大学合同管理办法.docx

大学合同管理办法第一章总则第一条为进一步完善学校合同管理制度，规范学校对外签订合同的行为，维护学校合法权益，推进依法治校，根据合同法等有关法律法规的规定，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法所称合同是指学校或学校授权的校内机构以学校的名义与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。合同分为经济类、非经济类两大类。第三条订立合同必须遵守协商一致、平等互利、等价有偿和诚实信用的原则，不得违反国家的法律法规及相关政策，不得利用合同进行违法活动，不得损害国家、学校及第三人的利益。第四条学校实行统一领导、归口管理、权责一致、责任到人、全面监督的合同管理体制。根据学校党委、行政确定的各部门职能并授权相关职能部门负责对其业务范围内的合同进行归口管理。存在职能交叉的合同由学校主要领导指定具体部门归口管理。第五条学校成立经济合同审查小组，经济合同审查小组办公室设在资产管理处，小组成员由资产管理处、财务处、审计处、监察室、后勤管理处、实验室与设备管理中心、发展规划与学科建设处、相应合同的归口管理职能部门负责人及学校法律顾问组成，资产管理处处长任审查小组组长。负责组织对重大、复杂的经济合同进行会审；对学校各职能部门所订立的重大经济合同及其管理情况进行定期检查评估；完成学校交办的其他与经济合同管理有关的事宜。第六条教学、科研、招生、人员聘用等非经济类合同的审查由相应管理职能部门负责审查。第七条学校设立法律事务室，并聘请法律顾问。法律顾问负责对学校各类合同内容提出法律建议，并接受学校合同综合管理部门的法律事务咨询。法律顾问协助合同的起草、修改和审核，参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动。第二章合同管理部门及其责任第八条资产管理处是经济类合同综合管理部门。其主要职责如下：（一）负责协调经济类合同承办部门的合同管理工作。（二）负责经济类合同管理规章制度的建立健全。（三）负责对日常经济类合同审核流程的复核。第九条合同承办部门是指经学校法定代表人书面授权，代表学校订立和管理合同的相关部门和单位。其主要职责如下：（一）根据国家法律法规及本办法，制定本部门合同管理实施细则，并严格做好合同的事前、事中、事后管理。合同承办部门提交审批的合同，应依照学校合同审批程序执行。（二）负责合同项目的可行性研究和合同相对方的资信调查，对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责。（三）组织合同的谈判工作；提请学校相关领导小组或工作小组对合同事项进行研究、审议、决策；在授权范围内负责有关合同的签署工作。（四）负责本部门合同的全面履行，履行中发现问题应及时上报，并积极解决；负责本部门合同纠纷的解决。（五）定期编制部门合同汇总报表，对重大合同履行情况进行重点说明；建立合同档案，保管合同及相关资料。第三章合同的授权委托第十条除学校法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权，方能在授权范围内代表学校订立、变更、终止合同。凡未得到学校法定代表人书面授权而以学校名义或学校机构的名义对外订立合同的，由合同签订人自行负责；给学校造成损失的，合同签订人对学校遭受的损失承担全部赔偿责任，学校根据情况给予相应行政处分，涉嫌犯罪的，将交由司法机关追究其刑事责任。第十一条在合同管理的审核审批流程中，学校按照一般、重要、重大等合同类型，可对合同签署权限作如下授权：一般合同授权合同承办部门负责人为签约代理人；重要合同授权合同事项分管校领导为签约代理人；重大合同授权合同事项可特别授权分管校领导为签约代理人。第十二条学校授权的委托代理人的职责（一）在授权范围内负责谈判、签订合同。（二）对所签订合同的合法性、真实性和可行性负责。（三）对须报请有关校领导、校务会或党委会审批的合同，在合同承办部门办理申报审批手续的基础上，提出本人意见并对本人意见负责。（四）负责所签订合同的全面履行；妥善处理合同履行中发生的问题或纠纷。第四章合同专用章的使用与管理第十三条凡以学校名义签订的合同都必须使用防伪的“XX大学合同专用章”，未盖合同专用章的合同，学校不予承认，属非法合同。第十四条学校合同专用章由资产管理处负责并指定专人保管、使用，建立合同专用章使用记录。记录合同专用章的使用日期、签约份数、承办人、批准人等事项。第十五条合同承办人员不得携带合同专用章外出签订合同。外出签订合同，需携带加盖合同专用章的空白合同文本时，必须经部门主管校领导和校长批准，并登记、编号、回收，严防丢失。第十六条合同专用章或盖有合同专用章的空白合同文本若有遗失，学校将视其情节，追究相关人员的责任。第五章合同的审查和审批第十七条资产管理处、发展规划与学科建设处、审计处、监察室、财务处是学校合同的审查部门，学校法律顾问为学校合同审查审批提供咨询意见。第十八条合同在签订前（至少7个工作日以上）需经发展规划与学科建设处、审计处、监察室、财务处、资产管理处等部门会签。合同承办部门视合同的属性分别填写XX大学合同签署审批表一式伍份，合同承办部门经分管校领导同意，可根据合同内容涉及的审查会签部门设计具体的合同审批表。提交审查时应附审查的原始材料。第十九条合同申报审批时，应做到合同主要条款完整，权利义务明确，材料齐全，手续完备。第二十条合同承办部门负责对合同相对方资信情况和合同文本内容的合法性、可行性进行初步审查。具体包括：（一）合同相对方的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式等。重点审核拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务（经营）范围一致，营业执照的年限及年检情况。合同相对方的履约能力和资信状况。合同相对方签约代表的合法身份，如法定代表人身份证明或法定代表人的书面授权委托书。必要时要求合同相对方提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料。第二十一条发展规划与学科建设处会同法律顾问就以下方面对合同进行审查，并提出审查意见：（一）合同的合法性。审查合同是否符合国家法律、法规和政策。（二）合同的合规性。合同条款和内容是否完整，合同的违约责任及解决争议的条款是否完整；合同是否符合学校的相关制度、规定。第二十二条学校审计处负责对学校各类合同进行审计监督，对合同订立的程序和内容的合法性进行审查并会签。第二十三条学校财务处负责合同约定的财务结算管理，主要对合同签订和履行全过程的资金计划、合同金额、结算、收付款方式等进行审查。第二十四条学校监察室负责各类合同的监督检查，对合同签订及履行进行监督检查。第二十五条根据合同性质、标的大小及法律风险等，将合同分为一般合同、重要合同、重大合同三类，合同承办部门在合同管理实施细则中予以具体明确，报校务会（校长办公会）核准，分别适用相应的合同审批程序。（一）一般合同是指合同承办部门在职能范围内为从事正常业务所签订的标的额较小（5万元以下）、对学校发展影响较小的合同，经必要的审查审批程序后，可以授权委托合同承办部门负责人审批签署。（二）重要合同是指标的额较大（5万元以上至50万元以下）或对学校发展可能产生较大影响的合同，有关职能部门或专家小组要对合同进行调查论证并提出意见，经必要的审查审批程序后，可以授权委托该合同事项的分管校领导审批签署。（三）重大合同是指标的额大（50万元以上）或对学校发展可能产生重大影响的合同；以学校名义与外单位合作或共建的合同；承包经营合同；对外投资、融资借款合同；房屋场地和重大设备租赁合同；无形资产转让合同等。重大合同的事项必须经过校务会（校长办公会）或党委会集体研究审议，有关职能部门或专家小组要对重大合同进行调查论证并提供论证报告，经必要的审查审批程序后，由学校法定代表人（校长）审批签署。第二十六条在合同审核、会签和审签过程中，相关部门不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时，可以向合同审查小组提出会审申请。学校领导可以要求合同审查小组对重大合同进行会审。合同审查小组应在5个工作日内完成会审，并按规定填写好XX大学重大合同会审表。第二十七条校内独立法人单位，对外签署日常经营性合同，按学校有关管理规定办理，没有制定有关管理规定的，参照本办法执行。涉及到资本变更、抵押、担保等重大事项或标的额大的合同（50万元以上），必须报学校审批。第六章合同的签订第二十八条通过信件或数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件）等方式就合同主要条款达成协议的，应当签订确认书，签订确认书时合同成立。第二十九条合同签订前，承办部门必须掌握合同相对方的经营资格、资信等情况，不得与无经营资格或资信不良的单位签订合同；涉及资金的合同必须有明确的收付款计划并向财务处提出收付款申报。涉及学校付款的合同必须事先落实资金来源，预算外合同订立前必须履行正常的预算审批程序，落实资金后按正常合同程序签订；没有资金来源，不得订立合同。第三十条合同的内容和形式必须符合合同法等法律规定。国家有合同示范文本的，原则上应采用示范文本。上级主管部门有专门的合同管理规定、程序和文本要求的，按照上级部门的规定进行合同管理。第三十一条以学校名义订立的合同，不得在空白文本上盖章，原则上严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同，禁止将先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章。如有特殊情况，须经校长批准。签订合同，一般应选择我校住所地人民法院管辖。第三十二条合同签订后，合同承办部门应当建立合同档案，合同实行电子化管理，承办部门应保存合同原件和修改件的电子版。并对合同文本进行编号，记录合同签订时间、合同名称、合同类别、合同金额、合同履行期限、合同相对方名称、经办人、审批签署人、合同履行情况等有关信息。第七章合同的履行、变更、解除与续签第三十三条学校及合同承办部门应当按照合同约定，认真履行合同，不得擅自变更或解除合同。如因情况发生变化或出现不可抗力需要变更或者解除合同的，学校合同承办部门应在法律规定或合同约定的期限内先与合同相对方进行协商，达成一致书面意见。合同的变更或解除，一律采用书面形式。第三十四条合同变更涉及金额超过预算经费5万元（含5万元）以上的应填写XX大学合同变更审批表一式伍份，其中超过预算经费5万元以上50万元以下的（不含50万元），由合同承办部门提出申请，呈分管校领导审查后提交校务会审定；超过预算经费50万元以上的（含50万元），由合同承办部门提出申请，呈分管校领导审查后提交党委会审定。变更或解除合同提交审查、审批时，必须说明合同变更的理由、变更的内容、与原合同的关系等，程序和审批要求同签订合同一致。合同变更后，合同编号不予改变。第三十五条续签合同在提交审查和审核时，可以提供续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明以及原合同，供合同审查审批部门参考。续签合同的程序同签订合同的审批要求一致。第三十六条承办部门应当按合同约定全面履行，督促和检查合同相对方履行合同各项义务，妥善处理合同履行过程中出现的问题，遇履约困难或违约等情况应立即向分管校领导汇报，汇报后及时以书面函件形式通知合同相对方，并积极采取措施防止损失扩大；对合同双方往来的文书以及便签、便函等履行合同的凭据应当妥善保管，并纳入本部门合同归档资料管理。第三十七条承办部门对合同履行情况应严格验收手续，同时以书面形式保留验收资料，纳入本部门归档资料管理。第八章合同纠纷的处理第三十八条合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后，按照“谁承办谁负责”的原则及时处理，承办部门应及时将有关情况报学校，并积极妥善地负责本部门合同纠纷的解决。第三十九条处理合同纠纷的原则是：以协商为主，做到有理、有利、有节；以法律为准绳，以合同约定为依据，保障学校合法权益。第四十条合同纠纷处理完毕，承办部门应将有关资料汇总、归档。第九章罚则第四十一条有下列情形之一，未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成损失的，视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分：（一）合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的。（二）委托代理人超越学校法人授权委托权限签订合同的。（三）合同承办单位、合同签订人未调查对方资信情况、未审查合同相对方主体资格，给学校造成损失的。（四）应签订书面合同而未签订，给学校造成损失的。（五）丢失或者擅自销毁合同和合同附件，以及合同履行过程形成的各种函件、单据的。第四十二条未经学校批准或者授权，擅自以学校名义签订合同的单位或个人，应对该合同承担全部责任；给学校造成损失的，学校视情况追究单位负责人或有关责任人的相关责任。第四十三条任何单位或个人不得擅自以学校名义对外提供担保，擅自为他人提供担保给学校造成损失的，由担保人承担经济责任，并给予纪律处分。第十章合同管理的检查与培训第四十四条合同承办部门必须定期对合同的承办和管理情况及履约率进行总结。学校定期组织合同管理情况总结交流会，通报学校合同管理情况，总结全校合同管理工作。第四十五条加强专、兼职合同管理干部队伍建设，根据我校合同管理体制，逐步建立完善兼职合同管理队伍和培训学习制度，定期举办合同管理专业培训班，组织领导干部和专、兼职合同管理干部学习合同法等法律法规，增强合同管理队伍的法律意识和科学管理意识。第十一章附则第四十六条学校所有合同实行严格的档案制度。凡归档的合同文件材料必须是原件。合同承办部门负责合同审批表原件的保管，并将合同正本、合同文件材料（合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等）等属于归档范围的收集齐全、系统整理，经部门负责人审查签字后移交学校档案馆集中保管；所有签订的经济类合同、立项审批表、会审表、审批表、变更（解除）审批表、价款支付审批表等在三日内同时报资产管理处、财务处、发展规划与学科建设处各备案壹份，并保存副本；非经济类合同在三日内同时报相应负责审查的职能部门、财务处、发展规划与学科建设处各备案壹份，合同保管人员对合同遵守保密原则。第四十七条学校内任何单位或个人严禁订立口头协议和非正规书面形式的合同。如在紧急情况下，为避免损失，超出授权范围的合同和非正规合同及口头协议（须符合国家法律法规且有利于学校利益。同时须保存录音、录像、记录等证据）可以由分管校领导评审，但应事前获得学校法人（校长）书面授权同意，事后及时报告学校法人（校长）并按照合同审批程序办理相关手续（口头协议须转为书面正式协议办理）。未经授权同意，或延误办理审批手续而给学校造成损失的，学校视情况追究单位负责人或有关责任人的相关责任。第四十八条本办法由发展规划与学科建设处负责解释。第四十九条本办法自颁布之日起施行。