01文件控制程序.docx

1目的对平安生产管理体系有关的文件进行限制，确保各相关场所运用的文件为有效版本，防止运用失效或作废的文件。2适用范围适用于砖厂平安生产管理体系有关的文件限制,包括适当范围的外来文件。3职责3.1 厂长负责批准发布平安管理手册及程序文件。3.2 副厂长代表负责审核平安管理手册（程序文件，批准支持性文件（记录）。3. 3厂长负责全砖厂平安生产管理体系有关文件的编制、发放、修改、作废、销毁和存放等的限制和管理。4. 4厂长负责砖厂平安生产管理体系有关外来文件的管理和限制。5. 5各职能部门负责砖厂所下发体系文件的执行和保管。4.程序4. 1文件的分类砖厂的文件主要分为外部文件和内部文件两大类。外部文件主要包括：上级部门下发的各种公文、规章、文电，地方政府主管部门发放的有关政策法规性文件及国家标准、行业标准等；内部文件主要包括内部公文、砖厂内部编写的管理体系文件、各种规章制度等。砖厂的平安生产管理体系文件分为管理手册、程序文件、作业文件三个层次。其中作业文件包括：各种规章制度、操作规程、管理及作业标准、作业流程、岗位说明、工作过程相关记录等。4. 2公文处理程序及要求4.1.1 公文由厂长统一收发、分办、审核、用印、归档和销毁。收到上级下发或交办的公文，由厂长填写公文处理单后交由副厂长，依据公文内容提出拟办看法，送砖厂主要领导批示后办理。公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，必需经文件管理人员登记，不允许在阅办者之间干脆传递即横传。砖厂下发公文送主管领导签发前，由厂进步行审核，未经审核的公文不得送主管领导签发；经主管领导签发的公文，不得擅自改动；如必需改动，报签发人同意并确认。副厂长对各种公文格式应依据上级规定形成砖厂固定的模板，以便高效、规范的编写和处理有关公文。4. 3平安管理体系文件的打印、复制、收发、保管4. 3.1砖厂体系文件的打印、复制应向副厂长申请，报经管理者代表审批后方可；副厂长须建立打印、复制登记记录，由厂长统一管理；4. 3.2厂长对文件的接收、发放进行统一处理。厂长建立收、发文登记本，明确收发文号、时间、数量、分发范围、版本状态等。4. 3.3砖厂各部门须对各自文件（包括电子文件和纸质文件）进行清楚的分类、编号标识、有序存放，易于识别和查阅。5. 3.4纸质文件要保持文件的整齐，防止文件受潮、虫蛀、鼠咬等现象；电子版文件要防止丢失、损坏、感染病毒等。4. 4文件编号4 .4.1平安生产管理体系文件的编号a）砖厂名称代号：汉语拼音缩写：QTZCb）管理手册：QTZCAQ/G1.SC-2012即：砖厂名称代号平安生产管理体系缩写-发布年头号C）程序文件：QTZC-QHP（程序文件英文缩写）一标准条款号一依次号如：QTZC-QHP-7.4-01表示程序文件标准7.4条款的第1个程序d）作业文件（或作业指导书）：QTZCWI（作业文件代号）一依次号（三位数）如：QTZCWI001表示作业文件的第1个文件e）岗位说明书：QTZC-WI-G（三位数）如：QTZC-WI-G（001）表示作业文件之岗位说明书的第1个说明书f）平安管理工作记录编号：QTZC-QHR-（三位数）如：QtZC-QHR-OOI表示平安管理工作记录的第1个记录表5 .5文件的更改4. 5.1砖厂各部门体系文件如在签发及会签过程中需更改部分内容时，先填写文件更改申请单提交，报经管理者代表批准后，由厂进步行统一更改后，按体系文件发放要求重新编号标识，下发新页，换回旧页。4. 5.2对收回的旧页，经管理者代表批准后，统一作废或销毁，并做好相应记录。4. 6体系文件的换版和作废4. 6.1体系文件经多次修改或大幅度修改或标准更新时应换版，原版文件作废，换发新版本；换版的时机和要求，由砖厂各职能部门依据其实际状况适时提出申请,报管理者代表审核，副厂长批准，组织实施。文件的版本及修改状态分别用A/0、A/l、A/2依次类推的方式进行识别。原版文件为A版本，第一次换版为B版本，其次次为C依次类推；原版文字无修改为0状态，修改1次为A/1,修改2次为A/2依次类推；B、C版修改状态以此类推。4. 6.3作废的文件由管理者代表统一收回、登记，经厂长批准后马上销毁。体系文件的作废必需经过管理者代表审批后方可作废或销毁。4. 6.4体系文件正本的保存、借阅、复制、销毁统一由管理者代表管理执行。4.7体系文件的借阅和销毁4. 7.1砖厂体系文件正本的借阅须事先向管理者代表提出申请，管理者代表批准后方可借阅，并填写文件借阅登记表记录。文件正本的查阅必需在档案室现场进行，档案管理人员也须在场，不得带出。各部门对砖厂所下发的体系文件的借阅，应由其负责人或主管审批，同时填写借阅记录后，方可借阅。6. 7.3体系文件若因任何缘由（包括保存期满、失效或作废）要进行销毁时，应先向管理者代表审批后方可销毁。销毁时必需有监销人员在场，并登记、签字确认。4.8文件的标识和受控4.8.1砖厂体系文件以名称、编号、版本号、受控状态、分发号、发文号等其中的二种或几种的组合为标识；4.8.2在体系文件发放后，管理者代表须组织对各运用部门现场的文件进行清理，保证在运用处可得到适用文件的有效版本，收回无效、作废的版本，统一处理。4. 8.3体系文件分“受控”或“非受控”状态。在工作现场的文件和发给评审机构的文件均属“受控”文件，须进行其运用状态的标识，须加盖“受控”印章。供应应承包商或供应商代表批准给外部的属“非受控”文件。全部受控文件必需在文件封面标注“受控”字样或印章。4.8. 4凡是标明“受控”的文件，其编制、审核、批准、更改、复制、借阅、发放、作废、销毁、标识等按以上条款规定的程序实施。4.8.5砖厂的受控体系文件有：管理手册、程序文件、作业文件（包括作业指导书、作业管理手册）、岗位说明书、记录样表。4.9外来文件的管理4.9.1砖厂外来文件主要有上级单位下发的规章文电、通知等文件，以及国家、地方政府主管部门、行业部门的法律法规、规章、国家标准、行业标准等。4.9.2对国家、地方政府的法律法规，由厂进步行统一收集整理、评价，依据其适用性进行分发，详细执行有关内容。4.9.3对除法律法规外的上级单位下发的规章文电、通知等文件，由厂长统一整理、分类、存档并建立外来文件台帐记录。4.9.4记录类文件按记录限制程序执行。4.10档案管理砖厂各部门运用的全部文件、记录样表等均须事前在厂长备案。对砖厂具有查考利用价值的各类文件材料均须归档，由厂长负责识别界定。砖厂档案要依据八防（防火、水、潮、霉、虫、光、尘、盗）要求保存在砖厂的档案室。对档案的利用应严格执行借阅审批、登记流程。4. 11厂长每季度应组织对砖厂各部门文件及档案的管理状况进行一次监督检查，并纳入管理考核范围，同时作好检查记录，对出现的问题要求责任部门限期整改,并跟踪验证。5.相关文件5.1 记录限制程序5. 2公文管理（收文、发文）流程6. 记录6.1收文、发文登记本6.2文件借阅登记表6.3文件更改申请单6.4文件作废/销毁清单6.5部门受控文件清单6.6外来文件清单（或登记台帐）6.7适用的法律法规清单6.8文件资料登记表（档案台帐）7附件7.1 管理文件签发流程图7.2 上级文件督办流程图7.3 体系文件限制流程图7.4 文件报废流程图管理文件签发流程责任部门应用表单备注厂长副厂长副厂长副厂长副厂长厂长文电初稿文电初稿文电初稿电子公文处理单电子规章库发文登记上级文件督办流程责任部门应用表单备注匕级督办文件厂长相关摘厂长承*部门厂长厂长电子公文处理单电子公文处理单督办记录资料文件报废流程1责任部门/人员I应用表单的#9.人统一监销文件销毁清单销毁记录副厂长各铜副厂长各车同部造帙能睹像主醐门厂长体系文件限制流程责任部门应用表单备注管理者代表管理者代表各部门文件修改申请表管理者代表厂长管理者代表文件发放记录各部门收文登记各部门文件资料登记表外来文件登记表各部门工作检查表