文件控制程序作业指导书.docx
文件控制程序第一章：前言对公司文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收、控制管理等做出明确的规范。本程序适用于公司各种文件的控制和管理。第二章：定义第一条：公文：包括报告、通知、通告、方案、会议纪要等常用文件。第二条：管理标准：指为实现管理职能，规范与公司管理有关的重复事物、概念和需要协调统一的管理事项而制定的标准。第三条：外来文件：来自公司外部，为公司所引用的文件,包括但不限于国际、国家、行业的各种标准和各项政策、法律法规等。第三章：职责第一条：行政人事部是一级管理标准的管理部门，负责一级管理标准的管理和控制。第二条：各部门负责部门二三级管理标准和与本部门工作相关的外来文件的管理和控制。第四章：文件的编写和审批第一条：一级管理标准1 .各部门根据生产经营管理需要起草相应的管理标准,经部门负责人审核后提交行政人事部，行政人事部对文件的合理性、符合性、可操作性进行审核和标准化审核，起草人根据行政人事部的审核意见进行适当修改。修改完成后由行政人事部以邮件等形式发相关的部门人员充分征求意见两个工作日，并将意见反馈给标准起草人。2 .标准起草人对各部门反馈意见进行汇总,并将处理意见以邮件形式发相关人员进行答复说明，必要时（有重大影响或出现大量的不同意见等情况）应修订后重新征求意见或组织相关单位人员召开专题讨论会。3 .起草/修订人处理反馈意见正式定稿、签审完成后由行政人事部归档并受控下发执行。第二条：部门二三级管理标准1 .部门二三级管理标准根据内部需求编制，经直接上级审核、部门负责人批准后加盖部门内部受控章，统一发布执行。2 .部门二三级管理标准只对部门内部有效。第五章：文件的编号管理第一条：公司一级管理标准的编号规则：如QG/XX01.001-0101.001-01标准版本号标准顺序号管理标准类别代号公司代号管理标准代号企业标准代管理标准的代号规定:代号管J?标准名称代号管J?标准名称01基地管理标准02经营管理标准03人力资源管理标准04财务成本管理标准05技术工艺管理标推06采购管理标准07物资管理标准08生产管理标准09贱量管理标准10信息管Jl标准11设备、工具、基础设施管理标准12行政后勤管理标准13安全管理标准14职业安全与环境管理标准15销售管理标准16标准化管理标准第二条：部门二三级管理标准1 .各单位负责部门二三级管理标准的编号管理,以确保标准编号的准确性和唯一性。2 .部门二级管理标准的编号规则：如SC/01.001-01SC/01.001-01TT版本号文件顺序号(OOI,002,003-)文件类别(01,02,03-)部门缩写说明:文件类别由各部门根据内部管理情况自行分类，如生产计划类、综合管理类、安全管理类、仓储管理类3 .各部门三级管理标准的编号由各部门内部自行确定文件格式、编号规则、编制及审批权限。第三条：通知、通报、会议纪要、报告、方案等文件按统一规则进行编号受控管理。编号说明：如公司的通知(2404)TZ-SC-OOl(2404)TZSC001月度顺序号部门名称首字母缩写哪辐那号文件类别代号:文件类别代号文件类别代号通知TZ会议妇要HYJY通报TO报告BG方案FA其他希*坡隹5马循以皿英籥第四条：技术图纸按统一规则进行编号受控管理。编号说明：如公司的技术图纸TZ/SZ001.01TZ/SZ001.01版本号顺序号客户代号图纸代号第六章：文件、技术图纸的发放要求第一条：一级管理标准的发放范围为全公司，二三级管理标准在部门内部发放。第二条：一级管理标准由行政人事部统一加盖"受控"印章或标注"受控"字样；二三级管理标准由各起草部门加盖“受控"印章或标注“受控”字样。第三条：技术图纸由技术部门或行政人事部加盖"受控"印章或标注"受控"字样。第四条：标准、技术图纸的发布可以以电子邮件形式发布，新版文件、图纸发布，旧版文件自动废止。若以纸介形式发放标准及图纸，由责任部门复制文件，加盖受控印章，填写文件、图纸发放回收登记表并下发与回收旧版文件。第七章：文件、技术图纸的归档与管理第一条：所有的文件、图纸均应分类存放在干燥、通风、安全的地方。第二条：公司级的公文及外来文件、一级管理标准等由行政人事部保存和管理；部门文件由各部门保存和管理，技术图纸由技术部门、质量部门、生产部门保存和管理。各管理人员应建立文件、图纸记录清单，及时更新清单中的文件、图纸信息。第三条：对以电子文档归档的文件、图纸，文件管理人员必须做好电子文档、图纸的备份工作。第四条：各使用人应确保文件、图纸的整洁、清晰和完整，不得私自对"受控”文件进行涂画、更改、增减和拆页。第五条：当文件、图纸破损而影响使用时，行政人事部可向文件发放部门申请更换，补发完好的有效文件，但礴文件、图纸必须由发文部门回收。第六条：如文件、图纸丢失，责任部门应向发文部门提出补发申请，经批准后予以补发。丢失的文件、图纸一旦找回，应立即交回发文部门。第七条：外来文件管理产品质量、工艺、财务、销售、采购等相关文件由文件接收部门使用附表外来文件清单签字，根据文件内容及要求传递至适用的部门，由适用部门给出处理办法（回复、知悉、执行、申报、归档）并存档备案,建立外来文件清单。第八章：文件、图纸的修订与作废第一条：公司员工对管理文件提出修改建议，可以电子邮件的形式向文件归口管理部门提交意见，文件归口管理部门针对实际情况对管理文件进行修改，并重新审批、发布。第二条：最新版本文件、图纸发布后，旧版自动作废。如属纸介文件、图纸，文件、图纸管理员根据文件、图纸发放回收登记表将受控发出的旧版本文件、图纸收回作废或销毁，并在发文记录上做好标识。如为电子版文件、图纸，由发布部门以电子邮件通知相关部门，并同时立即更新网上或共享电子文件、图纸，确保各部门使用最新版本。第三条：正式发布的标准，除由各单位提出进行修订外，由行政人事部每年组织有关单位、人员评审一次；复审后，提出有效确认、修订或废止的意见。第四条：需废止的标准，由原起草单位填写文件审批表，经审批后由行政人事部或各部门发布标准废止通知，通知有关单位停止使用。第九章：检有与考核第一条：本标准由行政人事部负责定期组织监督和检查。
