P01-信息传递管理程序 ISO27001 A514.docx

1 .目的明确公司业务相关信息的收集、传递、沟通流程和要求，促进内部信息共享，增强管理的透明度和扁平化，充分发挥信息管理在企业经营管理中的作用。2 .范围适用于公司职能部门及物业服务中心的信息管理。3.职责部门/岗位工作内容总经理办公室公司的信息主管部门，是公司信息的统一出口，负责公司信息流程的制定与完善，负责公司信息的收集、整合、传递、跟踪与监督等工作，负责维护公司网站首页、审核发布公司级别内的群发邮件。各部门各类对外信息均须在部门负责人审核、总经理办公室审批后对外传递。各部门需要在公司内部发布部门级行政公文，须经部门负责人审批后统一由总经理办公室发布。部门负责人部门信息管理第一责任人，对部门的信息管理工作负管理责任；部门负责人须加强对部门信息员的日常工作指导与督促，确保部门信息工作正常高效开展。部门信息员部门信息工作的承办者，保障部门信息沟通畅通。4.方法和过程控制4.1信息分类4.1.1定期信息定期信息是指记录各专业某一时间段内业务变化状况的周期性信息，是通过日报、月报、周报、季报等定期流转形式的总结性文件。如：物业服务月报、年度经营计划、年度总结和下年度计划、长假预警信息简报、法律信息月报、业务情况月度汇总等。4.1.2即时信息即时信息是指记录常规的动态业务变化状况的信息，是通过快报等形式流转的讯息类文件。如：重要会议纪要（业主大会、顾客恳谈会等）、公司荣誉、小区审计、签订前期物业服务合同、社区重要的大型社区活动、地方立法信息、法务岗设置及人员变动备案、外聘法律顾问合同备案、新项目入住总结、人事管理架构变动、专项税务检查及稽查、当地正式颁布的与物业管理相关的政策法规等。3 .1.3突发及预警信息突发及预警信息是指描述或预警各类突发性事件的信息，它是通过快报等形式流转的讯息类文件。包括紧急法律事件快报、媒体负面曝光、重大/热点投诉、事故灾祸、政府相关类信息、5人以上的集会维权六类。4.2信息的收集4.2.1 总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、其它企业等渠道,建立并不断完善公司的信息收集系统。4.2.2 总经理办公室负责收集以下信息：A.企业经营的相关法律法规；政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等；B.行业的新闻、动态、信息等；C.公司内部的管理信息、重要会议及活动信息等；D.新闻媒介对本公司的报道；E.与经营管理相关的信息和资讯，如相关产品和服务信息、先进的管理经验等；F.行业内其他公司的有关信息。4.2.3 行政部负责收集行业相关法律法规、公司顾客投诉、突发事件、质量事故等各类业务管理信息。4.2.4 公司各部门负责收集以下信息：A.公司其他部门发送的各类工作信息；B.来自顾客的投诉、建议、需求等信息；C.其他部门的日常管理经验和举措；D.与本部门相关的政府及行业信息；E.本部门的管理信息、突发事件、重要会议及活动等。4.3内部信息的传递4.3.1 信息传递原则4.3.1.1 及时性原则：信息具有显著的时效衰减性，信息提交部门应在规定时间内将信息发送指定对象。4.3.1.2 真实性原则：传递信息的目的是为了消除不确定性，各部门应根据事实制作信息，不得含糊其辞或加入主观臆测。4.3.1.3 完整性原则：为了提高决策质量，信息中对发生事件的描述应连贯、完整。对于即时类信息，应在保证初次上报信息时优先保证其及时性，同时应通过后续信息上报保证其完整性。4.3.1.4 扁平化原则：除非必须经过审批才能发出，否则所有信息应一次性传递至所有应知晓的单位及个人。4.3.1.5 安全性原则：为维护公司商业利益，公司员工应理解并承诺遵守信息保密制度等信息安全相关规定，避免保密信息泄露至公司外部或被非授权范围的内部人员获知。4.3.2 信息传递规则4.3.2.1 各部门信息员是本部门信息传递的直接责任人，负责部门信息的承办工作，对信息的及时性、有效性、准确性负责。4.3.2.2 各部门须根据信息上报的格式及时间等要求，以上载内网或电子邮件形式发送及抄送相关部门。4.3.3.3 若部门开展正面重大活动或事件、获得荣誉等，部门信息员应在活动（事件）发生后一个工作日内编写信息快报发送总经理办公室，抄送总经理。负面事件以投诉、突发事件、媒体曝光等信息及时反馈归口管理的职能部门。如遇节假日、特殊情况或事件属质量事故、重大突发事件，应首先在事发一小时内电话知会总经理、行政部，按信息报送流程图中规定的时限报送相关文字资料。4.3.3.4 总经理办公室负责公司所有相关信息的收集、整合、传递、跟踪工作，负责整理编辑公司服务月报并发送区域、集团相关部门。4.3.3.5 公司各部门所发生负面信息（4.1.3条款所属信息）的传递必须通过邮件形式发送，不得在内、外网发布。4.3.3.6 各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护，强化内部网的使用效率；及时更新网站内容，以加强对外沟通。4.3.3.7 各部门如需其他部门协助完成某项工作，应同时将邮件抄送对方部门负责人或业务主管及本人直属上级，否则将视为无效信息。4.3.3.8 总经理办公室根据本程序及信息安全管理办法相关要求编辑并及时更新信息报送列表之报送流程图，提供各部门参照执行。4.4 信息的分析和处理4.4.1 没有明确信息归口部门的信息，由总经理办公室负责整合、分析、处理或反馈。4.4.2 负责信息分析处理的部门应视具体信息内容，知会公司领导并及时就相关事件、责任部门或个人提出适时处理意见。4.5 信息管理制度4.5.1 业务部门应结合本部门的具体情况，制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度，明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任，确保部门各项信息管理工作的顺利开展，相关制度报总经理办公室备案。4.5.2 各信息员岗位若发生变动，须提前2个工作日通报总经理办公室，并完善各项交接手续，变动部门原信息员负责对新信息员进行必要的培训，以保证信息管理工作的连续性，总经理办公室负责监督。4.5.3 公司赋予部门信息员越过直属上级或部门负责人直接向公司信息主管部门报送信息的权力，各部门不得用任何方法限制或阻挠信息员正常的信息报送工作，对因信息报送不及时或漏报、瞒报造成严重后果的，将追究有关人员责任。4.5.4 各信息员须对各类信息及时进行跟踪反馈，重大投诉、突发事件、质量事故等重大信息需在事件发生重大转折、进展时报送后续信息，如无重大进展至少每3天报送一次后续信息，直至事件处理完成后关闭，确保问题得到实时有效地解决。4.5.5 信息传递专用邮箱及账号仅供工作使用，不得用于任何私人目的，不得随意向不相关的企业或机构信箱发送信息。4.5.6 网络使用人员应严格遵守INTERNET国际惯例，遵守国家有关网络使用法律规定和公司网络及邮件使用的相关规定，对于违反上述规定对公司造成损失的将追究相关人员的责任。4.5.7 各级信息员要树立高度的保密意识，严格控制重要信息传递的范围，不得将受控或机密信息向无关人员泄露。4.6信息员岗位交接流程4.6.1职责部门/岗位工作内容总经理办公室负责在部门新旧信息员交接工作完成后对交接情况进行了解，并主动给予相应的帮助和支持部门负责人负责监督本部门新旧信息员交接工作的全部过程，并主动了解其交接的实际效果，对新信息员主动给予工作上的指导及帮助部门前任信息员负责根据体系文件要求对自己所负责的信息工作内容、工作经验技巧、工作权限进行交接部门新任信息员负责与前任信息员进行工作交接，主动向前任信息员了解工作经验技巧，并主动向总办了解应注意的事项及工作内容，主动学习体系文件4.6.2 信息员工作交接4.6.2.1 部门前任信息员与新信息员就部门安排的相关工作进行全面交接，交接内容除日常工作内容外，还包括工作经验、工作技巧及需注意事项；4.6.2.2 部门前任信息员必须就信息工作方面的每一项工作的内容、经验、技巧及需注意事项进行详细交接；4.6.2.3 工作交接2个工作日前，由部门以邮件形式向总经理办公室知会信息员变更情况，由总办电脑工程师调整相应的权限；4.6.2.4 新任信息员需立即就交接的内容进行初步了解并根据以前的文件进行试做，如遇不明之处立即与前任信息员对接；4.6.2.5 新任信息员对各项工作情况初步了解，并确认各项工作的方式方法后视交接工作全部完成；4.6.3 培训学习4.6.3.1 新任信息员应主动学习本程序要求及信息报送列表之报送流程图，不明之处可向总经理办公室及前任信息员咨询；4.6.3.2 新任信息员应主动熟悉本业务块工作流程及公司内网的应用，新任信息员可就工作中的任何疑难问题随时咨询上述人员，总经理办公室应主动给予新任信息员工作指导；4.6.3.3 新任信息员就工作中的问题可申请到总经理办公室进行工作交流。5、考核程序5.1 公司各部门的信息管理工作考核由总经理办公室进行，主要从信息管理制度及执行力、日常信息管理、信息报送等方面进行评价。5.2 总经理办公室每月对各部门的信息上报情况进行考核，并于每月10日前将上月信息管理考核的综合结果邮件知会各部门或公布于公司内网。6、相关文件无7、记录表格信息报送列表之报送流程图