合同管理制度[施工企业专用].doc

合同管理制度0 修改记录*有限公司于某某年2月第1次编写。1 目的为规范公司各类合同管理，提高合同编制、审批、监督检查等方面效率，规避风险，特制定本管理制度。2 适用范围适用除劳动合同以外，公司所有对外合同管理。3 原则3.1 遵守各项法律法规，合理合法，有理有据的维护公司利益。3.2 重合同，守信誉，按合同履约。4 合同类别4.1 建设工程施工合同，指与业主（建设单位）签订的园林景观工程施工合同。4.2 专业分包合同，指针对特殊工艺和施工技术的单体工程，与具有专业施工资质的企业，签订的专业分包合同。4.3 劳务分包合同，指与具有劳务分包能力的单位签订的劳务分包合同。4.4 采购供应合同，指与材料供应商签订的园林景观工程各类施工材料采购合同。4.5 其他合同，指公司正常经营、办公所需对外签订的各类合同，如：租赁合同、委托合同、服务代理合同等。5 合同管理职责5.1 公司董事长负责建设工程施工合同及合同标的超过10万元以上的专业分包合同、买卖合同、其他合同的批准签订工作。5.2 公司总经理负责施工内部承包合同及合同标的在10万元以下的专业分包合同、劳务分包合同、买卖合同、其他合同的批准签订。5.3 公司合同管理部门负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：5.3.1 负责组织宣传、学习贯彻合同法、建筑法、招标投标法及其他有关法律、法规和规章。5.3.2 参与对外合同的谈判。5.3.3 负责各类合同主要条款的拟定并按季度更新。5.3.4 负责制定公司各类合同的标准文本，并负责公司各类合同的草拟、流转。5.3.5 负责落实各类合同的签订手续。5.3.6 负责对各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性进行审查，并出具书面审查意见。5.3.7 负责做好公司各类合同的交底工作。5.3.8 负责做好公司各类合同执行情况的监督和检查。5.3.9 参与公司各类合同纠纷的调查处理。5.3.10 负责监督、检查分公司各类合同的评审、履行情况。5.3.11 负责建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、买卖合同的档案管理。5.4 公司采购供应部、工程管理部等相关业务部门，作为公司合同的执行部门，配合合同管理部门参与合同草拟、评审，并负责合同具体执行和日常管理工作。5.5 项目经理（或分管副经理）负责建设工程合同、采购供应合同、劳务分包合同、专业分包合同的具体履行工作。其主要职责是：5.5.1 负责宣传、贯彻有关法律、法规和规章，组织学习所在工程项目的各类合同并熟悉内容，做好项目部层面的合同交底工作；5.5.2 履行建设工程合同中规定的职责，监督分包工程的进度及工程质量；5.5.3 负责所在项目所有合同的日常管理工作，收集、记录、整理和保存与合同有关的协议、函件，办理工程变更和签证，并及时提交公司合同管理部门；5.5.4  按照合同管理部门的要求，收集、整理维护公司权益的资料；5.5.5  监督所在项目其他（采购、专业分包等）合同的履行情况，发现问题及时向公司合同管理部门报告。6 合同签订6.1 合同主体的审查6.1.1 订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。6.1.2 签订建设工程施工合同要重点审查业主的项目立项文件、招标文件，以确定发包人的主体资格；审查项目资金落实程度及业主以往合同履约情况，以确定业主的履约能力。6.1.3 签订分包合同要重点审查承包人的营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩。6.1.4 公司一般不与自然人签订合同，确有必要签订经济合同，应经董事长同意。6.2 合同形式订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的应当使用示范文本。6.3 合同的内容合同的内容必须完整、准确，具体应包含以下部分：6.3.1 当事人的名称、地址、联系方式。6.3.2 标的、数量、质量标准。6.3.3 价款及付款方式。6.3.4 履行期限、地点和方式。6.3.5 双方权利、义务约定。6.3.6 违约责任及免责约定。6.3.7 解决争议的方法。6.3.8 合同生效约定。 6.3.9 双方约定的其他事项。6.4 合同的起草6.4.1 合同洽谈前，公司业务部门应根据本制度6.1条的规定对合同相对方主体进行综合考察。6.4.2 合同准备起草前，由公司业务部门向合同管理部门提交合同签订信息表或招投标文件等合同草拟的必要信息，由合同管理部门根据公司确定的合同主要条款以及本合同的具体情况，完成各类合同的起草。6.4.3 建设工程施工合同的起草经营部门应在项目中标后的一周内向合同管理部门提交招投标文件及项目的相关信息（如由业主提供合同文本的则为在中标后一周内提供相应的合同文本）；由合同管理部门法务主管在7个工作日内完成工程项目合同文本的草拟及洽谈（或为对业主合同文本提出修改意见）。因项目复杂，合同文本草拟和洽谈无法在7个工作日完成的，经董事长批准，可适当延长。6.4.4 劳务分包和专业分包合同的起草工程管理部应在劳务分包队伍和专业分包队伍确定后的第二个工作日向合同管理部门提供专业分包合同签订信息表或劳务分包合同签订信息表，由合同管理部门在2个工作日内完成专业分包合同文本或劳务分包合同的草拟及洽谈。6.4.5 采购合同的起草采购部门应在采购计划实施前十日内向合同管理部门提供采购合同签订信息表，由合同管理部门在2个工作日内完成采购合同文本的草拟，然后由采购部负责合同条款的洽谈。6.4.6 各类合同商务条款的重大问题，由主管副总负责与业主或分包单位洽谈。6.5 合同的评审6.5.1 合同管理部门在合同定稿后负责在5个工作日内完成合同评审流转。6.5.2 各部门对建设工程施工合同评审的主要任务6.5.3.1 项目部负责对以下内容进行评审：a) 现场与业主协调的要求；b) 需要业主提供的资料、图纸或技术参数；c) 工程范围的表述；d) 工期是否可行；e) 业主交付场地时现场应具备的条件；f) 需要在合同中明确的其他事宜。6.5.3.2 总师室负责对以下内容进行评审：a) 技术规范；质量标准；b) 验收标准及流程；c) 资料的标准。6.5.3.3 核算部负责对以下内容进行评审：a) 结算方式及标准；b) 计量计价方法；c) 工程量清单审核（包括数量、价格、是否有遗漏、其他特别说明）；d) 如闭口合同的应严格明确闭口的范围和内容。6.5.3.4 合同管理部门负责对以下内容进行评审：a) 合同合法性审查；b) 法律条款审查；c) 是否与公司总包合同文本相一致（包括付款方式、养护保修期、审价周期、签证流程等）。6.5.3.5 经营部负责对以下内容进行评审：a) 工程建设项目合同是否与投标要求相符合；b) 参与项目合同的谈判。6.5.3 各部门对分包合同评审的主要内容6.5.4.1 项目部负责对对以下内容进行评审：a) 施工现场管理要求；b) 工程进度要求；c) 用工计划以及施工现场；d) 需要特别说明的其他情况进行评审。6.5.4.2 总师室负责对以下内容进行评审：a) 技术规范；b) 质量标准；c) 验收标准进行评审。6.5.4.3 核算部负责对以下内容进行评审：a) 分包结算的方式及标准；b) 工作量的审核办法；c) 审核工程清单或单价是否符合公司的利润要求。6.5.4.4 合同管理部门负责对以下内容进行评审：a) 分包合同合法性；b) 法律条款审查。c) 是否与公司总包合同文本相一致（包括付款方式、养护保修期、审价周期、签证流程等）。6.5.4 各部门对采购合同评审的主要内容6.5.5.1 总师室负责对以下内容进行评审：a) 产品的国家技术规范；产品的质量标准；b) 产品应提供的资料证书；c) 现场对产品的验收方式；d) 该产品是否符合施工的要求。6.5.5.2 核算部负责对以下内容进行评审：a) 核实数量；b) 核实价格是否符合公司的价格要求；c) 计量方式是否符合施工图纸或工程量清单的要求。6.5.5.3 合同管理部门负责对以下内容进行评审：a) 合同合法性的审查；b) 法律条款的审查。c) 是否与公司总包合同文本相一致（包括付款方式、养护保修期、审价周期、签证流程等）。6.5.5 各业务部门应在4个小时内完成部门评审意见，并签字确认。6.5.6 合同的评审由合同管理部门负责流转，合同经业务部门评审后提交副总经理审核，审核的内容为：合同约定的内容是否满足现场施工要求，主要材料价格、成本控制是否在预算成本范围等，4小时完成合同评审意见，并签字确认。6.5.7 总经理负责审核合同评审相关部门提出的评审意见是否合理，合同文本修订，评审流程，合同标的，付款方式等内容，参与重要合同谈判，1个工作日完成合同评审意见，并签字确认。6.5.8 合同完成上述审核程序后，由合同管理部门将合同提交董事长秘书，再由董事长秘书负责在1个工作日将合同上报董事长完成对合同的签字确认。6.5.9 合同管理部门凭董事长或总经理的最终签字确认意见至印章管理部门对合同盖章签署。6.5.10 合同需要对方单位盖章确认的，由合同管理部门在本公司完成盖章后的当天，通知相关的业务部门联系对方单位负责人签字盖章，原则上业务部门应在3个工作日内收回对方单位签字盖章的合同。6.5.11 合同管理部门应该督促业务部门在前款规定的时间完成合同签字盖章手续，并收回已签字盖章的合同。6.6 合同签订的时间要求：合同管理部门应及时完成各类合同的文本起草，并按下列时间要求完成合同的签订工作。6.6.1 与建设单位的工程合同在工程开工前的一周内完成合同签订手续。6.6.2 专业分包合同在专业分包队伍进场前的一周内完成合同的签订。6.6.3 分包合同在工程项目开工后的一周内完成合同签订手续。6.6.4 采购合同采购计划实施前2个工作日内完成合同签订手续。6.6.5 如遇特殊情况，合同管理部门无法按照上述时间完成合同签订工作，须及时向公司领导汇报，以便公司采取相应的对策。6.7 在合同尚未正式签订前，任何部门无权实施合同内容。如因工作需要，必须提前执行合同的，按以下原则执行：6.7.1 公开招标的建设工程施工项目应在经营管理部获得中标通知书后，并经总经理批准，相关部门方可实施合同内容。6.7.2 非招标的建设工程施工项目应在经营管理部获得业主对工程项目工作量、结算方式的书面确认后，并经总经理批准，相关部门方可实施合同内容。6.7.3 分包合同必须得到主管副总的书面确认后，项目部方可允许分包队伍进场。7 合同文件分发7.1 合同完成签订手续后，由合同管理部门根据需要将合同的复印分发计划财务部、工程核算部、采购供应部、主管副总经理等相关部门和人员。7.2 合同文件的分发要履行收发手续，分发工作应在合同完成签订手续后的第二个工作日完成（项目部例外）。7.3 下发给项目部的采购合同，应将有关的价格部分内容删除。7.4 合同原件由合同管理部门保管。8 合同交底8.1 合同交底是合同履行过程中的重要控制环节，合同管理部门应在合同签订后一周内完成合同交底工作。8.2 合同交底由合同管理部门组织、合同执行部门的负责人和有关人员参加。8.3 合同交底必须包含以下主要内容，并在交底时采用专门的书面交底表式，在交底时送交项目部：8.3.1 合同实施的主要风险；8.3.2 合同签订过程中得特殊问题；8.3.3 合同实施计划；8.3.4 合同实施责任分配；8.3.5 其他与合同有关的内容和要求。9 合同履行9.1 公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。9.2 有关合同签订前和合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等书证均能作为合同的组成部分，合同经办人员应及时整理、登记并妥善保管。在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付重要资料、发票时应由对方当事人出具收条，履行合同付款时应由对方当事人出具收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。9.3 对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行部门、项目部应及时查明原因并及时向合同管理部门上报情况，并积极配合合同管理部门收集证据，按照合同的约定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）要求。9.4 当本公司接到对方的索赔（含违约）要求后，合同管理部门应认真研究并及时作出应对措施，公司员工不得擅自在对方当事人出具的任何文书上签字盖章，确实需要签字确认的，应视具体内容经公司高层领导或合同管理部门或部门（项目部）负责人同意。9.5 在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司合同管理部门处理，公司合同管理部门应立即向公司法律顾问咨询，并将基本情况和法律顾问的处理意见一同上报公司领导：9.5.1 经营状况严重恶化；9.5.2 转移财产，抽逃资金，以逃避债务；9.5.3 丧失商业信誉；9.5.4 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。9.6 债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：9.6.1 在重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对帐，确认双方债权债务；9.6.2 在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。10 合同的过程控制10.1 合同过程控制的总体要求10.1.1 合同管理部门负责对公司所有合同执行情况进行全方位、全过程的监督检查与控制，最大限度维护公司利益。10.1.2 各合同执行的业务部门应严格按照合同的约定履行合同条款，并监督合同相对方按合同条款履行义务。若发现合同相对方未按合同约定履行义务，可能对公司造成损失时应及时告知合同管理部门，并协同合同管理部门做好处理工作。10.1.3 各业务部门对外发送的涉及合同的各类文书、文件，必须经合同管理部门审核备案后方能送交对方；情况紧急下应以口头方式与合同管理部门沟通，经合同管理部门认可后方可将文书或文件送出。如果相关的文件存在缺陷，属于专业方面的，由业务部门承担责任，属于法律方面的，由合同管理部门承担责任。10.1.4 各业务部门收到的其他各类合同的文书、文件，原件应在收文后送交合同管理部门统一留存，复印件保留在本部门作为工作的依据。10.1.5 各合同执行的业务部门如发现公司在合同履行过程中存在违约行为或违约的可能而给公司将造成损失的时应及时告知合同管理部门，并协同合同管理部门做好处理工作。10.2 工程项目合同的过程控制10.2.1 工程项目的合同过程控制由合同管理部门负责，项目部配合。10.2.2 项目部应按照合同管理部门的要求，每周做好合同主要条款执行情况表的记录工作，如实反映合同执行情况。10.2.3 合同管理部门每周对各工程项目合同履行情况作一次检查，及时发现合同履行中存在的问题。10.2.2.1 合同管理部门对检查中发现的具有法律风险的问题，应在2个工作日内向公司领导提交法律建议文书，以便规避由此可能产生的法律风险。10.2.2.2 合同管理部门对不符合合同条款约定的行为应在2个工作日内提出书面整改意见，报总经理批准后，由合同执行部门限期整改。合同管理部门应对整改的情况进行跟踪检查，并将整改结果报告总经理。10.3 专业分包合同的过程控制10.3.1 专业分包合同的过程控制由合同管理部门负责，工程管理部和项目部配合。具体通过专业分包合同履行表实施。10.3.2 专业分包进场后，项目部必须按照合同管理部门统一制作的专业分包合同履行情况表做好合同履行情况的纪录。重点控制的内容为：施工的质量和工期是否满足合同的要求；工程的付款及工程质量保证金的留存是否符合合同的规定。10.3.3 项目部对专业分包队伍执行合同过程中的问题应及时在每周工程例会上汇报，并按照合同的要求，提出问题处理的书面意见。属于法律方面的问题，由合同管理部门负责处理。10.4 劳务分包合同的过程控制10.4.1 劳务分包合同的过程控制由合同管理部门负责，工程管理部和项目部配合。具体通过劳务分包合同履行情况表实施。10.4.2 劳务分包进场后，项目部必须按照合同管理部门统一制作的劳务分包合同履行情况表做好合同履行情况的纪录。重点控制的内容为：分包队伍劳动力到位的情况；施工的质量和工期是否满足合同的要求；民工工资的支付情况是否符合合同的规定。10.4.3 项目部对劳务分包队伍执行合同过程中的问题应及时在每周工程例会上汇报，并按照合同的要求，提出问题处理的书面意见。属于法律方面的问题，由合同管理部门负责处理。10.5 采购合同的过程控制10.5.1 采购合同的过程控制由合同管理部门负责，采购部和项目部配合。具体通过采购合同履行表实施。10.5.2 采购合同实施后，采购部应按照合同管理部门统一制作的采购合同履行表做好合同履行情况的纪录，重点是材料的质量、数量及交货期有无违反合同的情况；材料款、材料质量保证金的支付是否符合合同的规定。10.5.3 采购部应在每周的采购核算例会上，汇报采购合同的执行情况，并对供应商违法合同的情况提出书面的处理意见。属于法律方面的问题，由合同管理部门负责处理。10.6 每月月底，合同管理部门对各类合同的执行情况做好汇总，编制成表单后分别上报总经理、董事长。11 合同变更11.1 合同履行期间，因合同订立时某些条款不明确，或客观原因导致原合同条款无法正常履行，经双方协商一致，可以变更合同。11.2 涉及合同权利、义务关系转移变更的，经双方协商一致后将原合同废止后重新订立，否则不予变更。11.3 合同变更由合同执行部门提出，报总经理批准后，合同管理部门根据甲乙双方协商一致意见，进行相应的合同条款变更，按合同评审流转办理相关手续。12 争议处理12.1 合同双方因合同履行过程中发生争议，合同执行部门应积极配合合同管理部门，并收集各种证据，会同合同管理部门与对方进行争议协商。12.2 合同管理部门提出法律意见，报总经理批准后执行。公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷或者获知对方当事人准备或已经申请仲裁或提起诉讼的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司合同管理部门，由公司合同管理部门统一委托律师或其他专业人员办理。13 合同档案管理13.1 履约完成，按合同约定，甲乙双方如期完成合同约定内容，则合同自然终止。13.2 合同履约完成后10个工作日内，合同执行部门将合同原件、附件、招投标资料等相关文件，一并移交给档案管理部门。14 合同日常管理14.1 合同管理部门应按周做好合同情况汇总表，反映公司所有合同的签订过程的动态情况，合同情况汇总表在周五上报公司领导。14.2 对于合同履行和竣工结算均已完成的工程，合同执行部门应向合同管理部门提交合同履行情况的工作报告。合同管理部门门审查后，连同合同、结算书以及一切往来文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册，送交公司档案管理部门。14.3 合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司合同管理部门和有关部门确认后方可办理有关手续。14.4 合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司合同管理部门应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。14.5 合同各页之间应当加盖公司骑缝章。14.6 合同编号按公司拼音简称、合同拼音简称、年份、合同类别和3位序号组成。总包合同类别为1，专业分包合同类别为2，劳务分包合同类别为3，采购合同类别为4，其他合同类别为5，如“GAHT20061001号”代表国安公司总包合同第1 号，其他以此类推。15 罚则15.1 除公司授权范围内的采购合同外，凡未经合同评审流转而私自签订合同，或未经重新评审私自变更合同的，一经发现给予合同执行部门经理和相关当事人500元以上罚款；若给公司造成重大经济损失的，除给予相应经济处罚外，立即予以除名并追究其法律责任。15.2 合同管理部门未能及时、有效对合同履行情况进行监督、检查，对合同违约行为未能及时上报总经理处理，给公司造成经济损失的，处以500元以上罚款。若给公司造成重大经济损失的，除给予相应经济处罚外，立即予以除名并追究其法律责任。15.3 合同执行部门或当事人未按归档要求及时将合同送合同管理部门归档或私自截留合同的，处以300元以上罚款。造成合同遗失的，除给予相应经济处罚外，立即予以除名并追究其法律责任。15.4 合同管理部门法务主管负责合同保管，造成合同缺页、残破、霉变、受潮等保管不当，处以300元以上罚款。造成合同遗失的，除给予相应经济处罚外，立即予以除名并追究其法律责任。15.5 合同起草人员因责任性不强，所起草的合同文本标的有错误的，一次100罚款元。15.6 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：15.6.1 未经授权批准或超越职权签订合同；15.6.2 为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；15.6.3 应当签订书面合同而未签订书面合同。15.6.4 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：15.6.5 因工作过失致使公司被诈骗；15.6.6 公司履行合同未经对方当事人确认；15.6.7 遗失重要证据；15.6.8 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；15.6.9 合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；15.6.10 未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的；15.6.11 其他违反公司相关制度的。16 附则16.1 本制度由行政管理部负责制订，并解释、执行与检查。16.2 本制度报董事长批准后实施，修改时亦同。16.3 本制度施行后，公司可以用文件的形式，对制度内容进行调整，文件的规定等同制度规定。16.4 本制度施行后，原有与本制度冲突的制度、规定同时废止。