药品经营监督检查缺陷整改指南（试行）-全文、报告及解读.docx

药品经营监督检查缺陷整改指南（试行）一、适用范围辽宁省内药品批发企业、零售连锁总部（以下简称“企业”）,对辽宁省药品监督管理局（以下简称“省药监局”）实施监督检查过程中发现的缺陷所进行的整改，适用本指南。企业可根据缺陷类别及整改的实际情况，基于本指南提出的通用性要求，在整改过程中予以细化和完善。企业在省药监局采取告诫、约谈、限期整改以及暂停销售等措施后，可参照本指南进行整改。二、基本原则企业在实施整改时，要体现针对性、系统性、科学性、及时性和有效性原则，从监督检查发现的缺陷入手，运用风险管理理念，全面分析缺陷产生的根本原因，科学评估影响药品质量安全的潜在和直接风险，采取与之相适应的整改措施，举一反三，系统整改，确保药品质量安全。三、缺陷整改要求（一）整改责任1 .企业负责人企业负责人对缺陷整改工作全面负责。要提供必要的人力资源和资金保障，确保质量管理部门独立行使评价、审核职责；要严格要求整改责任部门密切配合，高效落实质量管理部门提出的整改要求，保证整改措施有效实施；要通过实施整改，系统解决企业经营质量管理中存在的问题，持续推进质量管理水平的提升，并对整改报告最终审批。2 ,质量负责人企业的质量负责人要切实履行质量管理职责，组织质量管理部门参与各项缺陷的原因分析、风险评估、风险控制、整改实施、整改审核等过程；监督整改责任部门全面落实整改要求；组织质量管理部门对整改责任部门的整改结果进行评价，提出改进建议，确保采取的整改措施能够有效防控风险；组织质量管理部门撰写整改报告，对整改报告进行审核。3 .整改责任部门整改责任部门要主动落实整改责任，认真履行原因分析、风险评估、风险控制、整改实施等职责，保证缺陷整改按照既定目标实施；要主动配合其他整改责任部门及时纠正和预防系统性风险隐患，保证缺陷整改的质量和效果。企业负责人、质量负责人、整改责任部门要全面落实整改要求，逐级审核把关，层层压实责任，确保整改到位。（二）原因分析企业要遵循科学、客观的原则，从人员培训、体系文件、设施设备、计算机系统、工作流程、相关记录等方面排查缺陷成因，找到缺陷发生的根本原因。（三）风险评估企业根据对缺陷成因的分析情况，结合自身的经营方式、经营范围、缺陷涉及药品的种类等，综合评估缺陷造成危害的严重性和危害性，一般应考虑以下方面：该缺陷产生的直接后果；该缺陷对药品质量安全产生直接的不良影响；该缺陷是否对药品质量安全产生潜在的风险隐患；该缺陷是否涉及其他药品；该缺陷是否引发舆情风险等。（四）风险控制企业对识别出的风险，要及时采取有效的控制措施，必要时可根据实际采取停止销售、配合召回、销毁药品、通报上下游企业、报告药品监督管理部门等相应的风险控制措施，将药品质量安全风险降低至可控、可接受程度。（五）整改措施针对缺陷整改的原因分析，企业要制定具体整改措施，明确相关整改责任部门、责任人及整改时间，快速推进落实。实施的整改措施要充分考虑缺陷的影响范围和程度，既要具有靶向性，能够从根本上消除缺陷问题产生的根源，也要具有前瞻性，采取避免再次发生同类缺陷的预防措施。（六）整改审核各整改责任部门完成整改后，由部门负责人审核并逐项形成整改结论。质量管理部门根据各整改责任部门的整改情况，对整改措施的有效性逐项进行评价，质量负责人进行审核。对整改措施不充分、整改结果不符合预期的，应要求相关整改责任部门优化整改措施，直至督促整改落实到位。（七）整改报告撰写和提交1.整改报告撰写质量管理部门确认缺陷整改到位后，质量负责人组织撰写整改报告，企业负责人审核批准。整改报告要确保内容真实完整，表述清晰准确，如实反映整改实施情况。整改报告包括报告正文和附件两部分。报告正文要按照监督检查发现的缺陷项目顺序，逐条表述缺陷的整改情况；附件为缺陷整改过程中产生的文件、记录、图片等证明性资料，要随整改报告一并报送省药监局，并在企业归档。2.整改报告提交企业在规定的时间内向省药监局报送整改报告和相关证明性资料。对于在规定时限内不能完成整改的措施，如验证、设备更新、库房改扩建等，企业可将制定的整改计划作为对应缺陷的阶段整改完成情况列入整改报告，并说明临时采取的控制措施及完成时限等；在整改计划全部完成后，企业再按照本指南要求形成补充整改报告，经企业负责人批准后报送至省药监局。整改涉及到行政许可或备案等事项的，企业应按照法律法规要求进行相应的许可或备案。为有助于企业理解和把握本指南关于原因分析、风险评估、风险控制、整改措施、整改实施等环节的规范要求，在整改实施过程中有所遵循和参考，提供虚拟药品经营企业的缺陷整改报告供参考（见附件）。附件：XX年XX公司（企业全称）整改报告（示例）附件带格式的：左侧:2.8船艮右IW端：3.7厘米,底端：3.5厘米:2.6厘米，顶XX年XX公司（企业全称）整改报告（示例）XX年XX月XX日，辽宁省药品监督管理局对我公司进行现场检查，发现缺陷项目X项，其中：严重缺陷X项、主要缺陷X项、一般缺陷X项。整改工作由企业负责人XXX总牵头，质量负责人XXX负责，质量管理部门组织XX部、XX部、XX部、XX部、XX部依职责有序开展。XX月XX日，由我公司质量负责人负责，质量部牵头组织XX部、XX部、XX部召开缺陷原因分析会，对缺陷问题进行讨论、评估、制定整改措施并进行风险控制。XX月XX日，所有缺陷均完成了整改（具体内容见附表），整改报告经质量负责人审核、企业负责人批准。附件一相关材料目录及内容质量负责人（签名）：XXX企业负责人（签名）：XXXXX公司（公章）XX年XX月XX日附表:缺陷1描述：零货区有应遮光保存的药品未遮光保存。（08305）项目原因分析风险评估风险控制整改措施证明资料责任部门1保管员不清楚相关规定依缺陷发生的具体情况判断对药品质量可能存在的影响企业对识别出的风险，要及时采取有效的控制措施，必要时可根据实际采取停止销售、配合召回、销毁药品、通报上下游企业、报告药品监督管理部门等相应的风险控制措施，将药品质量安全风险降低至可控、可接受程度。对保管员进行SoP培训附件1：培训资料（培训记录、课件、考核试卷等）人事部2保管员质量意识差，不屑于遵守规定培训、调离、转岗附件2：培训资料附件3：调离/转岗通知文件人事部3计算机系统应对“遮光”保存条件进行提示，而实际未能提示完善计算机系统功能附件4：修改前和修改后的功能证明文件/截图信息部4SOP文件未对“遮光”保存要求及操作活动进行规定修改SOP文件附件5：修改前和修改后的文件（突出标注修改内容）质量部5未将相关SoP文件发放至保管员发放文件附件6：带有签名的文件发放记录质量部6未配备遮光用品、用具配置相关用品、用具附件7：已配置用品、用具照片/已采取措施的照片储运部缺陷2描述：保温箱使用SOP中的参数及条件与保温箱验证报告中确定的参数及条件（例如，开箱时间、运输时限、监测探头位置、冰排数量、冰排蓄冷剂种类等）不一致。（*05601）项目原因分析风险评估风险控制整改措施证明资料责任部门1验证报告内容不全，未对必要的参数和条件进行验证依企业实际经营情况判断对药品质量可能存在的影响企业对识别出的风险，要及时采取有效的控制措施，必要时可根据实际采取停止销售、配合召回、销毁药品、通报上下游企业、报告药品监督管理部门等相应的风险控制措施，将药品质量安全风险降低至可控、可接受程度。重新验证，确定保温箱使用参数和条件附件8：其他保温箱的验证方案/验证报告（逐箱验证）质量部2企业实际有多个保温箱，只对其中一个实施了验证对其他未验证的保温箱进行验证；对组织验证的人员进行培训附件9：其他保温箱的验证方案/验证报告附件10：培训资料人事部3相关岗位人员验证知识缺失，不具备确认验证技术信息的能力培训、调离、转岗附件11：培训资料（培训记录、课件、考核试卷等）人事部4验证管理意识缺失，全权委托第三方，仅对验证方案和报告进行格式确认聘请专家企业对负责验证管理人员进行业务培训，并加强其责任落实管理。附件12：培训资料（培训记录、课件、考核试卷等）质量部5相关SoP内容缺失，未根据验证结果规定保温箱使用参数和条件修改SOP文件附件13：修改后的验证方案/重新验证后的验证报告质量部缺陷3描述：多岗位共用一台计算机且使用同一账号进行操作；计算机系统中基础信息的更新权限，企业所有人员均可操作；录入的供销双方的基础信息不准确。（*05901）项目原因分析风险评估风险控制整改措施证明资料责任部门1计算机操作权限分配不清晰，计算机操作较随意依缺陷发生的具体情况判断对药品质量可能存在的影响企业对识别出的风险，要及时采取有效的控制措施，必要时可根据实际采取停止销售、配合召回、销毁药品、通报上下游企业、报告药品监督管理部门等相应的风险控制措施，将药品质量安全风险降低至可控、可接受程度。1 .通过文件明确各部门/岗位的计算机权限分配内容2 .对相关文件进行培训附件M：修改前和修改后的文件（突出标注修改内容）附件15：培训资料质量部、人事部2未对计算机系统权限进行分配管理1.质量部、信息部及企业主要负责人分析研判并按岗位职能科学地分配权限，形成权限分配清单2.对各岗位人员进行培训附件16：计算机系统权限分配清单附件17：培训资料质量部、信息部、人事部3计算机系统功能缺失，不能限定及分配权限完善计算机系统功能附件18：修改前和修改后的功能证明文件/截图信息部4质量部未履职尽责，未对该活动进行指导和监督对质量部进行培训，明确部门职责附件19：培训资料（培训记录、课件、考核试卷等）人事部5计算机操作相关岗位人员未履职尽责对岗位人员进行培训附件20：培训资料（培训记录、课件、考核试卷等）人事部6未对计算机系统操作相关要求进行培训1.对企业全员进行培训2.将计算机系统培训内容列入培训计划附件21：培训资料附件22:修改前/后培训计划人事部缺陷4描述：企业开展经营活动的实际地址与药品经营许可证中注册地址不一致。（*0040D项目原因分析风险评估风险控制整改措施证明资料责任部门1企业搬家，未能及时办理注册地址变更依缺陷发生的具体情况判断对药品质量可能存在的影响企业对识别出的风险，要及时采取有效的控制措施，必要时可根据实际采取停止销售、配合召回、销毁药品、通报上下游企业、报告药品监督管理部门等相应的风险控制措施，将药品质量安全风险降低至可控、可接受程度。即时申请许可注册地址变更附件23：变更后的药品经营许可证变更页法务部2街道地名变更，实际地址并未变更3国家行政区域重新划分，实际地址并未变更4相关岗位人员不清楚许可法规规定培训、调离、转岗附件24：培训档案附件25：调离/转岗公司通知文件人事部5主要负责人法规意识淡漠培训、调离附件26：培训档案附件27：调离公司通知文件人事部附件：1.证明资料名称2 .证明资料名称3 说明：1.以上示例仅供参考，旨在启发企业多角度、多方位分析缺陷成因，并针对缺陷成因采取行之有效的整改措施；企业应根据实际情况进行填写。2 .缺陷成因可能是单一方面的，也可能是多个方面问题的组合，因此，整改措施也可以是多个措施的组合；企业应根据实际情况进行填写。3 .企业内部审核中发现的缺陷的整改，可以参考本示例。药品经营监督检杳缺陷整改指南（试行）解读一、制定目的和依据为深入贯彻“四个最严”要求，为进一步指导药品批发企业、零售连锁总部规范监督检查缺陷整改行为，依据中华人民共和国药品管理法药品召回管理办法药品经营质量管理规范等法律法规，结合监管实际，我国研究起草药品经营监督检查缺陷整改指南（试行）。二、适用范围辽宁省内药品批发企业、零售连锁总部（以下简称“企业”），对辽宁省药品监督管理局（以下简称“省药监局”）实施监督检查过程中发现的缺陷所进行的整改，适用本指南。企业可根据缺陷类别及整改的实际情况，基于本指南提出的通用性要求，在整改过程中予以细化和完善。企业在省药监局采取告诫、约谈、限期整改以及暂停销售等措施后，可参照本指南进行整改。三、主要内容包括正文和1个附件。正文分为适用范围、基本原则、缺陷整改要求三部分内容。附件为XX年XX公司整改报告（示例）。（-）明确了缺陷整改的责任落实。在指南中明确了企业负责人、质量负责人等关键人员及质量管理部门、缺陷整改部门的整改责任。（二）明确了缺陷整改的程序。整改程序包括原因分析、风险评估、风险控制、制定整改措施、整改审核、整改报告撰写等步骤。具体明确了要排查缺陷成因，找到缺陷发生的根本原因；风险评估过程要自身的经营方式、经营范围、缺陷涉及药品的种类等，综合评估缺陷造成危害的严重性和危害性；风险控制过程要及时采取有效的控制措施，将药品质量安全风险降低至可控、可接受程度；整改过程要通过对整改措施的有效性逐项进行评价、审核并形成详尽具体的报告，实现对风险的闭环管理。（H）明确了整改报告的撰写形式和提交方式。整改报告包括报告正文和附件两部分。报告正文要按照监督检查发现的缺陷项目顺序，逐条表述缺陷的整改情况，可以是文字描述，也可以采用表格的形式进行说明；附件为缺陷整改过程中产生的文件、记录、图片等证明性资料，文件序号要与正文所述内容的顺序保持一致。企业要在规定的时间内向省局报送整改报告和相关证明性资料。对于在规定时限内不能完成整改的措施，可将情况列入整改报告，并说明临时采取的控制措施及完成时限等，在整改计划全部完成后，再报送至省局。（四）提供了整改报告示例。本指南通过列举一个虚拟案例，帮助企业理解和把握调查分析、风降评估、风险控制、整改过程的概念和要求。