SAP采购系统使用指南.docx

MM采购指南S1.住用SAP果购累射，入门采肉视鹿中的主记录申请和修畀方案一价单和射价果购订基樨悔忧果购暂射记录t*f三优化打购处基入文本、Ir印并传送仲用文电的义务Mtfrft灯是认可/克唐立弘一条件有关的本后以求)制算序言本章提供了R/3物料管理(MM)模块中果购功能的一览,叙述了呆购任务并举例说明采购局部与其它SRP系烧的局部和模块的相互作用.R/34坑中的果商融Hf里电腿购集成物料管景中的果购R/3系统中的采购R/3系统包括相互之间完全集成的各种模块,这种集成允洋一个公司的各个部门共享和维护相同的信息。条购是物料管理(MM)模训的一个局部。舶1模块与R/3系统中的其它模块是完全集成的，它支持物料管理的各个阶段：物料方案与控制、采购、收货、库存管理和发票校脸,采贿处理中所有参与者之何良好的通讯是顺利运行采购所必需的，采购与R/3统中其它模块的通讯稔保了攫续不断的信息。例如,它可与以下模块一起工作： 控制(CO)立接消汪的物料和效劳的订单说明了与本钱会计系统(控制的接口。这是由于它们可直接分配的本饯中心。 财务核算(FI)采的和核算都维护有关供给商的信息.旬个供给商的信息存储在供蛤商主记录中，诚记录包含核算和采购佶息.供桧商主记录代表财务核算中的供给商帐户.采的也可通过PO怅户分配指定时务核算中借记何种G/1.帐户. !畲与分铺(SD)在甥料需求方案(MRP)柩架中，销售中的客户需求可传递给采胸.此外，可在创立中请时将其指定给销售订单.物料管理中的采购集成物料管理中的系购包括以下任务： 物料和效劳的采购 为通过物料方案和控制系统或用户部门中直接产生的需求确定可能的供蛤来爆 监督供给商的供货和付款物料管理中的采购业务活动总循环的采购中心.奥型的效劳或物料采购循环包括如下过程：求确实更通过物料方案和控制确定物料莒求。(这可以采用与MRp相适合的和基于需求的方法进行序存挖制.再存级别的定期检险，订货点方法的使用和芳于过去消耗的预测都是重要的方百.)你可亲自输入采购申请，它们也可通过物料方案和控制系统自动生成.潭确定采两部门可基于过去订单和长期的果两协议帮助你确定潜在的供货来源.货源清单允许你维护优先选择的供给商清单.这会加速创立询价(RFQs)请求的过程，如果带要的话，可通过SAPEDI将询价电子发送蛤供均商.供修育逸并为比较不同的报价,你可开发定价方案.回覆书还可以被囱动发送.果购订单处理系统从申请和报价中复制信息以帮助你创立采娣订单。与生成采购申请一样,你可自己生成P。或让系优囱动生成.系统迁支持俣翁商的供货方案及合同(总括订单/合同或期间合同的SAP各款).果购订单及除你可以显示物料或供给商的工程供货。呆购订单历史迂显示将要供货的数量并提供所有采的申请、报价和果购订单的当前状态。收费和泰客管理收货人员可通过输入PO号未简隼地确认收货。买方道选指定允许的偏差可限制所订卷物的供货过r和供卷缺乏.(注意：在SAP系统中库存管理术语有一个狭义定义,主要包括库存/物料移动的管理.跟踪和记录。)发票校系统支持发票的检查和匹配.由于系统巳访问了PO和收优数据，所以会通知应付帐款的职员货行的数量和价格差异.这可加快付款发票的审计和玷算速度.使用SAP采购系统：入门本章讨论以下主题：SAP系机中的企业融胡果购菜单关于果购光证奥*枭购凭证进行工作外海果财：一般枇逑SAP系统中的企业组织本章虹述了SAP系统中典型企业的组织。请注意在该文档中所用的术语“全业”逋常表示一个集团公司。本节也用实例说明了购置是如何在企业结构中集成的。组织层次在SAPR/3系统中.企业结为由以下组织层次表示：用户组织结内中最高的或柒团公司层次。公司代玛该层次代表用户内一个独立的核算单位。每个公司代码都有它百己的资产负俵表和损益表。例子：子公司,集团公司成员.工厂这可能是真正意义上的工厂（制造工厂）,业可能是代表公司代码中的一个分支机构或劭址。果购飒叙亲购组织是负费为一个或多个工厂采购物料和提供效劳及与供给商协商价格和供货条款的组织单位。（例如,为公司苑里内购靖桥生产的用料.修理材料.运行材科或MRO工程的单位）.*fi采购盥织进一步细分成采购姐（买方缴），负责日常的采购活动.一个采购组也可以为.多采购组织工作。组织层次的分配在SAP系统中,工厂必须分配给一个或多个采购组织。而且工厂必须分配在一个公司代码之下.采购俎织可以分配的一个或多个公司代码.如果没才为采购级锐分配公司代码，则每个采购组织可以执行每个公司代码的采购运作。这样做的前提是执行采购的工厂分配给了该采购组织。在创立采购凭证期间必须维护公司代码的分配.集中/分做果购可以将采婶功能设置为有一个采购殂织的集中采的单位.成为具有不同采购缴织的分散果购系统，每个组织负责不同的工厂根据系统设置的方式，你可以保挥单独的来购迎织独立，或允许参考采陶蛆织与供蛤商为黄一个全面的合同（由于更大的采购量具有更多的便利条件），负责在单个工厂进行采购的其它采购组织也可以通过发出核准订隼核也不符合合同的物料。有关集中安排合同的信息，请参见集中议定合同这局部。通过SAPA1.E（APPIiCatiOniJnkEnabIing的缗写，应用程序链接启典）的帮助,履亍同一混但不同SAP系统的各个公司可以共同使用合同。后者在这种情况下被认为是“分侬合同”.有关分散合同的信息.清扬见分铺合同这一节.你可以以这种方式设置系统，即采两炬织从供始商（工厂）处为工厂采购断料，该供纷商（工厂）属于同一用户（臬团公司）内的其它公司代码。这是用SD供货和开票单据遂行公司内部库存装移的实洌。右关公司内都库存转移的信息.请叁考文档物奔管理中阳，转猿库存及特点采购形式。采购菜单本节叙述了R/3系统中采购应用的起始点：采购臬单.所有在本手身中叙捶的任务都是以来两菜单为起点，除等另有注明.显示采购菜单显示果购菜单的步骤如下：1 .登录到票统.出现系统菜单。2 .选择后好-秘再常型-荣姊。出现乐购菜单。关于采购菜单从采购菜单中你可以执行的任务是由采购凭迂蛆织的。例如，要显示订单，从采购订单菜单中选择亲学犷学->更质主数据菜单包括创立和显示信息记录及供蛤商和采购主数据。当你完成了采购功能后,例如创立了一4采购订单,更选烽采硝辽电->退出,返回到采购菜单。标准的菜单功能以下清单叙述了标准的采购凭证菜单中的选项：创立创立采购凭i£.你必须输入所将的恬息并保存凭逐。凭证存储在一个唯一的掘号下。修改修改采购凭证。为访问要修改的凭证,需要凭证号。显示显示采购凭迁。这时，不能对凭证进行修改或添加任何信息.为显示凭证，需要凭迂号。清单示/报表生成分析采购凭证的报表（例如，供给商ABC的所有来购订单）.如何生成报表在宋改中的报友中做了叙逑.后健功能可以使你执行与采购楣关的（继续的形式）但不包括在采匏中的任务，比方在系统中输入收货或发票.信息允许你以信息的方式（例如.通过电子数据交换、传K等传送）打印或传送凭证.关于采购凭证本节解稗了各种采购凭证的一般特点。什么是采购凭证？采购凭迂是采购系统用来采购物料或效劳的工具.以下清单显示了在SAP系统中可用的各种采购凭证：果购申请定义对物料或效劳的将求.询价（RFQ）把定义在物料或效劳申请中的需求传送裕可能的供绐商。被价包含根据RFQ而提供的供给商定价和供货条款.它是选定供给所需物料或效劳的我给商的依据.果购订单（PO）采购实体要求供给葡（外部供给商）供给某些希科或提供/执行某些效劳/工作，并使将便采购业务正式化的请求。它包含日期和价格力面的详细规定。合同在SAP采购局部中,合同是一种“相柒协议”,或一种长期的采购安排。合同是一段时间内从供龄商那里采购某种物料或效劳的具有约束力的约定.方案协议方案协议是另外一种美型的“框架协议".龄出了团后连行的供货方案,具体规定了采购数量、供货日期、可能运要指定交货时间点.如何将果购凭证分类？在SAP系统中通过凭证类型来区分采购凭证.并由凭证类型来咬定相应的编号范围和需要有哪些字段进行维护.当创立采购凭证时,相关的凭证类里以默认值出现。例如.为询价单、果购订单和合同都定义了的凭正英型。标准SRP系统巳运包括了一些凭证类型.然而，你公司也可定义自己的凭迂类型.如何将枭购凭证编号？为每个凭迂分配有唯一的号码.（注意，号码也可能是字行致字代司）.根据企业的要求，此号码可以是由内部或外属部正.内局部能意味着由系统来对维号迸行分配.外局部配则意味着福号必须由包支凭证的人提供.字母数字的分配只有在后一种情况下才是可能的。如何构成采购凭证？每个采购凭迁细分为两个主要区域：标题局部和各个工程局部。每个凭正可包含一个标题,且可以包含多个工程.标题包含与整个凭证楣关的信息.工程则指定了要采购的物料或效劳.例如，关于俣的商的信息包含在凭证标题中，而希科SiJ介和订购数量则在每个工程中指定.附扣翻据包含工程的附加信息，并且和工程的采购数据没有直接的联系,例如，附加数据包括帐户分配数第（例如.本线中心加G/1.帐户）和工程的票购订单历史,采购订单历史包台与工程有关的巳记录的货物和发票方面的信息。采购凭证中的每个工程都代表了一个特定的方案采购.采购业务（涉及申请、订购和拈督）都是需要指定具体工程的.根据采购凭证进行工作本节叙述了如何登枚采购凭证中的信息。另外,讨论了创立采购凭证中的便利条件和帮助。阅读本节之前，你应对R/3系统有根本的了解。为了检驻一下您使用R/3的根本技能.请参见R/3入门指南。初始屏幕如果你正在创立新的采购凭证，则使用初始屏幕分配负责的采购组织和采购组.如果你正在处理现存的凭证，则在牝输入一个通用数捱（例如.福号）,以使系统调出你感兴趣的凭逐。在初始屏某中输入采购凭证的通用悟息（例如,凭i£号儿该屏薛的内容根据是创立、更改或显示果购凭证而定.例如，显示采购订单时，仅需精入凭证号码；创立采购订单时，则将要输入附加信息，例如采购组织和采购姐.为了减少键入数据的工作量，可在初始屏慕的裁武费分区域的有关字段中进行输入.例如,如果胪于订单中的大多数或所有工程来说,都具有相同的收货工厂和存储地或供货日期.则可以在或式合瘩字段中进行输入.系统会将这些输入值复制到订单的所有工程中.如果你通过参考一个现存的凭证创立新的凭迂，则正在创立的凭证也采用在凭证初始屏幕上输入的数据.该功能峙别相应于合同核准订单，它们本身不包含供给工厂，存储地和供货日期（例如.根据集中除议台网而发出的核准订单）.如果你倒立的核准订单所依据的合同巳包含了数据“工厂"和“存储地”.并且巳在初始品幕上偷入了默认数据,则系统忽略偷入的数据而接受合同中的数据.例如.如果你希曳使用功能翻立亲图打事->#学分阿创立根据集中侨议合同的核准订单，并且已在初始坪靠上输入工厂和存储劭.则在采购订单的工程中将采用该取认值,因为在这种合同中不存在这在数据，参考询价单时,也适用同样的过程.工程一览工程一览是采购凭证中标域和工程数弱的汇总.工程一览屏的项部包含了重要的标剧数据。屏幕的中心局萄包含了要进行订咫的工程。工程按照为凭证类型定义的工程号码的速增顺序来编号。如果你用意.可以更改默认的工程号。另外.可以通过选择.你辑->侈爱更衣，在工程一班界的单行显示和现行显示方式之间进行切换。逸鼻昊处理的工程对工程进行选择的字段位于工程一览表，%左边的第一列中,在此可以选择要处理的工程。也可以通过选择.约萝-或搭东选择工程。照这种方法,你可以选择所有工程.工展块或取消选择.标题数据采购凭正的标底数据包括与供给商有关的信息,例如，它显示现金折扣政策和负黄的铜售代表。（采婶申请是例外,因为它不包含标题数据.）要显示标题数据,从工程一览屏幕中选择标出-绮着.工程细节屏幕工程细节屏黑包含物料采购的重要数据.例治，它可以显示用于益督与日期有关的数据，显示用于对货伪和发票进行控制的效抠。要显示工程的工程细节，在工程一览屏中选择相应的工程.班后逐备工程-细节.工程的附加数据附加i据提供了工程的附加信息,例如.价格和条件,帐户分正，文本等竽。通过选定工程一比屏幕上的工程.怵后从工程菜单中选择适当的功能,就可以显示附加数据.输入帮助你可以参考其它采胸凭证输入采期凭证工程，方法是：从初始屏或工程一览屏中，通过菜单*约留出的上来实现.外部采购：一般概述本节提供了MW系统中有关外部采购的假述，讨论了： 为库存采购物料和为直接消耗采购物料之间的区别 消耗和隼存物料的怅户分配 外新采典形式用于库存的果购与用于消耗的采购在MM系统中，你可以为库存进行采购，也可以为直接消耗进行采购.例如，你可以在枭啊订单中琬定物料被采购的目的.本节较逑了MM系统&用于库存的采购和用于直樱消耗的栗购之间的区别.用于库存的果购库存物料定存猪在库存中的物料。这样的物料要在收货后存储起来。从库厉或仓.年收货或发货时,现有库存会的着收到或发出的数而箝如或减少.订购库存材料时，系统不要求怅户分配.这是因分相应的库存及消耗帐户会在每次货物移动后自动帔记录.（例如，库房收到或发出物料后）,而且，在物料主记录中会更新库存物料的价值和数I1.要订购存入库存的物料,该物料必须有主记录。有关如何为采购创立物料主记录的更详细信息,请参见采购视中的主记录。用于消耗的采购当你为消耗而栗购时，要通过输入怅户分配（例如.本钱中心）来指定消耗目的,在收货时.所收我的物料或效劳已被计入消耗。如果物料为直接消此而采购,剜偷入收黄时，会在财务核算的消耗帐户中入妖。现有的物料库存总数和总价值不受影响。物料帐户分配对于采购凭正中的每一个工程，你需要指定采购是用于库存还是用于消耗。在采购凭证中，可以输入带有或不带有帐户分配的工程。如果订购的是庠存物料,则订购的物料必须有物料主记录。如果你订购的是消耗的物料,则所订购的物料可以有也可以没刊物料主记录.以下采购凭迂中可以有帐户分配： 采购中请 呆购订单 根架协仅采购形式在向供蛤商进行甥料或效劳订购前,必须决定希定使用的采购方法.本节叙逑了MM悝块支持的三种根本杲购形式：1 .使用一次性采购订隼2 .使用具有后续发出核准订单的长期合同3 .使用长期方案协设和供货力案表一次性采购订单对于不定期订购的窃料或效劳,你可以使用一次性采购订单.当创立一次性来购订单行,可以参考采购申请.询侪单、或其它枭物订单。从采购信息记录复制供给商当前的定价条件和物料供货条款.有关创立一次性订单的更详细信息,请参见乐加订车。合同和核准订单对于定期订婶的或订购足够数量的物料，可同供给商商或长期的定价和条件，并把它们输入到合同中。在合同中指定合同的有效期和总目标数量或总美元价值。创立合同时,你可以卷考询价单或其它的合同。合同申请（代表设置合同的请求）也可作为参考凭证来简化数据的筠入过程。当筵立相关的核准订单时，采用相应的合同中的信息.每个供货是根据核准订单而发生的，核准订单规定了确切的订姊数It和供匏日期.有关本主黑的更徉如信息，请参见根美ii.方案协议和供货方案表如果物料的订购是定期并按照准确的方案进行,则可设置一个方案协议。当要求从供给商处立即发货时.一般使用这种采购方法（例如,在汽车工业中）就合同来说，在方案协议中规定了物料和根本条件.一旦Jt立了防议，就可以创立供方案表来规定确切的数量、供货日期和延绘到将来某时何内的供货次数.有关方案冰议的更徉细信息，清参见推美r议.采购视窗中的主记录本节叙述了在果购中使用的主数据，包含以下主题:果属视中的主记录t逑物料主记录包含T什么信息？堆井果购欺*供*律主彖*并供，育主记录果财主数据采购视窗中的主记录：概述本节叙述了好别与采购相关的物料主记录和供注商主记录的功能.讨论了与采购有关的主数据并叙述了如何输入和维护与采姆有关的沏料和供给商豌据.数据类型MM采购可以处理以下颤据提型： 看科主敷包括了企业向外采跋或内部生产的物料的详细信息.计量单位和物料描述是存储在甥料主记录中的数据的实例。SAP后勤局部的其它模块也可以访问物料数据。 供，育主数据供给甫主数据是关于外部供拾商的信息。其皇的内容有：供给商名铭,供给商援用的货币和供壮育编号（存储在SAP系统中作为帐户编号）. 果购主数比方：果购息记录信息记录跖立了皆料和供给Sf之间的联系，因而方便了选择版价的处理.例如，信息记录给出了用于从供i商订货的计量单位，并标注在一段时间内影响物料的供给商价格方面的变化。If潭清单贷源清单加定了物料可能的供给来源。显示了可以从某一拾足的供给商处订货物料的时间段。配的分配配预分配是根据配题，规定在一定期间内物料总需求在特定的供给有之间如何迸行分配.物料主数据物料主数据库（通莒将用“物料主记录”,包括存堵在系统中的所有隼个物料主记录）包含了对所有企业所采购，生产和存储在库存中物料的描述。它是企业中有关物料信息（例如.库存水平）的中央仓库.将所有的牧料数据集成在单一的物料收箔库中.消除了数抠冗余的问即,而且不仅允许栗购系统使用这些数箔.而且其它应用部门（例如，存赭管理、物料方案及控制、发票校的等）也可以使用这些数据.物料主记录包含了什么信息？科主记录中描述了在企业中使用的各个物料的全面信息。以下清单显示了包含在物科主记录中的信息类型，并为每种类型提供了一些实例： 核算估侨和本钱方面的信息.例子：标准价格、过去价格和未来价格.当前估价. 科方案及控制物料需求计-（MPR）信息和若干消耗的方案/库存控制.例子：平安库存水平、方案供货时间和物料的再订货水平。由采购系统为物料而提供的蚊据。例子：负货物料采购的采购组.允许偏差的上下外以及订货单位。 工息物料的工程和设计力面的魏梅。例子：CAD图、根本尺寸和设计规格. *与物料存储/仓库相关的信息.例子：发货单位存储条件和包装尺寸. 次用于箱测物料帚求的悟息。例子：如何呆购甥料,预测周期,以往的消耗/使用情农£ 鲁和分铜有关销售订单和定价的信息。例子：销售价格、最小订货量和负责冢一物料的钠官梆门名称.如何组织信息？物料数格总是以同样的分级方式组织的。从采购的观点来看，物料主记录包含以下组织层次：用户、采购组织、工厂和存储地。1. -本层次包含了可应用于一个企业集团公司内的所有独立公司、所有工厂和所有仓库/仓储的数据,一般数据的实例是有关甥料设计（例如.CAD绘图）和存偌粉件（温度范围.甥料是否是易爆炸或易腐败的等等）的方面的细节信息。2. XT-本层次包含了一个公司内的每个分支或工厂的数据。对采购来说重要的数据都荏该层次上遂行存储。这类数据的实例是物料的最大订卷数和最小订货数和再订货水平。可以通过检入工厂代码访问工厂数据.3. 春倚地本层次包含了专属于某一存体地的数据,库存层次就是密耍竹为每个存储地进行维护的,通过输入工厂和存储地代码，可以访向存储池数据。这种数指给为方便了对整个企业中与物料有关的信息的缎织.当在一个以上的工厂中使用同样的物料或在一个以上存储位置存健时，它会防止物料数据的冗余存储.倒子：假设在两个不同位置存储同样的金属铸件.则该物料的设计和采购方面的«：据是相同的,但每个位置的年存效据却是不同的。如何对物料编号？每个物料主记录都分配有唯一的编号,该编号是物利的标识.物料的编号可以是内局部超,也可以是外局部配,内部编号分配意味着由系统胪物料进行编号；外部编号分配意味若由建立物料主记录的人指定物料的编号。如果是采用的外局部配班号方式,则对物料的编号可能要受到限制.福号分配的苑用在定制时进行定义.该可以访问物料主记录？公司政策会限制对甥料主记录数据的访问。访何天制是用来防止聿授权用户更改甥料主记录的。一毅来说，采购者可以在看所有物料数据，但通常只允许更改采购数据。同样,物料方案者和库存管理老通常只允许更改直接与物料方案和控制有关的数据.某些用户有权在中央更改数据.这意味着他们有权输入物料主记录中的所有数据并进行更改，包括采购数据.如果要知道规公司对访问有什么限制，请与系统管理员联系.维护采购数据在首次安装MM模块时，要创立物料主记录。比后.使用该物料主数据库的各个部门就会负责保存造令为止的最新信息.物料主记录可以集中或者由单个部门创立并更改,例如，在后一件情况下，采购部门将负责更新采购数J8,同样，销售部门将负责销售和分销数据，本节说明了如何输入物料主记录中的采购数据并进行更改。什么是物料类型？物料类型标识了物料的核算和存储管理力面的特征。你在创立物料主记录时要指定牧科的类型。“原材料"和“制成品”是物料类51的实例.在标准MM模块中，前一种物料类型表示外部乐购（买进）黝料，后一种物料类型表示相关物料是在厂内生产的.当物料进入或离开存储/仓库或由用户部门假用或消耗时，物料类型决定是记入借方的怅户还是记入贷方的帐户.它还决定了将料编号是由内局部配还是由外局部配。显示物料主记录如果裔要某物料的信息,你可以显示物料主记录。要显示物料主记录,富泰物料编号。过程如下：1 .肯先从系统菜单项选择择后勤-糊料管理-物袋主记录。然后选择笏祥-显示。2 .在韵褥卷号字段中Mr入物料号.如果不知逋甥料号，使用可能偷入功能，i8it匹配代码搜索所需的物料.3 .输入匹配代码的选择标准。按EMI®t,系统显示出符合选择条件的所有主记录。你迁可以通过选择环施HS,从任何采购凭证的订单工程上显示物料主记录。显示犀存层次有两种方法显示给定甥料的库存J1.次： 根据甥料主记录 根据紧的凭证根务,林主记录星示鼻存泉次：要显示库存层次，在显示物料主记录时，选择环境-学并一走.根，果购竞在显示金客晨次I在显示订单,幅荣协议，询价或报价时，选择环施-物料犀存.可显示所选定工程的庠存一览选择房.创立或维护物料主记录（枭购部门）本节解驿了如何在甥科主记录中输入采购数推.何时创立或维护物料主记录？如果要采购的物料处于以下情况，则应创立或维护物料主记录 未在物料主数据库中定义（即，物料没有物料主记录） 巳经为别的的工厂定义了,但没有为将发出采购订单的工厂所定义 巴经为正确的工厂所定义,但未输入甥料的采购数据,例如.用户从其它部门.例如会计部门，创立了物料主记录，但未能输入采购方面的数据.就属于此类情形.要确定物料是否有物料主记录,可试着通过可能输入”工具来显示物料。这样做的过程如“显示物科主记录”中所述的那样。开始之弟开始创立物料主记录之前，需要以下信息： 甥料类型和行业 计量单位，比方基准单位（库存记帐单位），以及订货单位 负费沏料的采购姐（买力组） 核算方百的数据，例如估价等级、侨格控制，标准价格或移动平均价格过程创立或维护物料主记录的it程如下：1 .3先从系统某单项选择择后勤-物料管理-物料主记录.然后选择的方-树立遵用.2 .如果物料主记录据本不存在.则场入使用物料的行业（例如，飞表机械工程行业）并输入物料类型.只有在使用外部编号分配时才输入材料号.否则，系琉自动稔物料分配一个编号.如果物料主记录巳曜春衣，请输入物料描号并按下E11H?键。出现盘辟建师框。它包含可能的用户箭门清单。如果已存在相似的物料主记录,则创立新的用料主记录时可用它作参考。为此，侑入被参考的物料号.屏幕格显示一个参考物料主记录的副本，在此.可以做所需的修改.3 .在对话框中建界烹感和黄第，以及Po文本（如果要输入的话）.然后按EXTER键.4 .在对话框成次叁次/参如文浮中，输入工厂代码并按BMER键.出现物料主记录的采购数据屏幕.5 .如果不存在物料主记录,则输入短文本（刻甥料的一个例短说明）、基准计量单位、物料组和负责采购物科的采购组.短文水（筑短说明）用于标识所有采婢凭证以及来自其它部门凭证上的物料.0而，应输入对其它部门也有意义的说咫.6 .输入与物料的采购有关的信息，例如：订黄单位只有在订货单位不同于参准计量单位时才在此输入.如果你在该字段中指定了一个值.则还必须提供从订凭单位转换为基准单位的转换因子。枭前想在该字段中，指定负责采网物料的买方或买方组.果购数值代码系统为采购部门的业务功能定义各种数值代码，例如,依付间禹和误呈等.催付间隔以天数计算，并标注在多少周期之后，第一次、第二次和策三次他付/假货信函将发送帖供给商，这些信函是关于未兑现报价、未兑现订单确认或供货过期的.系统会自动生成催付或催付佶函.超过和缺乏误差方面的限制蛤出了你的企业所允许的供货缺乏或过量供货局部的百分比.在一般数据和厚身（迸口/出口）数据制定相应的规格。作为呆购数值代码的一局部,可以以物料为基础,设置更小鹿麓发贵和虎勰虐是的标准（6参蛾。这些数值在MN的供给索评估功方面桥要使用。7 .按CTEB键显示采购订隼文本评暮。所输入的文本会显示并打印在所有与相应物料相关的采购凭证中.8 .按EER键显示核算数据。输入估价等级,价格控制（以代码形式说明是按移动平均价格运是标准价格进行估价3移动平均价格或标准价格.将按照规定的价格对有关的甥料进行评估.9 .保存物料主记录.可善代的计量单位除了系统使用的用于管理库存和完成所有计算的基准计十单位”卜，月它部门可以使用它们自己的计量隼位.所有基准计量单位以外的计量单位通称为“可荐代单位"。下面是可替代计量牟位的实例：订Ie单位订购料是所使用的计量单位.它是果购功能中的小认单位.灯计价单位供给商开发票所用的计量单位,订货计价单位在采购订单或采购信息记录中定义。如果在采购订单中定义了订货单位，则收货将以订货单位和订货计价单位记录.偏管单位钢管物料时所用的计量单位.它作为销管订单中的取认值自动出现并可以在那里更改.发赁单位从仓库/存储中发出时所使用的甥料计量单位.可以茬同货物发出和实地盘点活动一起使用该计量单位。在除了按基准单位以外的计量单位所计算的任何数量.都会由系统囱动转换为按基准单位计算的数量.要使达成为可能,必须荏物科主记录中输入可替代单位和基准单位之间的转换比率（转换系数）当指定可替代的计量单位时，你可以输入这些信息.可交计量单位在物料主记录中,你可以规定物料可用不同于订货单位的计量隼位进行采购。否则,你将必须饯用物料主记录中的订货计单位。如果可用一个以上的计量单位订购物料，则在采购效抠的可交订费里/字段中输入1.更改物料主记录更改物料主记录时,系统会记录所做的更故,用户名称以及更改的时间，这就通过了就沏料主记录的更改良行审计的跳索.1 .从系统菜单中通弃后笏-物料茕理-物料主汜录.然后选挥协寿-也我.2 .植入窈料号并按下E三R键。出现将有专门区域（相当于用户部门）清单的对话版。3 .选定纸居r.然后按EMER键，4 .输入工厂编号，然后修IMES键。出现物料主记录的采购屏慕。5 .进行更改。6 .保存甥科主记录.供给商主数据供给商主数据库包含了为企业迸行供给的供蛤商的信息。它包括大量的供给商主记录，每个主记录包含了有关供给商的名称、地址以及如下数据： 向该伊给商订购物料时使用的货币 支付条款 重要联系人的名字（箱等人员）由于在陵算时供给奇代表了一个应付帐户.所以供给商主记录也包含了会计信息，例如在一版记帐系统中的有关控制怅户（调节帐户儿因此.供给商主记录由核算和采购个部门负责的是供电商主记录中与采购部门有关的数据的的创立，更改和显示.在向系统中输入供给商的发啜之前，必须以提供了与该供桧商有关的核算方面的敛据.如何组织供给百主记录？供给商主记录结构反映了企业的结构，供给商主记录细分为三个不同的数相区域：1 .T这是适用于集团公司内所有公司代码的效据。一般数据包括供给商地址和电话号码这样的数据，以及与供均商进行交流的语言.2 .核算效,这是专门用于核算的信息.例如，这类数据包括了与支付业务有关的数据和相关控制帐户（调节帐户）的编号。3,果购效*这是与采购有关的数据（例如,联系人、供贯条款等）。组织层次“采购组织”包含以下与批发/零售贸易相关的层次：-供需商于范围（VSR）-工厂-工厂/俣蛤商子范围除了可应用于采购组块的数据以外，你还可以维护某工厂或供给商子范国的数据,例如，不同于采购组织层次数据的付款条敕或国际贸易术语.按照以下代先次序进行投索和输出数据：1 .供给商子范国-工厂-呆购组织2 .供给商子苑国-采购组织3 .工厂-耒购组织4 .采购组织这意味着：1 .如果存在最特别层次“供给黄子范国-工厂-采购姐织"的数抠，则使用该数相.2 .如果不是这样，系统会核瓷是否维护了“供给商子苑图-采购组纨"层次的数据.如果可用的话,就进行输出。3 .如果在该层次也没有数据存在.系统会在层次“工厂-东购组织”上搜索数据。4 .如果在此层次上仍没有可用的,则仅输出采购坦织层次上的一般数据。对可交数据的规定如果你希空根据掩某些地点或供给商而变化的数据进行工作的话.例如在零售业中，可按如下方式处理：1 .在果IMt或伙人作用（合伙人功能）屏幕，选择变化终皆。只有在允许数据留存（数据存储）层次“供蛤霸子范围和/或地点”的帐户组被选择时,该按钮才是可用的。如果未创立变化数抠,则要求你指定数抠留存层次.并显示现存的层次.2 .选择所需的数抠留存层次，然后选择式塔第四或分设人男短。出现相关的屏幕，输入变化数据，然后返回起始点.什么是帐户组功能？当创立供的商主记录时，必须输入怅户姐.怅户纽决定了 编号分配的类型 编号范围.从中可以指定系统用来标识供给商的帐户嫡号 是否涉及的是一次性供给商 屏幕包含嚼些字段以及在这些字段中的输入热必需的还是可选的 允许采购组配下有哪些数据留存层次（例如，供给商子范国） 哪些合伙人纲要（确定合伙人的程序）是有效的尊ffff一旦创立了供给商主记录，就不能更改帐户缎。只有在件殊情况下才授权系统管理者这样做.（这可能是必饕的，例如，如果又有新的应用投入使用.）在这种情况下，当更改主记录时，在速立供给商主记录时不能进行输入的的字段可以准备接收输入.如何对供给商主记录编号？给每个供蛤商主记录分史了唯一的揭号（也是财务会计系统使用的供的Sf编号兀你帝要用爆号来调用主记录或输入采购记录.可以在内部或外部的基础上指定编号。内部海号分配意味着系统可以指定煽号。外部编号分舅意味着创立主记录时可以偷入海号。财于外部编号分配,也允许使用字母数字编号.通过你在包立主记录时输入的帐户组可以碇定境号分配类型以及编号范围。系统保证嫔号总是唯一的.借助内部编号分配.系统在给定的范围内连城地分配潴号。借助外部编号分正,可以防止已使用过的编号再重复使用，在所有公司代码中，供给商林有同样的帐户号.维护供给商主记录本节解稗了妞何创立，更改或冻结供给商主记录。创立供给商主记录要创立供电商主记录,过程如下：1 .自果购票单项选择择主戢静-祥咨商-次身-皿。2 .输入呆购组织和倏户组。如果要使用另一个供给商主记录作为多考，在仰号蹲字段蓿入（在承学下）该供给商的怅户号。然后按IOTER键。3 .拾入供给能地址并填充国父和静手字段。这些输入是心落的。按下EKTEJt键后,会显示挖制屏幕，4 .在该屏*上，可以输入以下信息：例如，付款要求的核算数据和催付程序,报给税务机关的数据和采购中进行分析所需要的数搏（比方，行业代码）.按下ZFR键后，会显示戏矽我静屏事.5 .在该屏幕上，输入与乐购有关的数据，例如，订单中用的货币或支付条款代码.6 .保存供给商主记录.支付条款支付条款代表了有关到期金额停款时间的妁定条件，包括立即付款所给予的任何折扣的详细说明，以及符合折扣的期间（例如.条欲"在净30天内付款,，或"如果在10天内付款,折扣为2%）在上一个例子中，如果在指定的期间内付款.则折扣从发票金额扣减.可以在供给商主记录中规定付欺条款。当你与供给高签订订单时,它们作为睨认值自动出现；然而,你可以跟据需要进行更改.还可以在供给商发票中输入支付条款。这些建被付款程序使用的.更改供给商主记录要更改供蛤商主记录，过程如下：1 .从菜单栏中选择江武谷今华萧今耒的k及。2 .偷入供给奇娟号和果师组织,并选定要更改的数据，按下EMER.3 .进行更改并保存.J1.示供给商清单你可以创立供给商清单.该清单包含了各供给商的更要信息：例如,从供龄商处采购物料的呆购组织,支付条款和供蛤商的冻结状态。1 .长柒主数据-供给费-清单显布采购课单2 .输入选择标准并运行分析程序.冻结供给育假设要阻止供货质量差的我给商继统供货。可以冻结供给奇主记录中的供给商帐户。一旦在供给商主记录中设置了冻结标识.则不再向该供给奇发出订单。供给商“冻结”状态一直适用,直到你取消供蛤商主记录中的次结标识。冻结供蛤商的过程如下：1 .选择主费谷一供蛤育一采购一冻结、输入供给商号和采购级织。然后按SNIER.2 .出现一个屏幕,从中可以标注是冻结特定采购组织的供给商还是所有杲购混织的供给帝。保存你的输入。可以通过货源清单冻结单个物料的供给商（在货近管理一节中讨论了订货清隼。）.一次性供给商你可以为只打算采购一次或很少采网的供电商创立一个特殊的供给商主记录。例如,假设因为你的主要供治奇不能够提供所需的货物,你可以向不经常发送订隼的供电商进行订卷。在这种情况下，应在"一次性供给商"主记录中存储相关数枢。与其它主记录相反，“一次性供给商"主记录可用于多个供给商.这样的目的是防止创立不必要的过多的供给商主记录号.因此，不能在*一次性俣治黄主记录存储任何与供给商有关的散指.当创立具有一次性供给商的采购凭证时，系统会自动特到主记录屏幕.在比输入与供Jfr商相关的数露，例如，名称、地址和景行.在凭证内单独存储它.显示,冻结或超除'一次性供给商'主记录的方式与所有其它主记录一样。当创立"一次性供给商"主记录行,你必须分配一次性帐户组,祓帐户组决定了与供给商有关的字段不能被输入。您应在创立相应的采购凭证时提供这些数据.维护业务合伙人业多合伙人"供给商在与另外的企业打交道时可以承当不同的角色.于是,在一项呆购业务中,供蛤商首先是订单柒收入，然后是INI供直.接着是开票方,最后是收款人：这些角色可以涉及不同的供姓商主记录。因