【营销手册】大型会议活动流程自查手册.docx

概要P03现场期P32-P43大型会议构成P03大型会议参会人员P03大型会议协力公司P03筹备期P04-P08与客户首次沟通会P04项目策划P05提案P06推进保障P07进场前准备P32施工、彩排P34施工进行P35彩排进行P37时间基础要求P40纪律基础要求P40着装基础要求P41化妆、发型、首饰基础要求P41餐饮基础要求P42突出事件对应要求P43撤场要求P43执行期P09-P31内部管理P09外协管理P10面试管理P18来宾邀请&确认P27运营人员培训P28施工准备P29文档撰写P30审查P31后期P44-P45决算P44内部总结报告P44外部总结报告P44资料汇总备档P45传真感谢信P45P46备书第一日：外地来宾签到、入住接待类别第二日：新闻发布会am新闻发布会类别媒体招待宴会午宴类别经销商大会Pm会议类别内览会Pm展览展示类别招待晚宴晚会类别第三日：观光游览配套服务类别大型会议结构类别不同，侧重点亦不同大型会议参会人员人员不同，接待标准亦不同特别接待：政府要员（VIP）明星（VIP）重点接待：主办方领导（VlP）一般接待：媒体记者经销商、供应商主办方领导、工作人员大型会议协力公司行业不同，管理风格亦不同搭建商：舞台搭建展示区搭建周边装饰搭建AV灯光供应商：灯光音响视频舞台特殊效果演出供应商、演职人员：演员芷旦演出服装排练演出策划MC导演MO人员派遣公司或个人：礼仪、翻建、杂务人员、解说员、服务员提供及管理艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理服装供应商：服装的设计与制作化妆、发型供应商:化妆师发型师造型师服装师摄影一摄像供应商：摄影师、摄像师酒店：来宾住宿餐饮茶歇VIP室宴会厅（主会场/分会场/展示会场/化妆间/保洁）实施场地：主会场分会场展示会场发妆间更衣室VlP室电力保洁（宴会厅/餐饮/茶歇）旅行社：旅游服务票务出租汽车公司：车辆提供印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商注：原则上只与公司合作，带下划线的可以视会议要求考虑与个人合作我们要取得的信息信息是否足够与准确决定了后续工作的质量1、客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。2、客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气?3、客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？4、本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？5、客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。6、客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。与我们开会的人，是否是最终的决定者。如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。我们要取得的资料资料是否充分直接影响我们的工作进度和效率1、Vl系统电子版（至少有LOG0、标准色、禁用色或禁用搭配）2、产品广告图片及广告影像3、客户以往各类活动的资料照片3、客户公司的完整名称4、客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息我们要携带的物品我们每做的一件事，都是为成功增加保障着正装出席1、一台笔记本电脑：随时向客户展示斐料或投影2、一台数码相机或DV：随时拍下客户的产品或道具3、一支激光笔：方便你的讲解4、一支笔、一个本：认真记录下客户传达出的每一个重点信息5、一支录音笔：对会议做全程记录，避免你向内部传达了错误的信息6、一张名片：让客户清楚的知道你的姓名及联系方式，更重要的是让他知道你在这个项目中扮演的角色。7、一张公司简介光盘：让客户知道你身后有强大的团队做支持8、一份活动相册：让客户知道我们有着丰富的经验9、一张项目推进表、一份确认事项单：教会你的客户如何使用它策略会确定公司对应客户及其项目的整体策略 会议主持：客户经理 会议记录：项目经理 必要参会人员：部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行、活动策划； 前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业Ml、企业VI、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点； 必须形成决议：项目定位、项目策略、各职能模块接口人、项目推进流程；策划会明确策略'创意核心、亮点环节、流程、装饰等关键问题 策划会召集：项目经理通过邮件方式发出会议通知，随信说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息。 参会人员：必须到会者：项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员邀请到会者：部门经理、项目经理、搭建商代表、AV灯光供应商代表、演出供应商代表（依项目情况邀请）口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与策划会讨论。 会议主持：项目经理/客户经理 会议记录：项目执行 会议流程：1）对客户及其项目进行简介2）对客户对项目的预想进行介绍3）说明项目的必备环节或及已确认实施内容4）说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成）5）主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）6）创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）7）除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一） 必须形成决议：方案风格、方案模块构成及模块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式及分块预算；提案前准备 与客户确认提案时间及地点 与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必须有高层陪同提案） 确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案） 确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需要外文版方案，提案语言是否为外语等） 提案用品：光盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔。 笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用 提案人员确认：各模块的讲述人（公关、活动、报价、答疑） 提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答等。提案 全体提案人员必须正装出席 全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地 提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常。 提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果 客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作/解决哪些问题 提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向。 会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展开、我方与客户方的沟通机制（如何配MlS立项确立项目经理及项目组核心成员立项在MIS中的文档管理系统中完成1一项目经理在MIS的文档管理系统中完成立项；2一项目经理发邮件至部门经理、业务负责人要求线上确认；3立项确认时间为3个小时，3小时内领导没有给出确认，由流程控管通过电话向公司领导进行确认；4一只有在立完项后，才可以完成活动MIS里的费用预算撰写及活动流程撰写；备注：只有在完成立项的前提下方可进入下一个MIS的工作流程。日常沟通沟通的顺畅与否决定着项目筹备的质量一、开会是必要的手段，但要确保会议质量不开没有结果的会议二、每日向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么让客户放心三、我们提案的每一个事项都是有理有据的不能让客户来教我们怎么做工作四、有提案就有备案，随时应对客户的变化一让客户省心五、语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流尽量与客户多交流六、我们所做的事情都是在帮助客户达到目的站在客户的角度考虑问题项目推进表每日向客户发送，让客户知道我们每天都在做什么日期和项目休息日过去时客户和我们的工作内容i序号项目备注1新闻发布会台上人数、座次、桌椅摆放形式确认请按座次提供人名Re:2月4日邮件提供2演出用车辆驾驶人员确认请提供姓名及手机号Re:待确认3会场内摆放的500套纸笔是否有必要？绝大多数人不会使用Re:确认需要，按原计划提供4签到用金笔10支，要求高档金笔还是精致些的钢笔价格将有很大差异Re:金色马克笔即可5VIP台花（20盆）的要求，是否仅摆放在座席的第一排原计划数量过多Re:仅在第一排摆放6盆即可确认事项单每次会议都要有所收获会议通知让开会双方都预知会议议题，并为具体议题做充分准备会议主题：XX发布会筹备会会议时间：2017年02月01日会议地点：公司会议室参会人员：策划、设计、执行、采购、客户经理、项目经理、其他人员会议流程：1、合作机构排查说明（名称、业务范围、可提供的支持）2、发布会实施场地讨论一3、计数牌相关排查说明（地点，形式，费用）4、计数牌实施方式说明、讨论5、整体的媒体传播策略计划讨论（mediaangel、mediaChanneKquotation）6、phase1传播执行计划讨论7、上市发布会现场流程讨论8、出席发布会人选讨论（主持人、明星、社会名流）9、千万大挑战活动环节设置（三个渠道内的执行方式）讨论10、主视觉设计讨论11、项目推进安排讨论报价管理 成本：首先由供应商根据经客户确认的方案向我们提供正式报价，项目经理根据供应商报价及我方费用预算于MIS上填写完成整体费用预算。 报价：于MIS上撰写费用明细预算，经上级领导审批后导出并向客户提交。 报价格式：参照附件：报价模板 利润：项目经理在制作报价中应遵循利润率在35%以上的原则，如预期利润低于35%,应及时向上级说明情况。合同管理 与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由我方撰写，需要提供我方 的合同标准版。 与供应商合同：原则上由乙方撰写。合同撰写原则：明确双方权力、责任与义务，在公平保障双方利益基础上明确协议金额、付款方式及违约责任。合同初稿：所有对外合同初稿完成后，需会同项目经理、合同撰写人、部门经理完成合同初稿审议，避免合同出现低级错误及漏洞。合同审批：所有对外合同均需经过公司法务审核后，确认无误后，方可对外正式发送。合同备案：凡正式签署的合同，在履行全部手续后，第一时间将合同正本交由公司相关负责部门进行存档。供应商选择 供应商应是具有专业资质、经验及实力的公司，属于公司行为。而个人行为存在诸多不确定因素与风险，因此，非特殊情况下，供应商应选择公司，尽量避免选择个人 与公司长期合作，且符合公司标准及要求的供应商应作为首选 原则上由部门经理负责指定供应商 项目经理因项目需要可向部门经理推荐供应商，但必须经部门经理确认 因项目需要，需临时开发特殊供应商，应由项目组成员配合部门经理共同完成。实施场地管理场地分类： 酒店类：可接纳来宾入住，可提供宴会厅（可搭建大型舞台）、会议厅、贵宾室等 俱乐部类：可提供宴会厅（可搭建大型舞台）及特色娱乐服务 剧场类：有大型基础舞台，场地容量大 展览馆类：标准展览馆、会议中心等其它类：有足够的面积、适当的限高、足额的电量，可搭建大型舞台并设置AV灯光系统场地排查场地名称地址负责人姓名/职务/联系方式（电话、手机、传真、E-mail）场地拍照：外景、入口处、停车场、大堂、通道、水牌、签到处预想位置、主会场（舞台、座席区、桌椅、讲台）、宴会厅（舞台、座席区、桌椅、讲台）、VIP室、化妆间、VlP通道、会议室各厅日租金充许施工时间订金方式场地位置图周边图整体平面图分层整体平面图主会场/宴会厅/会议室/VlP室平面尺寸图及限高主会场/宴会厅电量限制场地勘测路线：一般来宾入场路线贵宾通道路线停车场至主会场路线会场至宴会厅路线化妆室至舞台路线 水牌：各条路线设置水牌的位置水牌尺寸（黑白&彩色） 条幅、易拉宝、POP等广告物位置及可实施尺寸及形式 停车场预留车位数量及位置 主会场、分会场、宴会会场：舞台位置、适用规格及高度、场灯控制系统、现场遮光系统、回音强弱、AV操控台位置预想、AV灯光系统架设预想、电源输出位置 专访室：形象背板位置预想、装饰预想、电源形式及位置 演员化妆室：桌椅衣架化妆镜换装区电源形式及电量 VIP室：装饰预想、电源形式及电量 施工入场路线（对制作物、展品搬入所要经过的各门、通道、电梯等进行搬入可行性评估，如需破拆，应及时与场地方沟通。）搭建商管理一、场地勘察全程参加，并对每一项实施地点进行测量与拍照。二、实施效果图及制作施工图第一时间发送搭建商，由其进行实施评估，并沟通实施重点及难点。三、搭建商需对重点制作物说明实施办法、材质、工艺，并对全部制作物提供材料小样，同时说明工艺。四、搭建商需在效果图终稿后提交制作进度表，明确制作周期、预搭时间、施工耗时、运输周期、仓储、防雨（水）、安全保障及报价等信息。五、项目经理需现场观看预搭，并明确修改意见。六、明确易损物的备份数量。七、提示提供足够的施工辅料（例：地膜、展毯、胶带、防雨布、照明灯）八、建立随时向我方提供新材料使用方案的机制。AV灯光供应商管理一、场地勘察全程参加，并现场说明实施难点二、实施效果图第一时间发送AV灯光供应商，由其进行实施评估并说明实施重点及难点o三、根据效果图提出器材实施方案、接电图、线路图及电量总额、特殊要求、报价等四、重要线路采用双线保障（主线负责传送信号，备线防止主线出现故障）五、根据需要制定线路防水方案六、应对场地方提供的电源进行安全评估（避免跳闸、电压不稳等情况）七、应对无线信号进行风险评估八、应对舞台特殊效果进行风险评九、应对器材噪声进行噪音评估十、建立随时向我方提供最新技术建议、创新性建议的机制演出供应商/演员个人管理供应商招募、演员招募管理：告知项目概况（展览演出会议演出晚会演出公益演出户外演出）明确告知项目执行周期（面试预计时间确认预计时间彩排周期活动现场周期）明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则）明确告知付款方式（支票&现金、预付&结束后N日内、服务业发票&无发票）明确告知演员要求（性别、身高、年龄、特长、节目类型、经验要求、语言要求）演出供应商提案管理： 按模版提供演职人员提案PPT 提供以往演出视频资料 确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的演出、因需要而进行的加班 演员因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明演职人员提案模版IMsus“明“a演出供应商/演员个人管理演职人员提案模版Iinksus主持人;MC2004年北京OBI*汽东及率田2005年北京通WR三夏2006年北京lX周东北虎中国传朦大学播*与主持系口主舞台口晚宴口副舞台口展示区面试官签字:Interview official signs:摄影摄像供应商事项告知：一、活动时间、地点、周期二、活动性质、规模、参会人员构成及人数三、活动流程及重点环节四、建议使用的器材五、特珠要求（是否有大合影、是否需要拍摄重点人物）六、发送活动流程及台本七、列明必拍事项（大环境、来宾入场、开场/致辞/揭幕/表演/互动/QA、用餐、我方人员工作照、彩排工作照、客户工作照、演职人员工作照、现场各装饰效果、现场灯光效果、现场视频效果）供应商招募、服务人员招募管理： 告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出） 明确告知项目执行周期（面试预计时间确认预计时间彩排周期活动现场周期） 明确告知预算（价格原则、加班费原则、差旅/住宿原则、报销原则） 明确告知付款方式（支票&现金、预付&结束后N日内、服务业发票&无票） 明确告知演员要求（性别、身高、年龄、专业、经验、语言要求）演出供应商提案管理： 按模版提供服务人员提案PPT 确保提案人员符合预算范围、身体健康，无条件参加面试、彩排、约定时间内的工作、因需要而进行的加班。 服务人员者因个人原因或其它活动，而有可能影响到临时性加班的，需于提案时一并说明服务人员提案模版服务人员提案模版化妆、发型供应商/个人管理要求告知： 告知项目概况（项目时间、演职人员情况） 告知时间要求（效果图提供时间注：适用于彩绘及发型、带妆彩排时间、演出时间） 流程告知（1.效果图提供，2.签约/预付款，3.带妆彩排，4.正式活动，5.尾款支付） 要素告知（客户要求、风格、客户预想、服装情况、现场预留化妆时间）沟通事项： 现场预留化妆时间是否可完成全部工作（时间与人数的配合）化妆室面积 化妆/发型师与服装师的配合 补妆原则 演员防汗预案 现场化妆流程（适用于短时间内完成大量演员化妆及造型或演员分批次出场）艺人经济公司/艺人管理艺人招募管理： 告知项目概况（展览演出、会议演出、晚会演出、公益演出、户外演出） 明确告知项目执行周期（合同确认预计时间、彩排周期、活动现场周期） 明确告知预算（价格原则、差旅/住宿原则、报销原则） 明确告知参与环节（全程参与、环节参与、是否发言或演出、出现名义）与艺人经济公司/艺人确认： 讨论付款方式（支票&现金、预付&结束后N日内、服务业发票&无票） 是否提供交通、住宿、特别接待交通相关航班信息：起飞城市及时间到达城市及时间机场相关：是否需要贵宾通道及接待车辆信息：是否需要专车服务专车型号有无特殊要求服装供应商管理要求告知： 告知项目概况（项目时间、着装人员/职责） 告知时间要求（料样提供时间、效果图提供时间、样衣提供时间、试衣提供时间、成品提供时间） 流程告知（1.效果图提供，2.面料小样提供，3.样衣提供，4.签约/预付款，5.成品提供，6.尾款支付。注：酌情增加或删减）要素告知（客户要求、风格、主色调、客户预想、制作范围、主/辅料要求）制作范围套装上衣裤子裙子内衣帽子手套鞋配饰（首饰、丝巾、腰带、领花、领带、手包/提包/旅行箱）注：酌情增加或删减资料提供初始级（适用于一般工作人员）姓名性别身高体重衬衫号夹克号腰围裤长鞋码注：酌情增加或删减一般级（适用于一般演职人员）姓名性别身高体重三围裤长鞋码注：酌情增加或删减最高级（适用于模特、舞蹈演员、VIP）需要另外单独制作服装测量表演职人员、服务人员、工作人员面试管理面试预约：明确告知面试的开始时间、地点、面试流程及确认时间针对个人需再次提示项目执行周期、预算等相关信息面试场地：根据面试规模选择场地，至少包含面试室及面试人员准备室，如客户参加面试，应另备小型会议室。面试用品：面试人员准备室备品箱、A4纸、马克笔、签字笔、胶带、空白简历、面试人员登记表、面试顺序单、人员提案、联络表、文件夹、立拍得相机/耗材/电池、数码相机、复印机及耗材、身高尺、卷尺、号牌、皮筋、饮水机、纸杯、点心、化妆镜、接线板、白板（注明面试流程、项目时间安排、面试注意事项）面试室备品箱、A4纸、签字笔、长尾夹、文件夹、DV机、接线板、饮用水、音响器材（DVDvMICx音箱）、提问清单、台词稿（MC用）、外文稿（翻译用）、手提袋（CO用）、西服/披肩（MO用）会议室备品箱、A4纸、签字笔、接线板、评分登记表、饮水机、纸杯、咖啡、点心、烟灰缸、胶带、白板（张贴面试流程表、面试时间安排表）其它指示牌、门牌（面试人员准备室、面试室、会议室）、更衣室面试人员到达面试人员准备室注：由外协提供的人员应由外协公司组织统一进入准备室工作人员按到场顺序填写面试登记表注：准确记录面试人员的姓名、先后顺序、是哪家外协公司提供等信息。工作人员按登记顺序发放面试评分表注：工作人员在评分表上注明面试序号（同登记表序号）。面试人员填写面试评分表注：要求字迹工整、信息真实摄影专员为面试人员拍照注1：立拍得全身像X1张；数码全身像X1张；数码半身像正面X1张；数码半身像侧面X1张;注2：杂务人员仅拍前两项，乐队、舞蹈组合等以集体为单位拍摄前两项。摄影专员将立拍得照片交予摄影助理注1：摄影专员将照片粘贴在面试评分表上。摄影助理将粘贴好照片的面试评分表进行复印注：复印数量=面试官人数+1份摄影助理将复印好的面试评分表进行分组注1：分组数=面试官人数+1份注2：每组按面试序号排列好后统一交给面试助理面试评分表整理完成后，工作人员召集全体面试人员召开面试准备会注：向面试人员再次强调项目时间、要求等重要信息，并说明面试流程。 注2：发放主持稿（适用于MC面试）工作人员带领第一组面试人员至面试室外等候注：每组人数根据面试人员类别及到场总人数等情况分别制订。面试助理通知第一组面试人员进入面试室 第二组面试人员由工作人员带领至面试室外等候面试官构成客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分我方代表：从演出管理角度为面试人员打分舞蹈老师：从专业技术角度为面试人员打分导演：从舞台表现角度为面试人员打分面试人员以团队或个人身份进入面试室 注：团队或个人依次进入，每次一队（或1名）面试人员自选舞蹈表演注：伴奏音乐由面试人员自行提供，我方提供播放器材。面试人员退面试准备室等候，面试官评分注：全部团队或个人初试完成后，面试官集中评议，选择参加复试团队名或个人。 注2：根据项目情况，也可不采用初试加复试形式，而在第一轮面试便确认入选团队或组合。面试官将评审结果告知面试助理 面试助理于面试准备室公布入围复试名单入选者集体进入面试室未入选者自行离场舞蹈老师带领全体参加复试的团队或个人学习一段简短的舞蹈参加复试的团队或个人叵到面试准备室自由练习15分钟参加复试的团队或个人依次进入面试室表演面试人员退面试准备室等候，面试官评分注：面试官集中讨论并确认重点人选、备选人员注2：面试助理通知重点及备选人员再次进入面试室，其它人自行离开。重点、备选人员拍照存档注：通知重点' 备选人员随时等候正式通知，同时可安排服装师对舞蹈演员进行量衣。面试官构成客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分我方代表：从演出管理角度为面试人员打分MO老师：从专业技术角度为面试人员打分导演：从舞台表现角度为面试人员打分MO将号牌贴于身上明显处，进入面试室注：每组依次进入（8名/组） 注2：应集中先面试男M0,再集中面试女MO面试助理向MO讲解面试走位及相关要求注：讲解走位路线及定点POSS位置 注2：向Me）发放面试道具（男性:西服；女性:披肩）MO依次走位、定点Poss、借助道具表演 注：面试官同时进行打分第一组MO退回面试准备室，第二组进入面试室 注：面试助理在向面试人员讲解面试要求时，面试官汇总上一组面试结果第二组MO面试进行注：面试助理至面试准备室宣布第一组面试结果，备选人员留场，未入选者自行离场男性MO初试完成，退回面试准备室，女性MC）面试开始 注：女性M。面试流程同男性MO男女MO初试完成，入选MO集体进入面试室进行复试注：复试形式同初试，加入询问环节（是否可剪发、染发），最后确认重点及备选人员 注2：重点及备选人员留场进入下一环节，其它人自行离场面试官（MO老师）依经验进行男女MO搭配，进行搭配组合试验 注：通过不同形式的组合挑选最终搭配组合或个人个人、搭配组合拍照记录，服装师为MO量衣面试官构成客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分我方代表：从演出管理角度为面试人员打分播音与主持专家：从专业技术角度为面试人员打分导演：从舞台表现角度为面试人员打分MC将号牌贴于身上明显处，进入面试室注：每次面试1名注2：应集中先面试男MC,再集中面试女MCMC自我介绍+面试官提问问题示例：1.最擅长的主持风格，2是否服务过同类品牌脱稿主持表演注：主持样稿之前于面试说明会上发给MC脱稿即兴表演注：主持样近期所主持活动的再次表演个人特长表演面试人员退场注：等候电话通知，下一名面试人员入场全部面试完成注：全部面试人员退场，等候电话通知全部官集中评议，确认重点人选及备选人选外语专家根据面试人员的自我介绍使用外语进行提问提问重点：参加类似活动的经验、外语应用的经验注：面试人员中文复述外语专家问题，并用双语瞪面试人员依次诵读外文稿，外书专家就外文稿涉及内容进行提问注：面试助理现场发放外文稿件我方代表向面试人员提问提问重点：通过假设在活动现场发现的情况，观察翻译人员的应变能力及专业外的工作能力面试人员离场，下一组面试人员进入面试室注：面试人员离场后等候电话通知全部翻译面试完毕，评委集中评议注：确认重点人选及备选人员面试官构成客户代表：从客户品牌（或产品）形象角度为面试人员打分我方代表：从管理、能力角度为面试人员打分礼仪专家：从专业技术角度为面试人员打分CO将号牌贴于身上明显处，进入面试室注：每次面试1组，每组5名礼仪就座，依次进行自我介绍注：5人对比，宜于观察优劣客户代表提问提问重点：对客户品牌的印象及认知程度我方代表外语提问注：考核Co外语能力我方代表提问提问重点：从现场管理角度及会展贯例角度观察Ce）工作能力。现场模拟注：面试助理模仿现场来宾向Co求助，以此观察CO专业能力及应变能力。CO面试完成后离场，下一组Co进入面试室注：离场后等候电话通知全部CO面试完成后离场，面试官集中评议注：确认重点人选及备选人员杂务人员面试流程来宾邀请&确认流程式适用于国外来宾、外埠来宾、经销商'特殊嘉宾等重点邀请对象确认单基础确认事项姓名、性别、国籍、民族'语言、宗教信仰所属机构（公司）、地址、电话、传真'E-mail秘书联络方式及姓名抵京日期及时间、航班号离京日期及时间随行者人数及姓名确认单特殊确认事项 是否需要随身中文翻译或导游 禁用食品、必备食品 是否需要提供手机、笔记本电脑 是否有亲属随行（希望亲属或随从的住宿安排） 是否需要代办返程机票 住宿要求（无烟楼层、宽带、水果、鲜花、套房） 是否需要在京专车服务、人民币现金兑换服务 个人禁忌、医疗需要、旅游需要确认单向收总体培训适用于全体运营人员，包括客户及运营管理人员客户公司整体形象介绍客户主推产品介绍本项目的意义及重要性说明. 客户方主要负责发言 运营负责人发言 演出负责人发言 项目时间安排项目的组成部分及各部重点工作 各部门负责人互相认识 各部门成员互相认识 会议基础礼仪及规定培训 全员拓展训练使全体参与人员了解并喜爱客户公司使全体参与人员对发布的产品有初步的了解了解本次活动的重要性从而提高责任心了解谁是项目主要负责人了解谁是项目的运营负责人了解谁是项目的演出负责人通告各环节起始时间通告各部门分工使全体参与人员了解各部门的负责人使每名参与人员了解自己的同事使每名参与人员不犯低纸错误提升团队协作能力、提高工作主动性和积极性分科培训适用于全体运营人员，由各部门负责人担当基础内容时间告知：集合时间、到岗时间、轮休时间、重点环节时间、结束时间（临场决定原则）服从告知：工作的分派、临时性加班、超出预期工作量等均要做到无条件执行工作告知：职责内的工作内容、工作方式、工作重点告知规则告知：违规事项说明、违规惩罚说明运营预演：以讨论的方式告知当发生某些情况时该如何对应分科内容礼仪小姐：会议礼仪知识培训、工作现场模拟翻译人员：学习所要推介的产品费料、学习专业名词，工作技巧探讨杂务人员：各项工作内容讲解、工作技巧传授解说人员：学习所要推介的产品资料、学习专业名词，工作技巧探讨服务人员：熟悉工作内容及程序、工作现场模拟前期准备报批：委托活动实施场地方向有关政府部门进行外部报批，包括：消防、集会等，如遇参会人员过多，应协调公安部门配备警力、交管部门指挥周边交通；如遇高官、外国使节参会，应协调公安部门配备警力及特殊防护等措施；如遇大型夜间室外活动，应就噪声等问题进行相关审批。向场地方提供施工效果图、接电图、活动流程等进行内部报批，活动中如使用烟机、冷烟火等应提前告知场地方，并协调场地方关闭实施场地的烟雾感应器。关注天气预报：通过天气预报了解施工当日及现场日的天气情况，为防止因降雨、大风等不利因素造成的困难作出准备。施工联席会：参会人员：项目经理及项目组成员、现场装饰施工方负责人、AV灯光供应商负责人、施工监理。会议内容：沟通制作物、器材搬入、施工的先后顺序、耗时、三方配合等一系列有关现场施工的问题。制作物运输：如遇降雨应采用箱式货车运输了解运输当地交通管理部门的限行制度，规划合理的运输路线及时间与场地方提前预约停车位，停车位应尽可能靠近搬入通道。制作物搬入：勘查大型制作物搬入所要经过的各门、通道、电梯等，确保可以顺利通过，不会因体积、重量等因素造成阻碍。如制作物、展品等无法顺利搬入场地，而需要破拆时，应于搬入前完成破拆工作。（此项应在初期场地排查时进行破拆评估，并得到场地方许可）电力、电工：场地方应于物品搬入前将指定电量、电源预留，并确保搬入、施工同时有场地方的电工全程配合。施工证件：向实施场地方提供全部施工人员的身份证复印件、照片等资料，换取施工证件，同时取得制作、器材搬入/搬出实施场地的通行用文件。运营文档执行期撰写 运营实施手册一现场 运营实施手册一接机、住宿 面试流程表 面试人员联络表 面试结果报告书 礼仪培训手册装饰效果确认书（内有现场装饰相关的全部效果图、局部使用图片、特殊制作物效果图等，待客户方签字确认后方可进行制作。）运营文档活动现场应用运营实施手册（各区域或事项主管人员人手一份，如项目需要，现场全体运营人员/演出人员/管理人员/客户方等均人手一份）台本（现场演职人员人手一份）装饰效果确认书（我方负责搭建的人员现场携带装饰效果确认书，用于监督外协单位施工及验收）客户满意度调查表（在适当条件下，可邀请客户于活动结束后现场填写现场验收单（在活动结束后，现场负责人邀请客户现场填写，后交由流程控管备档。外协机构评价表（在活动结束后，由项目经理填写，并汇总至上级领导追加事项确认单全员联络表（表内注明与项目相关的所有联络人姓名、所属、职务、手机等信息，持表人需妥善保管此表，请勿丢失或被客户方、外协人员等观看）对讲机发放、回收表彩排审查制度分阶段对重点演出项目建立彩排审查制度审查内容：演员人选：是否为面试时确认的演员节目质量：是否达到我方预期质量演出服装：是否按照我方要求提供质量复查：是否按照我方提出的修改意见完成彩排彩排验收：全体演职人员进行带妆/装联合彩排，我方进行彩排验收参与审查人员：导演（或导演助理）我方项目经理（或演出环节主创人员）专家（根据节目类型邀请相应专家出席）客户方代表（根据实际情况仅邀请客户参加彩排验收，或不邀请客户方参加）执行审查制度审查内容： 物料：物料安排是否合理、数量是否充足、完成时间是否有保障、质量有无保障 运营：现场运营流程的合理性、运营主管分工合理性、运营人员安排合理性 AV灯光：器材安排是否合理、数量是否可达到预期效果、新技术应用是否存在风险搭建：用材是否合理、实施方案是否合理、新技术新材料应用是否存在风险、预搭AV灯光与现场环境及搭建物配合合理性，是否存在冲突舞台特效：冷烟火、彩带炮等舞台特效应用的安全性、可执行性、风险性等特殊环节：揭幕、启动、亮相等特殊环节是否存在风险及可执行性参与审查人员：相关部门参与审查物品检查根据运营实施手册逐一清点备品数量、质量，电子类产品电量情况、运转情况。 需购买的物品，需首先查看我方是否有存货，并检查存货质量，如无库存，须向部门流程控管提交书面购买申请，由部门经理、采购部门确认后方可购买。 清点未列入运营实施手册物品 全部物品装入备品箱，并于箱体明显处粘贴“箱内物品清单” 根据备品箱数量安排台车数量及运输用车 清点个人物品（手机/充电器、笔记本电脑及配件、全员联络表、香烟/打火机、保暖衣物、女士请检查个人卫生用品）入场前联络（电话通知）即使已通知各方时间、地点、注意事项等进场要素，但入场前仍需全面的电话通知、确认一次。 场地方：原计划是否有变、场地通道是否畅通、各接口/负责人员是否就位 搭建商、AV灯光供应商：原计划是否有变、是否装车完毕、能否按时到达、进场路线是否清楚无误、追加物品是否装车 演出供应商、人员派遣供应商：原计划是否有变，下属人员是否已全