团购预收款的操作规定.docx

团购预收款的操作规定团购预收款是指团购单位预付货款后、按实际需要凭预收订金收据专用单据（以下简称专用单据）到指定门店分批在规定的时间内购买商品，为了规范各门店的操作，现规定如下：一、综述1、团购预收款适用范围：同一单位团购商品金额较大，销售总价达到含税10万元以上。低于10万元以下一律不得操作。2、符合上述适用范围情况下，门店有单位团购需签订购销协议，必须报各分公司经分公司总经理和财务部经理审批后进行操作。二、具体操作规定1、团购单位同分公司签订购销协议，由分公司总经理和财务经理审批后，由分公司财务部直接收款，开具暂收款单据（统一收据）2、公司财务部收款后根据团购单位的需要设置100元、500元、100O元不等的专用单据。专用单据必须连续编号及加盖分公司及团购单位的公章。3、团购单位凭专用单据到协议指定的门店和规定的时间内购物，超过规定截止时间的的专用单据一律作废，专用单据一律不找零，不兑现现金，购物金额超过专用单据面额的由购物人补足现金。4、将不同面额的专用单据样张预留相关门店，便于门店核对之用。由分公司财务部做好每批次专用单据回收登记表，填写好专用单据的编号、面额交相关门店财务主管。5、门店收银员收到专用单据核对预留样张，核实无误后进行开票，收回的专用单据一律剪去右上角。6、复印发票联，发票联复印件加盖发票专用章与提货联一并交购货人，发票联原件不得交购货人。7、收银员将当日收到的专用单据和发票联原件交财务主管，财务主管核对发票联和专用单据，当日缴款凭证上注明专用单据预收金额，以保证发票记帐联与收款金额一致,每日随销售单据送交财务部入帐。财务主管必须登记（预收订金回收登记日报表），随时掌握回收情况。8、分公司财务部收到预收款后入其他应收款/代收代付/*团购单位科目，门店收到预收订金单销售时根据缴款凭证金额冲其他应收款/代收代付/*团购单位，同时将发票联原件抽出由销售管理员统一保管，活动结束后核对代收代付余额。9、协议如有折扣折让规定按折扣后金额收款，专用单据面额销售金额同预收款差额入财务费用10、分公司财务部将门店上交的发票联原件金额红冲，按预收款金额开具手工发票交团购单位，同时收回开具的统一收据。如有折扣折让开在同一张发票上。三、各分公司与分公司之间、分公司与独立门店之间内往对帐方面的要求为了进一步规范内部往来核算，确保内部往来对帐工作的顺利进行，财务中心特做如下规定：一、除内部单位间的资金划拨外，其他所有内部往来必须开具转账通知单，特别注意垫支外部单位的款项和垫支备用金等；二、对于开具银票的转让，一律由银票经办人开具转账通知单，将银票和转账通知单一同交收票人。三、外省分公司与“家用电器有限公司”的往来规定：只允许分公司与“家用电器有限公司”进行内部往来，分公司下属各独立门店必须经分公司中转。特例：南通、苏州涉及银票的资金划拨及银票往来的，可以直接和“家用电器有限公司”进行挂账，但南通和苏州的其他费用往来、代收代付等必须经分公司中转。四、分公司与分公司之间内部往来统一通过“家用电器有限公司”进行中转。五、分公司所属各独立门店之间的内部往来一般经分公司中转；如果独立门店与独立门店业务之间内往较多，需要直接往来的，由分公司财务经理向中心提出书面申请，可以直接划转，但必须每月对帐，并清理余额（以划款方式，或统一转至分公司），独立核算门店直接往来未及时清理的，由分公司财务经理负责。六、分公司划为宁波区和杭州区，作为所属区的中转公司。四、内部往来对帐的相关要求为了加强公司内部往来的管理，做到月清月结。财务管理中心要求分公司财务部各个分公司之间、分公司内部独立核算门店之间的内部往来。1、公司往来组必须指派专人核对内部往来，做到内部往来每月核对一次，每月10日前将上月最后一日止本公司内部独立核算及分公司间往来对清，并出具家电内部往来调节表（见附表），做到谁对帐谁负责监控内部往来余额的调整，要求未达账必须立即查找原因进行调整，以免后患。2、分公司往来主管每月负责把与分公司、的内部往来明细帐上报财务管理中心。3、独立核算公司必须定期清理（至少每月两次）往来帐发票、转帐通知单、银票、资金申请单等票据，妥善保管，保证帐实相符，并做好清理记录。4、分公司财务部收到票据必须在24小时内处理，不得以任何借口推脱责任，由分公司代垫的款项要在两天之内用转帐通知单形式通知财务，便于及时入帐。5、审批手续完整的资金申请单作为附件；对于垫付款项必须开具转帐通知单给，并后附资金申请单（经制作或基建经理及其他相关领导审批过）;预付款项同划拨款项规定，不须开具转帐通知单。6、分公司要求公司开具的发票必须事前用书面的形式通知财务，分公司财务经理签字确认，便于财务开具发票O