关于规范部门档案移交的通知.docx

关于规范部门档案移交的通知各项目部、机关各岗位：根据总经办档案移交要求，现列出我部门归档资料内容及归档要求，请各位同事根据要求及时进行档案移交：一、线下发文：1、内容包括：(I)订货单：包含订货单、对方回函、电子版；(2)监造委托：包含监造委托单、对方回函、电子版；(3)询价单：包含询价单(需备注会议纪要期号)、报价单、谈判记录、谈判小组意见单、厂家资料、电子版。2、机关相关岗位人员每月月底前将上述文件移交至吴梦婷处进行归档。二、线上发文：1、内容包括：(1)设计工作联系函：包含设计工作联系单、对方回函；(2)物资工作联系函：包含物资发文、对方回函；(3)施工联系函：包含施工发文、对方回函。2、机关相关岗位人员每月月底前将上述文件移交至吴梦婢处进行归档。三、项目部收发文：1、内容包括：（1）各类发文、对方回函、电子版、发文台账；各类收文、回函、电子版、收文台账；（2）每日微信日报电子汇总版;（3）其它影像资料球档留存。2、由各项目部档案管理员进行收集、归档，每季度末将纸质版、电子版移交至工程技术部吴梦婷处进行归档，所有提交资料项目部自行留存副本。3、往期资料由各项目部整理后于8月中旬移交至吴梦婷处。四、合同：1、内容包括：（1）施工类合同：包含合同（4份）、会签单（2份）、工程量清单（4份）、律师意见单（1份）、律师采纳意见单（1份）、恪守商业道德书（2份）；（2）采购类合同：包含合同（4份）、会签单（2份）、律师意见单（1份）、律师采纳意见单（1份）、恪守商业道德书（2份）、技术协议（2份）；（3）外协类合同：包含合同（4份）、会签单（2份）、律师意见单（1份）、律师采纳意见单（1份）、恪守商业道德书（2份）；（4）服务类合同：包含合同（4份）、会签单（2份）、律师意见单（1份）、律师采纳意见单（1份）、恪守商业道德书（2份）；（5）其他合同：包含合同（4份）、会签单（2份）、律师意见单（1份）、律师采纳意见单（I份）、恪守商业道德书（2份）。2、合同类附件需提交中标通知书1份，如没有中标通知书，请提供会议纪要1份或签报单。项目部合同于系统录入之后移交至黄亮处。