合同管理办法.docx

XXXX科技有限公司合同管理办法第一章总则第一条为规范XXXX科技有限公司（以下简称“公司”）合同管理，确保合同依法签订和履行，预防合同法律风险，根据国家法律法规，结合公司实际，制定本办法O第二条本办法所称合同，指公司与其他法人、组织和自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括合同书、协议书、责任书及其他文件。第三条本办法适用于公司及其所属各部门的合同管理，公司所属各部门只能统一以公司的名义对外订立合同。第四条合同应当遵守“先审查再签约”和“先签约后履行”的原则。第五条订立合同必须遵守国家法律、法规，符合上级和公司的有关规定，任何单位和个人不得利用合同进行违法活动，不得损害国家和公司的利益。第六条公司的员工劳动合同管理，不适用本办法。第二章合同管理机构及职责第七条企业管理部是公司所有合同的归口管理部门，履行以下职责：（一）宣贯落实有关合同的法律、法规及上级规定。（二）编制修订公司合同管理制度，监督制度的实（三）拟定公司的标准合同文本。（四）负责编制公司合同管理年度工作计划，以及合同和选商工作计划。（五）与承办部门共同审查合同相对人资信和履约能力。（六）参与公司各部门合同的选商、谈判，草拟公司合同文本。（七）对合同的合法性、规范性进行合规性审查，组织重大合同评审；对重大合同交由公司法律顾问提出法律意见书。（A）保管和使用保同专用章。（九）办理合同授权委托手续。（十）督促、监督各承办部门合同按约履行。（十一）建立公司合同台帐，按规定向公司报送合同管理报表、总结等材料。（十二）负责合同及相关资料的保管归档。（十三）负责有关合同管理的其它工作。第八条承办部门合同管理职责（一）确定本部门合同申报或管理人员。（二）编制本部门合同和选商工作计划。（三）编制合同选商方案。（四）初审合同相对人资信和履约能力。（五）负责所承办全同文本的起草、联系与沟通、签订等相关事宜。（六）负责组织收入合同的应标或谈判、合同书面评审、结算手续事宜办理。（七）收集合同签订、履行、变更、解除有关资料（如信件、数据电文、图表、传真等有形凭证），原件交企业管理部保管。（A）协助公司处理重大合同纠纷仲裁或诉讼。第九条合同采取承办实施的方式，即从合同立项、资质初审、选商组织、合同申报、审批跟踪到合同履行和过程资料保管，收入合同还包括应标和谈判组织、结算付款等业务，均采取“谁主管、谁负责；谁申报、谁负责”的直线式全过程跟踪负责制。涉及两个或两个以上部门的合同，由相关部门协商确定承办部门或提交公司总经理决定。第三章合同立项、申报及审批第十条合同立项是合同的依据，主要包括各种工程、技改、维修、设备及材料采购计划，公司文件通知、会议决议、领导批件等。第H条单项支出金额超过2万元（含2万）的交易性质支出，必须签订合同，方能组织实施。第十二条合同立项时，业务承办部门应当组织查验合同相对人的下列资料，并提交企业管理部复审：（一）证明合同相对人依法成立并存续的登记文件，包括但不限于通过年检的营业执照、开户银行许可证及其他资质证明材料。（二）相关资质证书及许可经营文件，含特种行业资质证书、安全生产许可证、市场准入证等。（三）法定代表人或负责人的身份证明文件，受托人的授权委托书。（四）能够证明其履约能力的财务、经营业绩等资料；（五）需要查验的其他资料。第十三条合同申报（一）承办部门根据立项依据、招标（谈判）结果，从公司合同范本中选择适当的文本草拟合同，合同申报前由合同管理部门统一审查编号。（二）订立合同应当使用公司下发的标准合同文本，尚未制订标准合同文本的，可使用国家或地方标准合同文本，若标准合同文本尚未制定的，所使用的合同文本应当符合相关法律、法规的要求。（三）承办单位将立项依据、相对人资质、招标结果、合同文本等资料信息上传至合同审批系统，并填写齐全合同信息系统要求的必填内容。（四）收入合同相对方有特殊要求的，可以遵从其要求。第十四条公司相关部门主要负责人及公司领导按照职责分工，分别对合同进行商务、技术、质量、安全、环保等条款的审查：（一）企业管理部负责合同项目计划的准确性、对应性和完整性以及资金渠道符合性的审查；负责合同主体资格、性质、内容、文本、条款、程序的合法性和规范性审查。（二）安全环保部负责劳保用品、安全设施、运输、安全隐患治理类、职业健康类、安全环保类等合同的HSE条款进行专业审查，对单独的HSE合同进行全面审查;并对防洪防汛和应急抢险物资、物流运输等合同进行专业审查。（三）财务内控法律部负责合同预算符合性、列支渠道、价款构成、涉税条款、结算方式等条款的审查。（四）其他相关部门按其业务管理范El对合同进行专业技术审查。第十五条合同审批合同审查审批将按承办部门起草合同、合同管理部门审核、专业部门审核、财务总监审批、承办部门分管公司领导审批、公司总经理审批的流程逐级进行。第十六条合同审查中有下列情形之一的，由企业管理部责成合同承办部门及时补充完善后重新报审。（一）合同相对人主体不适格，或主体资格文件存在瑕疵的。（二）合同与签约依据不符，或签约依据资料存在瑕疵的。（三）合同存在瑕疵的。（四）立项、招标等前置程序存在瑕疵的。（五）合同申报前，交易已经完成，交易前未经项目主管部门批准，且未报合同管理部门备案的。（六）不符合本办法规定其他情形的。第十七条合同申报人必须跟踪合同审查动态，及时提醒、督促审查审批人员。第四章合同签订第十八条合同签约主体只能是公司，其他部门和单位不得以公司名义签订合同。第十九条除公司总经理外，任何个人未经授权不得对外签署合同。公司总经理在公司经营范围内对外签署合同，公司副总经理根据总经理授权，负责所审批合同的签署。特殊情况下公司其他人员签署合同的，必须取得总经理的特别授权。第二十条合同签订应当加盖合同专用章（涉外合同除外）。合同管理部门应依据合同审查审批表，复核合同文本与合同系统文本的一致性，加盖合同专用章。禁止任何单位和个人违规滥用合同专用章。第二十一条支出合同签订（一）合同审批完成后，合同相对人出示授权委托书（法定代表人签字无需授权书）并在合同上签字盖章，公司则由公司总经理或授权的副总经理签订。（二）合同完成审批后，由合同管理部门统一打印并及时通知承办部门及合同相对人办理合同签订。第二十二条收入合同签订（一）合同审批完成后，承办单位负责办理合同签章，公司经理签字，合同管理部门盖章后，承办部门转交合同相对人签字盖章。（二）承办部门应及时督促合同相对人签订合同。（三）收入合同份数以合同相对人要求为准，但必须保证公司承办部门、财务内控部、企业管理部各留1份。第二十三条国家法律法规规定需报国家有关部门批准的合同，应当在合同签订后办理报批手续。法律法规规定或合同当事人约定合同需要公证或鉴证的，应当办理公证或鉴证手续。第二十四条合同应当在交易发生前签订，不得先交易后签约。但下列情形除外：（一）抢险、抢修、救灾等紧急情形。（二）政府行为或业主因素。（三）涉及由上级指令实施，但由于投资、预算、生产计划等前置程序滞后的。因上述情形，需在签约前实施的，应报项目主管部门审查，公司总经理审批，企业管理部备案。并应当在具备条件时补签合同，确认交易内容和后续责任。第五章合同履行第二十五条承办部门负责全面履行合同，熟知合同内容，正确行使合同权利与义务，并负责办理合同履行中有关签认、异常情况报告、索赔、实施证据和档案资料的收集管理等事项，协调处理合同履行中发生的问题。承办部门不得擅自放弃或怠于行使权利，不得擅自承诺合同约定以外的义务。第二十六条支出合同履行（一）承办部门负责按照合同约定，督促、监督公司有关单位及合同相对人履行合同。（二）合同管理部门对履约情况进行督查。（三）合同相对人履约完毕后，承办部门负责组织验收，重大或复杂的合同，承办部门、专业管理部门共同参与验收，验收报告应载明履行情况与合同约定的符合性，验收报告的格式由承办部门确定。第二十七条收入合同履行（一）承办部门负责按照合同约定，监督和督促公司有关单位及合同相对人履行合同。（二）合同履约完毕后，承办部门应及时要求合同相对人组织验收，按合同约定办理结算手续，怠于办理验收结算手续造成损失的，承办部门承担责任。第二十八条承办部门应当建立合同履行风险评估制度，对履行期限较长、风险较大的合同定期进行风险排查，及时发现和解决合同履行中的问题。发生以下情形之一，可能影响或改变合同权利义务关系的，承办部门应当及时上报公司合同管理部门：（一）出现不可抗力情形的。（二）合同相对人分立、合并、解散的。（三）合同相对人经营状况严重恶化，资质、许可等被撤销的。（四）合同相对人未按照合同约定履行，可能影响合同目的实现的。（五）合同相对人提出合同履行异议，可能产生合同纠纷的。针对上述情形，商场商务部应当会同有关部门，区分不同情况提出以下处理意见：（一）变更或解除合同。（二）行使不安抗辩权等权利。（三）协商、仲裁或诉讼。（四）其他救济方法。第二十九条合同的变更、转让、终止（一）已生效合同中的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、违约责任、争议解决方式等关键条款发生实质性变化时，承办部门须就变更依据、内容等形成书面材料，经业务主管部门审查，公司分管领导审批，并履行合同管理信息系统变更流程后，方可进行合同变更，变更必须签订书面协议。（二）合同相对人确需部分或整体转让合同权利义务时，承办部门应按合同变更流程处理。（三）当合同相对人丧失或可能丧失履约能力时，承办部门应及时将情况通报合同管理部门和公司经理，共同研究应对措施，必要时可以行使抗辩权终止合同的履行。（四）在没有履行以上程序的情况下，任何单位和个人不得擅自变更、转让、终止合同。第三十条合同终止前，承办部门应当做好尾款和税费结算、未决争议及其他事宜的处理，不得遗留未决事项。合同终止后，承办部门和相关部门应当依据合同规定继续履行通知、协助、保密等义务。第三H条合同履行中产生的争议应通过协商解决，协商不成，根据合同约定申请仲裁或提起诉讼。第六章合同结算第三十二条支出合同结算，合同实施完成或分期实施的，具备以下条件，则由各承办部门或单位向合同相对人下发合同结算通知单，限时开票结算。（一）支撑剂销售、服务、买卖及运输支出合同结算，必须具备正式签字的合同文本、施工验收单、工作量确认单，即可办理结算手续；（二）物资设备采购类合同结算，必须具备正式签字的合同文本、供货计划单、货物验收单，即可办理结算手续;（三）委外加工类合同结算，必须具备正式签字的合同文本、加工计划单、产品质量验收单、工作量确认单，即可办理结算手续；（四）劳务外包类合同结算，必须具备正式签字的合同文本、主管领导签认的外包工作量清单，即可办理结算手续；（五）基建项目合同结算，履行相关规定办理结算手续。第三十三条收入合同结算收入合同结算，要跟踪了解合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，及时与甲方沟通，按甲方要求办理相关手续，签写合同开票审批单后，再开票办理结算。第七章合同资料及其他第三十条合同台帐、报表承办部门应建立本部门合同台帐，企业管理部应建立公司合同台帐，台帐应详细记录合同签约依据、选商方式、编号、性质、金额、质保金、审批人、签约期限、履行等信息。企业管理部应按季度、半年、全年编制合同运行状况表，对合同运行情况进行动态跟踪。第三十五条合同及资料的编号、保管和归档（一）公司所有合同由企业管理部根据合同性质和时间顺序编号，格式为：海川科技-合同性质-年份序号，合同性质采用汉语拼音的第一个字母描述，其他用阿拉伯字母表示，例如：海川科技一支出买卖-2019001号。（二）承办部门负责本单位合同资料的保管，企业管理部根据合同性质对公司全部合同进行分类整理、专人保管，非因业务需要不得让任何人查阅合同。第八章附则第三十六条本办法自发布之日起起施行。第三十七条本办法与法律、法规或上级规定相抵触的，按法律、法规或上级规定执行。第三十八条本办法由企业管理部负责解释。附件1:XXXX科技有限公司合同签订审查审批表合同名称合同编号合同金额人民币小写甲方合同签署人乙方XXXX科技有限公司合同签署人送审单位经办人：年月日负责人：年月日企业管理部年月日专业管理部门年月日财务总监年月日主管公司领导年月日总经理年月日