ExcelXP的快速输入技巧讲解.docx

EXCe1.XP的八则快速输入技巧如果我们在用EXCe1.XP处理庞大的数据信息时.不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用EKC¢1XP.来快速输入信息就成为各个EXCe1.XP用户非常关心的话题,笔者向大家介绍几期这方面的小技巧.1,快速输入大量含小数点的数字如果我们密要在EXCe1.XP工作表中输入大量的带有小散他的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按黑数字.原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入005这个数字时，我们会把m0.05原样输入到表格中.不过如果需要输入若干个将有小数点的数字时.我们再按照上面的方法输入的话,每次输入数字时都济要重复输入小数点.这样工作量会变大,输入效率会降低。其实,我们可以使用EXee1.XP中的小数点自动定位功能,让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度.在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在EXCe1.XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/"选项"/"愉辑"标卷,在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框.然后在“位数”微调讲辑框中钝入需要显示在小政点右面的位数就可以了.以后我们再殆人常有小数点的数字时,直接枪入数字，而小散点将在回车绽后囱动进行定位。例如,我们要在某单元格中键入0.06的话.可以在上面的设置中，让“位Ir选项为2,然后直接在指定单元格中檎入6,回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06",怎么样简单吧？2.快速录入文本文件中的内容现在您手辿假设有一些以纯文本格式储存的文件,如果比时您需要将这些数抠制作成EXCeIXP的工作表,那该怎么办呢？电装箱入一遍,大概只有关植有毛病的人才会这样做：将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中.也养花很多时间。没关系！密只要在EXeCIXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能,就可以大大凌轻帝矍重新枪入或者常要不断复制、粘贴的巨大工作量了.使用谈功能时,您只要在EXCeIKP娓辑区中，依次用就标单击菜单栏中的“数据/荻取外部数据/导入文本文件命令，然后在导入文本会话督口选择要导入的文本文件，再快下“导入”钮以后,程序会弹出一个文本导入旬导对话板，悠只要按照向导的提示进行操作,就可以把以文本格式的敢据转换成工作表的格式了.3,快速输入大量相同数抠如果你希里在不同的单元格中输入大量相同的数据信息.那么你不必逐个单元格一个一个地输入.那样短要花费好E时间，而且运比较容易出精.你可以通过下百的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctr1.键的同时，点击鼠标左钝,逐个选中：其次输入要煤充的某个政据。按住Ct门键的同时.按回车键.则刚刚选中的所有单元格同时填入该数据。4、快速迸行中英文输入法切换一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息.央录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用尻标选中得要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个适宜的中文输入法：接着翻开“有效数据”对话程，选中“1ME模式”标签.在“模式”相中选择曲开.单击“确定”按钮：然后再选中输入数字的隼元格区域,在“有效数据”对话框中，单击“1ME模式"选项卡.“模式”框中选择关闭英文模式;最后单击“稔定”按钮.这样用鼠标分别在刚刚设定的两列中选中单元格.五笔和英文棺入方式就可以相互切换了.5,快速AH除工作表中空行初除EXCC1.XP工作表中的交行，一般的方法是需要将交行都找出来，然后汪行制除，但这样做操作量非常大，截不方便。那么如何才能缄轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法耒进行删除：首先窗开要删除空行的工作表.在翻开的工作表中用鼠标隼击菜单栏中的“插入”菜隼项,并从下拉菜单中选隹“列”.从而插入一新的列X.在X列中幅序填入整数；怵后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行知臬中到表的底部.划去所看空行中X列的数据，以X列重新排序，然后划去X列.按照这样的刷除方法，无位工作表中包含多少空行，您就可以很快地球除了.6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用EXCe1.XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏基上,为了让这些单元格中的数据都显示在杯墓上,就不得不对这些单元格重新定义较小的字号.如果依次对这些单元格中的字号调嬖的话,工作量将会变得很大。其实,您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或潮开一个工作势，并逸中密要EXCe1.XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域：其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/"单元格"/"对齐"标绘，在"文本控制”下选中“缗小字体填充"复选框.并单击“确定”按钮：化后,当你在这些单元格中箱入蚊据时,如果输入的数据长度趣过了单元格的宽度,EXCC1.XP能蟒自动海小字符的大小把数据调整到与列宽一致,以使数据全部显示在单元格中.如果你对这些单元档的列宽进行了更改，贝（字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变.7.快速输入多个重复敢据在使用以Ce1.XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助EXCe1.XP的“安”功能.来记录首次输入需要重复脩人的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程或值到一个迎合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会更复所记录的操作。使用宏功能时,我们可以按照以下步朦进行操作：首先翻开工作表，在工作表中途中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉第隼中选择“宏”子某单项，并从陵后拜出的下级菜单中选择“录制新宏.命令：设定好宏后,我们就可以对指定的单元格.进行各种操作,程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。8,快速受理多个工作表有时我们常要在EXCe1.XP中翻开多个工作表来进行编辑.但无论慑开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑.编辑好了以后再依次编辑下一个工作表,如果真是这样操作的话.我们倒没有这个必要同时匐开多个工作表了，因为我们同时翻开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下力法：首先按住“Shif键或"Ctr键井配以鼠标操作，在工作德底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,然后就可以就其实行多方面的批量处理：接着在选中的工作表标签上按右械弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；辨后在“文件"菜单中选择“页面设置".将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行安找、替换、定位操作：通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、到、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏愫作：接并在“工具”菜单中选择“选项”.在弹出的菜单中选择“视窗"和“编辑”按钮.将选中的工作表谀成相同的视留样式和单元恪编辑属仕；最后选中上逑工作表集合中任何一个工作表,并在其上完成我们所帝耍的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了楮式完全相同的表格.方效办公EXCeI排序方法'集中营排序是数据处理中的廷常姓工作.EXCC1.井序有序数计算（类似成缱统计中的名次）和数据重排为美。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍EXCe1.2000/XP的数密排序方法.一.数值排序1. RANK函数RANK由数是EXCeI计算序数的主要工具，它的语法为：RANK（number,ref,Order）,其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的无字单元格区域的绝对引用，。rder是用耒说明排序力式的数字（如果Order为零或省略.则以厚序方式给出结果,反之按升序方式）。例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式-=R三<E2,$。2：$E$4）",酸回车即可计算出柠造车间的产值排名是2。再称F2中的公式复制到剪砧板，选中F3、F1.隼元格按Ctr1.+*就能计算出其余清个车何的产值排名为3和1。如果B1.单元格中输入的公式,为'=RANK<E2.$E$2：$E$4.1）”.则计算出的序数按升序方式排列.即2.1和3。需要注意的是:相同弱值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后埃数字的序数空缺。假设上例中F2单元格存放的数值与F3相同,则按本法计算出的抒名分别是3.3和1（降序时）。2. CWNTIFgftC0VNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目.它的语法为COUNTIF（range,criteria）。其中range为参与统计的单元格区域.criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号.仍以图1为例.F2隼元格内输入的公式为*=COVNTIf（$«2：SES1.">"E2）+1”。计算各车间产值排名的方法同上,结果也完全相同.2、I和3。此公式的计算过程是这样的：首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个理辑未达式，即->176.7",">167.3”等。COVNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量,该结果加一即可得到该金值的名次。很显然,利用上述方法得到的是降序排列的名次,对IE复数据计算得到的结果与RANK函数相同。3. IFfgftEXeC1.自身带有排序功能，可便数据以降序或升序方式重新排列.如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名,以图1中E2.E3.E4单元格的产值排序为例，具体做法是：选中E2单元格，根据排序需要，单击EXCe1.工具栏中的“降停如序”或"升序抖序”按钮,即可使工作表中的所有败据按要求生新排列。假设数据是按产值由大到小（降序排列的，而悠又想赋于每个车间从1到n（n为自然数）的排名,可以在G2单元格中输入1,赫后在G3单元格中输入公式“=11；（E3=E2.G3.G3+1）",只要将公式复制到（H等单元格.就可以计算出其他车间的产值井名。二、文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本挣序,EXCe1.提供了比较好的解决方法。如果.您要将图1数据表按车何名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个华元格（如图1中的AD.单击EXCe1.-ft据"菜单下的"推序”命令，再单击其中的“逸项按钮.选中“排序选项”对话桂“方法下的“笔面排序”，再根箔数掘排列方向选择“按行排序”或"按列排序”,“确定”后回到"排序"对话相（图2.如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类）.则应选中“有标题行"（反之不选），然后翻开“主更关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式"升序”或"降序”>后”验定”.表中的所有数据就会据比更新舞列.此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序,请读者自行摸索。三、自定义排序如果华耍求EXee1.快照“金工车问”、"粒追车Pr和“维修车间"的特定顺序重排工作枭数据,前面介绍的几种方法就无能为力了这类问题可以用定义排序规则的方法侪戾：首先单击EXCe1.”工具”菜单下的“选项”命令.自开“选项”对话框中的“自定义序列选项卡（图3）.选中左边”囱定义序列"下的"新序列"，光标就会在右边的“输入序列"梃内内动，您就可以输入"金工车何”、"轿迨车间”等自定义序列了，输入的每个序列之何要用英文退号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列巴强存在于工作表中,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会帔自动参加”输入序列”框.无论采用以上用种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用（图3）.使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似,只是.您要谢开"排序选项”时话框中的“囱定义拌序次序”下拉列表.选中前面定义的排序规则，其他选项保林不动.回到”排序.对话框后根据帑要选择“升序”或“降序，“谦定”后即可完成数据的自定义排序.箸要说明的悬：显示在“囱定义序列"选项卡中的序列（如一、二.三等），均可按以上方法参与排序.请读者法意EXCC1.提供的自定义序列类型.谈谈EXCe1.输入的技巧在EXCe1.工作表的单元格中,可以使用两种最板本的数据格式：莒致和公式.常数是指文字.蛾字,日期和时间等数据,还可以包括退辑值和错误值,每种数据都有它特定的格式和输入方法,为了使用户对输入数据有一个所稳的认识，有必要来介绍一下在EXCe1.中输入各种类型数据的方法和技巧.一、检入文本EXCeI单元格中的文本包括任何中百文文字或字学以及数字、空格和等数字字符的俎合，每个单元格中景多可容纳32000个字行数，虽然在EXCe1.中榆入文本和在其它应用程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异.比方我们在Word,P。WerPQint的表格中.当在单元格中输入文本后,按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元格中下一段落的开头，在EXCCI的单元格中枪入文本时，按一下回车健都表示结束当前单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情次时，如果你是想在单元格中分行，则必须在单元格中榆入硬回车,即按住AIt键的同时按回车键.二、输入分数几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道新杞来分界分子与分母，其格式为“分子/分母"，在EXCe1.中日期的输入方法也是我斜杠来区分年月日的,比方在单元格中输入“1/2”,按回车绽则显示"1月2日”,为了防止将较人的分数与日期混渤,我们在单元格中枪入分数时,要在分数的输入“0"（零以示区别,并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比方我们在输入1/2时，则应该输入t*012.如果在单元格中输入“81/2”,则在单元格中显示“81/2*,而在编辑栏中显示“&5”。三.筠人负效在单元格中输入负数时,可在负数前箱入作标识,也可将蚊字笠在O括号内来标识,比方在单元格中缭入“（88）”，按一下回车键,则会自动显示为'-88.。四.箱入小数在输入小教时，用户可以向平常一样使用小弱点，还可以利用逗号分隔千位、百万住等，当输入带有逗号的数字时.隹编辑栏并不显示出来,而只在单元格中显示。当你需妾输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0*字符串结尾的数字时，可以条用下面的方法：选择“工具"、"选项"命令.翻开“选项时话框.单击“编辑"标签，选中“自动设置小数点1复选框，并在“位数”微谓框中输入或选择要显示在小散点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的事的不数，比方要在单元格中输入“88”后营动添加3个零,变成“88000”,就在“位政”微调幅中箍入“-3”.相反,如果要在输入“88”后自动添加3位小散.变成“0,088”,则要在“位数”燧调框中输入“3”。另外，在完成母入常有小数位或结是零字符的数字后，应去除对“自动设置小数点”轩建根的选足，以免影响后边的输入：如果只是要t?时取消在“自动设置小数点"中设置的选项，可以在输入数抠时自个小数点.五.偷入货币值EXeo1.几乎支持所有的货币值，如人民币Y）.英镑（£等,欧元出台以后，EXCeI2000完全支挎显示、榆入和打印欧元卷币符号.用户可以很方便地在单元格中输入各种货币值.Exce1.会自动套用货币格式,在单元格中显示出来，如果用要输入人民币符号,可以按住AIIfi1.然后再数字小键速上按“0165”即可。六、输入日期EXCe1.是将日期和时间视为蛾字处理的,它能够识别出大局部用若遇表示方法输入的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠-/'或者来分隔日期中的年、月、日局部比方要输入-2001年12月1日"，可以在单元各种输入“2001/12/1”成吉"2001T2T".仙果要在单元格中插入当前日期，可以怯键#上的CtrI+：级合键.七、输入时同在EXCe1.中输入时间时,用户可以按24小时制瑜入.也可以按12小时制输入,这两种检入的表示方法是不同的,比方要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：2:30:38,而用12小时制输入时间格式为：2:30:38p.注意字母“p"和时间之间有一个空格.如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctr1.Shif1.+;键.了解EXCeI公式的锌误值经常用EXCe1.的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的珞误值值息：SN!.SVA1.UE!.«1)1V/O!等等,出现这些珞误的原因育很多种，如果公式不能计算正确结果，EXCCI将显示一个错误值.例如，在香要数字的公式中使用文本.捌除了被公式引用的单元格.或者使用了宽度缺乏以显示玷果的单元格.以下是几种常见的结误及其解决力法.1. SeS#tt!原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时何公式产生了一个负慎，就会产生M8S8!错误.解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽.如果使用的是1900年的日期系统，那么EXCeI中的日期和时间必须为正值,用较早的日期或者时间使缄去较晚的日期或者时间值就会导致*第W!错误。如果公式正瑜,也可以将隼元格的格式改为非日期和时间里来显示该值。2. SVA1.UE!当使用错误的参数或运算对象类型时.或者当公式自动更正功能不能更正公式时,将产生错误值1.VA1.UE!。原因一：在帝耍数字或建辑值时输入了文本,EXCe1.不能将文本转换为正确的数据类型.解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正瑜，弁且公式引用的单元格中包含有效的数值.例如：如果单元格A1.包含一个数字,单元格A2包含文本"学籍则公式"=A1+A2'将返回错误值#YA1.1.iE!可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SIM函数忽略文本)：=SUM<A1：A2).原因二：将单元格引用，公式或函数作为数组常看输入。解决方法：玻认数组常量不是单元格引用、公式或函数.原因三：赋予嵇安单一数值的运算符或语政一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值.修改数值区域，使其包含公式所在的数推行或列.3. 3DIV/0!当公式被零除时.瘠会产生错混tfi*DIY0!0原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在EXCe1.中如果运算对策是空白单元格.EXCe1.将比空值当作零值）。解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中楮入不为零的值.原因二：输入的公式中包含明显的除政零.例妞：=5/0。解决方法：将军改为非零值.4. SNAME?在公式中使用了EXCe1.不能识别的文本时将产生错误值#NAME?.原因一:删除了公式中使用的名称,或者使用了不存在的名琼.解决方法：确认使用的名称确实存在.您獐菜单"插入名IrI定义"命令，如果所需名葬没有被列出，请使用'定义"命令添加相应的名称.原因二：名称的拼写错误.解决方法：修改拼写错误的名称.原因三：在公式中使用标志.解决力法：选择菜单中"工具""选项'命令，翻开'选项"对话棍，然后单击"重新计Ir标答，在"工作薄选项'下,途中接受公式标志复选板.原因四：在公式,中楮入文本时没有使用双引号.锌决方法：EXCe1.桥具解葬为名称,而不理会用户准备将其用作文本的想法.将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本总计："和单元格B50中的数值合并在一起：=总计：'&B50原因五：在区域的引用中缺少冒号，解决方法：瑜认公式中，使用的所有区域引用5使用引号。例如：SUM（2B34）.5. SN/A原因：当在房数或公式中没有可用数值时,将产生错误（fi#N/A解决方法：如果工作哀中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入*WA'.公式在引用这些单元格时，桥不进行蚊值计算,而是返回UNA.6. #REF!当单元格引用无效时将产生错误值#REF!.原因：就除了由其他公式弓I用的单元格.或将移动单元格砧站到由其他公式引用的单元格手。.解决方法：更改公式或老在倒除或粘贴单元格之后,立即卓击撤消"按钮,以恢复工作表中的单元格.7. 削UM!当公式或帝蚊中某个数字有问题时将产生错误值1WUM!。原因一：在帝耍数字叁数的函数中使用了不能接受的参数.解决方法：减认函数中使用的参数类型正确无误。原因二：使用了迭代计算的工作表由数，例如：IRR或RATE,并且函数不能产生有效的恭果.翳决方法：为工作表函数笠用不同的初始值。原因三：由公式产生的数字大大或大小，Exce1.不能表示.,解决方法：修改公式,使其结果在有效数字花图之间。8. SNU1.1.!当试图为为个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值-NU1.1.!.原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用.解决方法：如果要引用芮个不相交的区域，请使用联合运算符逗号（.）公式耍时两个区域求和.请确认在引用这两个区域时.使用这号.如：SUM（A1：A13,D12：D23）.如果没有使用逗号.EKCCI将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于RhA1.3和D12：D23并不相交，所以他们没有共同的单元格.在EXCeI中快速左看所有工作表公式只莆一次管单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式,包括EXCe1.用来存放日期的序列值。要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只带按下CTR1.j（位于TRB绕上方）.EXCE1.2000使用技巧十招1 .EXCC1.文件的加密与隐藏如果你不愿意自己的EXCe1.文件被别人查看，那么你可以给它设置密码俣护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的,在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住,否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。绐文件加密的具体方法为：4、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）"命令后,在弹出的“保存或者（另存为>"的对话惟中输入文件名：B、再单击这个对话楷中“工具”栏下的“常规选项"按钮，在弹出的“保存选项”的对话梃中输入自己的密码:这里要注港，它摄供了两层保护,如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被稠开也还需要输入修改权限的审码才能修改。C、单击“定"按钮，在弹出的密码确认窗口中重新籍人一遢密码，再点击“瑙认"，最后点"保存”完成文件的加密工作。当重新翻开文件时就要求输入密码，如果宙码不正贿,文件将不能藏开。2 .对单元格进行读写保护单元格是EXCe1.执行其强大的计算功能最根本的元素,对单元格的读写保护是EXCe1./数据迸行平安管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护落类,所谓写保护就是就单元格中输入信息加以限制.谈保护是肝隼元格中巳度存有信息的浏竟和登也加以限制。财单元格的写保护有两种方法：A、财单元格的输入恬息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合.然后从数据菜单中建择“君效数据"选项，通过设定将效奈件、显示信息和结误警告,控制偷入单元格的信息要符合均定的条件.B、设定单元格的锁定属性，以保护存入隼元格的内容不能被改写.可分为以下步骤：（1）选定警要钺定的单元格或单元格集合；<2）从格式菜单中选择“单元格”选项；（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的畲口中，地中“锁定”：<4）从工具菜单中选择“保护”选项,设置保护击码.即完成了对单元格的锁定设置.对单元格的读保护有三种方法：A,通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或隼元格集合的背裳最色与字体颜色同时设为白色，这样，从外表看起来单元格中好像是没有输入任何内容,用户无法直接读出单元格中所存储的信息。B.用其他画面覆重在希要保护的单元格之上，遮住单元格的本来变目，以到达读保护目的，例如：使用绘图工具.画一不透明矩形覆盅在单元格之上,从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项,然后保护工作表，以保证矩形不能被附意侈动。这样，用户所看到的只是矩形,而看不到单元格中所存储的内容。C、通过设置单元格的行高和列宽,隐藏选定的单元格，螃后保护工作求,使用户不能直接访问被陵藏的单元格，从而起到读保护的借月。3 .快速熄充相同数禺如果你希里在不同的单元格中输入大量相同的数据信息.那么你不必逐个单元格一个一个地输入,那样恚要花费好E时间，而且迂比较容易出精.我们可以通过下西的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：A.同时选中甯要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻,可在按住C1.r1.键的同时,点击鼠标左键,逐个选中；R.箱入要域充的某个数据，按住Ctr1.键的同时,按回车键，则刚刚选中的所有单元格同时填入该数据。4、使用EXCe1.中的“宏”功能宏的概念,相信使用过,ORD的人都会知道.他可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程反值箕一个组合律或工具栏的按钮上,当按下混合键时，计算机就会更复所记录的燥作。在实蹑工作中.它可以代替羟常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：A.隹开工作表.在工作表中选中要进行操作的单元格；B.用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“宏.子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；C.设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各力面操作记录复制。5 .连嫌两次选定单元格我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果.但每次检入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格.非常不便,侪决比问题的一般做法是通迂选择“工具”选项.“编辑”,取消“按回车键后移动"选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值,但以后你还得籽比逸项选走，显得比较麻烦.ft,果用连线两次选定单元格方法就显得灵活、方便：隼击鼠标选定单元格，然后按住Ctr1.键再次单击鼠标选定此单元格。比时,单元格冏围将出现实线板。6,在工作表之间使用超级连接首先须要在被引用的其他工作表中相应的局部恬入书券，然后在引用工作表中插入越级链接，注意在拓入超毁链接时,可以先在“插入建置轴接”对话馆的"链接到文件或UR1."设置栏中输入目标工作表的路径和名称.再在“文件中有名琼的位置”设置栏中输入相应的书签名,也可以通过“浏览.方式选择。完成上述操作之后,一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划发的文本的任意位J1.即可实现中文EXCeI2000在自动窃开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与F()RD的使用很相似。7 .快速去除单元格的内容首先用艮标选定该单元格.然后按住键盘上的DeIete键，比时你会发现你只是删除了单元格内容.它的格式和枇注还保存者。那么如何才能彻底去除隼元格呢.请看下面的两种操作步骤：A,选定想要去除的单元格或单元格苑图：8 .选择“瘠辑”菜单中的“去除”命令,这时显示“去除”菜单：C、选择要去除的命令，可以选择“全部"、"格式”、”内客"或"批注”中的任一个.8,快速修改单元格次序在实际操作的日程中，我们有时需蔓快速修改型元格内容的次序.在施放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序，具体方法如下：A.苜先用鼠标选定单元格,同时按下键盘上的ShifI键：B.樱*移动鼠标指针到单元格边修，直至出现临放指针箭头，然后进行施放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志.左右施拄时会变成垂直"工”状标志.择放鼠标按钮完成操作后，隼元格间的次序即发生了变化.、在EXCe1.中利用公式来设置加收平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到.并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额除以总效量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值.在EXCe1.中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分号是各个量值之和，分子是相应的各个致量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值，10,用EKCC1.绘制西数图像函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用EXCe1.绘制函数图像非常简便,所作图像非常标准、涕亮，具体方法如下：A.&先翻开电子表格的操作畲口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新然”命令，这时屏臬上会出现一个空白的电子表格：B、然后在A列的A1.格输入“X=”,说明这是囱变量.再在A列的R2及以后的格内逐次从小到大输入囱交量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列Wr入法，先檎入前三个馍，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，怯住鼠标枪到A，1格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小力块，当光标变成“+"后.按隹岚标拖动光标到适当的位置,藐完戌自变量的谕入：C.接着在B列的B1.格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式,如y=1.x:也可在点击工具栏上的函数图标-fx*后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一痔：物入结束后，点击函数侑入对话推旁的句号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格.让光标指向B2矩形右下东的方椎.当光标变成"+”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定卷杷该函数中出变量X的位置输入前面A列囱交量的绝好位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算：D、最后点击工具栏上的“图表向导”图标,在出现的各种图表格式图标中选择“X.丫做点图”,然后在出现的uX.丫攸点图"类也中选择“无数据点平清线Ift点图"：这时.可按住乳标现察用挎绘好的西故图像。另外.券于自变量仅为正值的函数，也可用图表向导"中的"折线图”格式绘制.在EXCe1.中自动推测出生年月日及性别的技巧大家郁知道.身份证号码巴经包含了每个人的出生年月日及性别等方面的信息胪于老式的15位身份证而言.7T2位即个人的出生年月日，而最后一住奇数或得数则分别表示男性或女性。如某人的身份迁号码为4201,它的7-12位为700101.这就表示该人是1970年元月1日出生的.身份正的最后一位为奇数I,这就表示该人为男性；对于新式的18位身份证而言，7-14位代表个人的出身年月日.而例数第二位的奇数或偶数则分别表示男性或女性M艰据身份证号玛的这些排列规律，结合EXCe1.的有关法数，我们就能实现利用身份证号码自动输入出生年月日及性别等信息的目的，成轻日常输入的工作量，EXCe1.中提供了一个名为Zn)的函数，其作用敢是退回文本本中从指定位置开始特定数目的字好，该数目由用户指定(另有一个名为M1.DB的函数，共作用与M1.D完全一样，不tWD仅适用于单字节文字，而M1.DB函就则可用于汉字等双字节字符),利用该功能我们就能从身份证号码中分别取出个人的出生年份.月侏及日期,然后再加以适当的合并处理即可得出个人的出生年月日信息。提示：MID函数的格式为MIDaeXt.s1.arjnum.numCharS)或M1.I)B(texi.starjnum,numbytes).其中TeXI是包含要提取字符的文本串：StarjnUm是文本中要提取的第一个字符的位置(文本中第一个字符的S1.arJnUm1.第二个为2以此类推)；至于NUmCharS则是指定希望M1.D从文本中退回字符的个数.假定某单位人员管理毋他通过身份证号码自动得出员工的出生年月日及性别.现以此为例,将有关步兼向广1.用户作一筒要介绍：1 .选中整个B列.然后执行“格式-菜单中的“单元格”命令，曲开“单元格格式"窗口。2 .选择“数字”选项卡.3 .在“分类”栏中选择“文本”选项.然后单击“确定”按钮,关闭“单元格格式"智口,将所有包含有身份证号磅的单元格设置为文本格式.4 .将光标移至C3单元格中，然后输入“=19"4MID(B3,7.2&年飞Mn)(B3,9&月"H11)(B3.11,2)&“日”内容.其中M1.D(B3.7.2)就是从身份证号码的第7位开始取2位数，得出该员工的出生年份，MID(B3.9.2)就是得出该员工的出生月份，而M1.D(B3.11.2)则是该员工的出生日期，这些信息再加上年、月、日等文字就会蛆成该员工的准确出生年月日“1970年I月IEr。5 .接下来我们应杵光标移至DS单元格中，然后输入“=IFanD(B3.15.D2=TRUNC011D(B3.15.D2),",男.达就表示取身份证号码的第15位数,若能被2整除,这说明该员工为女性，否则为男性。6 .最后我们只需利用自动填充功能对其他各个员工的出生年月日.性别进行填充即可.上面於是以15位身份证为例进行介绍的，18位身份i£的操作方法与此类似,广闲用户若使用的是18位身份证.只得对有关函数的琅值位置进行适当谢整即可(如将“=19"NID(B3.7.2)&,年NY1.D(B3.9.2)&-月ID(B3.11,2)fc'0修改为-=MID(B3.7.4)K年'MID(B3.n.2)A'月"4MID(B3.13.2)&-日"").这样就实现了由EXCe1.自动域充员工出生年月日、性别的功能，从而极大地&轻了用户录入数据时的工作Ih有兴置的读者不好一试。在EXCE1.中增加自动填充序列中文EXCE1.97作为一种功能强大.技术先进的电子表格轨件，给我们的办公带来了极大方便.在EXCE1.中报供了囱动埴充功能,我们在使用时,可以通过推动“埴充柄”未完成数据的自动填充.例如要输入甲.乙、丙、丁，可以先在指定单元格输入甲，然后将鼠柞移至单元格的右下角的小方块处，直至出现“十'字.快住鼠标左键，向下（右）题动至目的单元格，然后松开即完成了自动填充,可是有时我们会发现有一些数据序列不能盲动填充，例如车间一.车间二，车同三等，填充方法有沟椁：第一种：单击“菜单”栏上的“工具”，选"选项"-"自定义序列”，这时就可以在“输入序列”栏输入要定义的序列。需要注：的是有输入完成一项就要回车一次,表示一项已经输入完毕,全部输入完成以后隼击“添如"一"玻定”.这样我们由定义的序列就可以使用了。第二种：首先杷你要沸加的序列输入到一片相临的单元格内,例如要定义一个序列：车同一、车间二、车间三,把这三项分别输入到单元HI：H3,单击“工具”-"选项"-囱定义序列-"导入”.在"导入序列所在的单元格"所指的对话框中输入HI：H3,单击“导入一“添加-“确定"，这样新序列就产生了.定义的序列如果不再使用,还可助除.方法是：单击"工具”一"选项"一"自定义序列".在“囱定义序列*枢中，单击要刷除的序列，再单击-e-一-珠定”.开掘EXeCIXP合并拆分技巧本人在用EKCC1.Xp管理教职工档案吃.羟常遇到合并或拆分单元格数据的情况.泾过一段时间的使用后摸索出了一次自己的“合并与拆分”理论，供同行们参考.所谓合并数据是指将两列中的政据合并我一列中.柝分数据是指将一列中的敛据柝分到两列中,图I为“毕业院校1和“专业”两列的拆分及合并的效果图。合并数据要将“毕业院校”和“专业”两列中新据合并为“毕业院校及专业.,有“真"、保"两种合并方法,所京真合并就是将两列数据