期、付款条件等，指定专人管理应付账款。第十七条建立不合格原料的处理制度，并严格执行。第十八条与供应商定期核对应付账款、应付票据、预付款等往来账款。如有差异，应及时查明原因并处理。第六章监督检查第十九条建立采购业务监督检查制度，明确监督检查人员的职责和权限，定期或不定期进行检查。第二十条供应部应当采取措施，纠正和完善采购业务监督检查过程中发现的薄弱环节。公司采购管理制度规定3为加强公司基本建设的经营和财务管理，规范采购工作流程，进一步提高公司采购效率，更好地为公司基本建设提供材料设备供应保障，根据公司建设发展的实际需要，特制定本制度。1、集团公司应当设置专职材料设备自购资金采购人员和管理人员，具有与其所从事的采购工作相适应的政治素质、专业知识和业务能力。综合部门要严格遵守公司各项管理制度和采购管理流程，忠于职守，诚实自律，符合为基础设施服务的宗旨。2、公司财务部门负责审核和监督材料设备的所有采购合同，确保公司所有经济行为的合理性和经济性。计划部负责批准采购计划，确保采购的合理性和采购资金的落实。3、收集公司基础设施所需的材料设备采购需求（公司集中控制），编制各阶段采购计划，报公司财务部门批准实施。4、按时完成各阶段采购计划和零星采购计划，在保质保量的情况下，及时准确地为基础设施建设提供采购服务，及时征求施工单位对所供材料的质量、数量、品种、规格、价格、交货期等要素的意见，改进不足之处。5、积极参与集团公司和煤矿组织的大宗物资采购和招标，并提出合理建议。6、采购合同签订：在初步确定供应商和拟采购材料设备的市场价格后，集团公司供应科、办公室应及时组织与相关供应商就拟采购材料设备的价格进行谈判，并签订采购意向合同和协议。公司供应部、办公室将采购合同、协议、采购计划报送公司企划部审核。经事先审核确认其合法性和经济性后，由供应部和办公室报公司财务总监批准，签字批准后，与相关供应商签订正式采购合同和协议。7、签订采购合同和协议的原则和注意事项是独立自愿的，平等协商是签订采购合同和协议的基本原则。签订采购合同和协议的注意事项：合同、协议的条款、内容和履行方式必须符合法律规范。合同和协议的条款必须符合公司的利益，不得与公司的利益发生冲突。履行合同和协议的条件和方法必须完整和可操作，以避免不确定的法律和经济责任纠纷。公司采购管理制度规定4第一章总则第一条为了进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，保证生产经营的持续稳定，根据有关法律、法规，制定本制度。第二条公司日常生产经营所需的原材料、主要材料、辅助材料、包装材料、低值耗材等均在本制度范围内。第三条境外购物直接支付的费用报销和零星物资采购，不适用本制度。第四条本制度适用于公司固定资产的收购。第二章物资采购的规定第五条物资采购实行集中管理制度。采购供应部负责采购原料粮食，仓库部负责采购辅助材料和包装材料，物流部负责采购维修备件、物流材料和办公用品。在特殊情况下，经董事长或总经理批准,可指定专人采购特殊材料。第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应的变化，保证质量合格、价格低廉、供应及时。第七条实行合同管理制度。材料采购原则上应与供方签订合同，明确供货品种、规格、质量、价格、交货期、付款交货方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。第八条实行比价采购制度，对采购材料实行三家供应商的比价采购，保证采购材料的低价、优质。建议对大宗物资采购实行招标制。第九条实行采购质量责任制。买方应对所购货物的质量负完全责任。因玩忽职守采购假冒伪劣产品的，采购人员应当承担经济责任。禁止采购人员接受回扣。如收到返利，一经核实，除全额返利外，视情节轻重，严肃处理。第三章发票录入和支付程序第十条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理入库手续。具体要求如下：1、生粮入厂后，由称量室办理入库手续，打印电子入库单，并将入库信息输入计算机。2、辅料和包装材料由仓库保管，办理入库手续，并填写入库表一式三份，提交客户一份办理发票入库手续。3、五金器具和维修备件由五金仓库保管入库。4、采购代理人应当认真填写采购物资发票分录表，详细填写采购物资的名称、数量、金额、供应商等内容。操作步骤如下：经办人填写发票登记表，保管人根据收据签字确认部门经理的审核。会计审查发票的有效性。总经理签字批准进入财务账户作为未来付款的基础。第十一条物资采购付款，原则上实行入境后付款制度。特殊情况下，需要预付款的单位，经董事长或者总经理批准，可以办理采购预付款手续。第十二条采购付款实行审批制度，分发票录入和签批付款两条线进行管理。具体程序如下：1、物料采购由采购人员办理发票入库手续后，再申请付款审批。否则，财务部有权不批准付款。2、申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款3、需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。第四章附则第十三条本制度从批准下发之日起执行，由财务部负责解释。第十四条本制度从20XX年XX月XX日起下发执行。公司采购管理制度规定5一、为规范公司物资采购，降低物资采购成本，保证公司各类物资的供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。二、本规定是公司物资采购管理的基本规范。三、采购部根据市场信息进行质价比较采购，同时在付款方式上采取货到付款或分期付款的方式，降低采购风险。四、采购部岗位职责1、负责制定物料采购管理制度和内部岗位职责；2、负责物资采购员、计划员、档案员的监督管理；3、负责物料采购计划的编制，采购合同的签订和保管；4、负责材料采购的询价、谈判、比质、比价；5、负责按时完成部门所需的所有物料的采购，保质保量；6、负责辖区内的卫生安全工作。7、采购部负责管理各种档案，如采购合同、各种批准文件、公司签发的各种文件等；8、采购部门建立采购物资账户、贷款明细账户和公司应付账款，并定期与财务部核对。五、物料采购原则1、未经批准的材料不得采购；2、仓库库存物料应使用优先；3、在建立合格供应商名单时，本着远近采购的原则；4、采购物资时尽量采用银行结算，减少现金结算；5、在比价过程中，严格执行同类产品比价、同质量比价、同价格比价、同价格比价的原则，选择最优采购单位；6、对于先试用的材料，用户部门必须出具测试报告并批准后才能购买。六、为节约采购成本，公司实行采购计划月度报告。采购部门在编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目报送物资采购计划，避免物资积压损失。七、公司各部门及配套厂家按程序上报物料采购计划，每月23日前将下个月的采购计划提交给采购部门，经采购部门汇总后提交公司经理办公室会议。八、各部门及配套厂家提供的待采购材料的规格、型号必须齐全。如果材料不完整，原料清单供应商承担50%的经济损失，部门承担30%的经济损失；同时，采购部门有权拒绝采购型号不完整的材料。九、在采购材料时，必须严格按照采购原则和采购计划进行采购，保证好订货、不漏订货，及时、准确地实施材料供应。签署的材料在采购合同期间，严格执行合同法和公司合同管理制度。合同应当载明数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经营人的经济责任等需要明确的事项。合同一般按照公司标准合同文本签订。如有特殊情况，应与公司法律顾问联系后签订合同。十、在材料采购过程中，如果工程部和设计院出具的原材料出现短缺，采购部门应征求用户的意见，在用户同意并签字确认后，采购用户愿意接受的替代品。否则，后果由采购部直接负责。十一、若采购部门未能及时完成采购任务，应尽早向总经理生产助理汇报原因并提出补救措施。十二、物料到达仓库后，采购部检验人员应将到货物料的数量、规格、型号通知质检部，并在约定时间到达现场进行检验。十三、采购部门在验收过程中对不合格的材料应及时与供应商沟通，及时退换材料。十四、所有对外协调的材料必须经采购部门确认，并经总经理生产助理批准后方可对外协调。十五、合格的物料由采购部检验人员及时送入仓库，由仓管员办理入库手续；如货票在同一行，由仓管员打印入库单，验货人员取回入库单。双方应完成交接手续。如果发票不同，仓库管理员会在发票到达后打印入库收据。十六、采购部收到入库清单后，应尽快到财务部办理开具借条的手续。每月25日以前，减到20万元的限额。