大学基建工程电子档案管理办法.docx
大学基建工程电子档案管理办法第一章总则第一条为加强基建处基建工程电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的基建工程电子档案，保障基建工程电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据档案法基本建设项目档案资料管理暂行规定建设工程文件归档整理规范档案条例和大学基建处工程档案管理办法等有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，结合基建处工作实际，特制定本办法。第二条本办法以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。第二章管理职责第三条基建工程电子档案工作是学校基本建设的重要组成部分，纳入本单位管理工作计划及有关人员职责范围。基建处电子档案管理工作由处负责人（处长）主管，指定一名副处长分管，办公室具体负责档案资料的全面管理工作。第四条由办公室下设档案室的专职档案员负责基建处电子档案的归档、保管等管理工作。专职档案员应依据建设工程文件归档整理规范和档案条例认真做好基建工程电子档案的管理工作，合理分类存放，便于平时利用和归档；定期检查档案的保管情况，并负责对各基建工程项目电子档案管理工作进行定期检查和指导；参加与档案管理相关的各种检查和业务培训工作。第五条各工程项目组负责人具体负责工程电子档案资料的收集、整理、移交工作，并接受基建处办公室的检查和指导。第三章归档范围第六条电子档案资料的收集和整理范围为工程准备阶段至结（决）算审计阶段形成的应当归档保存的电子文件，包括建设项目的提出、调研、评估、决策、计划、立项、征地拆迁、建审、概预算、各类招投标、勘察、设计、施工、监理、设备采购安装、调试、竣工验收、工程结算、财务决算等工作活动中形成的文本、图像、声像材料等。第七条本办法中的电子文件主要有以下几种类型：1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。2 .图像文件：指用手机、扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。3 .图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。4 .影像文件：指用手机、数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。5 .声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件,归档时应注意收集其属性标识和相关软件。6,多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。第四章电子文件的收集与移交第八条各工程项目组负责人应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集建设项目的电子文件，并分类、整理，确保文件的真实、完整后移交档案室进行保管。电子文件收集的具体清单详见附表1。1 .前期阶段：如校内收发文件、建设项目立项报告及批文、规划及施工许可证、专项审查意见书等及相应附件的扫描件；建筑及规划红线图、规划总平面图、规划管综图等（CAD或PDF格式）。另外，对召开的一些重要会议如方案论证会等应进行现场拍照、摄像或录音，形成的图片、声像资料作为前期电子档案资料的一部分。该阶段的文件可向办公室及规划前期科收集。2 .招投标阶段：招标图纸（CAD格式）、工程量清单及控制价（EXCE1.格式、晨曦软件格式）、预算编审过程中形成的来往联系单（WoRD格式）、中标通知书扫描件、各类招投标文件及合同扫描件等。该阶段的部分文件可向预结算科收集。3 .施工阶段：图纸会审纪要、工作联系函及签证单、设计变更、验收记录、验收报告及验收证书等相关材料的扫描件及经项目组核实的完整的竣工图（CAD或PDF格式）。施工过程中，项目组还应适时对施工现场进行拍照、摄像记录,形成的图片、影像资料作为建设项目电子档案的重要组成部分。4 .结（决）算审计阶段：送审结算书及结算审核书（EXCE1.格式、晨曦软件格式）、财务决算资料扫描件等。第九条收集的电子文件应以能反映文件实质内容的文字及发生的时间简要命名，并按前期、招投标、施工、结（决）算审计四个阶段分类整理，最终形成一个总的文件夹，总文件夹以“开工年月+工程名称+项目组成员”方式命名。收集完整后及时移交档案室，并填写移交、接收检验登记表（详见附表2）。第五章电子档案的保管与利用第十条电子文件与纸质档案一样，在报结算前完成存档。电子文件存档时档案员必须检查病毒或其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存档。第十一条电子档案应该拷贝到可靠、耐久、容量大的载体上，如硬盘，至少一式两套，一套封存（A）,一套供查阅利用（B）,且A、B两套电子档案应分开保管。第十二条用来查阅电子档案的计算机的软、硬件配置应能够正确识别、运行和输出电子档案。封存的电子档案不得利用和外借，相关单位确实需要调阅时必须按调阅纸质档案要求办理审批手续，原则上只能使用电子档案的复制件。第六章附则第十三条本办法由基建处负责解释。第十四条本办法亦适用于校区建设指挥部负责建设的基本建设项目。第十五条本办法所依据的相关法律、法规、政策及文件等如有修订，从其规定。第十六条本办法自发布之日起实施。
