建设工程文件档案资料管理.ppt

第四章 建设工程文件档案资料管理,第一节 建设工程文件档案资料管理第二节 建设工程文件档案资料的归档与组卷第三节 建设工程文件档案资料的验收、移交与分类第四节 建设工程监理文件档案资料管理,学习目标：熟练掌握建设工程文件档案资料管理的基本概念熟悉参建各方的档案资料编制质量要求与组卷方法熟练掌握建设工程档案资料的验收、移交基本程序和了解建设工程档案资料分类熟悉建设工程监理的文件档案管理方法和分类熟练掌握建设工程监理规范规定的建设工程报表体系和建设工程文件归档整理规范规定的建设工程文件归档要求,第一节 建设工程文件和档案资料概述,（一）建设工程文件（construction project document）是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project）是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。,一、建设工程文件和档案资料的概念,监理文件（project management document）是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件；施工文件（constructing document）是指施工单位在工程施工过程中形成的文件；竣工图（as build drawing）是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样；竣工验收文件（handing over document）是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。,（二）建设工程档案（project archive）是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。建设工程文件档案资料是由建设工程文件和档案组成的，是指规划文件资料、建设文件资料、施工技术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料。,（三）档案是保存备查的历史文件。档案是由文件（或叫文书）转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。文件转化为档案是有条件的。主要有以下三点：（1）办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。（2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。,(四)建设工程文件档案资料载体(1)纸质载体：以纸张为基础的载体形式。(2)缩微品载体：以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。(3)光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。(4)磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。,真实性和全面性 分散性和复杂性继承性和时效性随机性 多专业性和综合性,（五）建设工程文件和档案资料的特征,(六)建设工程文件档案资料管理在实际工程中，许多信息由文件档案资料给出。建设工程文件档案资料管理指的是在建设工程信息管理过程中对作为信息载体的资料有序地进行收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参加单位和参加者提供专用和常用信息的过程。,(七)工程文件归档范围（1）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（2）工程文件的具体归档范围按照现行建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。,（1）按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件；（2）工程技术资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据；,二、建设工程文件和档案资料管理的意义与职责,（一）建设工程文件和档案资料管理的意义,（3）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料；（4）对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺；（5）做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理的重要内容；（6）建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据。,（二）建设工程文件档案资料管理职责 建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。对于一个建设工程而言，归档(putting into record)有三方面含义：(1)建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；(2)勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交；(3)建设单位按照现行建设工程文件归档整理规范(GBT 503282001)要求将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。,(一)通用职责(1)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。(2)工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。(3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。(4)对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。,(二)建设单位职责(1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；,(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；(6)对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；(7)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；(8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。,(三)监理单位职责(1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。(2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。(3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作；(4)编制的监理文件的套数、提交内容，提交时间，应按照现行建设工程文件归档整理规范(GBT 50328-2001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照建设工程监理规范(GB 50319-2000)的要求，及时由项目监理部提供。,(四)施工单位职责(1)实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理。(2)建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、控理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。,(3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。(4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。(5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。,(五)地方城建档案管理部门职责(1)负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。(2)负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施。(3)列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收。,一、建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。,第二节建设工程文件和档案资料的归档与组卷,（一）归档应符合下列规定：（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。（2）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。（3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。,（4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。（5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。（6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和要求单独立卷归档。,归档范围的基本原则是：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。,（二）建设工程文件和档案资料的归档范围,（1）归档的工程文件应为原件。（2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。（3）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。（4）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。,（三）建设工程文件和档案资料的质量要求,（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm），图标露在外面。图纸宜采用国家标准图幅，如下页图。（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。,幅面及图框尺寸,（9）竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸为50mm80mm。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图章示例如图1.1。（10）利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。（11）不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609389）统一折叠成A4幅面（297mm210mm），图标栏露在外面。,图1.1竣工图章式样,立卷（filing）是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷，亦称组卷。案卷（file）是指由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。立卷的基本原则为：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。,二、建设工程文件和档案资料的组卷,（一）立卷的原则和方法,立卷的方法为：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。立卷过程中宜遵循以下要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。,文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。,（二）卷内文件的排列,（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。,（四）案卷的编目,（2）卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录式样宜符合图1.2的要求。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内文件首页之前。卷内目录排列在卷内文件首面之前。,（3）卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表的式样宜符合图1.3的要求。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。说明：案卷备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。,（4）案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合图1.4的要求。案卷封面的内容应包括档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。,编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。保管期限分为永久、长期、短期三种期限。密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。（5）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用 A4幅面。,图1.2卷内目录式样,图1.3卷内备考表式样,图1.4案卷封面式样,案卷可采用装订与不装订两种形式。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为310mm220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm。卷夹的外表尺寸为310mm220mm，厚度一般为2030mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。案卷脊背的内容包括档号、案卷题名，式样宜符合图1.5。,（五）案卷的装订,图1.5案卷脊背式样,