生态环境档案管理规范 建设项目生态环境保护.docx

HJ中华人民共和国国家生态环境标准HJ8.32023代替HJ/T8.3T4生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护Specificationformanagementofeco1.ogica1.andenvironmenta1.archivesEco1.ogica1.andenvironmenta1.protectionofconstructionproject本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2023-02-01实施2023-01-04发布生态环境部发布目次前言ii1玷用范国I2熄范性引用文件I3术语和定义I4基本要求二.二25文件材料的形成与积状.<.二26文件材料的整理.j.37 文件材料的归档.58 档案的管理.乙59档案的开发与利用.、6附录A（规范性附录）建设项目生态环境保护文件材料归档范用和档案保管期限衣8附录B（资料性附录）案卷编”决样、IO附乘C（资料性附录）建设项目生态环境保护案卷归档移交清第格式15附录D（资料性阳录>建设项目生态环境保护档案铺要清册格式16为了贯彻彳中华人民共和国环境保护法*中华人民共和国档臬法建设项目环境保护管理条例3环境保护档案管理办法,加强建设项目生态环境保护档案的科学管理,规范建设项目生态环境保护档案工作，眼务干生态环境中业发展的需要，制定木标准.本标准规定了建设项目生态环境保护工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与枳累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程管理的基本要求.-本标准是对环境保护档案管理规范建设项H环境保护管理3<HJ1'T83-94)的假订，本标准苜次发布于1994年，本次为第次怪订.本次修订的主要内容有：标准名称词整为生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护§:怪订了标准的适用范国、术语和定义:增加了规范性引用文件、茶本要求、档案编号示例；惟常了建设项目生态环境保护文件材料的形成Ij积木、整理、归档和档案管理的有关内容：增加了电子文件材料整理、回档、保管、销我的相关要求：补充和完善了白档范困、档案的利用.删除了对建设单位、设计电位、环境影响评价单位的归档监督管理要求.本标准的附录A为规范性附录,附录B'阳录D为资料性附录.自本标准实施之口起，环境保护档案行理规范建设项目环境保护管理(HJ,T8.394)废止.本标准由生态讣境部办公厅、法规与标准司扭织制订。本标准主要起草取位：生态讣境部华南环境科学研究所。本标准生态环境郃2023年1月4日批准.本标准臼2023年2月1日起实施.本标准由生态环境部解糅.Ii生态环境档案管理规范建设项目生态环境保护1适用范围本标准规定了建设项目生态环境保护【作中产生的.具有保存价位的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的代理、开发与利用等全过程管理的范本要求.本标准适用于在破生态环境主管部门及其所处单位（以F简称生态环境部门）的建设项目生态环境保护档案管理./；其他部门、取位的建设项目生态环境保护档案管理可参照本标准执行3本标准不适用于核与辎射建设项耳的生态环境保护档案管理.2规范慢引用文件本标准引用T下列文件或其中的条款,凡是注明H期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GBT10609.3技术制图更：H图的折ft方法GBT11821照片档案管理规范GBT11822科学技术档案臬卷构成的一般要求GBrr18894电子文件归档与电子档案管理规范HJ9生态环境档案著录细则DA.T15极性栽体档案管理与保护观范DA/T28建设项目档案管理现他DA,'T3I纸质档案数字化规范DA-T38档案圾可录类光盘CDR.DVDR.DVD÷R技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范DAJT69纸质归档文件装订规他DAjT78录音录像档案沟理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准.建设项目生态环境保护文件材料eco1.ogica1.andenvironmenta1.protectiondocunntsofconstructionproject建设项目生态环境保护工作中形成的文字、图表、数据、图像、音翔、视频等各种形式和我体的记录，以下筒称文件材样.3.2建设项目生态环境保护档案eco1.ogica1.andenvironmenta1.protectionrecordsofconstructionproject具有凭证、i考和保存价值并妇档保存的建设项目生态环境保护文件材料,以卜,微称档案.4基本要求4. 1建设项H生态环境保护档案工作应遵守国家档案法律、法规，符合建设项目生态环境保护实际需求.确保档案真实、完物'可用和安全.4.2 档案I：作应与建设项目管理同步,纳入质员保证体系、管理程序和岗位近任制等.实现从文件材料形成、整理到归档管理的全过程控制，4.3 生态环境部门的档案工作机构或档案J1.作负责部门（以卜,简称档案部门）例出本单位档案的集中统一管理，对本单位交件材料的收集、整理、归档工作进行监督和指导,认真做好档案的接收、管理、开发利用等工作.4.4 文件材料承办部门（承办人）应在本单位档案部门的指导下，按照档案管理要求全面收集、及时整理归档,若承办部门涉及2个及以上，由主办部门负责收案悠理.外协单位应按照国家有关规定及生态环境部门的要求.做好所承担工作中文件材料的收集、整理、白档、保管叮移交等.4. 5文件材料承办髭门业务调整或人员发生变动时.必须做好文件材料的清理交接工作.4.6涉密文件材料、档案的管期及开发利用应严格通守国软忏关保密规定.5文件材料的形成与积累5. 1文件材料承办部门（承力人）陶全面收集叮积累建设项目环境影响评价、设计、施工、I运行、关停、眼务期满后（退役期）等主要工作阶段形成的文件材料.参见附录A.用要工作阶段形成的音视频文件材科，具体参照DA/T28有关境定执行.5.2文件材料应格式煨的、内容准确、清晰整治、编与规范、答字及前章手续完符并满足耐久性要求，5.3电子文件的收集与积累应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成,声像类电子文件及在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的基于电子档案管理系统或由I：作人员手工完成收集与积累,确保电子文件及其川件齐全、完用.元数据规他.5. 4电子文件应采用符合国家标准或能帔转换成符合国家标准的文件格式，以便俏总共享和长期保存.以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格K,不能转换时.应同时收集专用纨件、技术资料'操作手册等.5.5声像文件材料应客观、系统地反映主邈内容、人物和场景等.面面完整，痛正.声白和影像清晰，照片应采用JpG、T1.F文件格式,大小宜在3MB-IOMB之间，分辨率不得低于1200万像索C视顺应MPEG-2.MP4,F1.V、AVI、MOV等数字图像编码格式，分辨率不得小于1080P音频应采用MP3、WAV等格式，采样率应为双声道48kHz,采样精度不应低于16bit.珍贵且需永久保存的可收集、归档会MXF格式文件.6文件材料的整理6. 1整理的原则和要求6.2.1 文件材料祭理应遵循其形成煨律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机联系，科学分类,台理组卷.6.2.2 文件材料整理应区分不可价值,便于保管和利用.6.2价值鉴定与电圾621文件材料承办部门（承办人）应依据附录A进行要定，科学划定保管期限,保管期限分为：永久、定期（30年、10年）.一6.2.2涉密文件材料的幽缎及保宓期限照实标注.工作秘密按照建设项目室际需要进行标注.6.3 文件材料整理方法6.3.1 31文件材料一般按照小由结合时间或重耍程度的X”芦迸行蛆卷.632卷内卷件文件材料的排序；一般印件在说，定秋在后；正文在前，附件在后：复文在前，来文在后：文字材料在前,图样在后，图样按目录或图号排列.不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前，少数民族文字文本在后I中文文本在前,外文文本在后.6.3.2 3.3卷内文件材料应按排列顺序.依次编写件号及页号.装IJ的案卷,卷内单而书写的文件M科院在荏效书写内容页面的右下角确写页号:条面书写的文件材料,正面在右下角、背面在左下角糊号,贝号均从I开始“不装订的案卷，以件为单位编写页号，己有页号的文件可不再而新纲写页号.役内文件目录、卷内备考我不编写页号.6.3.3 34案卷可整卷袋订或以件为单位装订。以件为单位装订的应在每件文件材料百贝空白处加盅档号&.已装订成册的文件材料不再装11装仃采用级装法、变形材料装订法等方式,具体参照DAT69有关规定执行.卷内不同尺寸的文件材料应在不膨响日后使用效果的前提下折至为统一幅面,图纸折叠方法参见GBT10609.3.XXXX-XX（或XXXX）-XXX6.3.6案卷封而宜.一?，；6.3.5 档案的档号按照各单位档案分类方案给定，-也由全宗号、H录号（或分类号）、案卷号构成，示例如下：案卷号（案卷排列顺序）分类号（分类方案设定的类别代号）录号（案签所皿目录代码）I3案一移交一案时档案馆给定）及卷内招考表的编笃尊梁GMII82*i关切定执1.W可采用内封面描口案殿面，窠卷目录、卷内文件目录以式样-1-B中的图B.I,案卷目录式样参见附条B中的图B.2.岬岁忡目录式样参'.P'1.B中*B.3.式样每见附求B中的图B.4.6.3.7 在粕制档案口#J.3；对门东呐容.结的、背景或!活鼻进行5、选挣、组织和记录，以便检索，档案若录按HJ9有美机定执彳J.6.3.8 卷内文件材料Qt去事#JJ物.对破损的小牛材料应投注林仪本耍未心&.?透已扩散的应竟制并与原件一并立卷.6.3.9 纸质照KI.，.、/全.对反株同内容由；-张卜片进生理时，应选择其中具有代表性和典型性的一啊工一张，.片进行快理.照片板能反映乱力的个册：题鲜明.图像（影像）清嘶、完整的1.T中一:"：名由、i；：,'；%等要索.概括纲示该加（张照片所建映：I,代理蒙煨gBH厅。6.3.10 业像“要为穿，片名）心户规格、摄录青、摄求时间、密如柔语别、/水制井、录制时间、密级等，录像带和录育带的整理卷照“VrIS有关规定执行/6.4 电子文件的整理6.4.1 电/文件卜IibW1.铀、持序、命2.存储等整理活动.可按收分类方案建立多层线文件日息也妪中存储,文件信息包应包含电子文件及过程信息、结构信息、背景信息等兀数据，电子文件的整理金照GB，TI8894有关规过执行。6.4.2 电子文件命名应符合相关规则，体现电子文件与相应元数据的关联。经业务系统拟制的应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其姐件命名I在单台计算机中经办公、绘图类等应用软件形成的也子文件，应采用完整、准确的电子文件命名：声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋子的计算机文件名。6.4.3 电子文件承办部门（承办人负货对电子文件信息包进行准确性、完整性、可用性和安全性检验,包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他被体的内容是否一致等.6.4.4 散玛照片应使用数字成像设备直接拍掇形成的原始图像文件迸行整理,不得对数码照片的内容和EXM侑息进行脩改和处理。数玛照片的整理参照DA"50行关熄定执行.645白像电子文件在保证我实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过发码、发制等方式将电子文件采集、转存在计算机存储器中,经过系统整理、著录后归档,音像电子文件的整理参照DAI78有关规定执行.6. 4.6存储电子档案的装具上应贴有标笠，标签上应注明我体序号、类别号、案卷起止号、密级、保管期限、存入日期等。7文件材料的归档6.1 归档时间6.1.1 文件材料归档工作一般应于次年6月底前完成。6.1.2 形成周期牧氏的文件材料归档：1：作般的在相应工作结束后2个月内完成.6.2 归档份饭一般归档I份，皿要的、使用频繁的和有专门需要的可酌情增加份数。I6.3 归档手续7. 3.1归档文件材料专集、整理完毕后,由承办部门（承办人）*写归档移交清单,经档案部门审核验收、清点无误后.”理叮档手跳.归档移交清单水久保存.案卷白档移交清单格式参见时双C8. 3.2电子文件的日科移交可采用在线或;港线方式.采取在线方式移交时.传输的收出应包含符合要求的电子档案及其元数据'采收尚线方式移交时,应将用行门档标识的电子文件拷贝至耐久性好的存砧介质上，存储介质应设置成箍止可入状态，移交时由档案部门进行检蛤，6照GBZT18894填写电子文件归档登记衣，检於合格后，办理手续.8档案的管理8.1 档案的保管与统计8. 11档案库房应符合防盗、防火、防潮、防水、防尘、防高湿、防紫外线照射、防有害生.物（褥.山、R的要求,并配备相应的设您设备.档案部门的建立档案库区管理制度加强日常库房管理.9. 1.2人咋档案可采取分类持架和流水排架.或分类、流水综合排架,依次排放.随带、磁盆和光盘等税体应使用占用装具竖立存放或平放，避免挤压，远离梭场，温湿度忿照DAJT78的规定执行。10. 13定期对库存档案进行全面粒查,调试库用湿度、湿暖，及时对破损或者变质的纸质档案进行修U,定期对离浅存铭介质进行检测，光以卷数不演足DTVT38规定或硬根盘等出现并常怡况时,应立即实施原载体和禺线的份载体转换或更新，建立管理台张并归档保存。1.1.1 14在计算机软件系统，硬件系统更新前或数据格式淘汰前，应将电子档案迂移到新的系统或进行格式转换,保证箕典实、完整和在新环境中完全火容.1.1.5 可利用数字化I：只对纸旗档案制作多套数字化文件剧本保存.纸质档案数字化参照DA.T31书关规定执行。1.1.6 档案制“应建立档案统计制度，根据本单位文际管理制要对档案构成情况、侦量侍况、睡定怙况及工作条件等进行统计，统计内容准确.历次统计结果保持连续性：并按变求完成上级主管疑门下达的档案统计上报工作.8.2 档案保管期满的处置8.2.1 生态环境部门应定期对已达到保管期限的档案进行装定处置.羟鉴定仍制继续保存的应重新划定保管期限，确无保存你值的应按照行关规定进行销毁.未叔行鉴定和审批手续,严禁悄毁，8.2.2 22生态环境部门应成立档案密定工作小组迸行描唬工作，监定工作小如由单位主管领导或总工程师、办公厅（室）负或人、承办部门负费人及承办人、档臬部门仇贵人及经办人等组成.8.2.3 3签定工作结束后,鉴定工作小用应编制鉴定工作报告期制档案销毁清册,档案俏毁清册报请晶位女面人批准后，问时报上级主管制门备案.鉴定工作报告和档案箱SS法册档案曲:门应永久存档备杳档案储毁清附格式参见附录D。8.2.4 梢毁工作由档案部门如实施,保密部门与文件材料承办部门派员共同监梢.监精人在档案销毁前，应按照档案销毁消朋所列内容进行清点核时：在档案销毁后,应在档案稻毁清册上签名或靛章.8.2.5 电子档案和档案Sk字复制件需要销毁的，除住指定场所精毁热线存镭介质外，还应确保从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除.电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动,将被悄毁电子档案的元数据移入储毁数据库./8.3 档案的林充8 .3.1时补充归档的文件材料应及时整理编H,回档材料不多的，可米用插役方法归入相关的案卷内，填写卷内文件目录.并对案卷保管期限进行调假：白档材料较多的.陶单独组卷.编目.9 .3.2档案补充后，档宴储门应对需要调整保管期限和密级的案张或文件材料史新标识，9档案的开发与利用9.1 的案部门应采取多种形式，为利用者提供档案信息服务.9.2 档案陆门向建立健全档案借阅利用制度.根抠档案的密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范国和审批程序.利用档宴应按规定履行相应的程序并迸行置记，记录利用情况和效果，檄以数字副本代用档案原件提佻利用,档案原件原则上不带出档案型.9.3 档案部门应积极开发档案信息班源，并根据工作实际需要，对现有档案信息晓源进行综合加工和深度开发,为生态环境保护工作提供服务.附录A（规范性附录）建设项目生态环境保护文件材料归档挹围和档案保管期限表表A.1建设项目生态环境保护文件材料归档范IS和档案保管期限表解目工作阶设文件材科名赤WtHM-环境影响评价阶世二、设计阶段三.附工阶段四.竣工阶段五.运行阶段1.环境影附增价文件.1：要包括：坏竣影里评价女件公众人小说引等2及境彩脸拜价技术评佑文件主要包括专家评中初科（会议通知、V廖祖幺公、叮幺人员名用、事麻意见表、专京i1.1.位见）、技术评也报考等永久永久永久永久，环境彭咱评价审批<条案文件.E要包括：申i齐心,申语材料接收凭正.一次性吉如书，受理或者不予受理的RG牝讦.JMf批U入坏他无倒未达Mk域的建设东n污染物削M力窠有关斗指标.怦代削'*，案的市核E，-I.入i污口审核文件,1-入河外演”设置论J恤农专家评审材料、准予行政许可决定竹等2.入海排河”番窠文件，婪包括:入海井河I1.iQW论证报行.家评审材料、备父川皎（AJ1.i1.'1：态保护谛理形成的文处1.冏定污染源自动监控I1.Ki测>设备竣1.环保验收的相关文件永久_10年永久2 .突发环境事件应急预拿饴案文件.主要包括I突发环境件应然使案.环境W於评估报2、环境应急资源调点报告、突发环境犷件向急预案评审.突发环境CIS*乐>.,；3 .危险废物虻鹭许可证申领、延续、变更、注事等文件,主妾包括：甲谛材料.中部M料接收凭证.次性告知书、专家评审材料,初审。见、.在法见、峨里等».按环保验收文件,主亶包括：於收监法|1调台）报占、验收意见*他需要说明的小项、C;息公开心就F明.我1：环保蓼牧工作织成员名总等：,C.匕妥包搐麻填榜理台氏1.业两体废物申报材料，危险废IHr刑计划.危除小均管阡台徽.危隆度拘转移联单.上填污柒4点监筲米位的土草能患料存工作方集、土壤污系般也井簧报告,定期捺查。H常雉护记或干.RJ小挂代台账*也禁改方案.EJ,也热改台账.有而盯W粉或年度排放幅还WHff型卷生也FfiR出信息备案材料等2.冏体废物聘咨物称行政许可相关文件IO年IQ年永久IQ年IO年3 .电子废物污级防泡，化学品首次进口及有冷化学品进出口环境管理,新化学物防环境管理相关文件4 .康水.废气、噪*晾修检连赛测数据,十.堞污染一点KI管制位土填Kt警校会监测效黑.地产水污染防治田点拜污牛位地F水K1.仔检戊监制致宛30年IO年5 .清洁生产审核报告及专家评审科料6 .环境影响E评价报告、评审村料及;案意见等水久水久桂表好日工丽段文件材R名募mrn六、美惇后1.建设用地七堰污染状况调套报告、过本材料及在案文件水久2.建设川地土墙污染风险评iAtt；',评审材料及备窠文件永久3.建设用地土城传笈方案、评审材料及备案文件永久M4雄冷拉效果谭怯报告、评审材料及备案文件永久5:埃修St效果评估报告、评审材料及翁案文件永久匕'服务期湎后（退役期）世设项U豺场环境影峋评价文件及审批（箔案）文件永久注，不涉及的文件材料可不T归档.案卷编HK样见图B.I-B.4.附录B（资料性附录案卷编目式样派位为nnnoI6045一-×-I案套题名立法隼A、一、«起止日期保管期限密级单位为mm案卷目录附录C（资料性附录建设项目生态环境保护案楼归档移交清单格式建设项目生态环境保护案卷归档移交清单建设项目名称：共页第页序号档号题名负责人件数或页数密级保管期跟备注B1IIII/j移交日期:移交部门:移交人:接收部门:接收人:附录D（资料性附录建设项目生态环境保拧档案销毁清册格式建设项目生态环境保护档案销毁清册单位名称销毁数量销毁原因销毁时间销毁执行人监精人建设项目生态环笺保护档案销毁漕册序号档号文件材料案也或文件件名案也屈止日期或文件形成日期原保管期限已保管期限密级%注fttt贝数、Jfz/Kff-.'""fj1/TJ