会计电算化-浅论企业会计电算化后财务档案管理.docx

曲吐富联接着教化学院毕业设计（论文）题0浅论企业会计电算化后财务档案管理专业班级层次形式学生姓名指导老师设计（论文）完成日期浅论企业会计电算化后财务档案管理摘要会计电.算化是通过电子计算机对会计信息进行系统的计算处理，它大大提高了会计信息的处理速度和精确性，为企业供应刚好精确的会计信息,有助于企业加强管理提高竞争实力。并能有效的减轻会计工作人员的负担，使他们从繁亮而简洁全更的记账算账中解放出来，以更多的精力从事财务管理和决策工作。会计电算化的普及和应用是会计发展的一个历史性飞跃,它能更好的促进会计工作朝标准化、规范化、制度化的方向发展。电算化后加强会计的基础管理工作更有其重要的意义。随着我国会计电算化事业的不断发展，会计业务执行主体发生了变更,使得会计档案的管理工作也发生了变更,手工会计下所采纳的档案管理方法己不适应电算化会计的须要。因此,必需加强会计电算化系统的档案建设，即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求，建好用好电r财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。本文在会计电算化在我国会计核算象域运用日渐成熟的前提下，针对会计电算化下档案管理工作的特点和内容，挖掘出会计电算化下档案管理存在的问题，主要包括首先,会计电算化档案管理相识滞后；其次，会计电和化档案管理缺乏特地人员：最终，会计电兑化档案管理的制度不完善三个方面，结合会计电算化档案管理工作的基本内容和现阶段档案管理工作的现状，提出了如下解决措施，首先，加强企业财务档案管理的基础设施建设：其次，做好电算化会计档案的收集：再次，做好电算化会计档案的管理与保存：第四，做好电算化会计档案的整理和利用：最终，提高财务档案管理人力的信息化素养。有肯定的理论意义与现实指导意义.关键词:财务档案，电免化，档案管理，信息化M11实行H电算化意义21.1 电算化变更了会计核算的处理方法21.2 电算化变更了会计数据的修改方法,并对内限制度提出了新的要求22会计电算化档案管理的现状21. 1电子档案和纸质档案并存22. 2管理工作依靠于计匏机系统环境33. 3会计电算化档案的平安性、完整性要求更高33会计电算化会计档案的特点33.1会计电算化档案的范围扩大33. 2会计电匏化档案运用须要肯定的外部环境44. 3会计电算化档案运用不同于以往的介质保存13.4会计电兑化档案对保存环境有肯定的要求43. 5会计电兜化档案须要科学的管理44电辑化会计档案工作的内容43.1 搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并刚好采集动态数据14. 2搞好财务档案信息网络隹设,提高档案运用效率54. 3搞好财务档案管理协助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理运用档案55会计电算化档案管理工作存在的问题54.1 会计电算化档案管理相识滞后5备份打印输出不刚好。65. 1.2.硬件设施未跟上6是思想相识上不够筑视65. 2会计电算化档案管理缺乏特地人员65. 3会计电算化档案管理的制度不完善76改进会计电算化下档案管理工作的措施76.1加强企业财务档案管理的基础设施建设86. 2做好电算化会计档案的收集87. 3做好电算化会计档案的管理与保存86.4做好电兑化会计档案的整理和利用96.5提高财务档案管理人员的信息化素养10结论13致谢词12参考文献17所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采纳电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对公计信息进行分析和利用的工程。会计电兑化后,提高了会计核算与物资管理的精豳性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参加单位的经营决策,加强财务管理。会计电算化在我国现阶段的运用越来越普遍，在会计电算化条件卜的档案管理工作与传统的会计档案管理不同，不能依据原来的会计档案管理方法进行会计电算化下会计档案的管理工作，必需针对新形势下档案管理的特点，挖掘档案管理工作中存在的问题,从而提出改进的措施，这对企业会计工作而言有若非同寻常的意义。因此，加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观须要,是时代发展的必定,是会计档案管理的发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发的重要前提。1实行会计电算化意义1.1 电算化变更了会计核算的处理方法在手工条件F.会计核算工作要有很多人共同完成，它要经过一系列的程序，从填制凭证、记账、宓核、核算、结账到编制报表要经过多人，多道程序才能完成。实现会计电算化后，输入一张凭证，电算化系统就可以自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作，对于大量重发出现的业务，系统可以按模式凭证自动生成记账凭证,对手编制报表和成本核算等比较困难的核算，电算化系统可按肯定的程序由计克机不厌其烦地计算，刚好抽取数据，随时输出报表，困难的会计核算工作不仅变的简洁，快速,而且大大提高了会计资料的精确性，它可以采纳手工条件下无法采纳的困难，精确的计算方法，从而使会计核算工作做得更细、更深、更精确，更好的为企业服务.1.2 电辑化变更了会计数据的修改方法，并对内限制度提出了新的要求实行会计电算化后，手工条件卜.对账簿记录错误的划线更正法将不再适应，取而代之的是修改权限，修改标记，凭证冲销等方法，对于经过审核，记账，甚至结账后发觉的错误记录，还可以利用电算化系统供应的反结账，反过账，取消审核等功能进行修正,它将手工条件卜的一部分内限制度转化为计.算机程序限制，因此电算化也给内限制度提出r新的要求.2会计电算化档案管理的现状2.1电子档案和纸质档案并存传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会汁核算纸质材料，实行会计电算化以后，产生了很多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据，还有电算化环境下的计兑机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会计档案还保留若。这两种介质档案，其保存手段、保管条件不同，为管理工作带来了难度。2. 2管理工作依靠于计算机系统环境会计电算化档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质，因而具有体积小、质量轻等特点。但与传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依靠于计算机系统。传统的会计档案直观性强，人们可以不借助任何技术手段而干脆查看会计信息，而会计电算化档案必需在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。3. 3会计电算化档案的平安性、完整性要求更高会计电.算化档案因其信息的数字化，大大提高了会计档案的利用效率，便于会计档案信息的资源共享:但会计电算化档案具有易破坏，难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。3会计电算化会计档案的特点在会计电算化状况下，除了打印输出的账、证、表以外，整个系统开发形成的全套档案资料都属于会计档案的范昭：另外对存有会计数据的有关介质也应妥当保管.会计电算化施行以后，会计行业呈现出了新的特点，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和肃穆性，不得随意篡改。实行会计电算化以后，由于产生了很多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的全部日常工作以及历年会计资料的调阅均在计克机上完成，随之给予/会计档案很多新的特点。3.1会计电算化档案的范围扩大会计也算化档案存储的范围和领域扩大后，会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而I1.还包括存储在计算机陵盘中的会计数据和其他介质或光盘存储的会计数据.3. 2会计电算化档案运用须要肯定的外部环境会计电.算化会计档案的调用须要运用肯定的软硬件环境，虽然传统的会计档案具有直观可视性，但是存储在磁性介J贞上的会计档案则必需在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能得以运用和批阅。3. 3会计电算化档案运用不同于以往的介质保存在会计电算化档案的保管中不仅有记录会计资料信息载体的纸张，还有一些不易保管的磁性介质或光盘，因此，在信息的保管上应留意对这一类档案的保存。3. 4会计电算化档案对保存环境有肯定的要求提高对会计档案的平安性、完整性的管理。会计电算化档案具有易遭破坏，难印痕迹的特点，同时它们乂受到载体的痂量、载体存放环境、敕体信息以及存储的有效期等条件的制约，从而增加了会计档案在保管上的难度“4. 5会计电算化档案须要科学的管理实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本越多，会计电算化的管理才能更为科学有效，所以进行科学化的会计管理就显得尤为重要.4电算化会计档案工作的内容4.1搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并刚好采集动态数据档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体.实现档案管理的信息化,必需向数字化档案管理转变。将来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和必地,是数据存储、管理、处理、杳询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必需建立企业财务档案数据库，可以按企业财芳档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,马上着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。4. 2搞好财务档案信息网络建设,提高档案运用效率档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用供应广袤天地。建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业芬上级的文档以及本级各单位的相关文件干脆进入或转换进入档案数据库，削减档案人员的歪复录入工作，保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共书目查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息询问“总之,网络财务档案的在线管理和运用功能,可以大大削减档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理实力和旗量。5. 3搞好财务档案管理协助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理运用档案财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要供应应各级领导、决策部门、财务人员处理和运用.由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的阅历来处理问题是不行的,必需依靠于先进的、智能化程度较高的协助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和限制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统“该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。5会计电算化档案管理工作存在的问题5.1会计电算化档案管理相识滞后会计电算化档案需在肯定的系统内才可实现，因此目前很多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电卯化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。备份打印输出不刚好。一些单位过F依靠计算机存储，没有做到将电尊化数据定期备份或刚好打印，一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下复原原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作。.硬件设施未跟上。由F一些单位受条件限制，没有配符激光打印机或喷艇打印机，还在运用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有依据国家档案局规定的库房管理制度标准，建立特地的电算化会计档案爱护制度，未选择侦量优良的踩性介质进行会计档案数据备份，未实行符用盘与存储盘分别存放，导致电子数据因此损坏或丢失。是思想相识上不够乖视。我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念尚未达到充分相识电算化的意义及重要性。有些单位电算化仅仅是从减轻会计人员负担、提高核兑效率方面入手，还未相识建立完整的会计信息系统对企业的重要性，致使现有会计供应的信息不能刚好、有效地为企业决策及管理服务.同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够,更不用说建立企业内部局域网，注册自己的网站，不能利用信息技术优势提高企业的运作效率.不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够,档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严峻阻碍/电子文件、数据的归档。5. 2会计电算化档案管理缺乏特地人员会计电算化档案管理工作要求相关人员既要懂会计专业学问，乂要懂档案业务学问和计算机学问。H前很多单位对档案管理不终近视，有的单位甚至让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时则应付了事，档案意识沛后。个别堆位的档案室多采纳打开柜门，让财务部门的工作人员自己查阅会计档案,有的甚至未办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满意单位对会计档案的信息需求。众所周知，电算化卜的档案管理涉及软件、系统平安、维护等一系列专业问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行肯定的培训，然后就去操作系统。从肯定所面上而言，会计人员仅学会了讦算机操作，管理与维护还是特别生疏的，由此导致的损失往往非同小可。些会计人员业务阅历丰富,但计算机专业学问却很缺乏，琲以胜任用计算机处理睬计业务工作的重任。一旦出错，就会将自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严峻的导致系统崩溃。6. 3会计电算化档案管理的制度不完善精确、真实和平安是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变更，要求极精确的资料。但在会计电灯化条件卜.，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上,在技术上对电子数据非法修改可做到不密痕迹。假如被修改，就很难辨别出经济业务的原貌，会计信息的我实性就难以保证。再者，电莫化条件下，会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介侦上，未经授权的人员出于私利和不正值的目的有可能通过计算机和网络阅读全部数据文件,及制、伪造、销毁一些重婴的会计数据，会计信息的完整性、平安性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、篡改、复制、销毁等，因而防潮、防盗、防尘、防火、防篡改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的平安工作成了会计电算化档案管理的亟要内容。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，一些单位会计电算化档案的归档工作处于无序状态。归档时照旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且只是将原来用手工记录的账第、报表改成了用计算机打印出来的账簿、报表，强调了会计业务工作而忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员的岗位责任制中。6改进会计电算化下档案管理工作的措施电匏化会计档案是电卯化会计活动的产物，又是电卯化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据平安完整的保证，是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必需做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、遨盘数据的收集和整理.6.1 加强企业财务档案管理的基础设施建设软硬件基础设施是档案信息化建设不行缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段.在工程规划初期,应当由财务部门和档案部门人员共何协商，分别从财务管理角度和档案管理用度提出设计思路，考虑各方面的须要，从而避开在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采纳肯定的平安保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件卷入、签出制、平安日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯运用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商供应的软件能够相互兼容，必需提高财务数据存贮形式的标准性.一样性和可续性。7. 2做好电算化会计档案的收集所谓电算化会计档案的收集是指在肯定的时间间隔内（如个会计年度）,把计算机系统中的全部会计数据拷贝（备份）存储到疏性介历或光盘上，从而形成脱离丁原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下纪原原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等；计和机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号:财务软件的销格与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配食的各种说明书及运用手册。8. 3做好电算化会计档案的管理与保存由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,依据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应打算双份即采纳“AB符份法”进行数据的符份,并I1.每份上要注明形成档案的时间与操作分姓名，贴上爱护字样,存放在两个不同的地点，以防止地履或火灾等意外状况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不行或原性。在保存这些档案时应远离磁场，留意防潮、防尘等。对采纳磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行更制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。此外,还应留意电算化会计档案与对应的财务软件版本的样性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预科外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，二者的样性是特别必要的。明显,其收集与管理工作也是比较艰难的。6.4做好电算化会计档案的整理和利用电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据时本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者供应牢靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门，甚至某一地区过去、现在与将来的发展状况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提而经济效益,我们还可以利用会计电兑化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,施若软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种状况：（1）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一样,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据知原）功能进行调阅即可；（2）所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一样,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅6.5提高财务档案管理人员的信息化素养财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依靠于档案人员素养的提高.建设一支裔素养的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的也要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步变更现有业务人员队伍专业结构单的状况,满意信息化建设工作的须要:加强财务档案人员的接着教化，以分层次、分阶段和依据业务须要进行培训为原则，若蓝加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其驾驭和运用信息技术和信息手段的意识和技能.建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定，对财务档案管理信息化实力强、成果好的单位和个人要刚好进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行肯定的档案工作、财务管理工作学问和技能的介绍，使其J'解财务档案工作的客观规律，更好地为财务档案管理信息化供应技术支持。进入HTO后，中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场，参加国际竞务和国际分工。随着电子计算机技术、网络技术的不断发展，档案管理信息化代替传统的手工工作是必定趋势。为了适应新形势下会计电算化工作的开展，会计档案管理工作急须要改进和完善，本文针对企事业单位先行会计档案管理工作中存在的问题，提出r解决问题的措施，首先，加强企业财务档案管理的基础设施建设，其次，做好电算化会计档案的收集：再次，做好电算化会计档案的管理与保存：第四，做好电算化会计档案的整理和利用：最终，提高财务档案管理人员的信息化素养。除了如上文所提措施之外,各企事业单位也可以依据自身状况为会计档案管理工作配备会计档案管理信息系统，以帮助会计档案管理人员加强和完善档案管理工作.如何强化电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必需考虑的问题,财务档案管理的好坏将干脆影响到企业的管理和效益。会计电算化档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的公计档案相互协作、亲密联系。假如说传统形式的会计档案是会计电獴化档案的基础，那么会计电算化档案就是电算化独特的特性，它代表若将来会计规范化、现代化的发展方向。良好的会计档案管理是保证会计数据平安完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用，更好地为决策服务的保证。为此，要充分发挥电算化会计的强大功能，必需做好会计电算化档案管理这一基础性工作。我们有理由信任随若会计电算化事业的蒸蒸日上,会计电算化档案的管理工作也肯定会更精彩,我们的匚作也将会仃条不紊地进行下去。致谢词感谢我的辅导老和王静时我的指导、感谢我的同学蔡友们给r我无言的帮助,在此请接收我恳切的谢意!参考文献1艾文国.会计电算化国.北京:高等教化出版社.2003.2史迎春.会计电算化及其对财会业务内部限制的影响J.辽宁师范高校学报(臼然科学«1),2001(6).3然克双.电算化会计信息系统的内部限制U1.吉首高校学报(自然科学版)，2001(6).4王定迅.企业会计电算化系统内部限制的再相识U经济经纬.200%(D.5张克友.会计电算化局域网共享资源的平安管理探讨1.J.微型机与陶用.2009.28(15).6牛丹.会计电算化教学存在的问题及改进措施J.中国管埋信息化(综合版)，2006,9(4)7诸秀敏,张媛.影响医院会计电算化进程的深层次何期及对策JJ中国卫生经济,2007,267)8李同一.会计电算化S业实践教学体系的探讨J.会计之友,2008,(10)9李举芝,王书果.高联会计电算化教学问题探讨J.中国管理信息化,2010.13(11).