物业公司行政部工作程序.docx

行政部工作程序第一节员工入职程序一、应聘员工接到聘用通知后，携带有关资料按时到行政部报到。二、签订劳动合同。三、阅读员工手册，并签署承诺书。四、由行政部发放胸卡及工服，并录入员工指纹作为考勤依据。五、由行政部及部门主管做新员工岗前培训。第二节外出培训申请程序一、公司要求所有员工均满足劳动局持证上岗的要求，因此，所有入职人员均需在入职前自行考取相关证书。如在聘用期间，由于政策变更、证件过期、证件年检、增设部分岗位操作证、工作需要技能培训等，公司可以酌情出资培训。二、根据工作需要对员工进行各种形式的培训，凡由公司出资受训人员须签订培训协议书，按协议书的规定执行。第三节招标程序一、凡属工程施工、各类维护、保养及大宗采购，金额在一万元以上的，需实行招标，（一万元以下的可以议标）。二、申请部门需将整理好的招标材料（现有设备情况、招标项目、具体要求、需达到的各项技术指标）交行政部经理。三、招标材料需提前三十日、重大项目招标需提前六十日以上上报。四、申请招标部门可协助行政部进行询价及提供厂家。五、行政部根据各部门提供的材料制定标书。六、行政部经理审核标书后，转申请部门主管、项目经理、总经理审核批准。七、行政部将审核后的标书封装后，进行发标（交招标单位）并制定开标时间。八、投标箱钥匙由项目经理和行政经理各持一把。九、按规定时间由项目经理、行政经理、申请招标部门负责人同时开启标箱。行政部做好开标记录，招标文件由开标人签字后，复印给行政部存档，其投标文件全部交申请部门主管，做开标分析并提供建议上报总经理。十、行政部协同申请部门制定合同或协议书，由中标单位与我公司共同签署、加盖公章，定标及合同要按公司权责进行审批。十一、合同或协议书正本由财务部存档，复印件交申请部门一份进行请款和验收工作。第四节采购程序一、采购申请1、各部门根据现有材料及下月工作量，制定部门采购计划，填写采购计划，报部门经理。2、部门经理审核采购计划，审核表内各项内容，签署后移交行政部。3、行政部库管员核准库存后，根据库存数量确定实际采购数量并由行政专员填写采购计划。4、行政部采购员根据采购计划内容、要求，进行物品询价后，报请有关部门经理签署意见并确认价格。5、行政部经理签署意见，确定是否需要购买。6、物业总经理签署意见后将采购计划交行政部，如同意购买，行政部采购人员方可购买。二、采购1、行政部采购人员根据采购计划填写借款单及询价分析结果在采购计划中注明。工程材料或其他部门的特殊物品采购需由该部门派专人协同。2、行政部经理审核签署后报财务经理、项目经理、总经理。3、待各级领导签署后，财务部根据申请将支票或现金交行政部，行政部开始付款和进货。第五节物品入库、出库程序一、入库1、填写入库单（包括已付款和未付款）。2、库管员根据入库单验收（数量及质量）并签字（工程材料需有各专业主管验收签字），登帐、设卡并将物品摆放整齐。3、将入库单一联交财务部，一联交库管员，一联留存。二、出库领料1、各部门根据原申请计划及维修单填写出库单，并由经手人签字。2、所在部门经理或主管签署，工程材料由工程各专业主管签字。3、持出库单到库管员处领料。4、审查出库单，之后转财务部。三、盘点1、月末，库管员联合财务人员结算材料数量、对帐、进行盘存工作，出具各类盘点表。2、将审核后的各类盘点表逐级上报各级领导。