乐仕服装有限公司文件控制程序.docx

乐仕服装有限公司文件控制程序1 .目的有效控制与公司质量管理体系有关的文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或有效版本。2 .适用范围适用于与公司质量管理体系相关的文件。3 .职责3.1 总经理负责质量手册的批准颁布：1.1 2管理者代表负责组织质量管理体系文件的编制工作及工作性文件的批准；3.3 公司办公室负责质量管理体系文件的编写、发布、回收及外来文件的获取更新等管理：3.4 各相关职能部门负责本部门与质量管理体系相关文件的整理、归档、保护等。4.工作流程4.1 文件编号a.质量手册公司代码/文件类别一年号如AY1.（乐仕）/QM（质量手册）2002（年号）b.工作文件公司代码/文件类别一顺序号如AY1.（乐仕）/WI（工作文件）001对于外来文件c.公司代码/文件类别一顺序号如AY1.（乐仕）/W1.（外来文件）001d.记录表格公司代码/文件类别一顺序号如AY1.（乐仕）/QR（质量记录）-001e.对于文件的版本，用英文大写字母由A-Z代表，修订状态由阿拉伯数字09表示，如A/0表A版本，修订状态为“0”即零次修改。f.对于记录，只有版本，无状态。4. 2文件分类本手册第6页。4.3文件受控状况a.公司质量管理体系文件均为受控文件，由公司办公室文件管理员负责在其封面加盖“受控文件”标识，并注明其分发号：对于质量管理体系之外的文件，则属于非受控文件，对于受控文件原件不作任何标识，由公司办公室或各部门自行备案保存。b.对于记录，依据记录控制程序有关规定执行。4.4文件编制、审核、批准a.质量手册，由管理者代表负责编制，总经理批准颁布实施。b.各部门工作文件由各部门负责人组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准。C.记录依据记录控制程序有关规定执行。4.5文件的发放、保存4.5.1质量管理体系文件发放，统一由公司办公室执行，填写“文件发放/回收登记表”，各相关领用部门签收领用。4.5.2对于厂部，由厂部办到公司办公室集中领取，再进行第二次分发，填写“文件发放/回收登记表”，厂部各相关部门/人员签收领用。4.5.3各部门负责编制本部门“受控文件清单”,进行分门别类标识,保存于通风防潮、防蛀的适宜地方，以防文件损坏，确保内容清晰。4.5.4公司办公室文件管理员负责编制公司“质量管理体系文件总览表”4.6文件的更改4.6.1文件更改由文件更改申请部门填写“文件更改申请表”，经管理者代表或其授权人批准后执行更改，更改后文件的审批程序执行4.4的规定。4.6.2更改后的文件由公司办公室以及厂部办执行4.5.1规定，进行再发放，同时收回更改原文件，在原“文件中发放/回收登记表”栏注明，执行4.7的规定。注：对于文件更改范围比较小，如仅更改几行字且涉及面比较窄时,只更改状态不变动版本如由A/0变为A/h对于更改范围比较大,则只更改版本，不变动状态如由A/0变为B/0。4.7文件作废与销毁4.7.1所有作废文件由办公室文件管理员负责从现场收回，集中销毁，填写“文件销毁登记表”，经办公室负责人确认后集中销毁或采取在正面适当标识再利用另一面；若需要保留时，仅保存原件，同时加盖“作废留用”，以防止其非预期的使用。4.7.2对于厂部受控文件作废时由厂部办负责从现场收回集中销毁,填写“文件销毁登记表”报请公司办公室备案。4.8文件借阅文件一般情况下，不允许外借，若因工作需要，如需提供给咨询公司，认证公司或客户等由公司办公室填写“文件借阅登记表”，经总经理或管理者代表批准后方可，同时加盖“受控文件”注明字样，不再收回。4.9外来文件4.9.1公司办公室负货收集获取外来文件，进行编号，加盖受控标识，编制“外来文件清单”，根据工作需要进行分发，填写对“文件分发/回收登记表”，4.9.2对于其他部门因工作方便收集到的外来文件，需识别其是否与质量管理体系有关，若有关，转交公司办公室，由公司办公室根据工作需要，文件管理员进行编号，加盖受控标识，注明分发号，填写“文件分发/回收登记表”分发至相关使用部门。4. 9.3对于获取的新版外来文件执行4.9.1的规定，并收回旧版文件，对于旧版文件执行4.7,同时公司办公室负责及时更新“外来文件清单”4.9.4对于顾客提供的图纸或技术资料由技术部负贡登记保存保护，以防丢失或损坏。4.10每年管理评审会议由公司办公室提出对现有质量管理体系文件进行评审，必要时则予以修改，执行4.6的规定，对于初建质量管理体系则不必。4 .1.1作为记录的文件依据记录控制程序规定执行5 .相关文件记录控制程序6 .相关记录表格y1.qr-oo1质量管理体系文件总览表AY1./QR-002部门受控文件清单AY1./QR-003文件发放/回收登记表AY1.QR-004文件更改申请表Y1.QR-005文件销毁登记表AY1./QR-006文件借阅登记表Y1.QR-007外来文件清单