社区声像档案的整理方法.docx

社区声像档案的整理方法社区声像档案的整理方法归档范围声像载体类档案是社区在各项活动中形成的，具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体。归档的主要内容包括照片类、录音类、录像类、磁盘类、光盘类等。1、照片档案归档范围：（1）建设面貌类：本社区居委会辖内的名胜古迹、自然风光、民间风俗及社区居委会办公、活动场所、自然灾害等照片；（永久）（2）人物类：本社区居委会历届领导照片；（3）业务活动类：各类会议、领导视察、业务活动、重大事件、事故、文体活动等照片；（长期）（4）荣誉实物类：奖状、奖旗、证书、奖杯、奖牌等实体拍成的照片。（长期）2、声像档案其它载体的归档范围：包括录音带、录像带、磁盘、光盘等。（长期）二.归档时间及要求1、声像档案一般在形成后一个月内归档，要做到及时跟踪，尽快收集。2、声像档案根据材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等类分别整理归档。三.照片档案的整理方法照片档案分为底片和照片两大部分。社区居委会的照片档案以“G”为该类代号。底片：G1.照片：G2（一）底片的整理：1、底片不分类，按形成时间的先后编流水号，再装入底片册。装满一册为一卷。对无法装入册的底片，要单独存放，并在底片册内编一个底片号。2、底片号的编制：底片号一般由底片代号、案卷号、张数组成。如：G1.1（1）每张照片顺序号案卷号顺序号底片代号在每个底片袋上亦要填写底片号，用油性笔写。3、底片册封面背脊的填写（见附件1、2）封面正面的填写内容包括：全宗名称（填写本居委会的全称）题名（只写“底片”二字即可）全宗号（不用填写）案卷号（填写该底片册的册号）目录号起止张号（填写该底片册内的起止张号）年度（填写该底片内起止年度）保管期限底片册的目录号和保管期限是不用填写的。背脊的填写内容包括全宗号、目录号、年度、类别、案卷号，除“类别”外，填写方法与封面正面相同。“类别”外，填写方法与封面相同。“类别”项可填写“底片”二字。附见1：底片封面正面：附见2：脊背：（二）照片的整理1、照片档案按年度一一内容分类方法归档，同一类内容的照片按时间顺序装一照片册，不同类内容的照片不能组合在一册内。（照片的分类参照社区分类方案）2、照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不用写总说明。如荣誉实物类。总说明格式：3、照片册内每张照片必须按照照片册内标签的格式，填写分说明。分说明格式：4、照片号的编制：照片号由照片代号、类号、案卷号、张数组成。如：G211（1）张数案卷号顺序号二级属类代号照片代号注意：每张照片背面都要贴上照片号。5、照片档案卷内目录的编制：照片档案卷内目录采用电脑打印，一式二份。它的内容：照片号：填写每张照片的照片号底片号：填写每张照片的底片号题名：每张照片的内容拍摄时间：每张照片拍摄的时间：备注6、照片册封面和背脊的填写方法：照片封面正面填写内容包括：全宗名称（本居委会全称）题名（填写该卷所属类）全宗号（不用填写）案卷号（填写该照片册的册号）目录号（填写案卷所属目录的代号）起止张号（填写该照片册内的起止张号）年度（填写该照片册内的起止年度）保管期限照片封面正面格式：全宗名称：背脊的填写内容除“类别”外，填写方法与封面正面相同。“类别”项可填写该卷所属类。背脊格式：7、案卷目录及目录号的编制：每册照片作为一卷拟写照片档案案卷目录，案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。照片档案案卷目录采用电脑打印，一式一份。把打印出各类照片的案卷、卷内目录一起装订成检索目录册（用浅黄色的声像目录夹装订）。每装订一本声像目录应编一个目录号，照片档案的目录号由照片档案的代号和目录号的顺序号组成。如：G21目录顺序号照片档案代号（三）其它载体声像档案的整理：录音带、录像带、磁盘、光盘等载体类的声像档案以盒、张为组卷单位整理，一盒（张）编一个档号，同类按时间顺序编一个流水号。其档案号编制方法如下：G31盒（张）号属类代号以盒（张）为案卷，填写案卷目录（电脑打印，一式一份），装订成检索目录册（用浅黄色的声像目录夹装订）。目录册的编号格式如下：G1目录顺序号声像档案代号