采购管理制度采购申请、控制、验收、付款、退货制度.docx

采购管理制度目录第一部分采购授权审批制度2第二部分采购申请审批制度4第三部分采购预算管理制度7第四部分采购控制制度8第五部分验收管理制度13第六部分付款控制制度15第七部分退货管理制度18第八部分应付账款管理制度19第一部分采购授权审批制度制度名称采购授权审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条目的为明确审批人关于采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规则经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第2条进行授权审批采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第3条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务1 .采购员应当在职权范围内，依照审批人的批准办理采购与付款业务。2 .关于于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并且即时向审批人的上级授权部门报告。3 4条专家论证适用情形关于于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。4 5条请购使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请,经部门负责人签字后，即时向采购部门提出采购申请。5 6条审批采购经理、财务总监、总裁根据规则的职责权限和程序关于采购申请进行审核、审批。1 .采购预算内采购额在X万元以内的，采购经理审批；采购额在XXXX万元的，由财务总监审批；采购额在XXXX万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。2 .采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。3 .关于不契合规则的采购中请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第7条采购1 .采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。2 .采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并且提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。3 .采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签署购货合同。(1)采购计划范围内金额在X万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签署购货合同即可。(2)采购计划范围内金额在X万元-XX万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签署购货合同。(3)采购计划范围内金额在XX万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签署合同。(4)采购计划外的一切采购项目合同，须由财务部核关于后，交财务总监审核，总裁审批后，签署购货合同。第8条验收质量管理部门根据企业有关验收规则关于采购的商品进行验收，关于于在验收中发现的问题应即时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。1 .验收进程中出现的采购商品或劳务数量不契合企业规则的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。2 .采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共通讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。第9条付款1 .财务部应付账款会计关于采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。2 .应付账款在X万元以内的，由财务总监审批；应付账款在XX-XX万元的，由总裁审批。3 .预付款与定金在X万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在XX-XX万元的，报财务总监审批，在XX万元以上的，由总裁审批。4 .审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并且通知采购员联系供应商。第10条账务处理1 .财务部在采购单据齐全的情况下，依照会计核算规则即时、准确地编制记账凭证。2 .将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。3 .每月应根据记账凭证准确、即时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。第11条关于账1 .财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核关于。2 .取得供应商关于账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第二部分采购申请审批制度制度名称采购申请审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规矩，特制定本制度。第2条本企业内一切部门的请购，除另有规则外，均依本制度的规则办理。第3条责权单位。1 .采购部负责企业所需物资的采购工作。2 .财务部负责采购物资的货款支付工作。3 .物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4 .财务总监、总裁根据权限审批采购项目。第2章请购审批规则第4条原材料或零配件的请购。1.需求部门请购。（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。（2）仓库材料保管员接到请购单后，察看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。（3）当生产所需材料和仓库最低库存量核计已超过库存数量时，则同意请购。2 .仓储部门请购。（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。（2）仓库主管签字的请购单需要经过两方面的审批.采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又反复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。采购部应将处理过的请购单归档备案。第5条临时性商品的请购。1 .临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。2 .使用部门需要在请购单上关于采购商品作出描述，解释其目的和用途。3 .请购单须由使用部门负责人审批同意，并且须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。第6条经常性服务项目的请购。1 .经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。2 .使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。第7条特殊服务项目的请购。1 .特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。2 .总裁、董事会或股东大会进行审议批准。3 .审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，囊括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。第8条资本支出和租赁合同。1 .关于于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。2 .关于重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第3章请购单规则第9条请购单的开列和递送。1 .请购单的开列。(I)请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。(2)请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。(3)各部门在生产、基建、维持工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必需按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。(4)请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并且根据内部管理要求编号，送采购部门。2 .需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。3 .紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并且加盖“紧急采购”章。4 .材料试验必需经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。5 .物料管理部门按月依耗用状况，并且考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。第10条免开请购单部分。1 .总务性用品免开请购单，并且可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。(1)礼仪用品，如花篮和礼物等。(2)招待用品，如饮料和香烟等。(3)书报、名片、文具等。(4)打字、刻印、账票等。2 .零星采购及小额零星采购材料项目。3 11条请购事项的撤销。1 .撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停滞采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销”的标记并且注明撤销原因。2 .采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。(1)采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并且由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。(3)原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第4章附则第12条本制度经总裁审批，自公布之日起执行。第13条木制度由采购部负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第三部分采购预算管理制度制度名称采购预算管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条目的为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。第2条采购预算管理的含义1 .采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，关于所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。2 .预算管理就是指企业内部经过编制预算、执行预算、预算差异分析利预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。3 .采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。第3条编制采购预算1.编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序,将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。(1)根据企业年度销售计划，由相关使用部门(生产部门、开发部门、管理部门等)填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。(2)采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完备后,交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完备采购预算，上交总裁审批。第4条执行采购预算1 .将审批的各项采购预算指标即时地下达给相关责任部门及人员。2 .关于预算执行进程进行监控。3 5条分析和调整采购预算差异1 .在预算执行进程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。2 .如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。第6条采购预算资金控制1 .在采购预算资金控制中，必需关于采购预算资金实行限额审批制度。2 .部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。3 .关于于预算内的采购项目，请购部门应严格依照预算执行进度办理请购手续。4 .关于于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部关于需求部门提出的申请进行审核，最终由总裁审批后才能给予办理。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第四部分采购控制制度制度名称采购控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规则，确保采购进程透明化。第2条责权单位1 .采购部负责本制度的制定、修改、废黜等工作。2 .总裁负责本制度制定、修改、废黜等的审批。第2章采购方式控制第3条采购方式分类1 .订单采购方式(1)采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并且表明购买意愿。(2)供应商依照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。(3)订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。2 .合同订货方式(1)采购部与供应商经过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且且以购销合同的形式确定下来。(2)供应商按合同提供货物并且取得货款，企业按合同验收货物并且支付款项。3 .直接采购方式采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。4 .比质比价采购方式选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行关于比分析，在契合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。5 .紧急采购方式因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。第4条采购方式选择1 .根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。2 .一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。3 .小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。4 .重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。5.大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。第3章采购数量控制第5条采购数量应该严格依照采购计划进行确定。第6条采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。第7条检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。第8条关于于需大量采购的原材料、零配件等，必需做各种采购数量关于成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。第9条关于于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可关于照资金预算来执行。第4章采购时间控制第10条采购时间囊括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。第"条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。1 .现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。2 .以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是依照库存量控制的方法确定采购时间。3 .保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间。第12条关于采购时间的控制是防止正常的业务活动被延迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。第13条采购时间的控制由仓库管理部门应用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应即时处理请购单，并且将处理结果即时通知仓库管理部门。第5章供应商选择第14条供应商初步评判1 .采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并且要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。2 .采购员关于“供应商基本资料表”进行初步评判，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。3 .选择供应商标准（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。（2）供应商按国家（国际）标准建立质量体系并且已经过认证。（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。（4）具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。（5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。4 .采购员在关于供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否契合国家法律法规的要求和安全要求，关于于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关表明文件。5 15条供应商现场评审1 .采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共通进行供应商的现场评审，并且提出相应的意见和建议。2 .供应商评判内容（1）采购部主要负责评判供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。（2）财务部主要负责评判供应商要求的付款条件等。（3）使用部门、质量管理部门主要负责评判供应商提供商品的质量。（4）上述一切部门共通关于采购的价格、交货时间进行评判。3 .适用范围（1）根据所采购物资关于企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。（2）必需关于提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。（3）关于于普通物资的供应商，无需进行现场评审。（4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。第16条“供应商质量保证协议”的签定1 .采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。2 .“供应商质量保证协议”一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。第17条样本需求与供应商送样1 .如有样本需求，由采购员通知供应商送交样本，使用部门、质量管理部门等相关人员需关于样本提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。2 .样本应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。第18条样本确认1 .样本在送达企业后，由验收人员及使用部门完成样本的质量、性能、尺寸、外观等方面的试验，并且填写“样本签样试用回单”。2 .经确认合格的样本，需在样本上贴“样本标签”，并且注明合格或不合格，标识试验状态。3 .合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后试验的依据。4 19条确定合格供应商名单1 .采购员根据现场评审结果和样本检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交采购经理审核。2 .采购经理审核无误后，交总裁审核。3 .原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。4 .唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。第6章订单的控制第20条选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。第21条采购价格审核L财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并且报财务总监、总裁审批。2.关于一切超过规则价格的订单必需经过总裁特殊审批。第22条条款审核财务部门关于采购订单进行审核，特殊条款必需由法律办公室或专业法律顾问把关。第23条合同审批根据采购授权审批制度的相关规则，报相关人员按权限进行审批。第24条登记采购订单1.采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。(1) 一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否契合他们的要求。(2) 一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。(3) 一联提交财务部，作为入账凭证。2 .采购员要即时关于采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。3 .定期汇总一切被取消和修改过的订单，并且编制报表。4 .定期汇总一切未完成的采购申请，并且编制报表。第7章附则5 25条本制度经总裁审批后，自公布之日起执行。6 26条本制度由采购部负责解释。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第五部分验收管理制度制度名称验收管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条质量管理部门和相关使用部门关于所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并且出具验收表明。第2条验收人员关于验收进程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，即时处理。第3条货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共通验收,关于收到货物的数量和质量进行试验。第4条收货准备。1 .货物验收人员在采购部门转来已核准的“订购单”时，按供应商、货物交货日期诀别依序排列，并且于交货前安排存放的库位以方便收货作业。2 .关于于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。第5条待验货物处理。已经到货、等待验收的货物，必需在商品的外包装上贴上货物标签并且详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且且应与已验收的货物分开储存，并且计划出“待验区”以示区分。第6条实施验收。1 .货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核关于货物名称、规格并且清点数量或过磅、测量重量，并且将到货日期及实收数量填入“订购单”。同时，验收人员填写验收报告单并且在上面签字。2 .质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，关于那些没有关于应采购申请的商品或劳务，一律不得签收。3 .质量管理部门验收完毕后，关于验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收表明，内容囊括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并且即时报告采购部门和财务部门。4 .验收进程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。5 .验收进程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理,并且尽可能维持其状态以利于公证作业。6 .公证单位或供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。第7条超交处理。1 .交货数量超过订购量的部分应退回供货商。2 .属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并且通知采购人员。第8条短交处理。交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。第9条急用品验收。紧急货物到货后，若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核关于，确认无误后,按收货作业办理。第10条货物验收规矩。质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依照所需货物制定“货物验收规矩”作为采购及验收的依据。第11条货物试验结果处理。根据不同试验结果可做以下两个方面处理。1 .试验合格的货物，试验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。2 .验收不合标准的货物，试验人员应贴上不合格标签，并且于“材料试验报告单”上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。3 12条退换货作业。1 .试验不合格的货物退货时，采购员应开立“货物交运单”并且附有关“货物试验报告单”呈采购经理签字确认后办理退货。2 .货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。3 .关于于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第六部分付款控制制度制度名称付款控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条为规矩企业商品采购付款业务的内部控制管理，特制定本制度。第2条本制度由采购部制定、修改，报总裁审批后执行。第3条企业应当依照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制规矩资金（试行）等规则办理采购付款业务。第2章付账控制中单据的审核第4条财务部门在办理付款业务时，应当关于采购发票、结算凭证、验收表明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。第5条真实性审核。1 .应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。2 .核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。第6条合法性审核。审核原始凭证所反映的经济业务事项是否契合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规则等。第7条合规性审核。审核原始凭证是否契合有关规则，如是否契合预算，是否契合有关合同，是否契合有关审批权限和手续，以及是否契合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。第8条完整性审核。根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备,应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。第9条除关于上述5、6、7、8条审核外，还应关于原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符等。第3章付账控制中的现金使用第10条现金使用范围。1 .向个人收购农副产品和其他物资的价款。2 .结算起点以下的零星采购支出价款。3 11条现金使用方法。1 .采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。2 .财务部根据企业现金使用规则从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。3 .财务人员不得从企业的现金收入中直接支付（即坐支），需要坐支现金的需报经开户银行批准。4.因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必需使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。第4章付账控制第12条采购员在付款时，应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。第13条一切购货业务应编制购货订单，购货订单应经过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总裁等）签单批准。订单副本应即时提交财务部门。第14条收到货物并且验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必需按顺序编号，验收报告副本应即时送交采购部和财务部。第15条收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核关于无误后交财务部。第16条财务部将收到购货发票、验收表明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。第17条采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并且经财务经理审核，财务总监和总裁按权限审批。第18条已确认的负债应即时支付，以便按规则获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并且维持企业信用。第19条财务部应该依照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且且互相核关于，出现差异时应编制调节表进行调节。第20条财务部按月从供应商处取得关于账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核关于，并且查明发生差异的原因。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第七部分退货管理制度制度名称退货管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条目的。明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规则，即时收回退货款项。第2条退货条件。验收人员应该严格依照企业的验收标准进行验收，不契合企业验收标准的货物视为不合格货物。不合格货物应办理退货。1 .关于于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商予以补足，或价款上予以扣减。2 .关于于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物，然后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系，决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。3 .经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。第3条退货手续。试验人员应在试验不合格的货物上贴“不合格”标签，并且在“货物检收报告”上注明不合格的原因，经负责人审核后转给采购部门处理，同时通知请购单位。第4条货物出库。当决定退货时，采购员编制退货通知单，并且授权运输部门将货物退回，同时，将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于货物退回后，通知采购部和财务部。第5条退货款项回收。1 .采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容囊括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。2 .采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总裁按权限审批。3 .财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。第6条折扣事宜。1.采购员因关于购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。2 .折扣金额必需由财务部审核，财务总监审核后交总裁批准。3 .折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。4 .财务部门根据借项凭证来调整应付账款。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第八部分应付账款管理制度制度名称应付账款管理制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。第2条应付账款必需由财务部应付账款会计管理1 .应付账款的管理和记录必需由独力于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。2 .按付款日期、折扣条件等项规则管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。3 3条应付账款的确认和计量应真实和可靠1.应付账款的确认和计量必需根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收表明、银行转来的结算凭证等。3.应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。第4条应付账款必需即时登记到应付账款账簿1 .应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证即时登记应付账款明细账。2 .应付账款明细账应该诀别依照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。第5条即时冲抵预付账款财务部收到供应商开具的发票以后，应该即时冲抵预付账款。第6条正确确认、计量和记录折扣财务部将可享用的折扣按规则条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。第7条应付账款的授权支付财务部接到已到期的应付账款应即时支付，经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。第8条应付账款的结转财务部应该依照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且相互核关于，出现差异时，应编制调节表进行调节。第9条应付账款的检查1 .财物部按月从供应方取得关于账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核关于，若有差异应查明差异产生的原因。2 .如果追查结果表明无会计记录错误，则应即时与债权人取得联系，以便调整差异。3.财务部相关负责人应定期从供应商处取得关于账单，并且进行核关于、调节工作。第10条同应付账款相关的应付票据的签发必需经财务部审核，由财务总监和总裁按权限批准。第11条财务部设置应付票据账簿，并且认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。第12条财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。第13条财务部应该定期核关于应付票据，并且复核票据的利息核算。第14条应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核关于。第15条应付票据要依照号码顺序即时进行保存。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期