山西XX重工股份有限公司独立董事工作制度（2024年X月）.docx

山西XX重工股份有限公司独立董事工作制度（2024年X月）目录第一章总则第二章独立董事的任职条件和独立性第三章独立董事的提名、选举和更换第四章独立董事的职责与履职方式第五章独立董事的履职保障第六章附第一章总则第一条为进一步完善山西XX重工股份有限公司（以下简称“公司”）的治理结构，促进公司规范运作，切实保护中小股东及利益相关者的利益，依据中华人民共和国公司法、中华人民共和国证券法、上海证券交易所股票上市规则（2023年8月修订）、上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号一一规范运作（2023年8月修订）、上市公司独立董事管理办法等相关规定以及山西XX重工股份有限公司章程（以下简称“公司章程”）的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。第二条本制度所称独立董事是指不在公司担任除董事外的其他职务,并与公司及其主要股东、实际控制人不存在直接或者间接利害关系，或者其他可能影响其进行独立客观判断关系的董事。独立董事应当独立履行职责，不受公司及其主要股东、实际控制人等单位或者个人的影响。第三条独立董事对公司及全体股东负有忠实与勤勉义务。独立董事应当按照相关法律、法规、规章、规范性文件以及公司章程的要求，认真履行职责，在董事会中发挥参与决策、监督制衡、专业咨询作用，维护公司整体利益，保护中小股东合法权益。第二章独立董事的任职条件和独立性第四条独立董事应当符合下列基本条件：（一）根据法律、行政法规、公司章程及其他有关规定，具备担任公司董事的资格；（二）具有法律、行政法规以及其他有关规定要求的独立性；（三）具备上市公司运作的基本知识，熟悉相关法律、行政法规、规范性文件及规则；（四）具有五年以上法律、经济或者其他履行独立董事职责所必需的工作经验；（五）具有良好的个人品德，不存在重大失信等不良记录；（六）法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所规则及公司章程规定的其他条件。第五条独立董事必须具有独立性，下列人员不得担任独立董事：（一）在公司或公司附属企业任职的人员及其配偶、父母、子女、主要社会关系；（二）直接或间接持有公司已发行股份1%以上或者是公司前10名股东中的自然人股东及其配偶、父母、子女；（三）在直接或间接持有公司已发行股份5%以上的股东或者在公司前5名股东任职的人员及其配偶、父母、子女；（四）在公司控股股东、实际控制人的附属企业任职的人员及其配偶、父母、子女；（五）与公司及其控股股东、实际控制人或者其各自的附属企业有重大业务往来的人员，或者在有重大业务往来的单位及其控股股东、实际控制人任职的人员；（六）为公司及其控股股东、实际控制人或者其各自的附属企业提供财务、法律、咨询、保荐等服务的人员，包括但不限于提供服务的中介机构的项目组全体人员、各级复核人员、在报告上签字的人员、合伙人、董事、高级管理人员及主要负责人；（七）最近12个月内曾经具有上述第一项至第六项所列举情形的人员；（八）法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则或者公司章程等规定的不具备独立性的其他人员。前款第四项至第六项中的公司控股股东、实际控制人的附属企业，不包括根据股票上市规则规定，与公司不构成关联关系的附属企业。独立董事应当每年对独立性情况进行自查，并将自查情况提交董事会。董事会应当每年对在任独立董事独立性情况进行评估并出具专项意见，与年度报告同时披露。第六条独立董事候选人应无下列不良纪录：（一）最近36个月内因证券期货违法犯罪，受到中国证监会行政处罚或者司法机关刑事处罚的；（二）因涉嫌证券期货违法犯罪，被中国证监会立案调查或者被司法机关立案侦查，尚未有明确结论意见的；（三）最近36个月内受到证券交易所公开谴责或3次以上通报批评的；（四）存在重大失信等不良记录；（五）在过往任职独立董事期间因连续两次未能亲自出席也不委托其他独立董事代为出席董事会会议被董事会提议召开股东大会予以解除职务,未满12个月的;（六）上海证券交易所认定的其他情形。第七条公司的独立董事原则上最多在三家境内上市公司担任独立董事，并应当确保有足够的时间和精力有效地履行独立董事的职责。第八条公司独立董事占董事会成员的比例不得低于三分之一，且至少包括一名会计专业人士。在公司董事会审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会中，独立董事应数，并担任召集人，其中审计委员会的召集人应当为独立董事中的会计专业人士。以会计专业人士身份被提名为独立董事候选人的，应具备较丰富的会计专业知识和经验，并至少符合下列条件之一：（一）具有注册会计师资格；（二）具有会计、审计或者财务管理专业的高级职称、副教授及以上职称或者博士学位；（三）具有经济管理方面高级职称，且在会计、审计或者财务管理等专业岗位有5年以上全职工作经验。第三章独立董事的提名、选举和更换第九条公司董事会、监事会、单独或者合并持有公司已发行股份1%以上的股东可以提出独立董事候选人，并经股东大会选举决定。依法设立的投资者保护机构可以公开请求股东委托其代为行使提名独立董事的权利。本条第一款规定的提名人不得提名与其存在利害关系的人员或者有其他可能影响独立履职情形的关系密切人员作为独立董事候选人。第十条独立董事的提名人在提名前应当征得被提名人的同意。提名人应当充分了解被提名人职业、学历、职称、详细的工作经历、全部兼职、有无重大失信等不良记录等情况，并对其担任独立董事的资格和独立性发表意见，被提名人应当就其本人与公司之间不存在任何影响其独立客观判断的关系发表公开声明。在选举独立董事的股东大会召开前，公司董事会应当按照规定公布上述内容。提名委员会应当对被提名人任职资格进行审查，并形成明确的审查意见。第十一条在选举独立董事的股东大会召开前，公司应将所有独立董事候选人的有关材料同时报送证券交易所，相关报送材料应当真实、准确、完整。证券交易所依照规定对独立董事候选人的有关材料进行审查，审慎判断独立董事候选人是否符合任职资格并有权提出异议。证券交易所提出异议的，公司不得提交股东大会选举。第十二条公司股东大会选举两名以上独立董事的，应当实行累积投票制，并与非独立董事的选举表决分别进行。公司可以实行差额选举独立董事，具体实施细则可由公司章程规定。中小股东表决情况应当单独计票并披露。第十三条独立董事每届任期与公司其他董事任期相同，任期届满，连选可以连任，但是连任时间不得超过6年。在公司连续任职独立董事已满6年的，自该事实发生之日起36个月内不得被提名为公司独立董事候选人。第十四条独立董事任期届满前，公司可以依照法定程序解除其职务。如果发生独立董事提前被解除职务的，公司应及时披露具体理由和依据。独立董事有异议的，公司也应及时予以披露。在任职期间，独立董事不符合本制度第四条第一项或者第二项规定的,应当立即停止履职并辞去职务。未提出辞职的，董事会知悉该事实发生后应立即按规定解除其职务。独立董事因触及前款规定情形提出辞职或被解除职务导致董事会或者其专门委员会中独立董事所占的比例不符合本制度或者公司章程的规定，或者独立董事中欠缺会计专业人士的，公司应自前述事实发生之日起60日内完成补选。第十五条独立董事在任期届满前可以提出辞职。独立董事辞职应向董事会提交书面辞职报告，对任何与其辞职有关或其认为有必要引起公司股东和债权人注意的情况进行说明。公司应当对独立董事辞职的原因及关注事项予以披露。如因独立董事辞职将导致公司董事会或者其专门委员会中独立董事所占的比例不符合法律法规、本制度或者公司章程的规定，或者独立董事中欠缺会计专业人士的，拟辞职的独立董事应当继续履行职责至新任独立董事产生之日。公司应当自独立董事辞职之日起60日内完成补选。第四章独立董事的职责与履职方式第十六条公司独立董事履行下列职责：（一）参与董事会决策并对所议事项发表明确意见；（二）对本制度第十九条第一款所列公司与其控股股东、实际控制人、董事、高级管理人员之间的潜在重大利益冲突事项进行监督，促使董事会决策符合公司整体利益，保护中小股东合法权益；（三）对公司经营发展提供专业、客观的建议，促进提升董事会决策水平;（四）法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和公司章程规定的其他职责。公司独立董事应当独立、公正地履行职责，不受公司及其主要股东、实际控制人等单位或者个人的影响。如发现所审议事项存在影响其独立性的情况，应当向公司申明并实行回避。第十七条独立董事行使下列特别职权：（一）独立聘请中介机构，对公司具体事项进行审计、咨询或者核查；（二）向董事会提议召开临时股东大会；（三）提议召开董事会会议；（四）依法公开向股东征集股东权利；（五）对可能损害公司或者中小股东权益的事项发表独立意见；（六）法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他职权。独立董事行使前款第一项至第三项所列职权的，应当经全体独立董事过半数同意；独立董事行使第一款所列职权的，公司应当及时披露。上述职权不能正常行使的，公司应当披露具体情况和理由。第十八条公司董事会下设的审计、提名、薪酬与考核委员会中，独立董事应当在委员会成员中占有二分之一以上的比例。第十九条独立董事应当对公司重大事项发表独立意见。（一）独立董事应当对以下事项向董事会或股东大会发表独立意见：1、应当披露的关联交易；2、公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；3、被收购上市公司董事会针对收购所作出的决策及采取的措施；4、提名、任免董事；5、聘任或解聘高级管理人员；6、公司董事、高级管理人员的薪酬；5、公司的股东、实际控制人及其关联企业对公司现有或新发生的总额高于300万元或高于公司最近经审计净资产值的5%的借款或其他资金往来，以及公司是否采取有效措施回收欠款；6、独立董事认为可能损害中小股东权益的事项；7、法律、法规、中国证监会规定及公司章程规定的其他事项。（二）独立董事应当就上述事项发表以下几类意见之一：1、同意；2、保留意见及其理由；3、反对意见及其理由；4、无法发表意见及其障碍。第二十条独立董事对重大事项出具的独立意见至少应当包括下列内容：（一）重大事项的基本情况；（二）发表意见的依据，包括所履行的程序、核查的文件、现场检查的内容等;（三）重大事项的合法合规性；（四）对公司和中小股东权益的影响、可能存在的风险以及公司采取的措施是否有效；（五）发表的结论性意见。对重大事项提出保留意见、反对意见或者无法发表意见的，相关独立董事应当明确说明理由、无法发表意见的障碍。独立董事应当对出具的独立意见签字确认，并将上述意见及时报告董事会，与公司相关公告同时披露。第二十一条董事会会议召开前，独立董事可以与董事会秘书进行沟通,就拟审议事项进行询问、要求补充材料、提出意见建议等。董事会及相关人员应当对独立董事提出的问题、要求和意见认真研究，及时向独立董事反馈议案修改等落实情况。第二十二条独立董事应当亲自出席董事会会议。因故不能亲自出席会议的，独立董事应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，并书面委托其他独立董事代为出席。独立董事连续两次未能亲自出席董事会会议，也不委托其他独立董事代为出席的，董事会应当在该事实发生之日起30日内提请召开股东大会解除该独立董事职务。第二十三条独立董事对董事会议案投反对票或者弃权票的，应当说明具体理由及依据、议案所涉事项的合法合规性、可能存在的风险以及对公司和中小股东权益的影响等。公司在披露董事会决议时，应当同时披露独立董事的异议意见，并在董事会决议和会议记录中载明。第二十四条独立董事应当持续关注本制度第十九条第一款所列事项相关的董事会决议执行情况，发现存在违反法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和公司章程规定，或者违反股东大会和董事会决议等情形的，应当及时向董事会报告，并可以要求公司作出书面说明。涉及披露事项的，公司应当及时披露。公司未按前款规定作出说明或者及时披露的，独立董事可以向中国证监会和证券交易所报告。第二十五条下列事项应当经公司全体独立董事过半数同意后，提交董事会审议：（一）应当披露的关联交易；（二）公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；（三）如公司被收购，董事会针对收购所作出的决策及采取的措施；（四）法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和公司章程规定的其他事项。第二十六条公司建立独立董事专门会议制度，应当定期或者不定期召开全部由独立董事参加的会议（以下简称“独立董事专门会议”），对本制度第十七条第一款第一项至第三项、第二十五条所列事项进行审议。独立董事专门会议可以根据需要研究讨论公司其他事项。独立董事专门会议应当由过半数独立董事共同推举一名独立董事召集和主持；召集人不履职或者不能履职时，两名及以上独立董事可以自行召集并推举一名代表主持。公司应当为独立董事专门会议的召开提供便利和支持。第二十七条独立董事在公司董事会专门委员会中应当依照法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和公司章程履行职责。独立董事应当亲自出席专门委员会会议，因故不能亲自出席会议的，应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，并书面委托其他独立董事代为出席。独立董事履职中关注到专门委员会职责范围内的公司重大事项，可以依照程序及时提请专门委员会进行讨论和审议。第二十八条独立董事每年在公司的现场工作时间应当不少于150o除按规定出席股东大会、董事会及其专门委员会、独立董事专门会议外，独立董事可以通过定期获取公司运营情况等资料、听取管理层汇报、与内部审计机构负责人和承办公司审计业务的会计师事务所等中介机构沟通、实地考察、与中小股东沟通等多种方式履行职责。第二十九条公司董事会及其专门委员会、独立董事专门会议应当按规定制作会议记录，独立董事的意见应当在会议记录中载明。独立董事应当对会议记录签字确认。独立董事应当制作工作记录，详细记录履行职责的情况。独立董事履行职责过程中获取的资料、相关会议记录、与公司及中介机构工作人员的通讯记录等，构成工作记录的组成部分。对于工作记录中的重要内容，独立董事可以要求董事会秘书等相关人员签字确认，公司及相关人员应当予以配合。独立董事工作记录及公司向独立董事提供的资料，应当至少保存10年。第三十条公司应当健全独立董事与中小股东的沟通机制，独立董事可以就投资者提出的问题及时向公司核实。第三十一条公司股东间或者董事间发生冲突、对公司经营管理造成重大影响的，独立董事应当积极主动履行职责，维护公司整体利益。第三十二条出现下列情形之一的，独立董事应当及时向证券交易所报告：（一）被公司免职，本人认为免职理由不当的；（二）由于公司存在妨碍独立董事依法行使职权的情形，致使独立董事辞职的；（三）董事会会议材料不完整或论证不充分，两名及以上独立董事书面要求延期召开董事会会议或延期审议相关事项的提议未被采纳的；（四）对公司或其董事、监事、高级管理人员涉嫌违法违规行为向董事会报告后，董事会未采取有效措施的；（五）严重妨碍独立董事履行职责的其他情形。第三十三条独立董事应当向公司年度股东大会提交年度述职报告，对其履行职责的情况进行说明。年度述职报告应当包括以下内容：（一）出席董事会次数、方式及投票情况，出席股东大会次数；（二）参与董事会专门委员会、独立董事专门会议工作情况；（三）对本制度第十九条第一款所列事项进行审议和行使本制度第十七条第一款所列独立董事特别职权的情况；（四）与内部审计机构及承办公司审计业务的会计师事务所就公司财务、业务状况进行沟通的重大事项、方式及结果等情况；（五）与中小股东的沟通交流情况；（六）在公司现场工作的时间、内容等情况；（七）履行职责的其他情况。独立董事年度述职报告最迟应当在公司发出年度股东大会通知时披露。第三十四条独立董事应当持续加强证券法律法规及规则的学习，不断提高履职能力，积极参加中国证监会、证券交易所、中国上市公司协会提供的相关培训。第五章独立董事的履职保障第三十五条公司应为独立董事履行职责提供必要的工作条件和人员支持，由董事会办公室、董事会秘书等专门部门和专门人员协助独立董事履行职责。董事会秘书应确保独立董事与其他董事、高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事履行职责时能够获得足够的资源和必要的专业意见。第三十六条公司应当保障独立董事享有与其他董事同等的知情权。为保证独立董事有效行使职权，公司应当向独立董事定期通报公司运营情况，提供资料，组织或者配合独立董事实地考察等工作。公司可以在董事会审议重大复杂事项前，组织独立董事参与研究论证等环节，充分听取独立董事意见，并及时向独立董事反馈意见采纳情况。第三十七条公司应当及时向独立董事发出董事会会议通知，不迟于法律、行政法规、中国证监会规定或者公司章程规定的董事会会议通知期限提供相关会议资料，并为独立董事提供有效沟通渠道；董事会专门委员会召开会议的，公司原则上应当不迟于专门委员会会议召开前3日提供相关资料和信息。公司应当保存上述会议资料至少10年。两名及以上独立董事认为会议材料不完整、论证不充分或者提供不及时的，可以书面向董事会提出延期召开会议或者延期审议该事项，董事会应当予以采纳。董事会及专门委员会会议以现场召开为原则。在保证全体参会董事能够充分沟通并表达意见的前提下，必要时可以依照程序采用视频、电话或者其他方式开。第三十八条独立董事行使职权的，公司董事、高级管理人员等相关人员应当积极配合，不得拒绝、阻碍或隐瞒相关信息，不得干预独立董事独立行使职权。独立董事依法行使职权遭遇阻碍的，可以向董事会说明情况，要求董事、高级管理人员等相关人员予以配合，并将受到阻碍的具体情形和解决状况记入工作记录；仍不能消除阻碍的，可以向中国证监会和证券交易所报告。第三十九条独立董事履职事项涉及应披露信息的，公司应当及时办理披露事宜；公司不予披露的，独立董事可以直接申请披露，或者向中国证监会和证券交易所报告。第四十条独立董事聘请专业机构及行使其他职权时所需的费用由公司承担。第四十一条公司应当给予独立董事适当的津贴。津贴的标准由董事会制订方案，股东大会审议通过，并在公司年度报告中予以披露。除上述津贴外，独立董事不得从公司及其主要股东、实际控制人或有利害关系的单位和人员取得其他利益。第四十二条公司可以建立独立董事责任保险制度，以降低独立董事正常履行职责可能引致的风险。第六章附则第四十三条除上下文另有所指外，本制度所称“以上”、“内”含本数，“超过”、“高于”、“少于”、“低于”不含本数。第四十四条本制度未尽事宜，公司应依照有关法律、法规及公司章程的规定执行。第四十五条若本制度与国家法律、法规以及公司章程的有关规定不一致的，以国家法律、法规以及公司章程的有关规定为准。第四十六条本制度由公司董事会负责制订及解释。第四十七条本制度自公司董事会审议并经股东大会通过之日起生效,修改时亦同。