【公司制度】采购管理制度-北京洁禹通水务科技有限公司 - 副本.docx

北京水务科技有限公司采购管理制度(JYTSW-ZD-CG-202304A1)编制:审核:批准:日期:第一章总则第一条随着总公司集团化发展和水务子公司的成立，为了加强水务子公司的采购管理，规范水务子公司内部审批、呈报流程，特制定本制度。第二条所有采购业务严格按照采购制度执行，做到采购有依据、帐目清晰、依据合理准确。第三条本规定适用水务子公司。水务子公司所有相关人员及领导对此制度认真执行,并接受总公司的监督管理。第二章采购原则说明第四条水务子公司的采购工作依托总公司的采购资源，接受总公司采购部门的监督管理。1、水务子公司优先在总公司的供应商库中选用性价比较高的三家供应商，并进行采购询比价初步谈判；2、新产品供应商或水务子公司开发的新的供应商，水务子公司经过考察/初步评审/采购谈判等过程后报交总公司采购最终评审并办理供应商入库；3、水务子公司完善采购申请附表中的询比价信息，经审核后报交总公司采购部核定，总公司采购部核定价格的偏差，评审新供应商，并提出指导性意见，转发水务子公司执行；4、采购合同签订后及执行中，采购员及时填写、更新采购合同台帐，并每周二报交总公司采购部；同时报交总公司财务部（采购部建立合同台账汇总对账群，统一台账格式）。第五条水务子公司采购部将最终的采购申请及附表，交财务人员填报工程项目收入成本核算表，并报交总公司财务部；相关数据作为采购和施工的考核指标依据；第六条采购合同原则上采用总公司制式合同，合同应清楚地说明采购物资的所有资料，包括：1、基本内容，即采购物资的图号（或代号）、名称、数量等；2、质量要求、技术标准、检验要求等；3、其他内容包括价格、交货期、交货地点、包装标准、运输方式、结算方法及违约责任等。第七条采购人员完成采购后，对采购物资的生产、发货、技术服务、售后、质保过程的工期、质量、付款等工作负责；1、监督生产工期及质量，及时协调技术人员，完成生产过程及发货前质量监督检查工作；2、根据现场需求，协调供应商发货，编制发货清单，监督并催促项目经理或其它采购申请人完成到场验收及移交；3、根据采购合同约定，完成采购发票催收、付款申请、台账更新等工作；4、为项目经理及调试人员提供服务支持，协调供应商完成技术服务及售后服务等工作；5、负责对到场不合格物料的质量认定、处置及处理工作；负责配合工程项目竣工后剩余物料的价值认定、回收、处置及调剂使用工作。第八条备用金采购按如下原则执行：采购备用金原则上不超过5000元，用于采购员现场或日常零星采购，网上采购原则上超过1000元的需走线下签订合同及公对公付款，特殊情况的须经过上级领导同意后实施采购，备用金用于专款专用。备用金采购须填写清楚采购用途，凭付款凭证、入库单、正规发票（注：如采购品种规格型号复杂做好清单明细表,便于报销的审批）并同时做好台账登记表且与合同台帐共同管理。第九条工程现场或运维所需的零星采购由项目经理或运维经理完成采购，采购之前需向采购员提交零星采购申请单，经采购部经理批准后执行，采购费用及时报销；采购员按报销时实际采购费用更新采购合同台账；第十条采购过程中的所有工作，均按照本制度的工作流程及OA流程执行，相关人员严谨行使相应权限、履行相应职责；第十一条采购员为对接供货方的唯一窗口,所有正式文件往来均由采购员采用邮件、传真等途径完成；使用部门发现的供货问题要留有影像、书面资料，报交给采购员存档。第三章流程说明子公司采购工作对外衔接工作流程序g责任人表单工作内容1申请人采购申请单研发、工程、运维、售后等部门根据工作需求，填写采购申请单，并完成采购需求的内部审核。采购申请发起2申请人;技术人员采购申请单/技术规格书申请人将采购申请单提交给技术部经理，技术部经理安排技术人员对技术参数补充并校核，必要时编制技术规格书，对采购物料提出优化意见，经技术部经理审核并签字后，转还给申请人。技术部校核优化13申请A/采购部经理采购申请单申请人核对技术部校核后的采购申请单无问题后，提交给采购部经理，发起采购申请，采购部经理安排采购员开展采购工作。采购申请提交4采购员采购申请单及附表采购员从总公司供应商库优选3家供应商，并根据需要寻找新增供应商,按要求完成新供应商的初步审核，每个产品至少完成3个有效的询价，完善采购申请单信息，采购部经理审核。采购启动及询比价II5采购员/总公司采购采购申请单及附表采购员将采购申请单报交总公司采购员审核，总公司采购员提出价格审核意见及建议。并对新增供应商进行审核，完成供应商入库管理。总公司采购审核6财务人员/采购员项目收入邮表采购员核对采购申请单无误后，交财务部经理，财务经理安排财务人员填写项目收入成本核算表，并报交总公司财务部。申请单核对并提交财务7采购员采购合同/采购合同台账采购员按物料采购及执行相关流程，完成各项工作；按要求完成采购合同台账登记及更新，定期报交给总公司采购及财务；物料实采及执行注：1）本流程适用于水务子公司的研发、工程、运维、售后等项目类的所有采购工作，备用金采购和现场零星采购不适用，按物料实采及执行的工作流程执行。2）采购内容包括：物料采购、工程分包、生产分包、劳务分包、技术咨询服务、设备及器具租赁等所有对外付款类工作。3）采购发起人可以是研发、工程、运维、售后等执行部门的业务人员，采购具体工作由采购员完成。物料实采及执行工作流程序三责任人表单工作内容1采购员采购申请单采购员根据采购申请单、到场时间需求和物料货期等情况，拟定采购计划。2采购员/申请人采购计划采购员将采购计划交给申请人，申请人根据物料到场需要提出修订意见，采购员完成修订。3采购员采购申请单/采购计划采购员根据采购申请单和采购计划，逐步开展采购工作。4采购员/技术部采购合同/技术协议采购员协调技术部门对采购货物的技术参数进行确认，必要时签订技术协议；按照采购部制度完成采购谈判工作，拟定采购合同.5采购员/采购部经理采购合同采购部经理对采购合同进行审核、审批。有误，则通知采购员进行修改.无误，由采购员发起合同签订OA申请。6采购员/采购部经理采购合同/付款申请采购员和供方签订采购合同；根据合同要求填写付款申请单，交采购部经理、副总审批后报财务付款.7采购员采购员跟催供方按质、按量如期交货.有更改时要及时书面通知供方并确认。采购部经理定期或不定期对跟催结果进行检有.8采购员/技术部/申请人发货清单/到货验收单/付款申请单采购员协调相关人员完成发货前验收、发货、现场接收、到货验收及付款工作；付款申请由采购员通过C)A申请。9采购员/申请人安装验收单/调试验收单/付款申请单采购员根据供方、需方等要求完成合同各阶段的付款工作，并和供方沟通解决实施过程中供货质量问题。付款申请由采购员通过OA申请。10采购员/采购部经理/业务部门质保验收单/采购结算书/付款申请单业务部门和客户沟通质保到期时间，签订质保验收单，有扣款项目时采购员和供货方沟通，并签订采购结算书，通过OA申请完成付款。11>采购计划编制采购员采购员根据实际情况协调完成剩余物料的退货、处置或不足物料的补供等工作。采购计划执行序号法程责任人表单工作内容合同拟定1>«申清人合同及附件研发、工程、运维、售后等部门根据工作需求，拟定采购合同和相关附件，自检合格，和技术及相关人员确认合格。合帝制>2NG部门经理合同及附件申请人将合同及附彳牛报交部门经理审核，部门经理审核并提出修订意见.签订合同及预付款3申请人合同及附件申请人按照部门经理的审核意见进行修订，并和供应商沟通，完成相应的合同内容修订，形成初版合同文件。54<一采购跟进.申请人合同及附件申请人发起合同审批的OA流程申请，按OA流程完成各部门审批。>MGOA审;OK5验收发货及付款审核人员合同及附件OA流程审核人员对合同及附件进行审核，依次为：水务公司部门经理一水务公司财务一总公司采购部一总公司财务部（知会）一总公司法务一水务公司总经理。1审>实施跟踪及付款6终版合司文件申请人合同及附件申请人根据审核意见，通知供应商，并完成合同修订，形成终版合同文件。采购结项7合同签订申请人合同及附件申请人完成合同打印、盖章、扫描等工作。8申请人;采购员合同及附件除办公用品外，其它所有采购合同均归档到采购部，采购部为唯一归口。采购员完成归档后，将电子版合同转发总公司采购部，登记合同管理台账，并按要求转发总公司采购部及财务部。>处理退、补和供货问题处理I9合同执行申请人合同及附件申请人及部门根据实际情况履行并执行合同。采购合同签审工作流程注:1）本表所说的采购合同包括：物料采购、工程分包、生产分包、劳务分包、技术咨询服务、设备及器具租赁等所有对外付款类工作所需的合同、协议等。付款工作流程序号责任人表单工作内容1付款申请发起申请人付款申请证明研发、工程、运维、售后等部门根据工作进度及供应商需求，向采购部相应采购员提出付款申请，并提交相应的付款申请材料。2采购员付款申请证明材料采购员审查采购合同，按合同约定及付款要求审核证明材料是否满足要求，催要发票等；不能确定时找相关人员及部门领导询问。3OK采购员付款申请单付款申请初步审核满足要求时，编制付款申请单，并按要求如实详细填写相关内容；自检完成后报部门经理审核。编制付款申请单14采购员付款申请单/付款申请证明材料采购员发起合同审批的OA流程申请，上传所需附件，按OA流程完成各部门审批。>OA审批流程5审核人员付款申请单/付款申请证明材料OA流程审核人员对付款申请进行审核，依次为：水务公司部门经理一水务公司财务一总公司采购部（知会）一总公司财务部一总公司法务（知会）一水务公司总经理。不能付款时，批示意见.6财务部付款电子回执单财务部根据财务制度及领导指示，完成付款，并将付款电子回执单转发采购员知晓，采购员通知供应商并确认.付款及回执P7采购员付款申请单/付款申请证明材料/付款电子回执单采购员将所有文件资料进行归档管理，统一归档到对应的采购合同管理文档中，同时保留扫描件；发票按付款要求报交财务部。文件归档注:1）付款申请发起人可以是研发、工程、运维、售后等执行部门的业务人员，也可以是采购部采购员。2）付款审批发起人只能为采购员，采购员为唯一审批发起和资料存档归口。第四章重要事务说明第十二条发生前及时上报总公司采购部，批准后方可执行，主要包括：1、重大项目、特殊要求等非常规类采购。2、采购成本高于对应合同销售价格的采购。第十三条合同审批通过OA系统执行，特殊说明如下：1、采购员按流程发起合同签订OA申请，第十二条约定以外的采购按OA审批流程执行；第十二条约定的采购，需向总公司采购部汇报并批准后再按照OA审批流程执行。2、合同审批原则上两天内完成，特殊紧急或超期时当事人须直接电话提醒相关领导催办以避免延误。第十四条采购付款通过OA系统进行审批，特殊说明如下：1、采购付款申请必须具备一下条件：采购合同签订完成，且是合同管理台账登录的事项；申请人提交合同要求的付款所需的证明材料，采购员审核无误，且已经收到合同要求的发票；特殊情况付款或紧急付款需得到领导书面或微信批准。2、付款申请须有合格的证明材料，由采购员发起OA流程审批。3、审批权限：按水务子公司和总公司各领导权限执行，审批完成须知会采购员，采购员有异议的及时与主管领导沟通反馈。4、超权限付款：水务子公司采购部汇总情况并编写说明，向总经理申请，总经理协调总公司相关部门处理。第五章档案管理第十五条供应商档案管理及供应商管理的相关要求如下：1、总公司采购部负责供应商档案归档及维护，水务子公司保留自用供应商档案并做好维护。2、新供应商开发，应由技术部及相关需求部门认可，采购部初评合格后报交总公司采购部，总公司采购部最终评定合格后列入合格供应商名录。3、现有供应商评定由总公司采购部每年底牵头组织水务子公司及总公司相关部门进行，确定第二年合格供应商名录。第十六条采购合同档案管理的相关要求如下：1、水务子公司除办公用品以外的所有采购合同及合同执行文件统一由采购部归档及管理，同步将电子版资料提交总公司采购部存档。2、所有采购合同原件及合同执行过程中的过程文件，需登记造册妥善存放，并扫描保存电子版；文件包含合同及图纸、技术资料等附件，付款过程文件，付款申请、验收证明等付款证明文件等所有文件。第十七条档案责任及档案检查的相关要求如下：1、总公司合同档案总公司管理，采购主管领导负责制；子公司合同档案子公司管理，子公司领导负责制。2、档案移交时由相关主管领导负责监交。3、档案定期检查：总公司采购部会对档案进行不定期抽查，此外还会每年度进行一次全面检查。.第六章附则第十八条本制度最终解释权归北京洁禹通水务科技有限公司。第十九条本制度自下发之日起执行，总公司采购部按此制度对水务子公司进行检查，检查结果记入水务子公司主管领导的考核。第二十条附件序号附件名称序号附件名称1供应商评价表7发货清单2供应商考察报告8到货验收单3采购申请单9安装验收单4项目收入成本核算表10调试验收单5采购合同台账11质保验收单6付款申请单12