若何提高房地产项目计划会议的决策效率.docx

若何提高房地产工程方案会议的决策效率说到会议，很多同仁都会感到头疼，感觉工作中一大半的时间都在开会，而似乎多数时间都是在作无用功，开会开到人近乎崩溃，但是取得的成效的非常有限,：1 .会议前准备工作不到位 搞"突击会"，会议发起人临时召集人员开会参会的人员准备不充分或无准备，会议主题不明确，所需的信息不充分，导致会议决策效率低下；与之相对应的情况就是对于例行性会议领导一有事忙就不开会了，而不开会的结果是反而更忙了 参会人员汇报材料准备不充分两个方面：一是会议发布者通知不明确，使参会人员无从下手，导致无准备，或准备信息材料偏离主题；另一方面是参会人员不重视，主要在于执行力度2 .会议过程中出现的问题C1所谓的"长征会”会议时间很长 问题反复讨论而无法确定决议结果；决策领导掌握信息不充分，需在会议过程中不断的听取汇报人员提供的信息，信息都是原材料，未经过加工分析及调查，导致决策领导无法快速决策 会议议题过多，很多与问题不相关的参会人员全程陪同；例如讨论1。个议题，而有些参会人员仅与其中少数问题相关，其他时间均在陪同参会 话题蔓延导致会议时间过长会议过程中跑题，缺少会议主持人，或主持人不力2议而不决问题讨论过之后，未进展决议，直接PO33掉进展其他议题讨论，更不要提措施，危害：失去会议的意义，使参会者丧失对会议的信任，进入恶性循环3会议偏离主题，缺少及时纠偏，造成参会人员失去耐心，士气下降，最终导致时间无限延长，决策效率下降3 .会后存在的问题(1)会议纪要整理质量低，发布不及时(2)纪要中记录的问题没有得到有效的跟踪落实以上是方案运营会议存在的通病,很多企业或工程公司在召开方案运营会议时存在上述问题中的某种情况，以上的问题概括来表达，就是“方案会议决策效率低！"这里我们强调是方案会议，或者说是运营会议，而不是座谈会、联欢会等，方案会需要很强的方案性和严肃性，是保障企业或工程正常运营的必要手段。我们今天讨论的主题就是“若何提高房地产工程方案会议的决策效率”方案会议在于阶段性的总结前阶段方案工作的进展情况，制定下一阶段的工作方案，发布信息以及对过程中存在问题进展解决决策，通过PDCA的手段来确保企业或工程安康高效运营。解决上述问题从三个方面入手：体系，制度，方法1 .合理规划会议体系首先庸俗一下，引用一句名人名言我在其他教材上看到的，美国质量管理大师戴明指出：“企业的100个问题中，只有15%是由于岗位个体原因造成的，85%的原因都是由体系问题和构造问题引起的，一个企业决策要有效率，首先就必须考虑开哪些会，不开哪些会，每个会的目的是什么。"因此，房企做好会议决策管理，首先需要合理构建高效的会议决策管理体系。为了构建高效，科学合理的会议体系，需从以下几个角度考虑：(1)方案会议的层级结合公司的开展规模、企业机构的层级设置、实际业务量的情况来确定会议的层级设置以及各级会议讨论问题的深度，如集团级、区域公司级、城市公司级、工程级、部门级等等。方案会议的层级设置与方案体系的层级设置有关，不同的方案层级的节点应有不同管理层的人员负责，同时采用与之相对应的方案会议进展管控，方案会议作为各级方案负责人用于管理方案的工具。同时如果企业规模较小、业务量较小的情况下，那么企业方案决策领导的管理将更对深入，反之，如果企业规模较大，管控工程数量众多时，方案会议讨论的议论点那么更为宏观。合理的设置方案运营会议的层级以及讨论方案节点的深度，将是方案会议高效的前提，如某公司高层讨论工程的方案节点时，一次会议开8小时以上，导致效率低下，对于高层领导的最珍贵资源一时间，没有得到最合理的分配，又如某公司在业务量较小的情况下，按照成熟大型公司的管控方式进展管理，会造成层级较多，管控过于粗放，方案会议5分钟就讨论完了，决策资源没有得到合理的利用。(2)方案会议的分类首先谈一下会议触发模式，从地产企业会议产生的触发动因来看，有以下3种典型的触发方式：时间触发会议:特点是带有一定周期性，就是我们所说的例会，往大了说我们国家即将召开的十八大5年一次，往小点说工程工程部每天召开的晨会1天一次，都可以看作是方案例会，与我们方案运营人员最常接触的是月度方案会，周例会，企业年度工作会等。流程触发会议:特点是工程执行过程中已预先设定的会议，如工程启动会、工程开盘会，里程碑会议等，通常我们在完成阶段性任务后，会对前一阶段进展总结并对下一阶段的工作进展部署。流程触发这类会议通常我们在制定工程方案的时候会将会议列入方案内，或者通过制度规定，明确在工程开发周期中会开哪些会，其特点是会议一定要开的，当流程进展到这一环节，就要开这个会。事件触发会议:是指在工程运营过程中出现的难点、不安全因素点所制订的专项会议，通常对触发事件有预先定义，如当国家发布重大政策变动，可能对工程运营造成很大影响的情况下，召开此类会议，及时调整工程开发节奏，又如当工程执行过程中，发生事故或者品牌危机时，召开此类会议，以应对企业或工程所面临的危机。流程触发与事件触发的一样点在于对触发条件预先都有定义，不同点在于流程是预先规定的，是一定要召开的，而事件触发会议是针对预先假设的条件，仅当定义情况发生时，才召开的会议。还有一类会议一专题会，我们在后面详谈。(3)方案会议的周期节拍各类方案会议的周期需与其对应的方案层级相对应，参照以下示意表格(注:该表格仅作示意，不同企业的特征不同,其具体内容会有差异)，我们可以看出,越往方案上层的,召开会议周期越长,解决的问题越偏向控制性，越往下所面对的方案越具体，周期也越短,同时会议时间也应越短，便于方案中存在问题的快速落实，各层级方案的负责人向上级进展汇报.对于每天开的会议，这个需结合实际需要，比方工程上的工程部，由于工程施工节奏很快，每天都会出现各类问题，有必要及时解决，而对于其他工作节奏较慢的部门，那么不需每天进展，要根据需要设定。方案例会周期会议时间主持人会人员集团月度方案例会每月末(月初)4小时总裁集团各部门负责人各区域公司总经理集团管控目标，各工程1级节点区域公司方案例会月中2小时区域公司总经理各工程总经理区域公司部门负责人区域公司经营目标,各工程1级,2级节点工程公司方案例会每周一(五)1小时工程总经理各部门经理工程执行方案1.2,3级节点部门方案例会每日早(晚)0.5小时部门经理部门人员每日工作进展通过以上的设置，形成一套系统的方案会议体系，如同乐谱中的节拍，大的分为章，然后分成小节,小节内再分为各类节拍音符.我们做方案也是一样，形成了系统的、有规律的企业运营节奏，整个企业在运营过程中才会和谐。2 .严格执行会议制度我记得看？亮剑？这部电视剧的时候，有一名战败的国民党将领说“国军的方案是由天才制定的，由盘才实施的。"具体是什么样我记不清了，但是大致就是这么个情况，在这里举这个例子是说明什么呢并不是强调我们做方案若何样，而是说如果我们要提高方案会议的效率，光靠合理的方案会议体系是不行的，合理的会议体系是前提,是进展方案管控的平台和工具，但是如果参会人员的积极参与和维护，我们还是难以做到高效，所以我们还要强调方案会议高效的保障一严格执行会议制度。先来看几个因会议制度原因导致的问题：(1)个别人员不参加会议原因多种，方案会议的主要内容为发布信息及做出决策,其中发布信息主要为汇报上一阶段的完成情况和下一阶段的方案安排，以及一些其他相关信息；决策主要针对方案运营过程中的问题，经过相关领导的研讨做出决策，列入其后的工作方案当中。如果个别参会人员没有参加会议，那么对于领导制定决策的信息依据可能缺失而无法做出决策或作的决策不科学。第二种为针对问题的决策人员缺席，造成汇报的问题无法决策，而导致方案会议效率大为降低。(2)会中纪律：如会议中不断，私下讨论问题一般纪律问题，不作详述(3)不按期开会(月经不调)：其实大家都知道，会议主持领导都很忙，不按期开会可能是由于有特殊原因，而导致会议召开时间做出调整，而取消开会往往是由于领导对方案会议的重视程度不够，这种现象多发于中小型房地产企业，因其机构较为简单，企业管理的自由度较大。我把这种现象叫做“月经不调"，就是本来应该按规律开展的事情，却乱了规律，而其后果就是失去了方案管控的平台，上传下达中断，需上级协调解决的问题造成了积压，而导致方案执行受阻，同时对存在问题的解决时间没有预期，企业/工程处于亚安康状态。(4)会议中发言跑题，时间过长，议题发散，会议主持人没有进展纠正，导致会议效率降低，会议失去严肃性，造成士气下降，参会人员失去信心。以上的问题我相信不少朋友都会在工作中遇到，而维护会议制度应从每一位参会者做起，而解决上述问题的方法应从制度抓起，做好相关培训，增强每一位参与人员对方案会议严肃性和重视度的认识。此3 .科学的会议管理方法很多时候，我们在工作中采用一个很简单的方法，却能取得工作效率上的大幅度提升，采用科学的会议管理方法，同样是我们获取方案会议效率的一个重要方面，主要采用以下的“四化”来提高方案会议的实施效率：“会议卡片标准化、汇报文件模板化、会议议程标准化、会议纪要格式化”(1)会议卡片标准化“会议卡片”这个词有些朋友可能会感到陌生，其实这个东西在很多企业里都有见过，其本身是对会议相关的人、事、主题、时间、资料等因素和其他内容记录并具有一定标准化程度的文本。更具体的来说，可以是在会议体系规划完成后，对每一个会议注意不是每次会议的各类因素做出标准化定义，如会议目的、发起人、主持人、参会人员、准备文件的相关规定、会议成果的相关要求等各因素做出明确界定，通过这样的标准化，使每一位会议相关人员预先了解并熟悉会议的全过程，从而节省时间，提高效率。(2)汇报文件模板化目前很多房地产企业都已经对会议汇报文件编制了标准模板，只是不同企业的标准化程度不同，标杆企业基本已经对方案会议体系中的各种类型会议都制订了标准模板，多数企业对例行性方案会议制订了标准模板，同时不同企业对模板中的内容、格式等要求的标准化程度也有一定的差异。汇报文件标准模板可以提升各汇报人员的资料准备、审阅、与之前比对、查阅的整体工作效率，同时可以防止内容遗漏，并在会议过程中，可以引导会议发言人员不偏离主题，对提升方案会议管理效率有很大的作用。(3)会议议程标准化此处主要针对会议过程中的效率控制，首先应对会议的各阶段以及时间做出标准化定义，如此方能保证会议整体时间上可控，对参会人员的会外工作安排合理规划也有促进，很多企业对外部的会议时间控制的很好，而对内部会议的时间控制却节节失控。会中是整个会议过程的最关键局部,是针对工程运营过程中进展群体沟通和决策的关键环节，会议过程的标准能够有效的保证会议的高效。首先要做到“不跑题”，要防止会议议题发散，需要会议主持人在会议过程中的控制，及时对会议议题的范围蔓延进展纠正；其次要做到“不纠结”，对于会议中短时间不能决定的议题，主持人应立即确定议题相关人员组织专题会议，针对议题进展讨论，指定反响时间，并指定专题会议结论的跟踪者，确保会议该议题不被遗漏；第三，对于会议过程中的决策，主持人应在会上宣读一次，以确保各参会人员对决议有一致理解。(4)会议纪要格式化很多领导认为只要会议开完了、问题解决了，会议的任务就算完成了，对于会议纪要没有给与充分重视，会议纪要作为整个方案会议的成果输出，其重要性自然是不言而喻的，但是在现实工作中的各类方案会议纪要，其形式五花八门，内容万千，没有起到很好的作用，影响了方案会议的效率。有的内容遗漏，对于制订的决议在纪要中没有表达，对于后续工作的实施造成了文件依据的缺失；有的记述内容过多，存在不必要的冗余信息；有的语法不通，语句存在歧义；还有的写的激情洋溢，简直是一篇宣传稿，以上这些问题都会对方案会议的效率造成影响，那么若何制订会议纪要，才能保证方案会议的综合效率呢这里我们从两个方面进展控制：第一，是纪要文件的格式方面，第二从纪要文件的跟踪管控来进展控制。首先说一下方案会议纪要的格式,方案运营会议的基本目的决定该会议纪要的内容主要为两种类型的内容，第一为信息类，即在会议中对各类状态以及会议中确定的决议进展信息发布，供相关人员知晓，第二类为任务类，主要为在会议中制订的方案，布置的任务。对于信息类内容，在纪要中表述必须准确无误，能够让每个人快速、准确的读取相应信息；对于任务类内容，要遵守方案的四要素，这也是在会议纪要中造成降效的多发环节。方案的四要素即明确可界定的方案任务内容、责任人、完成时间、考核检查部门、移交部门，不同的教材对方案要素的定义有一定的差异，有三要素，也有六要素，不过其本质都是一样的对于任务类会议内容的记述，必须明确以上要素，方能作为完整的纪要内容，其中缺一不可。第二个方面，从纪要文件的跟踪管控角度来说：首先，纪要须发布及时，对于经专题会议讨论后的决议要及时补充进方案会议纪要，或作为其补充文件及时发布；其次，对于周期较长的方案运营会议如每月，其纪要中发布的任务，应指定人员进展跟踪和检查，进展催促，并将结果及时反响给会议主持人及相关人员；最后，每次方案会议纪要中的任务类内容，应在下一次方案会议中进展信息反响。将以上四条概括起来说就是方案会议全过程标准化，其本质在于通过对会议的全过程进展精细化管理，到达标准化、标准化，从而提高方案会议决策效率。若何提高房地产工程方案会议的决策效率我们要从体系、制度、方法三个方面全面的对方案会议进展规划和管控，确保每一个环节都做到科学管理，那么房地产工程方案会议的综合效率也就得到保障了。