大学教育基金会会计档案管理办法.docx

大学教育基金会会计档案管理办法第一条为了加强大学教育基金会（以下简称基金会）会计档案的管理，提高会计档案保管的合理性、安全性和完整性，根据会计法档案法和财政部会计档案管理办法的规定，结合基金会工作实际，制定本办法。第二条基金会财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅、销毁及移交等工作。档案必须由专人负责妥善保管，存放有序，查找方便，严防毁损、散失和泄密。第三条基金会会计档案的范围（一）会计凭证类，包括：原始凭证、记账凭证及其他会计凭证等。（二）会计账簿类，包括：总账、明细账、日记账及相关辅助账等。（三）财务会计报告类，包括：月、季、年度会计报表、年度工作报告、审计报告及财务汇报等。（四）其他会计资料类，包括：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案保管清册、销毁清册、固定资产盘点表及财务电子数据资料等。第四条档案存档要求（一）、规范化要求（1）纸质版财务档案装订成册，经办人、财务负责人签字并加盖教育基金会财务专用章。（2）电子版财务资料需进行备份存档。（二）、安全性要求（1）纸质版财务档案：会计档案保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火等条件，存放会计档案的文件柜须加锁，钥匙由档案保管员专人保管。（2）电子版财务档案：电子档案存放地要满足防磁、防火、防潮、防尘、防虫、避光、恒温、防变形、防磨损、防强震。为防止数据文件被误用、损毁等情况，严格限制别人接触文件，严禁随意进行数据恢复和拷贝。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须依存电子档案补充打印，由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，并由系统管理员签字盖章认可。第五条会计档案的使用（一）、会计原始档案原则上不得借出，因特殊需要（如审计、监察工作等）查阅时，须报理事长批准，但不得拆散原卷册。（二）、如因工作需要使用财务资料时，仅可按审批的用途使用。查阅过程中会计档案管理人员不得离开现场，不得抄录或复印与查阅无关的内容。第六条会计档案保管期限（一）纸质版财务档案（1）、会计凭证：30年（2）、会计账簿类：总账（包括日记总账）、明细账、日记账30年现金和银行存款日记账30年（3）、财务报表：月度报表10年年度报表永久（4）、其他类：固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年移交清册30年财务档案保管清册、财务档案销毁清册永久银行余额调节表、银行对账单10年备查类资料、内部管理报表、台账资料5年（二）电子版财务档案30年第七条会计档案的销毁（一）、财务档案保管期满，需要销毁时由负责档案保管的人员提出销毁意见，会同财务负责人共同鉴定、严格审查，编造财务档案销毁清册，报理事长签批。（二）、财务档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。(S)、销毁档案前，应按财务档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明”已销毁"字样和销毁日期，以示负责。第八条本办法由大学教育基金会财务部负责解释。第九条本办法自印发之日起施行。