文件控制程序.docx

文件控制程序文件编号：1 .目的对质量管理体系要求的文件进行控制，确保各工作场所使用的文件均为有效版本，促使质量管理体系有效运行。2 .范围适用于全院的质量管理体系文件以及与设计产品质量有关的外来文件、标准、规范、规程、法规和计算机应用软件的控制。3 .职责技术经营部负责质量管理体系和标准性/规定性相关文件的归口管理。标准档案室会同技术经营部负责对标准、规范、法规等文件和计算机软件的动态管理，并负责对工程项目文件归档、保存、借阅的归口管理。院长办公室负责外来文件（行政来往公文、函件、有关工程设计与管理的法规、规定、通知、来文等）的登录、使用、传阅与归档。4 .措施/方法4.1 文件的批准和发布4.1.1 质量管理体系文件由院部统一组织人员编制，其中质量方针、质量目标、质量手册由院长批准发布；程序文件和作业文件由管理者代表批准发布：质量管理体系文件现行有效目录清单由技术经营部编制，经管理者代表批准后发布，并对有效目录进行动态管理。4.1.2 质量手册分受控和不受控本，受控本的封面应编号，由技术经营部分发给质量体系运行起重要作用的有关人员，文件的发放和回收应填写“文件和资料分发、回收记录表“（QS201-A）,非受控本封面不用标识。4.1.3 工程设计项目文件由专业负责人及设总编制，A级项目经校对、审核、审定后向顾客发送，B级项目经校对、审核后向顾客发送。工程设计项目文件归档详见工程设计档案归档规定（QS3U）和关于设计文件光盘归档工作补充规定（QS312）。4.1.4 外购标准、规范、法规和计算机应用软件经技术经营部同意由标准档案室办理采购、登记和发放手续，并编制有效版本目录清单，实现动态管理。4.2 文件和资料的更改4.2.1 文件和资料的更改由该文件原审批部门进行审批，审批包括对文件更改的许可和文件更改后的认可，当指定其他部门审批时，有关部门应向该部门提供审批所需依据的有关背景资料。4.2.2 文件更改的性质有换页、换版和章节修改等。4.2.3 质量体系文件、标准、规范和计算机应用软件的有效版本目录清单每年修订发布一次，期间的更改不定期以通知形式发布。4.2.4 作废/失效文件由原文件发放部门按发放记录回收，并填表予以销毁，如需保留参考，应加“作废”标识，并和有效版本隔离。4.2.5 质量体系文件的修改应填写“质量体系文件更改记录”（QS201-C）。经技术经营部负责人审核，管理者代表批准后发布，并分发到原该文件持有者手中。4.2.6 对于那些按旧规范/旧标准编制但内容尚有参考价值且目前又无能力逐章逐节逐项对其作签定和修改的设计手册、通用图等，可在封面上加盖“仅供参考”章后供设计参考，技术责任由设计者自负，但不得在工程设计中直接套用。5 .引用文件工程设计档案归档规定（QS311）关于设计文件光盘归档工作的规定（QS312）6 .报告和记录“文件和资料发放、回收记录表”（QS201-A）“文件和资料销毁登记单”（QS201-B）“质量体系文件更改记录”（QS201-C）