新时代背景下医院行政公文写作的规范化问题探析.docx

新时代背景下医院行政公文写作的规范化问题探析随着党政机关公文处理工作条例（以下简称条例）的颁布，行政公文规范化的问题逐步成为广大行政公文使用和研究者关注的重点。但是行政公文规范化工作还处于探索之中，无纸化办公、电子政务的发展水平也是参差不齐，行政公文在实际写作中不同程度地存在着很多问题。对于医院来说，公文办理是医院行政工作的重要环节，关系着医院的行政效率和行政执行力，因此能正确运用医院常用公文是医院管理人员的基本素质和必备能力。在医院日益倡导精细化管理的背景下，医院常用公文的系统学习、准确运用就显得十分必要。本文基于实际公文写作及办理经验，将医院行政公文规范化进程中出现的问题进行了分析和研究，并借此提出切实可行的改进办法，从而进一步提高医院公文写作的质量和水平，加快医院行政公文规范化步伐。一、医院公文写作常见误区错用公文文种。公文写作中，文种种类选择一直是个难题，最常见的错误就是性质近似的种类混着用。比如，分不清什么是“通知”和“通报”，搞不懂“报告”和“请示”的区别，弄不明白“函”和“文件”的差异，也经常混用“批示”与“批复”等。有时还会出现自创文种的现象。笔者在工作中就曾收到过“XX医院关于XX申请”的发文，“申请”竟成为了文种,而且沿用了很多年。公文标题“三要素”不全。标题一般由“发机关名称”“发文事由”和“文种”组成，被称作“三要素”，排列公式是：“单位+关于+事由+的+公文种类”。实际应用中有的缺少医院名称，比如关于XX的通知，应该是XX医院关于XX的通知。有的缺少公文种类，比如XX医院关于XX的总结,用“总结”这类词代替种类，这样的标题不规范。还有，转发通知的时候常把种类给漏掉了，比如XX医院关于转发××X应该是XX医院关于转发xx的通知。数字使用不规范。在行政公文行文中，经常会用到各种数字，如汉字数字和阿拉伯数字，大写数字和小写数字。每种数字的使用方式都是不同的，比如2012年的条例中明确规定：行政公文的发文日期应用阿拉伯数字来标注，但是在实际工作中仍有行政工作人员沿用以前的汉字小写的习惯，没有更改过来。还有的人将大写的汉字数字与小写的阿拉伯数字混在一起使用，不仅看着不美观，还严重影响了行政公文的严谨性。使得整篇行政公文看起来相当凌乱，不符合其严肃庄重的风格。标点符号乱用。条例中对于标点符号的使用都作了细致明确的说明，但是工作人员往往会遵循固有印象或者使用习惯乱用标点。比如常见的问题有两种情况：一类是转文标题中一般除了法律法规性文件才加书名号，很多写作人员在转发其他文种时也使用书名号；另一类是附件数字后要用圆点而非顿号，而附件正文标号后不用冒号等等问题。二、医院公文非规范化写作原因（一）部分领导及行政人员思想上不够重视医院以临床医疗工作为主，对行政工作重视程度不够，而在行政人员的配置组成上也比较乱，医院管理者一部分来自临床一线的医生护士，他们大多不熟悉公文知识，写作表达能力欠缺，以至于造成政令不畅、执行不到位；另一部分是有着管理类专业背景的行政人员，管理理论知识丰富，语言表达能力尚可但对医院环境和医疗流程不够了解，以至于造成行文空洞、言辞堆砌。很多被安排在行政公文办理岗位上的人，只有基本的文学写作知识，却对公文写作和办理知识所知甚少，因此更不具备规范化办理行政公文的思想。而在部分领导和工作人员的眼里，行政公文写作和文学写作是一样的，并不需要专门去学习行政公文写作的知识。（二）公文办理人员素质和能力有待提高很多人在上岗前只是看过一点市面上流传的指导公文写作的书籍，掌握了一知半解的行政公文基础知识。还有很多行政公文写作者在写作时保留并延续了自己一贯的作文风格，难免拖沓重复，甚至出现大段的铺陈、渲染，不能做到语言简洁、利落，叙述重点突出，让人读来焦急不已。再有就是医院工作人员流动性较小，在很多工作上都是“传、帮、带”，一批又一批有经验的公文工作者通过言传身教把自己的经验传给新人。当然，这种方式的优点毋庸置疑，但是，这种师徒传承的方式也有一定的弊端。公文是不断发展的，公文的规范化更要与时俱进。如果一味地借助于以往老一辈的经验，又不善于创新，那么公文“失范”就是不可避免的。（三）行政公文写作审核与评估制度不完善医院公文审核人员并不是专职审核公文的，常常由科主任担任审核者的角色。科主任们一般工作量大、业务繁忙，也因此只注重对行政公文的外部框架标题、字号、字体、间距、框架等外部形式的审查和纠正，而忽略了对行政公文内容的审杳。这就导致很多行政公文虽然形式正确，内容却存在很大问题。而审核的不细致也会让很多新入职的行政工作者误认为自己拟写的行政公文是正确的，不存在任何问题,从而降低医院行政公文写作水平。三、医院公文写作水平提升途径（一）定期开展公文写作培训，组建专业公文写作队伍提高公务人员素质是促进行政公文规范化的重中之重，而要提高行政工作人员的素质，首先要做的就是加强对行政公文写作能力的培训。目前关于行政公文写作教学的书籍和文章很多，行政部门应选择专业性强的书籍和文章，聘请专业人士对行政公文写作者进行专业的、系统的培训，加强写作素材的积累以及相关资料的归纳与整理，切实提高他们的行政公文写作水平。医院还可以定期开展行政公文写作交流会，把有错误的行政公文以及优秀的行政公文分别拿出来展示，共同学习和交流行政公文写作经验及教训，扬长避短，力求在交流和碰撞中实现行政公文写作的规范化发展。（二）统一公文写作标准，建立健全行政公文写作评估制度实现行政公文写作规范化的重要一点就是统一行政公文写作标准。医院发文部门应时刻关注和学习国家最新颁布的行政公文写作及办理条例，及时更新系统内部的行政公文写作及办理标准，按照国家的统一标准，自觉改革系统内部行政公文运作章程，自觉遵守党政公文一体化的原则，促进行政公文写作及办理的规范化。另外，要想鼓励行政公文办理人员提高对行政公文的写作和办理的重视程度，就必须建立健全有效的行政公文评估制度,表扬先进，批评落后。医院内部应建立奖惩制度，配合行政公文交流制度，实行行政公文写作和办理轮岗制度，由专业素质过硬的行政公文写作及办理者组成评估队伍，每月评选出优秀的行政公文作品以及行政公文办理工作者，进行表彰。同理，对于在行政公文写作和办理工作中出现失误的人员提出批评，但也要鼓励他们向表现良好的行政工作人员学习，并组织全体行政公文办理工作者共同学习优秀的行政公文写作和办理经验，吸取出现失误的行政工作者的教训，切实提高自己的行政公文写作水平。（三）加强对国家政策方针、医院管理专业知识的学习。公文写作的内容是国家大政方针和党的意志的体现，行政公文的拟定不仅要符合国家法律，还要符合政治政策。因此要想写出符合要求的、规范化的行政公文，要求对国家政治理念、大政方针、行动纲领等知识有系统的了解和学习。今年是全面贯彻党的二十大精神的开局之年，行政公文办理者更应深入学习二十大理论、深入体会二十大精神。只有理念的东西学扎实了，才能帮助更好地理解和执行上级机关的指示，自觉按照党和国家的要求，为行政公文写作和办理的规范化进程出谋划策，贡献出自己的力量。理论水平不够，写公文往往就事论事，深度不够，精炼不到位。掌握医院管理专业知识是写好公文的基础。另一方面可以提高工作方法科学性、严谨性。医院管理适用的法律法规较多的有中华人民共和国执业医师法等，熟知这些,写作公文才能对法律法规依据信手拈来。医院公文写作运用是一个长期动态的过程。公文写作不仅需要加强理论学习、提升理论修养，它更是一种工作实践。不断总结在公文写作和办理中的经验和教训，探索公文写作的规律方法，长期坚持下去，从而不断提升写作水平。