员工档案管理制度.docx

员工档案管理制度一、目的为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。二、归档范围员工入职档案、异动档案、离职档案、绩效管理档案、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。三、归档内容（一）员工入职档案：1、应聘登记表；2、面试评估/录用审批表；3、录用通知书；4、员工信息登记表；5、入职承诺书、个人廉洁自律承诺书及员工保密协议；6、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件）；7、原单位离职证明/解除劳动合同保证书；8、劳动合同；9、无犯罪记录证明；（二）绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月份归档。（根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容）（三）员工异动档案：1、试用期员工转正表；2、内部调动审批流程表；3、竞聘相关资料（四）员工离职档案：1、员工离职申请表；2、员工离职面谈记录表；3、员工离职调查表；4、员工离职工作交接表；5、解除劳动合同协议书。6、离职保密协议（部分岗位）7、离职证明（单位存档）四、档案管理员的职责由人力资源部专人负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。五、档案管理相关规定（一）基础管理1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。2、新录用的员工，应及时建立档案，并更新员工花名册。3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按员工编号存档。4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。5、离职员工档案每月清查，对于正常离职的一般员工且离职手续办理齐备的员工档案三年后可申请销毁，中高层管理者或存在劳动争议离职的员工档案至少在五年后方可申请销毁。6、纸质档案要求原件存档（除个人证件证书外）。（二）档案的查阅1、如因公需查阅档案，须经部门负责人、人力资源部负责人批准；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人批准后方可办理。2、公司总经理、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在员工档案查阅登记表（附件一）签字确认。4、查阅档案注意事项：（1）不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经人力资源部负责人签字同意。（2）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。六、档案的销毁（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。（二）当档案需销毁期时，由档案管理员填写员工档案资料销毁审批表（附件二），经人力资源部负责人审批后执行。七、制定、修订、废除与组织实施本制度经报批后，由人力资源部组织实施；修订或废止亦同。