物资采购环节常见内控风险与应对措施.docx

物资采购环节常见内控风险与应对措施1.存在问题(1)采购计划不恰当物资采购过程中，企业物资采购人员未能制定合理、恰当的采购计划和方案，就会导致采购环节过于随意，出现盲目采购现象。部分物资采购人员，由于对“先利库后采购“原则认识不足，就会在物资采购过程中，造成企业物资库存超储问题，或者相应的物资采购量难以满足企业生产需求，进而占用企业现金流，提高了企业经营风险。(2)管理者内部控制意识不足国资委联合财政部所颁发的关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知企业内部控制基本规范等相关文件中，对内控规范体系的建设提出了明确的要求。但部分企业在生产经营过程中，相关管理者缺乏内部控制意识，未能充分认识到内控制度对企业发展的重要意义，因此在企业实际生产与发展中，难以有效执行内部控制制度，相应的内控制度形式化问题较为严重，缺乏正确的内控管理理念，使得企业物资采购环节难以进行全过程、全方位、全员化管理，采购人员的素质能力得不到有效提升，进而导致企业物资采购过程中存在一定的徇私舞弊现象，采购人员存在行为不端等问题，进一步提高了企业经营风险。(3)供应商选择不合理一部分企业在物资供应商选择过程中，往往缺乏一个准确、合理的选择标准，往往只检杳供应商的营业执照和税务登记证，过于看重供应商是否能够提供企业生产所需的物资，对供应商的发展规模与经营情况不够重视，缺乏对供应商长期合作能力以及物流运输能力的了解，在物资供应商的选择中未能明确规定，缺少对供应商的资信评估分析工作，使得企业物资采购过程中，所选择的供应商往往是一些小规模厂家，相应的物资质量难以得到有效保障，且采购成本相对较高，不利于企业经营发展。(4)物资采购招标不合规企业在进行大宗物资采购过程中，往往要采取招标采购方式，部分企业会通过生产急需等借口，避开招标采购，采取议标采购方式。此外，有些企业为了获取相关利益，会以自由竞争为借口，在物资采购招标过程中，让资质不全的投标人借用其他企业资质或名义参与物资招投标，进而导致串标、围标等问题的发生，严重扰乱物资采购招标秩序，降低企业信誉，增加了企业经营风险，同时也会导致企业生产制造安全隐患问题的增加。(5)物资验收管理制度不完善由于企业在生产经营过程中需要使用大量的物资，且物资类型多种多样，因此企业物资验收管理工作难度也相对增加。企业经营管理中，对企业生产效率与经济收益的关注度更高，往往会忽视物资验收管理工作的重要性，相关物资验收管理制度不够完善，使得物资验收过程缺乏合理的验收标准，相应的验收管理较为松懈，验收监督不够严格，因此所采购物资质量常常出现不达标等问题，进而导致企业生产风险增加，相应的产品质量难以满足市场需求，严重影响企业的进一步发展。(6)ERP系统存在缺陷ERP系统是企业物资采购管理中不可或缺的管理系统，通过对物资采购和相关项目进行集成管理，能够有效提升物资采购管理水平。但在企业经营管理中，由于对物资管理工作不够重视，ERP系统相关管理模块常常发生缺失问题，比如物资采购过程中，系统报表统计功能的缺失，就会导致统计数据的丢失或滞后等问题，进而对企业经营管理造成影响。此外，ERP系统中相应的打印功能只能打印物资采购订单明细，不能打印标准的合同文本，存在不小的功能缺陷，进一步增加了企业物资采购工作的难度。2.工作流程及控制点(1)明确物资采购职责企业日常经营中需要使用的物资多种多样，这在一定程度上使得物资管理难度加大，因此，在物资采购过程中，应当制定相应的管理制度，明确物资管理职责，才能更好的保障物资采购质量，尤其是一些专业性强、技术含量高的物资，物资采购人员应当保障相关物资工艺符合当前社会科技发展方向，确保物资能够有效满足生产需要。但由于物资采购人员自身专业能力问题，难以准确把握企业经营所需物资，无法有效衡量物资质量，因此，针对企业不同部门所需物资的不同，应当制定更加具体的物资管理方案，由企业不同部门自行负责相应的物资采购任务。比如物资采购部门可以负责企业日常生产以及对外委托业务所需物资的采购工作；企业生产设备的技术交流与谈判主要由工程部门负责，并由工程部门签订相关技术协议，客户第一轮报价后，采购部门再进行价格谈判，并签订最终合同；生产部门相关物资采购过程中，需要提供生产所需产品模具、工装夹具以及生产设备等辅助设备的技术指标要求；工程施工合同由基建部门负责签订。(2)做好采购计划分析企业物资采购部门在采购物资之前，应将相应的采购周期编制提供给企业相关部门。根据企业生产经营情况，各部门结合自身实际，按照物资采购部门提供的采购周期编制内容制定各部门物资需求计划，并确保相关物资名称、规格、技术、数量、质量标准、交货时间及相关要求等要素的准确无误，然后将计划交给采购部门进行采购。物资采购部门还要结合企业生产计划和相关部门所需物资的消耗定额，审核物资需用单位提报的需求计划，确保相关计划的准确性，加强监督考核工作。在编制物资采购计划时，采购部门应当结合已经审批的物资需求计划和物资储备定额，确保库存平衡,在此基础上确定相应的采购数量、质量标准、交货日期及采购方式，选择合适的供应商，并由各级负责人根据自身权限对采购计划进行分级审批，确保采购计划的准确、合理。(3)选择合适的供应商选择合适的供应商，加强供应商考核、评估工作，针对企业生产经营中所需的大宗、经常性需要的物资，建立一级供应商网络，并建立相应的供应商动态考核和优胜劣汰机制，确保供应商能够有效提供符合企业生产经营要求的物资。供应商的选择过程中，应当充分考虑供应商能够有效保障企业产品的技术质量要求，制定相应的质量保证机制，由物资采购部门和质量检验部门联合监督管理，确保物资质量。(4)控制采购价格物资采购应当遵循公开、公正、竞争原则，物资采购过程中，为保证物资采购质量，物资采购部门可以联合企业其他部门进行谈判。同时，物资采购部门在进行物资采购时,还可以采取招标采购、协议采购及询价采购等多种方式，通过价格和质量对比，保证物资质量的同时，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。重大成套设备的采购，应当由企业技术部门组织技术交流和谈判，并签订技术协议。物资采购部门要加强对相关物资市场行情的关注，并对市场大宗通用物资的价格及成本构成进行有效分析，建立相应的价格数据库，才能在物资采购过程中，更加有效的确定物资价格，降低采购成本。(5)加强合同签订与审批监督物资采购部门在完成采购计划制定，并选择合适的供应商后，仔细分析合同内容，签订最终的供货合同。合同签订完成，还需要交给企业合同审查部门进行审查，确认合同内容无误，主管经理进行审批后存档。物资采购人员和合同管理人员还需要对合同的具体执行进行监督管理，以保证合同内容的有效执行。(6)采购物资检验物资入库前，质检部门要严格检验物资质量，并出具质量检验报告书，保证物资质量符合要求。仓储管理人员还要进一步确认物资数量和外观，并进行检验，确保物资符合合同要求，然后办理验收入库，对于限额内的数量损耗情况，要及时通知财会部门。物资存在质量问题或物资不符合合同要求，则不得办理入库，超限额数量损耗同样不可办理入库。在填写入库单时，要采取连续编号方式，并予以保存，以备后续查脸。对于物资质量检验不合格，物资采购人员要按照合同内退货索赔条款，及时联系供货商，办理退货索赔。(7)财务付款控制物资采购资金的支付需要按照规定流程进行，由采购人员递交资金支付申请文件，文件中应当包含已填制付款申请单，以及采购合同、验收单、发票、合同履行与结算申请表等凭证，采购部门主管进行审核，确认无误后提交财务部门，并由财务人员再次审核，确定验收单、发票及合同一致后，确定具体的付款方式，财务部门主管根据企业资金情况签署意见，分管经理、总经理对采购人员提交的付款申请单进行审批后，即完成整个付款流程。(8)物资采购定期分析制度与财务管理物资采购部门应当制定采购定期分析制度，定期汇总采购物资的价格、数量、质量情况，对市场供需、价格走势进行仔细分析，确认自身的采购费用及前期采购计划的准确性,以此来制定下一阶段的采购控制目标，有利于更好地控制物资采购成本。