事业单位及公司文件控制程序.docx
1 .目的通过对质压体系运行有关文件的控制.确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。2 .范围本程序适用丁公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。3 .职责3.1 工程都是文件控制的主管部门，主要负货：a指导、监督各部门对文件控制的执行情况：b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。3.2 总经理工作部负货公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作；3.3 各部门负货分管范围内的文件管理工作：3.4 项目部负表图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。4 .控制程序4.1 受控文件的范闹：4.1.1 1.1用以指导质址体系运行的文件和资料，包括质信手册、程序文件和质量管理作业文件：4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料：4.1.3 外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。4.2 文件和资料的编制与审批4.3 .1根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：a.g手册B和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准：b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准：c项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准.d.外来文件由总经理工作部负或审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。4.2.2文件的编写要求，执行Q/TZIHH-007质量体系文件编写导则的规定.1.3文件的标识与发放4.3.1文件的编制部门依据Q/TZHTI-0064文件编码规定所规定的范用和方法，对文件进行编号。4.3.2对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加靛受控章。4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记，填写''文件发放登记表工公司内部编制的文件，可在文件的原件上加盖发放章，登记发放情况。4. 3.3各部门资料员负责签收文件,填写“文件接收登记表”。4.4 文件的更改4.4.1 文件需要更改时，由更改部门填写“文件更改申请/通知单”，说明更改的理由和内容，并由原审批人审批，当原审批人因故不能审批时，应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料.4.4.2 文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单”发至各部门资料员.4.4.3 各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改，在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动，采用手写更改方式，并在更改处注明更改状态，以字母“G”加顺序数字表示,如“G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性，可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后，应换版发行。4.4.4 4.4对图样的修改,执行Q/TZH71-010图纸管理规定讥4.5 文件的保存与回收4.5.1对归档文件和资料的保存和管理，执行Q/TZH-TYTI-008档案管理办法。4.5.2对各部门保存的文件资料，由部门资料员负贡妥善保管，防止污损遗失，保存期限为一般为3年，超过保存期的，由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。4.5.3受控文件不得I®意复印，需要时,应向其归控管理部门申请，批准后，方可进行复制。4.5 .4文件换版后，由原发放部门负贵将作废版本进行回收，并进行记录，对作废的文件和资料需保留以备参考时，应加盖“作废”章予以标识.4.6 外来文件的控制4.6 .1对外来文件，由接收部门负於进行签收、登记和处理，纳入到受控文件的管理范闹。a）上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规，由总经理工作部负货签收登记，交分管领导签批后贯彻实施：b）工程施工技术类文件，由工程部负贡保存和处理，对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规葩等，由工程部审核其是否为有效版本，并提供有效版本清单，发放项目部使用，C）项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等，由策划营销中心负贡处理。1.6.2各部门按照分工管理范国，负贪主动收集相应的外来文件（如：好新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等），并对文件的落实情况进行相应的跟踪。4.7 项目部负优工程项目的图纸使用管理，执行QTZIH11-010d图纸管理规定沆4.8 总经理工作部负货公司的档案管理，各部门按分工做好本部门的档案管理工作，执行Q/TZHWI-008档案管理办法讥4.9 总经理工作部负货公司的信函管理，做好信函的收发和处理工作，执行Qztzh-HI-OII«信函管理办法.4.10总经理工作部负货公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009E图书资料管理办法讥4.11工程部负贡对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查，并结合质量管理体系审核以及整改等工作，进行检杳指导。5.质量记录5.1QK05-01文件发放登记表5.2QR05-02文件接收登记表5. 3QR05-03文件借阅登记表5.4QRO5-04文件更改申请/通知单5 .5QR05-05受控文件清雎6 .支持性文件6. 1QZTZII-WI-006C文件编码规定6.2 Q/TZH-W1-007质量体系文件编写导则6.3 QZTZH-H11-008档案管理办法6.4 Q/TZH»1-009图书资料管理办法6.5 Q/TZH-WI-010图纸管理规定6.6 Q/TZH-WI-011信函管理办法6.7 Q/TZIIWI-012文件受控专用章管理规定3
