普通高等学校档案管理办法.docx

普通高等学校档案管理办法普通高等学校咤管理办法普通高等学校档案管理工作是学校教育教学.科研和管理工作的重要支撑,是学校信息资源的重要组成部分.为规范学校档案管理工作,维护学校和党政机关档案窗!C的权威性和完整性，特制定本办法.一、档案分类1 .根据档案的形成时间，档案可以分为永久性档案和非永久性档案两大类.2 .根据档案的内容，档案可以分为学校规章制度、行政文书、会议记录、效学文书.学生文书、科研文书、经费文书、合同文书、其他文书和其他姿料.3 .根据档案的来源，可以分为上级机关传来的文件和学校自行制作的文件.二、档案保管1 .所有学校文件均应及时归档,并建立相应的保营制度，对文件进行有效保管.2 .对永久性文件,除由上级机关传来的文件外，由学校制作的文件,一般应两年后进行保存;对非永久性文件，一般应在使用完后即时归档，并IR据制要定期进行归类整理.3 .所有保管的文件应该做好保卷工作，任何人员不Ia未经批准随意进行出入.4 .学校规定，有关人员只有在必要时才能使用或自印相关文件，井目在使用完后应及时归还.三、文件查阅1 .学校可以设立相关部门或专人负责文件直阅工作.2 .对于需要公开的文件，学校可以在相应的门户网站上进行公开，或者通过其他方式发布.3 .对于需要保囹的文件，只有在必要时才能对外进行直阅，并且必须避守保电相关的规定和流程.四、文件清理1，学校应定期对所有保存的文件进行整理和归档，并定期进行文件清理工作.2.对于永久住文件,学校应定期进行豆印保留；对于非永久性文件,一般不需要复印保留，但可以将重要的部分短印后进行保留.3,对于不再使用的文件，应及时清理，并IR据不同情况进行不同处理：一般不再使用的文件可以通过正规方式进行销毁处理；需要保匿的文件应当通过正规方式进行保存.五、技术保障1 .学校应该不视文件电子化的工作，并根据实际恬况制定相应的电子化流程和工作方式.2 .学校应该至视文件数字化的工作，并根据实际IS况制定相应的数字化流程和工作方式.3 .学校应该市视文件安全性的工作，并根据实际情况制定相应的安全流程和工作方式.4 .学校应该玉视文件杳询性能的工作，并据实际情况制定相应的咨询流腥和工作方式.5 .学校应该重视文件技术保藻的工作，并IR据实际情况制定相应的技术流程和工作方式.六、监督考核1 .学校应该对文件管理工作进行定期考核和评估，对不合格的部门或人员进行相应处理.2 .学校可以通过外部机构对文件管理工作进行专业性考核，并根据考核结果对不合格部门或人员迸行相应处理.3 .学校可以通过不同方式对文件除理工作诳行客观评估，并根据评估结果对不合格部门或人员进行相应处理.4 .学校可以通过不同方式对文件管理工作进行多方位考核,并根据考核结果对不合格部门或人员进行相应处理七.特别说明1 .本办法所称"学校”是旨所在省市下属的所有正规高等学校.2 .本办法所称“文件"是指所有学校中产生的书面材料（包括电子版和扫描版）.3 .本办法所标"保存"是?旨将文件根据相关法律法规和学校规点制侦正式归入相应的活动资料中.4 .本办法所称"整理”是指将相关文件根据时效住、重要性和使用住等原则进彳亍合理分类.整理、归档和保存.5 .本办法所称“考核”是指对学校文件管理工作情况进行客观评估和多方位考核，