采购与付款管理制度.docx

采购与付款管理制度第一章总则第一条目的为了加强对XX公司（以下简称“公司"）采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据企业内部控制基本规范、企业内部控制配套指引等相关法律、法规、规章、规范性文件和公司合同管理制度、公司货币资金管理制度的规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及控股子公司本制度所称控股子公司,是指公司持有其50%以上的股份，或者能够决定其董事会半数以上成员的当选，或者通过协议或其他安排能够实际控制的公司）。第三条定义本制度所称采购与付款，主要是指本公司外购原材料、商品、劳务、固定资产等并支付货款的行为。第四条原则公司在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（-）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；（二）请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定；（四）付款方式、程序、审批权限和与供应商的对账方法应当明确。第二章职责分工与授权批准第五条职责分工职责1.总裁审批采购部门各项规章制度审批项目采购预算和采购计划审议批准合格供应商名单审批预算及计划外采购项目批准请购单和重要购货合同2.财务总监审核采购部门采购各项规章制度审核项目采购预算和采购计划审核预算及计划外采购项目根据权限审批请购单和购货合同3.采购部长制定采购部门各项规章制度和工作流程编制项目采购预算和采购计划审核购货合同和采购订单在授权范围内签订购货合同办理重大资产及重要物资的米购。组织进行合格供应商的选择和评审4.采购专员。进行市场调查，填写询价比价单。负责起草购货合同和填制采购订单。提出付款申请实施采购，办理退还货事宜。建立、更新与维护供应商档案参与对供应商质量、父货情况等的评价5.财务经理审核购货合同及付款申请审批会计提交的付款凭证参与合格供应商评审参与商定对供应商的付款条件6.应付款会计核对原始凭证并入账。开具付款凭证7,出纳支付货款8.采购物资/服务使用部门编制本部门采购预算和采购计划。提交推荐供应商名单。提交请购单。参与检查采购物资质量参与合格供应商选择评审对不合格及报废物资提出处理意见。事先检验样货质量检验所购物资及已完成服务的质量9.库管员参与外购物资的出入库验收。外购物资的标识、保管、收发提出外购物资的补仓申请第K条不相容职务分立公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（-）请购与审批；（二）询价与确定供应商；（三）采购合同的订立与审核；（四）采购、验收与相关会计记录；（五）付款的申请、审批与执行。第七条授权审批权限设置公司应当建立采购与付款业务的授权和审批机制，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。（-）采购申请审批权限L对于生产采购，在采购预算范围内，同一成本归集范围（指单一材料，下同）单笔采购金额在5万元（含）以内的，由采购部长审核后提交财务总监审批；同一成本归集范围单笔采购金额在5万元以上50万元（含）以内的，由采购部长审核后提交财务总监审核，最终由总裁审批；同一成本归集范围单笔采购金额在50万元以上的，由采购部长审核后提交财务总监审核，再提交总裁审核后由董事长审批。2 .对于固定资产和无形资产采购,采购金额在5万元（含）以内的，由采购部长审核后提交财务总监审核，再提交总裁审批；采购金额在5万元以上50万元（含）以内的，由采购部长审核后提交财务总监审核，再提交总裁审核后由董事长审批；采购金额在50万元以上的，由采购部长审核后提交财务总监审核，再提交总裁审核后由董事会审议。3 .对于办公用品和其他物资采购,采购金额在1万元（含）以内的，由采购部长审核后提交财务总监审批；采购金额在1万元以上5万元（含）以内的，由采购部长审核后提交财务总监审核，最终由总裁审批；采购金额在5万元以上50万元（含）以内的，由采购部长审核后提交财务总监审核，再提交总裁审核后由董事长审批；采购金额在50万元以上的，由采购部长审核后提交财务总监审核，再提交总裁审核后由董事会审议。4 .对于超过采购预算的采购超过项目采购预算总金额5%（含）以内的采购，需要总裁审批，超过5%的采购需要由董事会审议。（二）采购合同签批权限采购部长根据经过审批的采购申请组织采购专员进行采购。采购专员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购部长审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购专员拟定采购合同后，交采购部长审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。1.采购计划范围内金额在5万元（含）以内的采购项目合同，由财务经理审核后交采购部签订购货合同即可。2采购计划范围内金额在5万元以上50万元（含）以内的采购项目合同，须交财务总监审核后交采购部签订购货合同。3 .采购计划范围内金额在50万元以上的采购项目合同经财务总监审核后由总裁审批，再交采购部签订合同。4 .采购计划外的所有采购项目合同，须由财务经理核对后,交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。（三）付款审批权限付款需要采购部提出申请，财务部审核，财务总监在权限内审批，超权限的由总裁审批后才能安排付款。对于采购的技术服务、租赁服务和劳务等付款，需要享受服务的职能部门对技术服务、租赁服务和劳务的耗用情况提供计量结算等资料给采购部，采购部审核后再向财务部提出付款申请。1 .单笔采购付款金额在50万元（含）以内的，由采购部长审核后提交财务经理审核后，再由财务总监审批。2 .单笔采购付款金额在50万元以上的财务总监审批后还需总裁审批才能付款。第八条防止商业贿赂公司应当防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。第九条完整的采购流程控制公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记机制，加强请购手续、采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第三章请购与审批控制第十条请购权限公司应当建立采购申请机制依据购置商品或劳务的类型,确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。公司采购需求应当与生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。第十一条采购预算管理公司应当加强采购需求计划的管理，根据仓储计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，对存货的采购实行有效管理，合理确定材料、在产品、产成品等存货的比例。公司应当由专人根据计算机信息系统材料库存状况，确定合适的安全存货水平和经济采购批量。(-)采购预算管理的含义L采购预算是采购部门为配合公司年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于公司整体目标的实现及其资源的合理配置。2 .预算管理就是指公司内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理公司的经济活动，反映公司管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使公司不断提高效率和效益。3 .采购预算管理是公司预算管理的一个分支，应与预算系统的其它系统相互协调。(二)编制采购预算L编制采购预算是指根据公司经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将公司在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。2.根据公司年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。3,采购员汇总、整理各部门采购预算后,编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交总裁审批。（三）执行采购预算L将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。2.对预算执行过程进行监控。（四）分析和调整采购预算差异1 .在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。2 .如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。（五）采购预算资金控制1 .在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。2 .部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按公司请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。3 .对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。4 .对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总裁审批后才能给予办理。第四章采购与验收控制第十二条供应商评估及选择公司应当加强采购与验收环节的管理，包括对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等做出管理，确保采购过程的透明化。公司应当建立供应商评估和管理程序。c6»04t供出的IfeLR0i<tei½eI“假:良破仃46Riftnt<<*第十三条针对不同采购类别选择合适采购方式公司应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式，依公司库存状况、材料需求状况及采购特性等，选择最适合公司需求的采购方式。公司在适当条件下，对于大宗商品或劳务采购等可以采用招投标方式进行。第十四条专业技术人员参与技术性强的采购公司应当充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息。对于有关专业技术性强的采购事项，可由相关技术部门参与比质比价事项。对单价高、数量多的物料采购，公司应进行严格的比质比价。第十五条质检部验收公司应当根据规定的验收程序和经批准的订单、合同等采购文件，由质量部对所购物料（劳务）的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行查验。对蛰验过程中发现的异常情况，质量部应当立即向有关部门报告、处理。第五章付款控制第十六条付款申请及审核公司财务部在办理付款业务时，应当对采购订单约定的付款条件以及发票、入库单和相关验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。财务部应当审核对供应商的付款条件。rmI,一Ir第十七条加强预付账款和定金的管理公司应当加强预付账款和定金的管理。应当加强对大额预付账款和定金的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款和定金的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款和定金及时采取措施，尽量降低预付款和定金资金风险。第十八条专人管理应付款项公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。第十九条退货管理公司应当加强退货管理，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。第二十条定期对账公司应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。第六章考核第二十一条考核范围公司审计委员会对总裁、财务总监、采购部长以及各职能部门主管是否按照本制度执行采购进行监督检查财务部、采购部以及各职能部门内参与采购的岗位人员是否按照本制度执行由各部门负责人进行监督检查。对因违反公司采购管理制度致使公司利益造成实际损失，追究相应责任人的赔偿责任。第二十二条考核标准考核的具体标准遵照公司人力资源考核相关管理制度的规定执行。第七章附则第二十三条本制度未尽事宜或与不时颁布的相关法律、法规、规章、规范性文件或公司章程的规定相冲突的，以法律、法规、规章、规范性文件或公司章程的规定为准。第二十四条本制度由财务部负责解释，经董事会审议通过后生效，修改时亦同。