中小企业档案管理制度汇编.docx

档案管理制度第一章总则一、为对本公司各类档案迸行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案在最大程度上为公司羟首管理服务，特制定本制度。二、本制度规定了档案的形成、归档、整理、利用、更改、复制、保密等工作，适用于本公司的档案管理.三、本制度所称的档案,是指本公司在羟首管理过程中形成和收集的具有保存价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电子文档、软盘、光磔、图片、胶片、录和帝、书箱、磁带及其它有关实物。第二章档案分类及编号一、公司档案依据4工业企业档案分类试行规则3,以公司全部档案为对©,结合公司管理职能和档案内容及其形成特点进行分类.二、档案的类别共分为七个大类，印：公司运营类、经营管理类、人事行政类、会计档案类、研究开发类、仪器设备类、工程建设.三、档案分类应用于对本公司档案的进行整理、机卷、编号、笠订、填写分类目录，方便查阅、检索等.四、档案分类（见附表）第三章管理责权一、公M办公室（总经办）为公司档案的管理部门,负贲公司级档案的管理.并指导公司各部门档案管理工作的开展：各部门指定专人为部门兼职档案管理员,负贲部门档案的归档工作.二、公司所有档案统一放置公司档案室由专人管理.三、办公室指定专门或兼职人员（档案管理员）负责公司档案管理.四、档案管理职责：1、做好档案的保密、保卫工作.注意防止出现失密、失盗和失火事故.2,加强对档案柜的管理.杜绝潮湿、霉变和虫蛀等,以确保档案资料的完好无损.3、档案管理员应即时对档案进行电子归档,实现档案的电子信息化管理.4、档案管理员工作变动或因故离职时应相经办的文件材料、电脑密码等向维任人员交接清建,严禁根自带走或私自的毁.第四章档案建档及保管一、文件归档I、各部门在各项生产、经昔活动中形成的，已办理完毕，具有保存价值的文件材料（包括照片、录音、录像、广告带、电腑软件等）.2,文件材料归档的基本要求：文件材料齐全、完挖、清晰.3、归档方式1）Ur区分年度的,按年度为单位，依据属类，把文件资料进行装订归档：2）跨年度的或不能明朝区分年度的文件材料，用卷宗装存建档，各卷宗按序号标识：4.归档时间：1）产品开发、域建工程、有关技术项目，在任务完成之后要将归档文件材料及时交办公室归档.属重要的批文、合同、图纸应及时将原件归档。2）每年第一第季度未为上一年公司文件资料归档时间。各部门均应指定本部门的兼职档案另做好归档收策、移交工作，送公司办公室统一后档。3）本公司的她建完工验收：产品研制、定型、胺定：新购置的设备、仪器蕤收等的资料及时跟踪归档。4）各课室移交的档案必须是原件,（无原件的请附注原件的去处）二、电子档案的保管I、档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限,确定有关密码,任何人不得将用户名和密码告知他人.2、属部门保管的电子档案由档案管理员根据公司4保密制度进行严格管理。3、严防病毒，档案管理员负由每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电蜒病毒应立即杀毒.并立即通知档案管理员以及我他员工对个人电脑进行杀毒.4,档案管理员对“档案管埋降”中的文档进行每周定期备份.5、权限范围以内的电子档案可由档案管理员处宜接取料权限依码进行查阅，权限范国以外的，衙由相关部门抬理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件.6,档案管理员血的网对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录.7、归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存.三、非电子档案的保管1、公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它毂体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档.2,公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档.3、各部门存档的文件/资料应填写g资料交付登记表§.交付人签字确认后档案管理员对资料进行整理、编号.分类、归档做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便并将有关资料目录及检索代码输入电脑.4、各部门人员参加各种会议借回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件,均不得自行保管.怕毁,应及时移交给档案管理员统一管理.四、档案室管理I、档案库房未经许可.外来人员不得擅自进入.2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、荚观,便于调卷.3、庠房门窗须安装窗窗,库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期.4、避免光线直射档案.史不能在然日下曝廉档案.防止有害生物对档案的危害.5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施,及时做好涉湿度记录.泡度应控制在14度一24度相对湿度控制在4560%.6.库内及库外应科学地安设就湿度记录仪表，库房应专门安装空询设备。7、库房必须配饴适合档案用的消防器材并禁止吸烟,定期检奁,杜绝一切发生火灾的UJ能。8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有杏气体、防潮、防湿、防虫、防尘.9,对库畿档案应经常进行检造，发现何题，及时报告并来取措施予以处理。10.号年9月定期对库微档案进行一次抽样检查,掌握档案管理情况,为科学管理枳累资料。日、档案的保密I、档案保密分为：葩密、秘密、-®I）绝密：科技成果、产品工艺关键配方、股东会会议记录。2）机密：公司重要会议记录、客户档案、商务合同等用要文件。3）一般：非保密性的文件.2、档案保?要求I）凡版密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放，2）非档案管理人员不得随便进入档案库房，摩房门窗及箱柜应随关锁,3）全体职工对密级档案、文件、费科均须严格执行企业保诙规定，不失密。否则应迫究员任，4）凡食间密级档案，均须办理审批和借阅手续，只允许在回档室查阅，不得带出或现制，确属需要者须办理相关手续,5）点阅人员对档案内容承担保密义务，Hi反规定造成后果者必须追究责任。6）档案人员要忠于职守，认真.执行各项保费制度.7）定期对保密档案保管情况进行检食，发现何甥及时处，第五章档案利用一、档案借问I、公司管理人员（含技术人员）因工作需要，可查阅与工作有1关的档案.因工作衢要查阅其他部门档案的，必须羟办公室主任同意，方可查阅，2、M工艺处方等绝密档案的查阅，必须经公司总经理批准.方可查阅.3、查阅档案应办理借阅手续，一般K1.查时还.如需借出的，应羟档案员同意方可借出，借出时间为3-5天.4、借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画.剪战、抽取、拆散或损毁.借由档案交还时,须当面查存清楚,如发现遗失或损坏.应及时反映给主管领导.5,外单位需阅本公司档案的应持有单位介绍信,并给公司总经理批准方可借阅.6,凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借.第六章档案签定.销毁一'档案鉴定1、根据档案法，结合公“J生产经营实际情况，编制本企业的档案保管期限表其中会计档案见会计档案保存期限表.2,保管期限分永久、长期、短期三种.介于两种保管期限.保管期限从长.3、从档案的内容、来源、时间、可被程度、名称等方面赛别档案的价值.4、档案通过鉴定,要求保管期准确.案卷质fit达到规定标准.如果鉴定中发现档案不准确.不完整,附及时贲成有关部门修改、补充.二'档案销毁1、蝌毁档案必须严格掌握，慎重从事销毁前要造山”.提出俏毁报告、会同总工办核杳、总经理审批.销毁档时要严格执行保密规定.出鉴定小组指定人员会同保密.保卫人员铺毁或施销，防止失密。2,档案铺毁时要有二人以上监销，并在清册上签字.第七章档案分类标识-、企业档案实体分类的标识符号枭用英文字母顺序（字母I,Z、O易于1、2、O数字混淆不予使用）标识目录大类名称（一侬）：采用1位阿拉伯数字标识项目分类（二级）；采用I位阿拉伯数字和英文字毋标（标识顺序为：I、29、A、BZ）识内容分类（三级）二、档案实体排架和编号要反映八个个第本大类.从实际出发,做到科学合理.经济实用.保证利用档案的系统性、有效性。三、档案的具体排架、分类及编号按附表执行.名称：出库单四、档案案卷要有封面,目录页。封面样式见右图年份：2010第八章本管理制度如有未尽事宜，可由办公室另行修改、补充规定.第九章本管理制度经总势理核定后施行，修改时亦同。卷号：B63-201.(M>1.第十章本管理制度的最终解释权封面样式图附表:一、企业经营类目录分类二级项目分类三级内容分类档案分类编号公司运首类AAI公司股东AH公司设立公文：A12公司章程：A13股东会会议资料；AM蚤”会会议资料;A15股东资料；A19其他它文件A2运营资质A2I营业执照：A22坦织代码证:A23税务笠记证：A24进出口经昔权证：A25海关/商检资质证；A29其他证AII一2010-O1.Ii1.卷号i年代号A3故珞运营A31战珞规划（目标）A32枚略合同/协议33向合同（法律、财务、技术、管理:内容分类项目分类4RAV.V4政府机关和事业单位批文、通知、证书奖牌A41批文/通知;A42证书;A43j1.WA5知识产权A51商标申请:A52商标证书；A53商标对外授;A54专利申请:A55专利证书：A56专利对外授权：八57专利年费：A58商标专利维权A6公司文化A61公司介绍;A62公司大同记祓；A63公司理念精神、行为准则二、经营管理类目录分类二级项目分类三级内容分类档案编号经营管理类BB1.商务合同/协议BH伯伸类：B12采购类（采的主合同、质保协议、环保协议）：B13委外加工类：H1.1.财芬类（借款、租货）：BI5技术开发协议；B16物流运输类B11-20i0-011.*卷号年代号内容分类B2企业羟首B2I中长期经营目标/计划:B22年度经营目标/计划：B23羟首分析报表；B24经营总结报告；B25经营会议记录B3信息管理B31网站、邮箱：B32企业经营系统软件：B33网络会员资料*项目分类目录分类B4果政管理B41供应商班础档案：B42供应商考核档案：B43报价单：BM订单：B45对帐单:B46不良退货单据：B47送货单据:MS来料送检B5销售管理B51客户档案（含授权资料）：B52客户订单（含评审记录）:B53营帝广告：B54市场分折：B55客户满意度调杳：B56客户使用意见/报告；B57产品定价;B58会议记录;B6物流管理BGI物流供应商资料：B62入麻总：B63出库单:B&1盘点报表：B65库存台帐：B66领料堆掘：B67借料单据：B7品质管理B71证书（质Ift体系、产品检测、型试试监等:B721*体系:B73f府监督；B74客户申查：B75检验基准回B76制程检验记录：B77出货检骏记录:B78来料检险记录:B79客户投拆对策：B7A品防异常处理记录：B7B产品试5金报告：B7C会议记录B8生产管理B81生产计划表：B82产供销协询会议记录：B83物料需求计划：B81制造通知单：B85领料单：B86老化记录表：B87生产日报货：B88仪器设备点检衣：三、行政人事类目录分类二银项目分类三级内容分类档案编号行政人出类CC1.规率制度C1.1.人事行政制度;C12财务制度：C13销修制度：（2人力资源C21员工档案证件、面试、聘用、合同、调动、调薪等）：C22公告通知；C23薪资福利发放：C24人力配置计划及需求申请：C26招聘记录：C27出勤记录：C28工伤记录：C29签呈/联络总C11-2010-011.卷号年代号i1.1.呼吏A加C3教育培训C31培训计划及需求申请：C32培训教材：C33培训记录及考核：C34资格证书：C35培训合同/协议：j俯11公米人贝日，关rnz*Ct行政管理C31行政类合同协议：C32办公类资产股置（报价、合同等）：C33办公类资产维修'保笄和报废记录：C34建筑物维修记录：C35办公用品出入库记录；四、财务会计类目录分类二掇项目分类三级内容分类档案漏号行政人事类DD1.原始单据DH凭证；D12发票；D】3银行支票;DM收据:1）15签收表：D16客户开票资料:D17出入库凭证：D18部门提交报友:DI9签呈DI*IiI12010-O1.法号年代号内容分类项目分类D2审计报告D21财务审计:D22税务审计:D23专项审计：D24银行审计D3对外报表D31银行:D32税务：D33统计报表科技局、经发同、发改委等;目录分类Dt分析报表IM1.经营报表五、研究开发类目录分类二汲项目分类三级内容分类档案编号研究开发类EE1.茎础研究EII技术研究：E12材料研究：E13工艺研究：EM结构研究E1I2010-O1.IE2科技项目E21国家级目（立项、可行性分析、成验、总结签定、成果中报、推广应用：E22省级项FhE23市级项目：E24区级JS目-j卷号立项年号A内容分类E3科技成果E31成果查新：E32成果卷定，U>KZzZCE4产品开发E41开发资料：E42产品BOM表：E43设计图:EUPCB1.AYoUT；E45研发试验报传;E46生产工艺流程图；E47作业指导性E48工程图纸；E49检查基准书开发资料包括：项目立项资料、项目设计方案书'项目开发周期评估表、项目可行性评估报告、DVP实验、评审会议记录、DFMEA,控制计划、PFMEA、供应商部品承认书、PPK管制图、量产移交一览表、样件检验报告、RPQP及PPAP资科提交一览表等E1iI：i1_1Q90-O1.1.-卷号产品型号内容分类项目分类目录分类六、仪器设备类目录分类二级项口分类三级内容分类档案编号仪器设备类FP1.生产设备（含模具）FH设备档案（报价、合同、验收、操作说明）；F12维修保养及报暖记录FII（XX）I-01I一卷号设备编号内容分举F2运输设备F21设备档案（报价、合同、验收、操作说明）；F22维修保养及报啖记录bC廿Ki»H录分类.F3成的设备KM设备档案311价、合同、验也、操作说明；F32维修保养及报废记录；F1.工装冷具F41档案（图纸、报价、合同、脸证、操作说明）:F42维修记录F5量规仪器F51档案（报价、合同、脸收、说明H、出厂校准报告）：F52校脸记录七、工程基建类目求分类二级项目分类三级内容分类档案编号工程携建类GG1.建筑工程G1.1.文档（合同、招标、报价、验收卜G12图纸（总图、效果图、6爸工图、水电图、消防图）：GIIOOO1.-O1.IU卷号j立项年号内容分类项目分类目录分类G2笠修犍饰G21文档（合同、招标、报价、验收）：G22图纸（效果图、施工图、水电图、消防图、奴工R1.）;八、电子档案类目录分类二娘项目分类三级内容分类档窠编号电子档案类HI1.1.电子档案HI1.照片：H12录音带：H13录像带:HM光盘:H】5硬盘：H16软盘：H17感带H11-2010-01i1.卷号内容年份内容分类项目分类目录分类企业技术把事管景鹿为规范档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序,明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第一章企业技术档案及立卷1、档案资料是公司行政办公、商务活动、技术管理中不可缺少的要素“凡公司总部及各分公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向档案管理人员提交备份，从而保证档案资料的完整性、延续性、真实性.企业技术档案是指咨询单位从接受委托、调研、取证、编审、合议、发核、审批到出具报告书全过程中形成的具有杳考和保存价值的文件和材料。2、档案管理人员负责公司及分公司档案管理、文书立卷等工作，并对各分公司档案管理工作进行监督、指导,各分公司负贡人应重视业务往来中文件资料的管理和文书立卷工作，配合档案负货人员进行文件的归档工作。3、档案立卷管理实行谁咨询谁立卷赤任制。各分公司项目经理在咨询服务过程中负贡收集、整理和分类归档材料，咨询终结后按照它们在形成过程中的联系和规律立卷.项目经理对项目档案的完整性、真实性、系统性和规范性负竞。第二章管理的原则1、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；2、正确分析和鉴别文件材料的保存价值；3、按委托项目分别立卷（即“一个项目一卷”）：4、卷内文件材料应其实、完整，审批和答章手续完备：5、卷内文件材料的制作和书写必须规范、清浙，益于长期保存和利用。第三章归档范围1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料，如：公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等，均属归档范围。2、商务档案包括公司进行的商务活动、制度变更、资质变更、升级等资料文件“3、企业技术档案的内容。工程造价技术档案可分为过程文件和成果文件两类。过程文件应按照造价咨询项目的类别各自制定文件目录。主要包括：委托服务合同，工程施工合同或协议书，补充合同或补充协议书，中标通知书，投标文件及其附件，招标文件及招标补遗文件，竣工验收报告及完整的竣工验收资料，工程结兑书及完整的结算资料，图纸会审记录，工程的洽商、变更、会议纪要等书面协议或文件,施工过程中甲方确定的材料、设备价款、甲供材料、设备清单、承包人的营业执照及资质等级证书等。成果文件包括：投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计证支付文件、工程索赔处理报告、工程结兑等.工程档案需要填写表格包括：£造价咨询项目成果征询意见表、£造价咨询项目成果文件盖章申请表3、G造价行询项目基本情况表、委托方提供资料清单、项目操作人力配置一览表、学报告签发单、签收单、归还给委托方的文件资料签收单、委托单位评价表.4、法律事务档案（公司签订的各种合同）。5、企业技术档案归档要求。主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。1、咨询成果报告主要内容（1）咨询报告书正本（需加盖公司公章、公司资质章,造价加注册章以及委托方公章）：（2）咨询项目各阶段的成果文件底稿文件及审核意见：（3）技术文件，包括各类分析计算书、统计汇总表、工程造价审定维、工作底稿等:2）、咨询依据文件主要内容（1）委托方提供的主要文件：a）委托方提供资料清单；b）工程承包合同：C）工程预（结）莫书;d）设计变更单（或清单）：e）施工签证（或洁单）；力甲供料明细堆等。（2）咨询过程中形成的主要文件:a）各种调查材料:b）采集数据：C）取证资料：d）会议纪要：往来文函。3）、其他有关文件主要内容：（1）工程造价咨询合同、司法鉴定委托书:（2）咨询单位作业计划书：（3）工程造价咨询任务单3原件:（4）价格信息：4）、工程施工图和竣工图一般不纳入归档范困。如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。第四章案卷的编目和立卷要求1、 案卷封面的编制（1）立卷咨询部门全称。（2）齐询业务类别：指建设项目可行性研究编制、投资估算编制（审核）、设计概算编制（审核）、工程量清单编制、工程标底编制：施工图预算编制；工程报价编制；工程结算编制（审核）：司法签定、项目投资控制等。<3）案卷标题：指咨询项目的全称。（4）时间：指卷内文件材料所属的起止年月。<5）保管期限：分为短期（3年）、长期（5年）、永久三类,企业技术档案一般定为短期。有特殊要求的可定为长期或永久。（6） 页数：页数”指卷内文件材料的总页数。（7） 归档号：按档案立卷年份+分类代码+流水号组合成归档号。（8） 立卷人：由立卷者签名。2、卷内文件目录（9） 序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号。（10） 件名称：即文件的标题。文件没仃标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“（>”号。<3）作者：文件编制人,（4） 日期：文件形成的年、月、日。（5） 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。3、归档文件材料收集齐全、完整、核对准确，按上述五种分类进行立卷，使案卷便于保管和利用。4、归档的文件材料般-式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。5、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签笆完备。禁止用铅笔、圆珠笔和豆写纸制作文件。6、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。7、归档文件材料留存份电子文档，留存电脑设秘密保护。第五章档案管理人员岗位职责1、认真执行公司档案管理制度，对各部门及分公司提交档案进行分类、立卷、保管工作，保证卷宗质量，维护文件材料完整、准确、系统.2、保守机密，忠于职守，不将机密档案材料盘白带离工作岗位或给无关人员传阅.3、为查档者提供方便，提供档案做到及时、准确，规范档案查阅或借阅工作，做好借阅工作的登记，防止档案流失。4、认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无利用价值的档案材料提出编造销毁清册申请，经主管领导审核后，按规定程序进行销毁.5、接受主管领导的指导和其他人员的监督，不断改进工作方法，提高工作效率。6、档案管理负货人应妥善保管档案，防虫蛀、防窃、防丢失，确保档案安全。7、所有档案应有专柜存放，加锁，定期清理通风，防湿.8、所有档案不得随意查阅、更印，不得置于公共场所。第六章档案的借阅要求1、公司档案根据密级程度分为：秘密档案、非秘密档案。2、借阅档案应填写档案借阅登记记录.借阅秘密档案.布主管领导签字，借阅只能在公司进行：如需将秘密档案带出公司，根据需要招档案进行豆印，在主管领导同意后，可将究印件带出公司，借出档案的安全由借阅人员负货。3、借阅人员应做到：不划道、涂改、折卷、战剪、拍照、扫描、撕毁等,自觉保护好档案的完整性和保密性。4、档案借阅或者借出时间都不得超过卜天，要妥善保管档案，不得转借他人，不得私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案，不应在公共场合随意翻阅，不得遗失。借阅期满后如需继续使用，须到档案室重新办理借阅手续。5、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检包、清点，并在登记簿上注销。6、所仃公司员工应该严格按照本规定借阅和保管公司档案。第七章档案的销毁1、档案管理人员定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。行政、商务般档案的保存期应符合相关规定，部分技术档案保存期应符合相关规定,工程造价技术档案过程文件自归档之日起，保存期应为5年；成果文件自归档之日起保存期应为10年。2、档案鉴定工作由主管负货人主持，相关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审杳，提出存毁意见。3、档案材料鉴定小组审定，并总经理批准后，方可销毁.4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在精毁清册上签字。第八章附则1、本制度自2011年11月I1.日生效。2、本制度由公司主管领导负责解拜。3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。